E-Scooter Werkstatt Software — Reparaturverwaltung für E-Scooter und E-Bikes

ServiceCenterSoft ist eine Reparaturverwaltung für Werkstätten, die E-Scooter, E-Bikes und Elektro-Einräder reparieren: Akkuzustand auf dem unterschriebenen Annahmeschein, Rahmen- und Akkunummer, Schläuche und Controller im Lager, Garantiefälle von Händlern und Verleiher als Stammkunden.

Viele Programme für Fahrradläden sind zugleich Kasse und Webshop. ServiceCenterSoft ist weder das eine noch das andere. Es führt die Reparaturen: was angenommen wurde, in welchem Zustand, was getauscht wurde, was es kostet und wer noch nicht abgeholt hat.

Ruhiger Winter, voller Frühling

Eine E-Scooter-Werkstatt lebt von der Saison. Im März holen alle ihre Roller aus dem Keller, und dieselben Fehler kommen in Wellen: Akku leer, Schlauch platt, Nabenmotor brummt, Controller springt nach dem Winter nicht an. Nach einer Woche stehen dreißig Scooter in der Werkstatt, und dreißig Besitzer fragen, wann ihrer fertig ist.

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin, überfällige werden rot. Über der Liste zeigen Zähler die offenen, abholbereiten, überfälligen, eiligen und unbezahlten Aufträge. Für einen Kurier ist der Scooter sein Verdienst, deshalb lässt sich sein Auftrag als eilig markieren und fällt in der Liste auf. Die Status legen Sie selbst an.

Die Auftragsliste in der Saison: Status, zugesagte Termine, überfällige rot

Ein fertiger Scooter braucht Platz

Ein Handy kommt in die Schublade, ein Scooter oder E-Bike braucht einen halben Meter Boden, und zwanzig fertige lassen keinen Platz mehr zum Arbeiten. Bei einem fertigen, nicht abgeholten Auftrag zeigen Karte und Liste, seit wie vielen Tagen er wartet. Die kostenlose Lagerfrist stellen Sie in den Einstellungen ein, zum Beispiel 14 Tage. Danach wird der Zähler rot, und über der Liste erscheint der Filter „über die Lagerfrist“. Die Lagerbedingungen stehen auf dem Annahmeschein. Dessen Text bearbeiten Sie selbst, also tragen Sie dort dieselbe Frist ein wie in den Einstellungen.

Dass der Scooter fertig ist, erfährt der Besitzer per E-Mail oder Telegram, mit einem Knopf in der Auftragskarte. Telegram funktioniert, sobald der Kunde den QR-Code auf seinem Annahmeschein gescannt hat (Kundenbenachrichtigungen). Lagergebühren berechnet das Programm nicht von selbst. Wenn Sie welche nehmen, fügen Sie sie als Position der Kostenaufstellung hinzu.

Der Akku: das teuerste Teil und das größte Risiko

Ein Akku kostet oft ein Drittel des Scooters, und um ihn dreht sich fast jeder Streit: „Er lief, als ich ihn abgegeben habe“, „das ist nicht mein Akku“. Ein aufgeblähter oder nasser Akku ist zudem in der Werkstatt selbst gefährlich. Deshalb wird sein Zustand im Beisein des Kunden festgehalten: Wölbung, Wasserspuren oder Korrosion am Stecker, Geruch, ob er die Ladung hält, ob der Scooter durch Pfützen gefahren wurde. Das Annahmeformular hat dafür die Felder Zustand, Fehler und Zubehör (Ladegerät, Schlüssel, Handyhalter), und den Annahmeschein unterschreibt, wer den Scooter gebracht hat (Annahmeschein).

Annahmeformular: Modell, Fehler, Zustand und Zubehör

Empfehlungen wie „nicht direkt aus der Kälte laden“ oder „über den Winter halb geladen lagern“ werden auf den Arbeitsnachweis gedruckt.

Rahmennummer und Akkunummer

Scooter desselben Modells sehen gleich aus, unterscheiden lassen sie sich nur über die Seriennummer. Dafür hat der Auftrag ein eigenes Feld, und daneben steht „Produktcode“, ein guter Platz für die Akkunummer, gerade wenn Akkus zwischen Rahmen getauscht werden. Die erweiterte Suche findet Aufträge über Modell, Seriennummer und Produktcode, sodass die Geschichte eines Scooters in einer Minute auf dem Bildschirm steht: was getauscht wurde, wann und zu welchem Preis. Brennt der Controller zum dritten Mal im Jahr durch, liegt die Ursache wohl nicht im Controller.

Controller, Nabenmotoren, Reifen und Schläuche

Schläuche, Reifen, Bremsbeläge und Gasgriffe kauft man vor der Saison kartonweise, Controller und Nabenmotoren für die gängigen Modelle. Jeder Zugang kommt mit Menge, Einkaufspreis und Lieferant ins Lager. Wird ein Schlauch als Position der Kostenaufstellung in eine Reparatur gebucht, sinkt der Bestand von selbst, und die Artikelkarte zeigt, in welchen Auftrag er ging. Setzen Sie für Schläuche und Reifen einen Mindestbestand, dann zeigt der Filter „werden knapp“ noch vor dem Frühjahrsandrang, dass nachbestellt werden muss.

Lager: Bestand, Preise, Lieferant und der Filter „werden knapp“

Fehlt der nötige Controller, wird er direkt aus dem Auftrag bestellt, und die Bestellung kann per E-Mail an den Lieferanten gehen. Barcodes gibt es nicht: Teile werden aus der Liste nach Bezeichnung gewählt. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Teure Reparaturen vorher freigeben lassen

Was ein neuer Akku oder Controller kostet, sollte der Kunde vor der Reparatur hören. Die Kostenaufstellung besteht aus Positionen (Arbeit und Teile, jeweils mit Menge und Preis) und geht mit „Zur Freigabe senden“ per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Er öffnet den Link und stimmt zu oder lehnt ab, und seine Antwort steht mit Datum in der Auftragskarte.

Auftrag: Positionen, Zahlungen und Freigabe durch den Kunden

Garantiefälle vom Händler, der den Scooter verkauft hat

Ein Teil der Reparaturen läuft über die Garantie: Der Scooter wurde bei einem Händler gekauft, und der Händler schickt ihn zu Ihnen. Die Reparaturart ist „Garantie“, das Kaufdatum hat ein eigenes Feld, und der Händler wird als Partner eingetragen. Die Auftragsliste lässt sich nach Partner filtern und zeigt, wie viele Scooter von jedem Händler kamen und wo sie stehen.

Verleiher und Lieferdienste: Kunden mit Flotte

Ein Verleiher oder Lieferdienst bringt nicht einen Scooter, sondern fünf, und das jeden Monat. Die Kundenkarte hat das Feld „Firma“, und alle Reparaturen der Firma stehen auf einer Karte, mit der Zahl der Aufträge, ihrer Summe und dem, was die Firma noch schuldet. In die Notizen kommt, was man bei der Annahme wissen muss, etwa „zahlt monatlich“ oder „nur an den eigenen Mechaniker herausgeben“.

Karte eines Firmenkunden: Kontakte, Notizen und alle Reparaturen

Fünf gleiche Scooter nimmt man per Kopie des vorigen Auftrags an — nur die Seriennummer wird geändert.

Was es nicht gibt

Fotos und Dateien im Auftrag. Ein Foto des aufgeblähten Akkus lässt sich nicht anhängen. Beschreiben Sie den Zustand in Worten und bewahren Sie Bilder getrennt auf, mit der Auftragsnummer im Dateinamen.
Flottenverwaltung. Eine eigene Liste der Scooter eines Verleihers gibt es nicht. Jeder Scooter ist über seine Aufträge in der Kundenkarte und über die Suche nach Seriennummer zu finden.
Online-Terminbuchung. Ein Auftrag wird angelegt, wenn der Scooter in der Werkstatt steht.
SMS, App und Online-Zahlung durch den Kunden. Benachrichtigt wird per E-Mail und Telegram, und das Programm läuft im Browser, auch auf dem Telefon des Technikers. Zahlungen tragen Sie selbst in der Auftragskarte ein.
Kasse und Webshop. Das Programm führt Reparaturen und verkauft weder Scooter noch Zubehör.

Was Sie bekommen

Zugesagte Termine sowie eilige und überfällige Aufträge in der Saison auf einen Blick.
Einen Tageszähler für fertige Scooter, die noch nicht abgeholt wurden.
Akkuzustand und Zubehör auf einem Annahmeschein mit Unterschrift des Kunden.
Die Geschichte eines Scooters über Rahmen- und Akkunummer.
Schläuche, Reifen und Controller im Lager mit Mindestbestand.
Kostenaufstellungen zur Freigabe per E-Mail oder Telegram.
Händler als Partner und Firmen mit Flotte, jeweils mit eigenem Filter.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt, ohne Aufpreis je Mitarbeiter oder Filiale.

Monatlich

20 €

Zahlung jeden Monat, jederzeit kündbar.

Günstiger

Jährlich

216 €

Günstiger als monatlich. Rechnung oder Kartenzahlung.

Anpassungen

20 €pro Stunde

Änderungen für Ihren Arbeitsablauf — stundenweise nach Absprache.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ohne Registrierung ausprobieren können Sie es in der Demo. Nehmen Sie dort einen Scooter so an wie bei sich, mit beschriebenem Akku und aufgelistetem Zubehör, und führen Sie ihn über die Kostenaufstellung bis zur Abholung.

Häufige Fragen

Wohin mit Rahmennummer und Akkunummer?

Die Rahmennummer kommt ins Feld „Seriennummer“, die Akkunummer in das Feld „Produktcode“ daneben. Die erweiterte Suche findet Aufträge über beide, sodass sich die Geschichte eines Scooters oder Akkus auch dann aufrufen lässt, wenn der Akku in einem anderen Rahmen steckt.

Der Scooter ist fertig, wird aber nicht abgeholt. Wie behalte ich das im Blick?

Bei einem fertigen, nicht abgeholten Auftrag zeigen Karte und Liste, seit wie vielen Tagen er wartet. Die kostenlose Lagerfrist stellen Sie in den Einstellungen ein. Ist sie vorbei, wird der Zähler rot, und über der Liste erscheint der Filter „über die Lagerfrist“. Erinnern können Sie den Kunden per E-Mail oder Telegram mit dem Knopf in der Auftragskarte. Lagergebühren berechnet das Programm nicht von selbst — wenn Sie welche nehmen, fügen Sie eine Position hinzu.

Kann ich ein Foto des aufgeblähten Akkus an den Auftrag hängen?

Nein, Fotos und Dateien lassen sich an einen Auftrag noch nicht anhängen. Der Zustand des Akkus wird im Feld „Zustand“ beschrieben — Wölbung, Wasserspuren, Korrosion am Stecker —, und der Kunde unterschreibt den Annahmeschein mit dieser Beschreibung. Bewahren Sie Bilder getrennt auf, mit der Auftragsnummer im Dateinamen.

Ein Verleiher bringt zehn Scooter. Ist jeder ein eigener Auftrag?

Ja: ein Auftrag je Scooter, mit eigener Seriennummer, eigenem Zustand, eigener Kostenaufstellung und eigenem Preis. Damit das schnell geht, gibt es das Kopieren: Der neue Auftrag wird aus dem vorigen gefüllt (Kunde, Modell, Fehler, Zubehör), und es bleibt nur die Seriennummer einzutragen. Alle Reparaturen des Verleihers stehen in seiner Kundenkarte mit dem Feld „Firma“, und der Filter „Unbezahlt“ zeigt, was abgeholt, aber noch nicht bezahlt ist.

Wie lege ich einen Garantie-Scooter an, den der Händler schickt?

Reparaturart „Garantie“, das Kaufdatum ins eigene Feld, der Händler als Partner, damit sich die Reparaturen nach ihm filtern lassen. Kunde ist, wer zahlt: Zahlt der Händler die Reparatur, tragen Sie ihn als Kunden ein. Zahlt niemand, gibt es dafür die Zahlungsart „Garantie (ohne Berechnung)“.

Zeigt das Programm, wann Schläuche und Reifen nachbestellt werden müssen?

Es schreibt keine Nachricht, aber es zeigt es an. Für jede Lagerposition lässt sich ein Mindestbestand setzen. Ist er erreicht, erscheint die Position im Filter „werden knapp“, einer fertigen Liste dessen, was vor der Saison zu bestellen ist. Ein Teil für eine bestimmte Reparatur wird als Bestellung aus dem Auftrag angelegt, und das Programm kann sie per E-Mail an den Lieferanten schicken.

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