Software für eine kleine Werkstatt

ServiceCenterSoft passt auch zu einer Werkstatt, in der nur eine Person arbeitet. Sie nehmen das Gerät an, drucken den Auftragsschein, reparieren, geben zurück und sehen am Monatsende, was Sie verdient haben. Ohne wochenlange Einrichtung und ohne Funktionen, die Sie nie nutzen.

Wenn die Werkstatt Sie sind

In einer kleinen Werkstatt ist eine Person Annahme, Techniker und Inhaber zugleich. Ein Kunde wartet am Tresen, während auf Ihrem Tisch ein offener Laptop liegt. Das Telefon klingelt mitten beim Löten. Aufgeschrieben wird in einem Heft, in den Handynotizen oder nur im Kopf — und solange es wenige Reparaturen sind, funktioniert das.

Es bricht nach und nach zusammen. Zuerst finden Sie nicht mehr, wann ein Gerät kam und was Sie versprochen haben. Dann sagt ein Kunde, der Kratzer auf dem Deckel sei vorher nicht da gewesen. Dann holt jemand ein Handy ab, das Sie vor einer Woche zurückgegeben haben, und streitet, ob er bezahlt hat. Nichts davon ist eine Katastrophe, aber alles kostet Zeit und Nerven, die ein Ein-Mann-Betrieb ohnehin kaum hat.

Brauchen Sie überhaupt Software?

Ehrlich: Bei ein paar Reparaturen pro Woche und lauter bekannten Kunden reicht ein Heft. Software lohnt sich, sobald gleichzeitig mehr Geräte in der Werkstatt sind, als Sie im Kopf behalten — meist ab zehn bis fünfzehn —, oder wenn Sie zum ersten Mal mit einem Kunden über den Zustand eines Geräts bei der Annahme streiten.

Ein weiterer Grund ist der gedruckte Auftragsschein. Ein Kunde, der ein Blatt mit Nummer, Gerätebeschreibung und Bedingungen mitnimmt, vertraut der Werkstatt mehr als einer, dessen Name nur ins Heft kam. Für eine kleine Werkstatt ist das ein spürbarer Unterschied.

Was Sie am ersten Abend einrichten

Das Programm startet mit bereits gefüllten Listen: Reparaturstatus, Reparaturarten, Zahlungsarten, Kundenkennzeichnungen. Übrig bleibt wenig:

1. Name, Adresse und Telefon der Werkstatt eintragen — sie erscheinen auf dem Auftragsschein;
2. Ihr Logo und Ihre Bedingungen ins Druckformular setzen;
3. die Gerätearten anlegen, die Sie reparieren, und auf Wunsch Ihren üblichen Preis für jede — er wird in neue Aufträge von selbst übernommen;
4. das erste Gerät annehmen.

Alles andere können Sie lassen. Marken, Orte und Kunden füllen sich bei der Arbeit.

Annahme, während der Kunde wartet

Das Annahmeformular ist eine Seite: Gerät, Modell, Seriennummer, Fehler, Zustand, Zubehör, Termin und Preis. Den Kunden suchen Sie über die Telefonnummer; ist er nicht in der Datenbank, stehen die Felder für einen neuen gleich daneben. Ein Knopf — und der Auftragsschein ist gedruckt.

Für gleichartige Aufträge gibt es «letzten kopieren»: Kunde, Gerät und Filiale werden aus dem vorigen Auftrag übernommen.

Nichts im Kopf behalten

Alle Geräte stehen in einer Liste. Überfällige Termine leuchten rot, der Status ist farbig, und Knöpfe oben grenzen die Liste auf «in Arbeit», «abholbereit» oder «unbezahlt» ein.

Die Seriennummer findet ein Gerät, auch wenn es vor einem Jahr da war: Sie sehen, was gemacht wurde und was es gekostet hat. Kommentare zur Reparatur — etwa «Kunde hat Platinentausch telefonisch freigegeben» — bleiben im Auftrag statt auf einem Zettel am Monitor.

Geräte, die niemand abholt

In einer kleinen Werkstatt ist wenig Platz, und im Regal liegen immer ein paar fertige Geräte, die monatelang niemand abholt. Der Knopf «abholbereit» zeigt sie alle mit dem Fertigdatum, sodass man sieht, wer eine Woche wartet und wer ein halbes Jahr. Die Fertigmeldung lässt sich erneut senden, und die kostenlose Aufbewahrungsfrist kann in die Bedingungen auf dem Auftragsschein — der Kunde sieht sie schon bei der Annahme, und das spätere Gespräch über die Entsorgung verläuft ganz anders.

Was Sie diesen Monat verdient haben

Der Bericht zeigt, wie viele Reparaturen in einem Zeitraum ausgegeben wurden, zu welchem Betrag und wie viel davon bezahlt ist. Der Filter «unbezahlt» in der Liste sind alle, die Ihnen noch etwas schulden. Für eine Person ist das die Buchhaltung der Werkstatt: ohne Excel und ohne Taschenrechner am Sonntagabend.

Vom Handy aus, wenn Sie unterwegs sind

Das Programm läuft im Browser, also können Sie vom Handy aus die Liste ansehen, einen Kunden finden oder einen Status ändern — etwa einen Anruf «gibt es was Neues?» beantworten, während Sie in der Post anstehen. Installieren muss man nichts, und die Daten liegen nicht auf einem einzigen Computer, der kaputtgehen kann.

Wenn Hilfe dazukommt

Stellen Sie jemanden für die Annahme oder einen zweiten Techniker ein, legen Sie ihn als Benutzer an und setzen Sie seine Rechte per Häkchen: für die Annahme Annahme und Liste, ohne Berichte und Geld. Sie wechseln weder Programm noch Tarif, und der Preis bleibt gleich. Eröffnen Sie einen zweiten Standort, erscheint er als Filiale im selben Programm (Filialen und Rechte).

Was es hier nicht gibt

• Kasse und Fiskalbelege. Das Programm vermerkt, dass eine Reparatur bezahlt ist, druckt aber keine Kassenbons.
• Online-Terminbuchung. Kunden können eine Reparatur nicht über Ihre Website buchen.
• SMS. Gibt es nicht und ist nicht geplant; dass das Gerät fertig ist, erfährt der Kunde per E-Mail oder Telegram.

Was Sie bekommen

• Einen gedruckten Auftragsschein mit dem Zustand des Geräts — und weniger Streit bei der Ausgabe.
• Alle Geräte in einer Liste, Überfälliges rot.
• Die Gerätehistorie über die Seriennummer.
• Eine Liste aller, die noch nicht bezahlt oder noch nicht abgeholt haben.
• Die Monatssumme, ohne von Hand zu rechnen.
• Zugriff vom Handy und Sicherungen, die nicht von Ihrem Computer abhängen.

Was es kostet

Der Preis ist derselbe wie für eine Werkstatt mit zehn Leuten: Einen eigenen Tarif für einen Techniker haben wir nicht, dafür auch keine Aufschläge je Benutzer. Passt das Programm nicht, bekommen Sie Ihr Geld innerhalb von 14 Tagen nach der ersten Zahlung zurück (Rückerstattung).

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie dort ein Gerät so an, wie Sie es bei sich tun.

Häufige Fragen