Software für den Hausgeräte-Service

ServiceCenterSoft ist Software für einen Service, der Waschmaschinen, Kühlschränke, Geschirrspüler, Backöfen und Kleingeräte repariert. Annahme mit festgehaltenem Zubehör, Garantiereparaturen nach Herstellerpreisliste, Einsätze vor Ort, Anforderungen für teure Teile und die Abrechnung je Techniker. Läuft im Browser, installieren muss man nichts.

Worin sich Hausgeräte-Service von einer Werkstatt unterscheidet

Ein Telefon kommt in der Tasche und geht am selben Tag wieder. Eine Waschmaschine kommt im Transporter, die Reparatur dauert eine Woche, und die halbe Arbeit findet beim Kunden zu Hause statt. Die Probleme sind deshalb ganz andere als in einer Handy-Werkstatt.

• Zubehör. Mit dem Gerät kommen Schläuche, Schubladen, Ablagen, eine Fernbedienung. Eine Woche später weiß niemand mehr, was genau dabei war — der Kunde schon, und meist mehr als es war.
• Garantie. Ein Teil der Reparaturen läuft auf Garantie, und es zahlt der Hersteller, nicht der Kunde. Der Preis kommt nicht aus Ihrer Liste, sondern aus der des Herstellers, und es braucht einen Nachweis, den er akzeptiert.
• Teile. Ein Kompressor oder eine Steuerplatine braucht Wochen. Das Gerät steht, der Platz ist belegt, der Kunde ruft an, und der Grund ist immer derselbe — wir warten auf den Lieferanten.
• Einsätze vor Ort. Einbaugeräte werden nicht gebracht: der Techniker fährt hin. Auch ein Einsatz muss berechnet und bezahlt werden.
• Partner. Geräte kommen nicht nur von Laufkundschaft, sondern auch von Händlern, und damit wird getrennt abgerechnet.

Annahme: das Zubehörfeld ist das wichtigste

Neben Modell und Fehler stehen im Annahmeformular zwei Felder, die bei Hausgeräten wichtiger sind als alle anderen: Zustand und Zubehör. Hier kommt alles hinein: Rost an der Rückwand, eine Delle in der Tür, zwei Ablagen statt drei, ein Schlauch ohne Dichtung. Dieselben Zeilen werden auf den Schein gedruckt, den der Kunde unterschreibt.

An derselben Stelle wird das Verkaufsdatum erfasst — davon hängt ab, ob die Reparatur auf Garantie läuft oder berechnet wird. Die Seriennummer zahlt sich später aus: war dieser Kühlschrank schon einmal da, sieht man wann und weswegen.

Garantie nach Herstellerpreisliste

Es gibt eine eigene Preisliste für Garantiereparaturen: der Preis setzt sich aus Marke, Reparaturkategorie und dem Gerät zusammen. Markieren Sie eine Reparatur als Garantiefall, kommt der Betrag aus dieser Liste und nicht aus Ihrer üblichen. Berechnete Reparaturen werden wie bisher kalkuliert — über den Gerätekatalog oder mit eigenem Preis.

Am Ende wird der Arbeitsnachweis aus demselben Schein gedruckt: Nummer, Gerät, Seriennummer, Verkaufsdatum, was gemacht wurde und welcher Betrag. Das Formular bearbeiten Sie selbst — passend zu dem Hersteller, mit dem Sie arbeiten.

Einsatz beim Kunden

Ein Einsatz wird als eigene Reparaturart angelegt — die Arten legen Sie selbst im Verzeichnis an. Danach verhält er sich wie ein normaler Auftrag: eigener Techniker, eigener Termin, eigener Preis, und im Monatsbericht sieht man, wie viele Einsätze gefahren wurden und zu welchem Betrag.

Ehrlich: einen eigenen Einsatzplaner mit Karte und Route gibt es nicht. Es gibt die Liste, Filter nach Techniker und Datum und den Termin — das reicht, um zu sehen, wer heute wohin fährt, aber Routen plant das Programm nicht.

Teile, die Wochen brauchen

Eine Teileanforderung hängt an einem konkreten Auftrag. Man sieht also jederzeit nicht «wir warten auf ein Teil», sondern welche Reparatur seit wann und wegen welchen Lieferanten steht. Die Anforderung lässt sich direkt aus dem Programm per E-Mail an den Lieferanten schicken und beim Eintreffen abhaken.

Was im Regal liegt, wird getrennt geführt: Der Bestand ergibt sich aus Zugängen und Abbuchungen als Zeilen der Kostenaufstellung, und ist ein angefragtes Teil da, wird es direkt aus der Anfrage ins Lager gebucht. Näheres — Ersatzteilverwaltung.

Partner: Händler, die Geräte einliefern

Im Auftrag gibt es das Feld «Partner». Wurde das Gerät nicht vom Eigentümer, sondern von einem Händler oder einer Versicherung gebracht, tragen Sie den Partner ein — und filtern die Liste später danach: wie viele Geräte dieses Händlers gerade in Arbeit sind, wie viele zurückgegeben wurden, zu welchem Betrag. Damit entfällt die Nebentabelle, die man sonst führt.

Bei langer Reparatur muss der Kunde Bescheid wissen

Die Auftragsliste zeigt überschrittene Termine in Rot, und die Schnellfilter — in Arbeit, abholbereit, eilig, unbezahlt — lassen den Zustand des Service in einer Sekunde ablesen.

Ist die Reparatur fertig, erhält der Kunde eine E-Mail, deren Text Sie selbst bearbeiten. Außerdem kann er sich in seinen Zugang einloggen und seine Reparaturen ansehen — nur seine und nur lesend. Bei einer Reparatur über eine Woche zählt das mehr als bei einer über eine Stunde: es gibt spürbar weniger Anrufe.

Ehrlich zum Thema SMS: das Programm versendet kein SMS — das kostet Geld. Es funktionieren die E-Mail, die Telegram-Nachricht per QR-Code vom Schein und der Kundenzugang (Kundenbenachrichtigungen).

Was jeder Techniker verdient hat

Der Bericht für einen Zeitraum zeigt je Techniker: wie viele Reparaturen, zu welchem Betrag, wie viel davon bezahlt ist und welcher Anteil ihm nach seinem Faktor zusteht. Garantie- und berechnete Reparaturen erscheinen getrennt — das ist unterschiedliches Geld aus unterschiedlichen Richtungen.

Daneben die Statistik je Filiale: angenommen, ausgegeben, in Arbeit. Näheres — Berichte und Statistik.

Was Sie bekommen

• Zustand und Zubehör vor der Reparatur festgehalten und auf den Schein gedruckt.
• Garantiereparaturen nach Markenpreisliste und einen Nachweis, den der Hersteller annimmt.
• Den Überblick, welche Reparatur wegen eines Teils steht und seit wann.
• Einsätze vor Ort als eigene Reparaturart — mit Preis und in den Berichten.
• Abrechnung mit Partnerhändlern ohne Nebentabelle.
• Weniger Anrufe während einer langen Reparatur: Fertigmeldung und Kundenzugang.
• Eine Abrechnung je Techniker, die Garantie und bezahlte Arbeit trennt.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Service: kein Aufschlag je Techniker und kein Aufschlag für den zweiten Standort. Anpassungen an Ihre Arbeitsweise werden gesondert nach Stunden abgerechnet.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Das Programm lässt sich ohne Anmeldung ansehen — in der Demoversion. Die vollständige Liste der Funktionen steht auf der Seite Funktionen.

Häufige Fragen