Software für die Beamer-Reparatur und interaktive Displays

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Beamer reparieren — mit Lampe oder Laser, DLP oder LCD — sowie interaktive Displays und Whiteboards. Ganze Gerätesammlungen aus Schulen bleiben übersichtlich, Lampen und Filter haben einen Mindestbestand, teure Teile werden erst nach Freigabe bestellt, und der offene Betrag einer Schule steht auf einer Karte. Es läuft im Browser — am Werkstatt-PC und unterwegs auf dem Handy.

Für wen das gedacht ist

Beamer kommen selten von Privatleuten. Die Schule baut in den Sommerferien die Geräte aus allen Klassenräumen ab und braucht sie zum Schuljahresbeginn zurück. Die Hochschule schickt Hörsaal-Beamer, sobald einer dunkel bleibt. Die Firma bringt den Beamer aus dem Besprechungsraum und ein interaktives Display, das keine Berührung mehr erkennt. Dazu Hotels und Tagungshäuser, Veranstaltungstechnik-Verleiher nach der Saison — und gelegentlich der Heimkino-Fan mit einem Fleck mitten im Bild.

Wo es typischerweise hakt:

• zwölf baugleiche Beamer von einer Schule — nach einem Monat weiß niemand, welcher fertig ist und welcher auf die Lampe wartet;
• die Lampe ist getauscht, und der Kunde meint, die alte sei «fast neu» gewesen — die Betriebsstunden hat bei der Annahme niemand notiert;
• Lampen für das gängigste Modell sind ausgerechnet im August aus, wenn fünf auf einmal gebraucht werden;
• der DMD-Chip ist bestellt, und der Kunde entscheidet sich doch für ein neues Gerät;
• bei der Ausgabe: «die Fernbedienung war dabei», «die Lampenabdeckung war drauf», «zum Display gehörten zwei Stifte»;
• die Schule fragt, was für die ganzen Sommerreparaturen offen ist — das Zusammensuchen dauert einen Nachmittag.

Annahme: Seriennummer, Lampenstunden, Zubehör

Beim Beamer trägt die Seriennummer die Hauptlast. Baugleiche Geräte einer Schule unterscheiden sich nur durch sie, und die erweiterte Suche findet das Gerät darüber auch ein Jahr später. Modell und Seriennummer sind eigene Felder, beide durchsuchbar.

Ein eigenes Feld für Lampenstunden gibt es nicht — das sollten Sie vorher wissen. Tragen Sie die Stunden aus dem Servicemenü als Text in Fehlerbeschreibung oder «Zustand» ein: «Lampe 3.850 von 4.000 h, Filter verstopft». Das steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt, und erspart die Diskussion über die «fast neue Lampe».

Ins Feld «Zubehör» gehören Fernbedienung, Netzkabel, Lampenabdeckung und Tasche, beim interaktiven Display Stifte, Fernbedienung und Einschub-PC, falls mitgebracht. Notieren Sie auch, was fehlt: «Deckenhalterung verbleibt vor Ort». Den Fehler so, wie der Kunde ihn beschreibt: «Fleck oben links», «weiße Punkte im ganzen Bild», «schaltet nach zehn Minuten ab», «rechtes Drittel reagiert nicht auf Berührung».

Serien und der Termin zum Schuljahresbeginn

Kunden haben ein Feld «Firma»: Schule, Hochschule oder Büro sind ein Kunde, egal wie viele verschiedene Leute die Geräte bringen. Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren und jeweils die eigene Seriennummer eintragen. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin: Ist er vorbei, wird die Zeile rot, der Filter «überfällig» zeigt, was zum Schulstart nicht fertig wird, und «dringend» sieht man sofort.

Die Status sind ein Verzeichnis, das Sie selbst pflegen. Legen Sie eigene mit eigener Farbe an — «Dauertest 4 h» nach dem Lampenwechsel oder «Wartet auf Montage» —, und die Antwort auf «wie weit sind unsere?» steht in der nach Kunde gefilterten Auftragsliste.

Flecken, Pixelfehler, Gelbstich: erst Diagnose, dann Kostenvoranschlag

Ein Fleck im Bild ist die häufigste Beschwerde, und dahinter steckt Verschiedenes. Ein grauer, unscharfer Fleck ist meist Staub in der Optikeinheit und mit einer Reinigung erledigt. Weiße oder schwarze Punkte im ganzen Bild beim DLP-Beamer deuten auf den DMD-Chip — ein teures Teil. Gelbe oder blaue Flecken beim LCD-Beamer heißen: Polarisator oder Panel eingebrannt. Dazu kommen Farbrad, Lampenvorschaltgerät, Netzteil und Überhitzung durch verstopften Filter und müden Lüfter.

Also: Fehlersuche, Befund ins Arbeitsprotokoll, dann der Kostenvoranschlag zeilenweise — aus dem Leistungsverzeichnis oder aus dem Lager, mit Menge und Preis. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Der öffnet den Link, sieht jede Zeile und die Summe und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen». Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie — bestellt wird der Chip erst danach.

Ist die Reparatur teurer als ein neues Gerät, schließt «Reparatur abgelehnt» den Auftrag; ist nichts zu retten, «Nicht reparierbar». Berechnen Sie die Fehlersuche, hinterlegen Sie für die Geräteart «Beamer» einen Diagnosepreis — er steht vom ersten Tag an im Auftrag. Dieselbe Frage «lohnt sich das noch» bei Fernsehern und Monitoren behandelt die Seite Fernseherreparatur.

Lampen, Filter, Lüfter und Farbräder im Lager

Eine Beamer-Werkstatt lebt von immer denselben Teilen: Lampen für gängige Modelle, Filter, Lüfter, Farbräder, Vorschaltgeräte, Temperatursensoren. Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Eine Lampe, die aus dem Bestand in den Kostenvoranschlag kommt, senkt den Bestand selbst, und die Einstandskosten erscheinen in den Auswertungen.

Originallampe und kompatible Lampe unterscheiden sich in Preis und Lebensdauer — führen Sie sie als getrennte Positionen, dann sieht der Kunde im Kostenvoranschlag, welche verbaut wird. Für jede Position lässt sich ein Mindestbestand festlegen; die Kachel «geht zur Neige» erinnert schon im Juli an die Lampen. Chip oder Platine für ein bestimmtes Modell bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Teilebestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Demontage und Montage vor Ort

Ein Beamer an der Aula-Decke oder ein 86-Zoll-Display an der Klassenzimmerwand kommt nicht von allein in die Werkstatt. Ein Vor-Ort-Einsatz ist eine eigene Reparaturart — die Arten legen Sie selbst an: eigener Techniker, eigener Termin, eigener Preis, und die Auswertung zeigt, wie viele Einsätze es gab. Eine Tourenplanung mit Karte gibt es nicht; es gibt die Liste mit Filter nach Techniker und Datum. Wie das bei Hausgeräten aussieht, steht auf der Seite Hausgeräte-Service.

Zahlungen, offene Beträge, Arbeitsnachweis

Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge, die Summe und den offenen Betrag über alle unbezahlten Aufträge — die Rückfrage der Schule ist in einer Minute beantwortet. Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich: eine Anzahlung für die Lampe bei der Annahme, der Rest per Überweisung nach der Ausgabe. Das Programm zeigt den offenen Betrag, der Filter «unbezahlt» sammelt ausgegebene, aber nicht bezahlte Aufträge. Kommt ein Beamer nach Ihrer Reparatur wieder, bekommt er die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag.

Das Feld «Empfehlungen» ist für Hinweise, die der Kunde schwarz auf weiß haben sollte: «Filter jedes Halbjahr reinigen», «nicht sofort den Stecker ziehen — die Lampe muss abkühlen», «Lüftungsschlitze nicht an die Wand». Es steht auf dem Arbeitsnachweis zusammen mit den Positionen, dem Arbeitsprotokoll und dem zu zahlenden Betrag. Mehr unter Arbeitsnachweis.

Fertig — und noch im Regal

Ist die Reparatur fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). Bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon wartet, und nach Ablauf der kostenlosen Lagerfrist aus Ihren Einstellungen wird der Zähler rot. Wenn interaktive Displays eine ganze Wand belegen, ist das keine Kleinigkeit. Mehr unter Kundenbenachrichtigungen.

Was mit Geräten geschehen darf, die nie abgeholt werden, hängt vom Land und von dem ab, was bei der Annahme vereinbart wurde; klären Sie die Einzelheiten mit einem Anwalt. Verbrauchte Beamerlampen enthalten Quecksilber und gehören in die fachgerechte Entsorgung nach den örtlichen Regeln. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Modell und Teilen ab: Fehlersuche 35–80 €, Lampenwechsel 35–70 € Arbeit zuzüglich 90–380 € für die Lampe (kompatible günstiger als Original), Reinigung der Optikeinheit 60–140 €, Netzteil oder Vorschaltgerät 80–220 €, Lüftertausch 45–100 €, DMD-Chip-Tausch 280–700 € inklusive Chip, LCD-Block oder Polarisator 170–500 €, Touchrahmen oder Hauptplatine eines interaktiven Displays 170–650 €, Vor-Ort-Einsatz mit Demontage 70–170 €. Ihre eigenen Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Fotos und Dateien am Auftrag — Bilder von Bildfehlern speichern Sie selbst;
• ein eigenes Feld für Lampenstunden — die Stunden kommen als Text hinein;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten und Barcodes;
• einen Leihgeräte-Pool — ein verliehener Beamer lässt sich nur als Notiz im Auftrag festhalten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Beamer an, kopieren Sie den Auftrag für ein zweites Gerät derselben Schule und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• Seriennummer, Lampenstunden und Zubehör auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Serien von Schulen und Firmen: Firmenfeld, kopierte Aufträge, zugesagte Termine, Überfälliges in Rot.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link, bevor ein DMD-Chip oder eine Platine bestellt wird.
• Original- und kompatible Lampen, Filter und Lüfter im Lager mit Mindestbestand.
• Demontage vor Ort als eigene Reparaturart.
• Offene Beträge, Anzahlungen, Arbeitsnachweis mit Empfehlungen.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.