Software für die Nähmaschinenwerkstatt

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Auftragsverwaltung für Nähmaschinenwerkstätten: den Nähmaschinenmechaniker, der allein arbeitet, und das Nähmaschinen-Fachgeschäft mit eigener Werkstatt. Haushaltsnähmaschinen und Industriemaschinen, Overlock, Coverlock, Stickmaschinen. Es läuft im Browser — am PC und auf dem Handy.

Für wen das gedacht ist

Viele Nähmaschinenwerkstätten sind Ein-Mann-Betriebe oder hängen an einem Fachgeschäft, das Maschinen verkauft und den Service gleich mit anbietet. Die Kundschaft ist gemischt: Hobbynäherinnen mit der Maschine aus den Achtzigern, Patchwork-Gruppen mit Computermaschinen, Änderungsschneidereien, die ohne ihre Overlock nicht arbeiten können, Schulen, Theaterwerkstätten und kleine Konfektionsbetriebe mit Industriemaschinen.

Wie man einen Ein-Mann-Betrieb grundsätzlich organisiert, steht im Beitrag Ein-Mann-Werkstatt organisieren. Hier geht es um das, was bei Nähmaschinen typisch ist:

• die Maschine kommt im Koffer, mit Fußanlasser, Kabel und Nähfußbox — und bei der Abholung fehlt angeblich etwas;
• eine Hauptplatine kostet bei einer Computermaschine schnell so viel wie eine halbe neue Maschine;
• passende Nadeln, Spulenkapseln oder Zahnriemen sind genau dann aus, wenn die Vorweihnachtszeit losgeht;
• reparierte Maschinen stehen wochenlang im Regal, weil niemand sie abholt.

Annahme: Maschine und Zubehör auf dem Auftragsschein

Im Annahmeformular gibt es eigene Felder für «Zubehör» und «Zustand». Fußanlasser, Netzkabel, Haube oder Koffer, welche Nähfüße und wie viele, Spulen, Stickmodul und Stickrahmen — alles wird im Beisein des Kunden erfasst, ebenso Kratzer, ein gesprungenes Gehäuse oder eine fehlende Abdeckung. Beide Felder stehen auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt.

Modell, Seriennummer und der Fehler in den Worten des Kunden — «lässt Stiche aus», «Oberfaden reißt», «Handrad klemmt» — kommen in denselben Auftrag. Eilige Fälle, etwa eine Schneiderei mit Liefertermin, bekommen die Markierung «dringend», und ein überschrittener Zusagetermin wird in der Liste rot. Was der Auftragsschein sonst enthält, zeigt die Seite Auftragsschein.

Offen zu Fotos. Ein Foto lässt sich im Programm nicht an einen Auftrag anhängen. Wer bei der Annahme fotografiert, bewahrt die Bilder auf dem Handy auf und vermerkt im Auftrag, dass es Fotos gibt. Die schriftliche Beschreibung braucht es trotzdem — sie steht über der Unterschrift des Kunden.

Wartung und Inspektion zum Festpreis

Ein großer Teil der Arbeit ist keine Reparatur im engeren Sinn, sondern Wartung: Greiferbereich von Staub und Fadenresten befreien, ölen, Greifer und Nadelstange einstellen, Fadenspannung justieren. Viele Werkstätten bieten das als feste Pakete an — «Wartung», «Generalüberholung», «Overlock-Service mit Greifer- und Messereinstellung». Diese Leistungen legen Sie einmal im Leistungsverzeichnis an, mit einem Preis je Maschinenart: mechanische Haushaltsmaschine, Computermaschine, Overlock, Coverlock, Industriemaschine. Im Auftrag wählen Sie die Zeile aus dem Verzeichnis, der Preis wird eingesetzt und lässt sich bei Bedarf ändern.

Jede Maschinenart kann außerdem einen eigenen Diagnosepreis haben. Zweifelt der Kunde, ob sich die alte Maschine noch lohnt, wird der Auftrag gleich auf «nur Diagnose» gestellt — die Prüfgebühr steht von Anfang an auf dem Schein.

Teure Reparaturen: erst der Kostenvoranschlag

Bei Computer- und Stickmaschinen geht es schnell um Platinen, Displays, Schrittmotoren des Stickmoduls oder den Motor. Die Reihenfolge ist klar: Diagnose, Kostenvoranschlag Zeile für Zeile, erst dann die Bestellung. Der Kostenvoranschlag geht aus dem Auftrag als Link per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Er sieht jede Zeile und die Summe und klickt auf «Einverstanden» oder «Ablehnen»; die Antwort steht mit Datum in der Auftragshistorie.

Für bestellte Teile empfiehlt sich eine Anzahlung: Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben, angezeigt werden «erhalten» und «offen». Online bezahlen kann der Kunde über das Programm nicht, und eine Kasse für den Maschinenverkauf ist es auch nicht — das Geld nehmen Sie wie gewohnt entgegen und erfassen die Zahlung im Auftrag.

Nadeln, Spulenkapseln, Riemen und Greifer im Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Wareneingang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Abschreibung mit Grund, Inventur. Der Bestand wird berechnet, nicht von Hand geändert. Mit einem Mindestbestand für Nadeln, Spulenkapseln, Zahnriemen, Nähfüße, Overlock-Messer und Greifer wird die Kachel «geht zur Neige» zur Einkaufsliste.

Lagermengen sind ganze Zahlen — Nadeln führen Sie also stück- oder briefweise, Öl flaschenweise. Teile aus Schlachtmaschinen lassen sich ebenfalls einbuchen, mit Ihrem eigenen Wert und einem Vermerk zur Herkunft. Fehlt ein Teil, entsteht die Bestellung direkt aus dem Auftrag und geht per E-Mail an den Lieferanten. Eine Anbindung an Händlerkataloge oder einen Barcodescanner gibt es nicht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Schneidereien, Schulen, Konfektionsbetriebe

Ein Betrieb mit vielen Maschinen ist ein Kunde, und in seiner Kundenkarte stehen alle Aufträge: welche Maschine, was gemacht wurde, was es gekostet hat. Gleiche Modelle unterscheidet die Seriennummer. Einen neuen Auftrag für dieselbe Maschine kopieren Sie aus dem letzten — Kunde, Gerät und Notizen werden übernommen, die Seriennummer tragen Sie neu ein. Eine Kundenmarkierung wie «Wartungsvertrag» ist direkt in der Auftragsliste sichtbar. Einen Wartungsplan führt das Programm nicht und erinnert auch nicht an fällige Termine; die Fristen halten Sie in Ihrem Kalender.

Fertig — und die Maschinen, die keiner abholt

Ist der Auftrag erledigt, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). SMS und eine App gibt es nicht. Bei jeder fertigen Maschine zeigt die Liste, wie viele Tage sie schon liegt; ist die kostenlose Lagerfrist aus den Einstellungen vorbei, wird der Zähler rot. Wie man mit Geräten umgeht, die gar nicht mehr abgeholt werden, steht im Beitrag nicht abgeholte Geräte.

Lagerfrist und Ihre Bedingungen zur Gewährleistung auf die Reparatur gehören in die Bedingungen auf dem Auftragsschein. Welche Fristen und Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Innung oder Kammer — das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen kosten

Nur als grobe Orientierung, regional und je nach Maschine sehr unterschiedlich: Wartung einer Haushaltsnähmaschine etwa 50–100 €, Generalüberholung mit Greifereinstellung 80–150 €, Overlock-Wartung 60–120 €, Elektronikreparatur an Computer- oder Stickmaschinen 120–350 € und mehr, jeweils zuzüglich Teile. Ihre Preise legen Sie selbst fest — im Leistungsverzeichnis oder als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag pro Mitarbeiter oder Standort. Der Ein-Mann-Betrieb zahlt dasselbe.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Nehmen Sie eine Overlock mit Fußanlasser und Nähfüßen an, wählen Sie eine Wartung aus dem Verzeichnis und erfassen Sie eine Anzahlung.

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Wir sind mit der Zusammenarbeit mit servicecentersoft.com sehr zufrieden: Alle unsere Wünsche wurden umgesetzt, obwohl unsere Anfrage speziell war, denn es geht um Medizinprodukte. Alles wurde sehr präzise und im vereinbarten Zeitrahmen erledigt. Vielen Dank für die Zusammenarbeit — wir arbeiten weiter zusammen.

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Ich habe die Demo von ServiceCenterSoft ausprobiert — der Eindruck ist positiv. Das Programm ist einfach und verständlich und hat trotzdem alles, was man für die Arbeit braucht: Kunden, Reparaturen, Geräte, Ersatzteile, Status und Statistik.

Besonders gefallen haben mir das dunkle Design und die responsive Oberfläche — vom Handy aus lässt es sich ganz bequem arbeiten. Ein weiteres Plus ist die schnelle Suche, die schon während der Eingabe funktioniert, sodass man nicht jedes Mal auf eine eigene „Suchen"-Schaltfläche drücken muss.

Man merkt, dass das Programm gezielt für Servicecenter entwickelt wurde und nicht einfach ein gewöhnliches CRM ist, das man an das Reparaturgeschäft angepasst hat. Die Oberfläche kommt ohne überflüssigen Schnickschnack aus, alles ist logisch und auf den Punkt.

Ein gutes, praktisches Werkzeug für den Alltag eines Servicecenters.

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Mir hat gefallen, dass man das Programm 14 Tage kostenlos testen kann und dass auf meine Sonderwünsche eingegangen wird — alles wird genau auf meine Bedürfnisse eingestellt.

Auch die Bezahlung ist gut gelöst. Die monatliche Gebühr lässt sich einfach online per Karte bezahlen — im Grunde genauso wie ein normales Spotify-Abo oder ein anderer Dienst. Man muss keine separaten Verträge abschließen und keine Rechnungen von Hand bezahlen.

Dabei gibt es keine spürbaren Einschränkungen bei der Anzahl der Mitarbeiter. Ein Servicecenter ist ein Konto, und darin kann man die Arbeit der Techniker organisieren und mehrere Filialen führen.

Für mich ist das viel bequemer als Tarife, bei denen man für jeden einzelnen Nutzer zahlen oder ständig zählen muss, wie viele Mitarbeiter heute arbeiten.

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Mein Geschäft ist ziemlich speziell, deshalb reichte der Standardfunktionsumfang des Programms nicht aus — ich brauchte eigene Eingabefelder, eigene Sortieroptionen und eine Suche nach zusätzlichen Parametern. Außerdem mussten das Leistungsprotokoll und der gedruckte Reparaturschein etwas an unsere Besonderheiten angepasst werden.

Ich habe mich an den technischen Support gewandt. Ehrlich gesagt hatte ich erwartet, dass solche Änderungen viel Zeit in Anspruch nehmen, aber alles war buchstäblich innerhalb eines Tages erledigt. Die Mitarbeiter haben schnell verstanden, was wir genau brauchen, eine passende Lösung vorgeschlagen und alles sauber umgesetzt.

Besonders hervorheben möchte ich den Support: Die Antworten sind sachlich, ohne unnötige Bürokratie, und man bekommt wirklich Hilfe, statt nur auf die Dokumentation verwiesen zu werden.

Für mich ist das ein großer Pluspunkt des Programms: Es wird nicht einfach „so wie es ist" verkauft, sondern lässt sich an die tatsächlichen Arbeitsabläufe anpassen. Danke an das Team für die schnelle Reaktion und den fairen Umgang mit dem Kunden.

Klare Empfehlung!

Kurz gesagt

• Fußanlasser, Koffer, Nähfüße und Spulen stehen auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Wartungspakete aus dem Leistungsverzeichnis, mit Preis je Maschinenart.
• Teure Reparaturen mit Kostenvoranschlag per Link und Anzahlung.
• Nadeln, Spulenkapseln, Riemen und Greifer im Lager, mit Liste «geht zur Neige».
• Historie jeder Maschine; keine Fotos, keine SMS, keine Wartungserinnerung.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.