Software für die Bootsmotor-Werkstatt

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Bootsmotor-Werkstätten: Außenborder mit Zwei- und Viertaktmotor vom kleinen Hilfsmotor bis in den dreistelligen PS-Bereich, dazu Elektro-Außenborder und Trolling-Motoren. Einwinterung und Winterlager, die Auswinterung im Frühjahr mit Terminen, die jeder sieht, Betriebsstunden und Inspektionen im Arbeitsprotokoll, Getriebe- und Impellerarbeiten erst nach Freigabe durch den Kunden. Es läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy am Steg.

Für wen das gedacht ist

Für freie Bootsmotor-Werkstätten, den Service im Hafen oder an der Marina, Bootsvermieter mit eigener Flotte, Segel- und Angelvereine, die ihre Motoren warten lassen. Das Jahr ist überall gleich: Im Herbst wird eingewintert, über den Winter stehen die Motoren im Lager, und im Frühjahr wollen alle zum Ansegeln oder zum Saisonstart am See gleichzeitig aufs Wasser. Im November ist es ruhig, im April steht die Halle voll.

Wo es typischerweise hakt:

• dreißig Motoren im Winterlager, und welcher wem gehört und wo er steht, weiß nur ein Kollege;
• allen wurde «bis zum Saisonstart» zugesagt, und die Reihenfolge bestimmt, wer am öftesten anruft;
• das Getriebeöl kommt milchig raus, und der Kunde, der nur zur Inspektion kam, glaubt die neue Summe nicht;
• Impeller-Sätze für den gängigsten Motor sind Mitte April vergriffen;
• derselbe Außenborder kommt jedes Frühjahr, und wann zuletzt der Impeller getauscht wurde, ist unklar.

Annahme: Betriebsstunden, Tank und Propeller

Jeder Auftrag hat Geräteart, Modell, Seriennummer und Verkaufsdatum. Leistung und Schaftlänge gehören ins Modell: «9,9 PS Viertakter, Langschaft» oder «Elektro, 55 lbs Schub, 12 V». Die Seriennummer ist direkt über der Auftragsliste durchsuchbar — nächste Saison ist der Motor samt Historie in Sekunden gefunden.

Ein eigenes Feld für Betriebsstunden gibt es nicht. Den Stundenzähler lesen Sie bei der Annahme ab und schreiben ihn in «Notizen für den Techniker»: «198 Bh, Restbenzin im Tank, im Salzwasser gefahren». Kein Zähler — dann eben das. Der Kunde sieht dieses Feld nicht, und die erweiterte Suche im Modus «Text» findet den Eintrag auch nächstes Jahr.

Das Feld «Zubehör» wird im Beisein des Kunden ausgefüllt und steht auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt: «Propeller, Tank 12 l mit Schlauch und Pumpball, Notstoppleine, ohne Haube». Im Feld «Zustand» landen Kratzer an der Finne, verbogene Propellerflügel, Grundberührungsspuren am Unterwasserteil, Korrosion an der Spiegelhalterung. Kommt ein Elektromotor mit Akku und Ladegerät, gehören beide ebenfalls ins Zubehör.

Winterlager ohne eigenes Lagermodul

Ehrlich gesagt: Ein eigenes Modul für das Winterlager mit Stellplatzplan hat das Programm nicht. Mit dem Vorhandenen geht es trotzdem gut. Legen Sie einen eigenen Status «Winterlager» mit eigener Farbe und Kachel über der Liste an — ein Klick zeigt alle eingelagerten Motoren und ihre Anzahl. Den Stellplatz schreiben Sie in die Techniker-Notiz («Regal B, Fach 7»), und die Textsuche findet den Motor über den Platz genauso wie über Namen oder Seriennummer.

Die Einlagerung legen Sie als Leistung an — «Winterlager, pro Monat» mit Preis — und übernehmen sie mit der Anzahl der Monate in den Kostenvoranschlag. Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich: Einwinterung im Herbst, Lagergeld bei der Abholung; das Programm zeigt den offenen Betrag.

Die Einwinterung selbst — Kühlsystem spülen, Zylinder konservieren, Vergaser leeren, Getriebeöl wechseln, Kraftstoff stabilisieren — ist eine weitere Leistung mit Preis pro Geräteart. Wie Saisonbetriebe das Jahr mit Herbstarbeiten ausgleichen, steht auf der Seite Gartengeräte-Werkstatt.

Auswinterung: jeder Auftrag mit Termin

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin. Ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. Die Markierung «dringend» — für den Bootsverleih, der am Samstag fünfzehn Boote ohne Motor hätte — ist in der Liste sofort zu sehen, eine Kachel zählt die offenen dringenden Aufträge.

Die Status pflegen Sie selbst: «Auswinterung», «Probelauf im Testbecken» für den Motor, der vor der Ausgabe im Wasserfass läuft — jeweils mit eigener Farbe. Ein Motor, der bei Ihnen überwintert hat und jetzt zur Frühjahrsinspektion geht, muss nicht neu erfasst werden: Kopieren Sie den Auftrag vom Vorjahr; Kunde, Geräteart und Modell werden übernommen, die Seriennummer tragen Sie ein.

Inspektion nach Betriebsstunden, Impeller und Getriebe

Ein Außenborder wird nach Betriebsstunden und Saisons gewartet: Motoröl und Filter, Getriebeöl, Zündkerzen, Kraftstofffilter und Wasserabscheider, Anoden, der Impeller der Kühlwasserpumpe. Legen Sie «100-Stunden-Inspektion» oder «Jahresinspektion» im Leistungsverzeichnis mit Preis pro Geräteart an — im Kostenvoranschlag ist das eine Zeile. Was gemacht wurde und bei wie vielen Stunden, steht im Arbeitsprotokoll: «100-h-Inspektion: Öl und Filter, Getriebeöl, Kerzen, Impeller, Anoden; 241 Bh». Auf der Seite Stromerzeuger-Reparatur ist die Wartung nach Betriebsstunden ausführlicher beschrieben.

Den nächsten Impellerwechsel schreiben Sie in «Empfehlungen für den Kunden»: «Impeller nächstes Frühjahr oder nach 100 Bh; nach Salzwasser mit Süßwasser spülen». Die Empfehlungen stehen auf dem Arbeitsnachweis, den der Kunde mitnimmt. Wartungserinnerungen nach Zeitplan verschickt das Programm nicht — der Kunde hat den Termin auf Papier, Sie haben ihn in der Historie des Motors.

Beim Getriebe wird es teuer. Wasser im Getriebeöl heißt Dichtungen; ist der Motor so eine Saison gelaufen, können Lager und Zahnräder folgen. Befund ins Arbeitsprotokoll, Auftrag auf «Wartet auf Freigabe», dann der Kostenvoranschlag zeilenweise — Dichtungen aus dem Lager, Arbeitszeit, Zahnrad auf Bestellung. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile sieht und «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt; die Antwort steht mit Datum in der Historie. Lehnt er ab, schließt «Reparatur abgelehnt» den Auftrag, ein hoffnungsloser Motor bekommt «Nicht reparierbar». Die Fehlersuche kostet? Hinterlegen Sie einen Diagnosepreis bei der Geräteart.

Elektro-Außenborder und Trolling-Motoren

Elektromotoren haben eigene Fehlerbilder: Steuerung nach Wassereintritt, korrodierte Stecker, undichte Wellendichtung, verschlissene Bürsten, verbogene Welle nach Grundberührung. Legen Sie dafür eine eigene Geräteart mit eigenem Diagnosepreis und eigenen Leistungen an.

Teile im Lager und auf Bestellung

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Teil aus dem Bestand senkt den Bestand selbst. Typisch im Regal: Impeller und Pumpenreparatursätze, Getriebe-Dichtungssätze, Zündkerzen, Kraftstofffilter und Wasserabscheider, Anoden, Scherstifte und Splinte, Getriebeöl in Tuben. Bestände sind ganze Zahlen — Öl zählen Sie in Tuben und Flaschen.

Für jede Position lässt sich ein Mindestbestand festlegen; die Kachel «geht zur Neige» meldet sich im Winter, nicht mitten in der Saison. Ein Teil für einen älteren Motor bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile», und wenn der Dichtungssatz kommt, ist klar, zu welchem Motor er gehört. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Bootsverleih, Marina, Verein

Mit dem Feld «Firma» ist ein Bootsverleih oder Verein ein Kunde, egal wer den Motor bringt. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge und den offenen Betrag. Sechs gleiche Mietmotoren zur Inspektion? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren und jeweils die Seriennummer eintragen. Kommt ein Motor nach Ihrer Reparatur wieder, bekommt er die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag. Der Arbeitsnachweis enthält Positionen, Arbeitsprotokoll, Empfehlungen und den zu zahlenden Betrag.

Fertig — der Kunde erfährt es sofort

Ist der Motor fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). Bei jedem fertigen Motor steht, wie viele Tage er schon wartet, und nach Ablauf der kostenlosen Lagerfrist aus Ihren Einstellungen wird der Zähler rot — im Frühjahr, wenn jeder Regalplatz zählt, ein guter Hinweis. Mehr unter Kundenbenachrichtigungen.

Was nicht ins Programm gehört

Zulassung und Kennzeichnung von Boot und Motor, Führerscheinfragen und Anforderungen an Motoren auf bestimmten Gewässern hängen vom Land und vom Revier ab — das klären Sie mit den zuständigen Stellen. Altöl und Altkraftstoff entsorgen Sie nach den örtlichen Vorschriften. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Leistung und Zustand ab: Fehlersuche 50–100 €, Jahresinspektion eines Motors unter 10 PS 90–200 €, Inspektion eines Motors mit 40–115 PS 220–480 € zuzüglich Material, Impellerwechsel 90–220 € Arbeit zuzüglich Satz, Getriebeölwechsel 40–80 €, Vergaserreinigung 70–180 €, Einwinterung 90–280 €, Getriebereparatur mit Dichtungen und Zahnrädern 280–1.200 € mit Teilen, Reparatur der Steuerung eines Elektromotors 90–320 €. Lagergeld nach Ihrem eigenen Satz. Ihre Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart, im Leistungsverzeichnis und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• ein eigenes Winterlager-Modul mit Stellplatzplan — nur eigener Status und Platz in der Notiz;
• Erinnerungen an Inspektion oder Einwinterung nach Zeitplan, ein eigenes Feld für Betriebsstunden;
• Fotos und Dateien am Auftrag;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten oder Teilekataloge;
• Einsatzplanung für Arbeiten am Liegeplatz.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Außenborder an, notieren Sie die Betriebsstunden, legen Sie einen Status «Winterlager» an und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• Winterlager als eigener Status mit Kachel, Stellplatz über die Textsuche auffindbar.
• Auswinterung: Termine, Überfälliges und Dringendes auf einen Blick.
• Betriebsstunden bei der Annahme, Inspektion im Arbeitsprotokoll, nächster Impellerwechsel auf dem Arbeitsnachweis.
• Getriebereparatur erst nach «Einverstanden» per Link.
• Impeller und Dichtungssätze im Lager mit Mindestbestand, Seltenes per Bestellung aus dem Auftrag.
• Bootsverleih und Vereine: Firmenfeld, kopierte Aufträge, Anzahlungen, offene Beträge, Arbeitsnachweis.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.