Software für die Hydraulikwerkstatt

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Auftragsverwaltung für Hydraulikwerkstätten: Hydraulikzylinder neu abdichten und instand setzen, Zahnrad- und Axialkolbenpumpen überholen, Fahr- und Schwenkmotoren, Steuerblöcke, Schlauchleitungen nach Maß. Jedes Bauteil bekommt einen eigenen Auftrag mit Befund, Kostenvoranschlag und festgehaltener Freigabe, Dichtsätze und Armaturen liegen mit Bestand im Lager, und ein Bauunternehmen mit zwanzig Maschinen ist ein Kunde mit einem offenen Betrag. Es läuft im Browser — am PC neben dem Prüfstand und auf dem Handy auf der Baustelle.

Für wen das gedacht ist

Für freie Hydraulikbetriebe, mobile Hydraulikservices mit eigener Werkstatt und Dreher- oder Schlossereibetriebe, die Zylinder nebenher machen. Ihre Kunden sind Tief- und Straßenbauer, Steinbrüche, Lohnunternehmer und landwirtschaftliche Betriebe, Kommunen, Baumaschinenvermieter und Einzelunternehmer mit einem Bagger. Platzt die Dichtung am Auslegerzylinder, steht die Kolonne; in der Ernte steht ein Mähdrescher mit defektem Fahrmotor auf dem Hof. Der Kunde rechnet nicht in Dichtsätzen, sondern in Stillstandstagen.

Wo es typischerweise hakt:

• drei Zylinder kommen vom selben Bagger, und eine Woche später weiß keiner mehr, welcher der Löffelzylinder war und was er hatte;
• die Kolbenstange war zum Hartverchromen außer Haus, das Rohr zum Honen, auf der Rechnung steht nur der Dichtsatz;
• der Polier hat die Pumpenüberholung telefonisch abgenickt, die Buchhaltung der Firma kannte den Betrag nicht;
• Dichtsätze für den gängigsten Laderzylinder sind mitten in der Saison weg;
• der offene Betrag eines Bauunternehmens verteilt sich auf viele Aufträge und wird von Hand addiert.

Ein Auftrag pro Bauteil, gefunden über die Maschine

Jeder Auftrag hat Geräteart, Modell, Seriennummer und ein Feld «Produktcode». Typ und Nummer des Bauteils kommen in Modell und Seriennummer, die Maschine, von der es stammt, in den Produktcode — «Liebherr A 914, Inventar 14, Löffelzylinder». Die erweiterte Suche im Modus «Gerät» durchsucht Modell, Seriennummer und Produktcode; «wieder derselbe Bagger» ist mit seiner Reparaturhistorie in Sekunden gefunden.

Legen Sie eigene Gerätearten an — Hydraulikzylinder, Pumpe, Hydraulikmotor, Steuerblock, Schlauchleitung —, jede mit eigenem Diagnosepreis und eigenen Leistungen, damit eine Axialkolbenpumpe nie wie ein Dichtungswechsel kalkuliert wird. Im Feld «Zustand» landen Riefen und Korrosion an der Kolbenstange, Dellen im Rohr, beschädigte Gewinde; im «Zubehör» Bolzen, Buchsen, Verschraubungen, ob die Anschlüsse verschlossen waren. Kommt ein Bauteil nach Ihrer Reparatur zurück, bekommt es die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag.

Mehrere Zylinder von einer Maschine? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren: Kunde, Geräteart und Fehler werden übernommen, Seriennummer und Produktcode tragen Sie je Bauteil ein.

Befund und Prüfstand im Arbeitsprotokoll

Ehrlich gesagt: Ein eigenes Formular für Prüfstandsprotokolle gibt es nicht. Was Sie messen, steht mit Datum im Arbeitsprotokoll des Auftrags — «Rohr im Hubbereich eingelaufen, Stange 40 mm Riefe, Kolbendichtung gerissen», «Pumpe: Leckölmenge bei 250 bar über Sollwert, Triebwerk verschlissen». Interne Notizen — Durchmesser, Dichtsatznummern, Vermutungen — gehören in «Notizen für den Techniker»: Der Kunde sieht dieses Feld nicht, die Textsuche findet es auch nach einem Jahr. Hinweise wie Filterwechsel, Spülen der Anlage oder Prüfung des Druckbegrenzungsventils kommen in «Empfehlungen für den Kunden» und stehen auf dem Arbeitsnachweis.

Freigabe vor der teuren Arbeit

Einen Zylinder abdichten — ein überschaubarer Betrag. Eine Axialkolbenpumpe oder ein Fahrmotor — das will der Kunde vorher sehen. Nach dem Befund steht der Auftrag auf «Wartet auf Freigabe», der Kostenvoranschlag wird zeilenweise aufgebaut: Dichtsatz aus dem Lager, Arbeit aus dem Leistungsverzeichnis, Fremdleistungen wie Hartverchromen oder Honen als eigene Zeile. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile sieht und «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt; die Antwort steht mit Datum in der Historie. So ist festgehalten, dass freigegeben hat, wer zahlt.

Lohnt sich nichts mehr — Stange krumm, Pumpengehäuse gerissen —, schließt «Reparatur abgelehnt» oder «Nicht reparierbar» den Auftrag. Eine Austauschpumpe in Bestellung setzt ihn auf «Warten auf Ersatzteile». Das Neuwickeln des Elektromotors eines Hydraulikaggregats beschreibt die Seite Elektromotorenreparatur.

Eilaufträge für Bau und Landwirtschaft

Die Markierung «dringend» ist sofort in der Liste zu sehen — für den Bagger, an dem die Kolonne hängt, oder den Mähdrescher, der morgen wieder aufs Feld muss. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin; ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. Eigene Status mit Farbe und Kachel über der Liste — «Auf dem Prüfstand», «Beim Verchromen», «Einsatz offen» — zeigen mit einem Klick, wo was steht. Ein Einsatz vor Ort ist eine Leistung mit Preis und steht als Zeile im Kostenvoranschlag.

Dichtsätze, Schlauch und Armaturen im Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Dichtsatz aus dem Bestand senkt den Bestand selbst. Typisch im Regal: Dichtsätze für gängige Zylinder, Stangendichtungen, Abstreifer, Führungsbänder, O-Ringe, Schlaucharmaturen und Pressfassungen, Meterware Schlauch. Bestände sind ganze Zahlen — Schlauch in ganzen Metern, Hydrauliköl in Kanistern.

Eine Schlauchleitung passt von selbst in den Kostenvoranschlag: Schlauch nach Länge, zwei Armaturen, Verpressen als Leistung. Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen vor der Saison, nicht mittendrin. Eine Pumpe oder einen Motor für eine bestimmte Maschine bestellen Sie aus dem Auftrag; die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Firmenkunden und Zahlungen

Mit dem Feld «Firma» ist ein Bauunternehmen oder ein Lohnunternehmer ein Kunde, egal wer das Bauteil vorbeibringt. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge und den offenen Betrag. Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — Anzahlung für eine teure Pumpe, Rest nach Abschluss —, und der Filter «ohne Zahlung» listet, was ausgeliefert, aber nicht bezahlt ist. Der Arbeitsnachweis enthält Positionen, Arbeitsprotokoll, Empfehlungen und den zu zahlenden Betrag.

Ist ein Bauteil fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht, und in der Liste der fertigen Aufträge steht, wie viele Tage es schon liegt — ein Zylinder, den seit einer Woche niemand abholt, fällt sofort auf. Wenn Sie auch Flurförderzeuge betreuen, lesen Sie die Seite Gabelstapler-Werkstatt.

Was nicht ins Programm gehört

Vorgaben für Arbeiten an Bauteilen unter Druck, für Druckprüfungen und Arbeitssicherheit richten sich nach den Regeln Ihres Landes und den Angaben des Maschinenherstellers — das Programm bildet sie nicht ab. Altöl und verunreinigte Dichtungen entsorgen Sie nach den örtlichen Vorschriften. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Größe, Hersteller und Zustand ab: Hydraulikzylinder abdichten 150–550 € Arbeit zuzüglich Dichtsatz, Kolbenstange hartverchromen 150–800 € je nach Länge und Durchmesser, Reparatur einer Zahnradpumpe 250–900 €, Überholung einer Axialkolbenpumpe oder eines Hydraulikmotors 900–4.500 €, Reparatur eines Steuerblocks 250–1.300 €, Schlauchleitung 25–150 € pro Stück. Ihre Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart, im Leistungsverzeichnis und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• ein eigenes Formular für Prüfstandsprotokolle — Messwerte stehen im Arbeitsprotokoll;
• ein Modul für die Flottenverwaltung des Kunden — Maschinen findet man über den Produktcode;
• Fotos und Dateien am Auftrag;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten oder Dichtungskataloge;
• Bestände mit Nachkommastellen.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Hydraulikzylinder an, tragen Sie die Maschine in den Produktcode ein, fügen Sie einen Dichtsatz zum Kostenvoranschlag hinzu und schicken Sie ihn zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag pro Bauteil, die Maschine des Kunden im Produktcode, durchsuchbar.
• Eigene Gerätearten für Zylinder, Pumpen, Motoren, Steuerblöcke und Schläuche mit eigenem Diagnosepreis.
• Befund und Prüfstand im Arbeitsprotokoll, Empfehlungen auf dem Arbeitsnachweis.
• Pumpen und Motoren erst nach «Einverstanden» per Link.
• Dichtsätze, Schlauch und Armaturen im Lager mit Mindestbestand.
• Dringendes und Überfälliges auf einen Blick; Firmenkunden mit Anzahlung, offenem Betrag und Arbeitsnachweis.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.