Software für die Reparatur von Verkaufsautomaten

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für den Vending-Service: Snack- und Kombiautomaten, Kaltgetränkeautomaten, Wasserspender mit Bezahlfunktion, Heißgetränkeautomaten. Banknotenprüfer, Münzprüfer, Steuerplatinen, Spiralmotoren und Kälteaggregate — jede Baugruppe ist ein eigener Auftrag mit Seriennummer, Kostenvoranschlag und Historie. Es läuft im Browser, am Werkstatt-PC und auf dem Handy, wenn Sie vor einem Automaten im Bahnhof stehen.

Für wen das gedacht ist

Für freie Vending-Werkstätten, Servicebetriebe für Geldschein- und Münzprüfer und für Automatenaufsteller mit eigener Werkstatt. Ihre Kunden sind Aufsteller: der eine mit zehn Automaten in Büros und Vereinsheimen, der andere mit Hunderten an Bahnhöfen, in Kliniken, Schulen und Betriebskantinen. Ein Automat, der kein Geld annimmt, verkauft nichts. Deshalb wartet kaum ein Aufsteller auf den Techniker: Der Fahrer tauscht auf seiner Tour den defekten Banknotenprüfer gegen ein Ersatzteil aus dem Wagen, und die kaputten Geräte kommen einmal pro Woche in einer Kiste zu Ihnen.

Wo es typischerweise hakt:

• eine Kiste mit zehn Geldscheinprüfern, und am Donnerstag weiß niemand mehr, welcher aus welchem Automaten kam;
• der Aufsteller sagt «der Münzprüfer war doch gerade erst bei Ihnen» — und es gibt nichts, woran man das prüfen könnte;
• die Frage «was bin ich Ihnen schuldig?» wird aus E-Mails und Zetteln zusammengesucht;
• Riemen und Sensoren für den gängigsten Prüfer sind genau an dem Tag aus, an dem die große Lieferung kommt;
• eine Platine lag eine Woche auf dem Tisch, und der Kunde hat inzwischen eine neue gekauft, weil niemand den Preis abgestimmt hat.

Annahme kistenweise: ein Auftrag pro Baugruppe

Eine Kiste vom Aufsteller ist keine einzelne Reparatur. Jeder Banknotenprüfer und jeder Münzprüfer bekommt einen eigenen Auftrag mit eigener Seriennummer, eigenem Fehler, eigenem Preis und eigenem Ausgang: Der eine wird gereinigt, der zweite bekommt neue Riemen, beim dritten lohnt es sich nicht. Abtippen müssen Sie das nicht zehnmal: den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren. Kunde, Geräteart, Fehlerbeschreibung, Notizen und Dringlichkeit werden übernommen, die Seriennummer tragen Sie jeweils neu ein.

Woher die Baugruppe stammt, steht in «Notizen für den Techniker»: «Automat 58, Tour Nord, Klinikum Eingang West — nimmt keine 20-€-Scheine». Der Kunde sieht dieses Feld nicht, und die erweiterte Suche im Modus «Text» findet alle Baugruppen aus Automat 58 über das ganze Jahr. Seriennummer und Firma sind direkt über der Auftragsliste durchsuchbar.

Unter «Zubehör» steht, was mitkam — Geldkassette, Kabelbaum, Frontblende; unter «Zustand» Aufbruchspuren, Dellen, eine mit Limonade verklebte Platine. Der Auftragsschein wird gedruckt, und der Fahrer quittiert die ganze Lieferung.

Banknotenprüfer, Münzprüfer, Platine — je eine Geräteart

Legen Sie im Verzeichnis eigene Gerätearten an: Banknotenprüfer, Münzprüfer, Steuerplatine, Kälteaggregat, Automat komplett. Jede hat einen eigenen Diagnosepreis und eigene Leistungen im Leistungsverzeichnis: «Prüfer reinigen und kalibrieren», «Firmware-Update für neue Banknoten», «Transportriemen tauschen», «Münzprüfer justieren», «Spiralmotor tauschen», «Ausgabesensor instand setzen». Im Kostenvoranschlag ist das jeweils eine Zeile mit Preis.

Kommt eine neue Banknotenserie in Umlauf, bringen Aufsteller ihre Prüfer gleich dutzendweise zum Update. Genau dann zahlt sich das Kopieren aus: eine Leistung aus dem Verzeichnis, pro Auftrag eine andere Seriennummer, jeder mit eigenem Termin.

Kostenvoranschlag: reparieren oder tauschen?

Aufsteller rechnen. Kostet die Platinenreparatur die Hälfte einer neuen, nehmen viele lieber die neue. Nach der Diagnose kommt der Befund ins Arbeitsprotokoll, der Auftrag geht auf «Wartet auf Freigabe», und der Kostenvoranschlag zeilenweise — Teile aus dem Lager, Arbeitszeit — geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Er sieht jede Zeile und die Summe und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; die Antwort steht mit Datum in der Historie.

Der Link gilt pro Auftrag, einen gemeinsamen Kostenvoranschlag für die ganze Kiste gibt es nicht. Haben Sie die ganze Lieferung telefonisch abgestimmt, halten Sie das als Kommentar zum Statuswechsel fest: «telefonisch freigegeben, bis 60 € pro Gerät». Lehnt der Kunde ab, schließt «Reparatur abgelehnt» den Auftrag; was nicht zu retten ist, bekommt «Nicht reparierbar».

Einsatz am Automaten

Ein Kälteaggregat oder ein Wasserautomat kommt nicht auf die Werkbank. Für Arbeiten vor Ort legen Sie eine eigene Reparaturart wie «Vor-Ort-Einsatz» und die Leistung «Anfahrt zum Automaten» mit Preis an. Der Standort steht in der Techniker-Notiz, die Firmenadresse des Aufstellers in der Kundenkarte. Mehr zu Einsätzen vor Ort und Kältetechnik auf der Seite Großküchentechnik. Eine Einsatz- oder Tourenplanung hat das Programm nicht — nur die Reparaturart, den zugesagten Termin und die Markierung «dringend».

Heißgetränkeautomaten haben eigene Themen: Boiler, Brühgruppe, Kalk. Dazu die Seite Kaffeemaschinen-Reparatur.

Lager: Riemen, Sensoren, Münzröhren, Motoren

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Teil aus dem Bestand senkt den Bestand selbst. Typisch im Vending-Regal: Transportriemen und Rollen für Banknotenprüfer, optische Sensoren, Geldkassetten, Münzröhren und Weichen, Spiralmotoren, Ausgabesensoren, Relais, Sicherungen, Netzteile, Thermostate, Lüfter, Filter und Magnetventile für Wasserautomaten. Bestände sind ganze Zahlen.

Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen, bevor die nächste Kiste kommt. Ein seltenes Teil bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Der Aufsteller ist ein Kunde

Mit dem Feld «Firma» ist ein Aufsteller ein Kunde, egal wer die Kiste bringt — Fahrer, Techniker oder Inhaber. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge und den offenen Betrag. Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich, das Programm zeigt den Restbetrag, und der Filter «unbezahlt» sammelt ausgegebene, aber nicht bezahlte Aufträge. Eine Monatsabrechnung oder Sammelrechnung für eine Lieferung gibt es nicht: Der Arbeitsnachweis wird pro Auftrag gedruckt — mit Positionen, Arbeitsprotokoll, Empfehlungen und Betrag.

Derselbe Prüfer ist wieder da? Reparaturart «Nachbesserung», und über die Seriennummer erscheint der frühere Auftrag — was gemacht wurde, wann er rausging, was Sie empfohlen haben. In «Empfehlungen für den Kunden» gehört, was der Aufsteller an die Tour weitergibt: «Automat steht am Eingang, viel Staub — Optik monatlich reinigen».

Reparieren Sie auch Kassen und Kassensysteme für den Handel, lesen Sie Kassen-Reparatur — dort ein anderer Kunde und eine andere Art von Eile.

Fertig — der Aufsteller erfährt es sofort

Ist eine Baugruppe fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht. Bei jedem fertigen Auftrag steht, wie viele Tage er schon wartet, und nach Ablauf der kostenlosen Lagerfrist aus Ihren Einstellungen wird der Zähler rot. Eigene Status mit Farbe und Kachel über der Liste — «Prüfstand», «Wartet auf Fahrer» — zeigen, wo jede Kiste gerade steht.

Was nicht ins Programm gehört

Das Programm verwaltet Reparaturen. Ob und wie Verkäufe über Automaten kassenrechtlich erfasst werden müssen, hängt vom Land ab — das ist Sache des Aufstellers und seiner Berater. Kartenterminals für bargeldloses Bezahlen gehören oft einer Bank oder einem Zahlungsdienstleister; klären Sie mit dem Aufsteller, ob Sie sie öffnen dürfen. Arbeiten am Kältemittelkreislauf erfordern in vielen Ländern eine Sachkunde, Hygieneanforderungen an Wasser- und Getränkeautomaten liegen beim Betreiber. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Modell und Teilen ab: Diagnose einer Baugruppe 25–60 €, Reinigen und Kalibrieren eines Banknotenprüfers 35–90 €, Firmware-Update für neue Banknoten 30–90 €, Tausch von Riemen oder Sensoren 45–130 € Arbeit zuzüglich Teile, Münzprüfer-Reparatur 45–160 €, Reparatur einer Steuerplatine 90–320 €, Tausch eines Spiralmotors 35–80 € zuzüglich Motor, Anfahrt zum Automaten 60–130 €, Lecksuche und Kältemittel nachfüllen 140–350 €, Kompressortausch 400–900 € mit Teil. Ihre Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart, im Leistungsverzeichnis und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Telemetrie oder Fernüberwachung der Automaten — von einem Defekt erfährt das Programm, wenn die Baugruppe ankommt;
• Einsatz- und Tourenplanung;
• Verwaltung eines Tauschpools von Baugruppen;
• Monatsabrechnung oder Sammelrechnung für eine Lieferung;
• Fotos und Dateien am Auftrag, SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten und Kassenfunktionen.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Banknotenprüfer an, kopieren Sie den Auftrag für einen zweiten, tragen Sie die Automatennummer in die Notiz ein und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• Eine Kiste Baugruppen wird zu kopierten Aufträgen, jeder mit eigener Seriennummer.
• Automatennummer und Standort in der Techniker-Notiz, über die Textsuche auffindbar.
• Banknotenprüfer, Münzprüfer und Platinen als Gerätearten mit eigenem Diagnosepreis.
• Teure Reparaturen erst nach «Einverstanden» per Link.
• Riemen, Sensoren und Spiralmotoren im Lager mit Mindestbestand.
• Aufsteller: Firmenfeld, offene Beträge, mehrere Zahlungen, Nachbesserung über die Seriennummer.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.