Software für Klimatechnik-Betriebe

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Auftragsverwaltung für kleine Betriebe der Klima- und Kältetechnik: Split-Klimageräte, Multisplit, dazu Wärmepumpen als verwandtes Feld. Kundendiensteinsätze, Befüllung, Reinigung, Montage und Demontage, Kostenvoranschlag mit Anzahlung, Kältemittel und Kupferrohr im Lager, die Historie jedes Kunden. Es läuft im Browser — im Büro am PC und beim Monteur auf dem Handy.

Für wen das gedacht ist

Für den Meisterbetrieb mit zwei bis sechs Monteuren, der Klimaanlagen in Wohnungen, Praxen und kleinen Gewerbeflächen montiert und wartet. Die Arbeit findet beim Kunden statt, nicht an der Werkbank. Im Sommer klingelt das Telefon ununterbrochen, im Frühjahr stehen die Wartungen an, im Winter wird es ruhig — es sei denn, Sie machen auch Wärmepumpen.

Was dabei schiefgeht, liegt selten an der Technik, sondern an der Organisation:

• Anfragen vom Freitagabend sind am Montag vergessen;
• nach der Montage ist unklar, ob die längere Kältemittelleitung im Angebot stand;
• das Kältemittel geht mitten in der Hitzewelle aus;
• der Monteur steht beim Stammkunden und weiß nicht, was letztes Jahr gemacht wurde.

Das Allgemeine am Außendienst — der Einsatz vor Ort als eigene Reparaturart, Garantiepreise des Herstellers, Teile mit langer Lieferzeit — steht auf der Seite Hausgeräte-Service. Hier geht es um das, was Klimatechnik ausmacht.

Der Einsatz ist ein Auftrag

Ein eigenes Disponenten-Modul gibt es nicht. Eine Anfrage wird zum normalen Auftrag: Kunde mit Telefon und Adresse (sie bleibt in der Kundenkarte und muss beim nächsten Mal nicht neu eingegeben werden), Gerät und Modell, Beschwerde, ein Vermerk wie «Außengerät auf dem Flachdach, Zugang über Hausmeister», zugesagtes Datum und zuständiger Monteur.

Die Status legen Sie selbst fest, etwa «Neue Anfrage», «Termin vereinbart», «Wartet auf Teil», «Wartet auf Freigabe», «Erledigt». Jeder Status lässt sich als Kachel mit Zähler über der Auftragsliste anzeigen — ein Klick, und Sie sehen alle offenen Termine.

Offen gesagt: Eine Einsatzplanung mit Kalender, Plantafel oder Routenoptimierung hat das Programm nicht. In kleinen Betrieben läuft es so: Morgens wird die Liste nach Monteur und «Termin vereinbart» gefiltert, jeder öffnet seine Aufträge auf dem Handy, die Route macht das Navi. Wer zehn Fahrzeuge disponiert, braucht dafür zusätzlich ein eigenes Werkzeug — das sagen wir lieber vorher.

Die Hochsaison im Griff

Im Sommer helfen ein paar schlichte Dinge in der Auftragsliste mehr als jede Funktion auf dem Papier:

• ist der zugesagte Termin vorbei, wird die Zeile rot, und die Kachel «überfällig» sammelt diese Aufträge;
• die Markierung «dringend» für den Serverraum ohne Kühlung oder die Arztpraxis;
• Filter nach Monteur und Auftragsart zeigen, wer ausgelastet ist;
• Suche nach Telefonnummer — ruft der Kunde zum dritten Mal an, ist sein Auftrag sofort da.

Nach der Saison zeigt die Auswertung für den Zeitraum, wie viele Befüllungen, Wartungen und Montagen es gab, mit welchem Umsatz und wer was gemacht hat.

Montage: Kostenvoranschlag und Anzahlung

Eine Montage wird Zeile für Zeile kalkuliert: Innen- und Außengerät, Kältemittelleitung nach Metern, Wandkonsole, Kondensatpumpe, Montagepauschale, Mehrmeter. Jede Zeile hat Menge, Preis und den ausführenden Monteur. Der Kostenvoranschlag geht als Link per E-Mail oder Telegram an den Kunden; er sieht jede Zeile und die Summe und klickt auf «Einverstanden» oder «Ablehnen». Die Antwort steht mit Datum in der Auftragshistorie.

Anzahlung auf die Geräte und Restzahlung nach der Montage sind zwei Zahlungen im selben Auftrag; angezeigt werden «erhalten» und «offen», das gedruckte Arbeitsprotokoll zeigt die Positionen und den Restbetrag. Online bezahlen kann der Kunde über das Programm nicht — das Geld nehmen Sie wie gewohnt entgegen und erfassen die Zahlung.

Demontage, Umsetzung, Inbetriebnahme im Frühjahr — das sind Auftragsarten, die Sie selbst anlegen und später auswerten.

Kältemittel, Kupferrohr und Filter im Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Wareneingang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Abschreibung mit Grund, Inventur. Der Bestand wird berechnet, nicht von Hand geändert. Mit einem Mindestbestand je Artikel wird die Kachel «geht zur Neige» zur Bestellliste vor der nächsten Hitzewelle.

Eine Besonderheit: Lagermengen sind ganze Zahlen. Kältemittel führen Sie daher am einfachsten in festen Portionen (zum Beispiel 100 g) oder flaschenweise, Kupferrohr in Metern, Filter und Pumpen in Stück. Die Kältemittelsorte der Anlage gehört in den Auftrag — beim nächsten Besuch ist sie sofort sichtbar. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Wartungsvertrag und Stammkunden

In der Kundenkarte stehen alle Aufträge: wann gereinigt, was nachgefüllt, was getauscht wurde und was bezahlt ist. Einen neuen Auftrag kopieren Sie aus dem vom Vorjahr — Kunde, Gerät, Auftragsart und Notizen werden übernommen, Termine und Zahlungen beginnen neu.

Wartungsverträge mit Büros, Praxen oder Gastronomie laufen genauso: Die Firma ist der Kunde, die Markierung «Wartungsvertrag» ist direkt in der Auftragsliste zu sehen, die Auftragsart heißt «Wartung lt. Vertrag». Was das Programm nicht macht: Es führt keinen Wartungsplan und erinnert nicht von selbst an fällige Termine. Die Fristen halten Sie in Ihrem Kalender; das Programm dokumentiert, was wann gemacht wurde.

Ist ein Auftrag fertig, kann der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht bekommen (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). SMS und eine App gibt es nicht. Mehr dazu: Kundenbenachrichtigungen.

Monteure und ihr Anteil

Jede Zeile des Kostenvoranschlags hat einen Ausführenden. Die Auswertung berechnet jedem Monteur seinen Anteil an seinen Zeilen nach seinem Satz; Teile und Kältemittel zum Einkaufspreis zählen nicht mit. Zwei Monteure auf einer Montage — die Zeilen werden aufgeteilt. Einzelheiten unter Monteurvergütung.

Preise der Arbeiten und F-Gase

Nur als grobe Orientierung, regional sehr unterschiedlich: Wartung mit Reinigung etwa 90–180 €, Nachfüllen 120–350 € je nach Kältemittel und Menge, Standardmontage eines Split-Geräts 500–1.200 € zuzüglich Gerät. Ihre Preise legen Sie selbst fest — im Geräteverzeichnis oder als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Für Arbeiten an Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen gelten Pflichten zur Sachkunde bzw. Zertifizierung, je nach Anlage auch Dichtheitskontrollen und Aufzeichnungen. Was genau für Ihren Betrieb gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Innung oder Fachberatung — das hier ist keine Rechtsberatung. Ein eigenes Anlagenlogbuch nach diesen Vorgaben führt das Programm nicht; jede Befüllung mit Kältemittelsorte und Menge bleibt aber im Kostenvoranschlag des Auftrags erhalten.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag pro Monteur oder Standort.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Legen Sie einen Wartungsauftrag an, kalkulieren Sie eine Montage und erfassen Sie eine Anzahlung.

Kurz gesagt

• Ein Einsatz ist ein Auftrag mit Adresse, Monteur, Status und Vermerk.
• Eigene Status, Kacheln mit Zählern und rote Überfälligkeiten — die Saison bleibt überschaubar.
• Montage mit Kostenvoranschlag, Freigabe per Link, Anzahlung und Restzahlung.
• Kältemittel, Kupferrohr und Filter im Lager, mit Liste «geht zur Neige».
• Kundenhistorie und Kopie des Vorjahresauftrags; keine Plantafel, keine Wartungserinnerung.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.