Software für die Gartengeräte-Werkstatt

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Auftragsverwaltung für Werkstätten, die Gartengeräte und Motorgeräte warten und reparieren: Benzin- und Akku-Rasenmäher, Mähroboter, Rasentraktoren am Rand, Freischneider und Motorsensen, Motorsägen, Bodenfräsen, Laubbläser. Annahme mit Zustandsbeschreibung, Kostenvoranschlag zur Freigabe, Teilelager und die Historie jedes Kunden. Es läuft im Browser — am PC in der Annahme und auf dem Handy in der Werkstatt.

Für wen das gedacht ist

Für die kleine Motorgeräte-Werkstatt, oft beim Fachhändler, mit zwei bis fünf Mechanikern. Das Jahr hat einen klaren Rhythmus: Ab März kommen alle Mäher gleichzeitig zur Frühjahrsinspektion, im Herbst die Motorsägen und der Winterservice der Mähroboter, im Januar ist es ruhig. Kunden sind Privatleute mit Garten, dazu Hausmeisterdienste und Garten- und Landschaftsbaubetriebe, für die jeder Tag ohne Freischneider Geld kostet.

Was schiefgeht, liegt selten am Motor:

• Mitte April weiß niemand mehr, welcher Mäher für welchen Tag zugesagt war;
• fertige Geräte stehen wochenlang in der Halle, weil die Abholung dauert;
• Zündkerzen und Vergaser-Reparatursätze gehen genau in der Hauptsaison aus;
• bei der Abholung heißt es: «Der Fangkorb war nicht kaputt.»

Wenn Ihr Schwerpunkt Elektrowerkzeug ist — Bohrhammer, Akkuschrauber, Winkelschleifer —, passt die Seite Elektrowerkzeug-Reparatur besser. Hier geht es um Motor- und Gartengeräte.

Der Frühjahrsansturm im Griff

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin. Ist er überschritten, wird die Zeile rot, und die Kachel «überfällig» sammelt diese Aufträge — morgens ist klar, wen man zuerst anruft. Die Markierung «dringend» gilt dem GaLaBau-Betrieb, dessen einziger Freischneider steht.

Die Status legen Sie selbst fest: «Angenommen», «In Diagnose», «Wartet auf Freigabe», «Wartet auf Teil», «Fertig», «Abgeholt», dazu «Wintereinlagerung», falls Sie das anbieten. Jeder Status lässt sich als Kachel mit Zähler über der Auftragsliste anzeigen — ein Klick zeigt, wie viele Geräte auf einen Vergasersatz warten.

Ruft ein Kunde zum dritten Mal an, findet die Suche nach Telefonnummer seinen Auftrag samt Status sofort.

Annahme: festhalten, was auf den Hof kommt

Gartengeräte kommen mit Gras unterm Mähdeck, und jedes bringt anderes Zubehör mit. Dafür hat das Annahmeformular die Felder «Zustand» und «Zubehör»: Messer und Fangkorb, Schwert und Kette, Fadenkopf oder Messer beim Freischneider, Akku und Ladegerät bei Akkugeräten. Beim Mähroboter kommt meist die Ladestation mit, der Begrenzungsdraht bleibt im Rasen des Kunden — auch das gehört in den Auftrag. Alles steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt.

Was der Kunde zum Kraftstoff sagt, gehört in die Fehlerbeschreibung: «stand den Winter mit vollem Tank», «Gemisch nach Gefühl angerührt». Seriennummer und Kaufdatum zeigen, ob noch Garantie besteht. Betriebsstunden kommen in die Notizen — ein eigenes Feld dafür gibt es nicht.

Offen zu Fotos: Bilder lassen sich nicht an den Auftrag anhängen. Fotografieren Sie ein gerissenes Gehäuse, bewahren Sie das Bild selbst auf und vermerken Sie im Auftrag, dass es eines gibt.

Motorreparatur: erst Diagnose, dann Freigabe

Die meisten Frühjahrsreparaturen sind klein: verharzter Vergaser durch alten Kraftstoff, Zündkerze, Luftfilter. Teuer wird es bei Kolbenfressern durch falsches Gemisch, einer verbogenen Kurbelwelle nach Steinkontakt oder dem Getriebe einer Bodenfräse. Ein neuer einfacher Freischneider kostet nicht viel — der Kunde soll den Preis kennen, bevor gearbeitet wird.

Also: Diagnose, dann Kostenvoranschlag Zeile für Zeile — «Vergaser-Reparatursatz», «Kolben und Zylinder», «Arbeitszeit» — und per Knopf im Auftrag per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Er öffnet den Link, sieht jede Zeile und die Summe und klickt auf «Einverstanden» oder «Ablehnen». Antwort, Datum und Betrag stehen in der Auftragshistorie.

Lohnt sich die Reparatur nicht, wird der Auftrag mit «Reparatur abgelehnt» oder «nicht reparabel» geschlossen; die Statistik zeigt diese getrennt. Eine kostenpflichtige Diagnose hinterlegen Sie je Geräteart als eigenen Diagnosepreis und stellen den Auftrag auf «nur Diagnose».

Inspektion und Winterservice als Paket

Je mehr im Herbst erledigt wird, desto ruhiger wird das Frühjahr. Winterservice am Benzinmäher oder an der Motorsäge: Kraftstoff ablassen oder Vergaser leerlaufen lassen, Ölwechsel, Mähdeck reinigen, Messer schärfen, Zündkerze und Filter prüfen. Bei Akkugeräten und Mährobotern: Akku auf Lagerladung bringen und frostfrei lagern, Messer tauschen, Gehäuse reinigen.

Im Verzeichnis «Arbeiten» legen Sie dafür Pakete an — «Frühjahrsinspektion Benzinmäher», «Winterservice Mähroboter», «Wartung Motorsäge» — mit Preis je Geräteart. Im Kostenvoranschlag wird das Paket als eine Zeile gewählt. Überwintern Geräte bei Ihnen, zeigt die Kachel «Wintereinlagerung», was im Lager steht. Wie man Einlagerung als bezahlte Leistung abbildet, steht ausführlicher auf der Seite Fahrradwerkstatt.

Was das Programm nicht macht: Es erinnert Kunden nicht an die fällige Inspektion und verschickt keine SMS. In der Kundenkarte stehen aber alle früheren Aufträge, und ein neuer Auftrag lässt sich aus dem vom Vorjahr kopieren — Kunde, Gerät, Auftragsart und Notizen werden übernommen.

Verschleißteile vor der Saison einkaufen

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Wareneingang mit Preis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Abschreibung, Inventur. Der Bestand wird berechnet. Mit einem Mindestbestand für Zündkerzen, Luftfilter, Vergasersätze und Ketten wird die Kachel «geht zur Neige» im Februar zur Bestellliste für die Saison.

Lagermengen sind ganze Zahlen — Mähfaden führen Sie daher spulenweise oder in festen Längen, Öl flaschenweise. Ein Teil für einen bestimmten Auftrag — Seilzugstarter, Kurbelwelle, Platine des Mähroboters — wird aus dem Auftrag bestellt und per E-Mail an den Lieferanten geschickt. Barcodes und eine Anbindung an Händlerportale oder Teilekataloge gibt es nicht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Fertige Geräte und die Bezahlung

Ein Rasenmäher mit Fangkorb passt in kein Regalfach. «Abholbereit» zeigt alles Fertige mit Zähler der Liegetage; nach der kostenlosen Lagerfrist aus den Einstellungen wird er rot, und die Kachel «über die Lagerfrist» sammelt diese Aufträge. Die Fertigmeldung bekommt der Kunde per E-Mail oder Telegram (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein) — siehe Kundenbenachrichtigungen.

Anzahlung für ein teures Teil und Restzahlung bei Abholung sind zwei Zahlungen im selben Auftrag. Online bezahlen kann der Kunde über das Programm nicht — Sie kassieren wie gewohnt und erfassen die Zahlung.

Preise zur Orientierung und Entsorgung

Nur grob, regional sehr unterschiedlich: Vergaserreinigung am Freischneider 40–90 €, Frühjahrsinspektion Benzinmäher 60–120 € zuzüglich Teile, Winterservice Mähroboter 80–150 €, Kette schärfen 8–15 €, Kolben und Zylinder am Zweitakter 150–300 € inklusive Teile. Ihre Preise legen Sie selbst fest — je Geräteart, als Paket oder als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Altöl, Altkraftstoff und verbrauchte Akkus sind nach den geltenden Vorgaben zu entsorgen; was genau für Ihren Betrieb gilt, klären Sie bitte vor Ort — das hier ist keine Rechtsberatung. Jede Zeile des Kostenvoranschlags hat einen Ausführenden, und die Auswertung berechnet jedem Mechaniker seinen Anteil nach seinem Satz — praktisch, wenn in der Saison eine Aushilfe dazukommt. Mehr unter Monteurvergütung.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag pro Mechaniker oder Standort.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Nehmen Sie einen Rasenmäher an, kalkulieren Sie die Reparatur und schicken Sie den Kostenvoranschlag zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Frühjahrsansturm mit zugesagten Terminen, roten Überfälligkeiten und Status-Kacheln.
• Zustand und Zubehör bei der Annahme auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Motorreparatur erst nach Diagnose und Freigabe per Link.
• Inspektion und Winterservice als Pakete mit Preis; keine automatische Erinnerung.
• Zündkerzen, Filter und Vergasersätze im Lager mit Bestellliste.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.