Software für Heizungsservice und Kesselreparatur

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Auftragsverwaltung für Heizungsbauer, SHK-Betriebe und Kundendienste, die Gasthermen, Elektroheizkessel, Warmwasserspeicher, Durchlauferhitzer und Wärmepumpen reparieren und warten. Der Einsatz beim Kunden und die Platine auf dem Prüfstand laufen in einem Auftrag, jedes Gerät hat seine Historie, und für teure Teile gibt es vorher einen Kostenvoranschlag zur Freigabe. Es läuft im Browser — am Rechner im Büro und auf dem Handy des Monteurs im Heizungskeller.

Für wen das gedacht ist

Eine Therme bringt niemand in die Werkstatt. Sie hängt an Gas, Wasser und Heizkreis, also findet der Großteil der Arbeit beim Kunden statt: Brenner und Wärmetauscher reinigen, Fühler tauschen, einstellen. Ein Teil kommt trotzdem in die Werkstatt zurück. Die Steuerplatine wird ausgebaut und auf dem Prüfstand getestet, ein Warmwasserspeicher wird entkalkt, ein undichter Wärmetauscher auf der Werkbank instand gesetzt. Ein Fehler, zwei Orte, mehrere Tage.

Dazu kommt der Rhythmus des Jahres. Im Herbst, vor der Heizperiode, melden sich alle gleichzeitig: Anlage in Betrieb nehmen, Wartung, Störung «geht immer wieder auf Störung». Und das ganze Jahr über läuft das planbare Geschäft — die jährliche Wartung der Geräte, die Sie schon kennen, oft mit Wartungsvertrag.

• Die Platine liegt in der Werkstatt, der Auftrag steht auf «vor Ort». Der Kunde ruft an, und keiner weiß, ob seine Platine schon geprüft ist.
• Im Herbst gehen Anfragen unter. Per Messenger angenommen, «diese Woche» versprochen, vergessen.
• Ein teures Teil ohne Zusage. Der Wärmetauscher ist bestellt, und der Kunde entscheidet sich für ein neues Gerät.
• Keiner weiß mehr, was letztes Jahr war. Welches Modell, was getauscht wurde, wann die letzte Wartung war.

Ein Auftrag vom Einsatz bis zum Wiedereinbau

Ein Kundendiensteinsatz wird als normaler Auftrag angelegt: Kunde mit Telefonnummer und Adresse (die Adresse steht in der Kundenkarte), Gerät, Modell und Seriennummer, Fehlerbild und ein Hinweis wie «Therme im Dachboden, Schlüssel beim Nachbarn». Der Auftrag bekommt einen Monteur und einen zugesagten Termin.

Die Status legen Sie selbst fest, und bei Heizungen lohnt es sich, nach dem Arbeitsort zu trennen: «Einsatz geplant», «Platine auf dem Prüfstand», «Wartet auf Teil», «Wartet auf Freigabe», «Wiedereinbau», «Erledigt». Baut der Monteur die Platine aus, wechselt der Auftrag mit einem Kommentar, was mitgenommen wurde, auf «Platine auf dem Prüfstand». Jeder Status kann als Kachel über der Auftragsliste stehen: Ein Klick zeigt alle Platinen in der Werkstatt oder alle Anlagen, bei denen das reparierte Teil wieder eingebaut werden muss. Jeder Statuswechsel steht mit Kommentar, Datum und Namen in der Historie.

Ehrlich gesagt: Einen Terminkalender für Einsätze und eine Routenkarte gibt es nicht. Morgens filtert man nach Monteur und «Einsatz geplant»; der Monteur sieht Adresse und Hinweise im Auftrag auf dem Handy und fährt mit seinem gewohnten Navi. Das Allgemeine am Außendienst steht auf der Seite Hausgeräte-Service.

Die Heizsaison im Griff

In den vollen Wochen zählt nicht die Zahl der Anfragen, sondern dass keine verloren geht. Überfällige Termine werden rot, die Kachel «überfällig» sammelt sie; die Markierung «dringend» gilt für Haushalte ohne Heizung oder Warmwasser; die Suche nach Telefonnummer findet sofort den Auftrag des Kunden, der zum dritten Mal anruft; der Filter nach Monteur zeigt, wer wie viele Einsätze hat.

Im Sommer wird es ruhiger, und die Auswertung für den Zeitraum zeigt, wie viele Inbetriebnahmen, Wartungen und Reparaturen es gab, zu welchem Betrag und von wem. Bei Klimageräten ist es umgekehrt, mit der Spitze im Sommer — wenn Sie beides machen, lesen Sie auch Klimatechnik-Service.

Jährliche Wartung und Wartungsvertrag

In der Kundenkarte stehen alle Aufträge: wann gewartet wurde, was getauscht wurde, was es gekostet hat. Einen Auftrag finden Sie auch über einen Teil der Seriennummer — praktisch, wenn ein Kunde zwei Geräte hat oder das Haus verkauft wurde und die Therme geblieben ist.

Die Wartung lässt sich aus dem Vorjahresauftrag kopieren: Kunde, Gerät, Reparaturart, Zubehör und Notizen werden übernommen, Seriennummer, Termine und Zahlung sind neu. Reparaturarten wie «Inbetriebnahme», «Jahreswartung», «Platinenreparatur» oder «Entkalkung» legen Sie selbst an. Für Kunden mit Wartungsvertrag eignet sich eine eigene Reparaturart, damit sie in der Liste auffallen.

Was fehlt: Das Programm führt keinen Wartungsplan und erinnert den Kunden nicht automatisch an die fällige Wartung. So geht man damit um: Zu Saisonbeginn filtert man die Vorjahresaufträge mit der Art «Jahreswartung» nach Annahmedatum und ruft die Kunden aus dieser Liste an; die Termine aus Wartungsverträgen bleiben im eigenen Kalender.

Teure Teile erst nach Freigabe

Platine, Gebläse, Gasarmatur oder Wärmetauscher können ein Drittel eines neuen Geräts kosten. Nach der Diagnose schreibt der Monteur ins Arbeitsjournal, was er gefunden hat, und erstellt den Kostenvoranschlag in Zeilen: Teil, Menge, Preis, Arbeitszeit. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile und die Summe sieht und auf «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt. Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie.

Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben — Anzahlung für das Teil, Rest nach dem Einbau. Man sieht, was eingegangen ist und was noch offen ist, und der Filter «ohne Zahlung» sammelt erledigte, aber unbezahlte Aufträge. Online bezahlen kann der Kunde über das Programm nicht; Sie kassieren wie gewohnt und erfassen die Zahlung. Lohnt sich die Reparatur nicht, wird der Auftrag mit «Reparatur abgelehnt» oder «nicht reparabel» geschlossen.

Anoden, Heizstäbe und Dichtungen im Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Wareneingang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Inventur. Der Bestand rechnet sich selbst. Mit einem Mindestbestand meldet die Kachel «geht zur Neige», dass Magnesiumanoden vor der Entkalkungswelle nachbestellt werden sollten. Lagermengen sind ganze Zahlen, also wird in Stück und Sätzen geführt: Anoden, Heizstäbe, Thermoelemente, Zündelektroden, Dichtungen, Drucksensoren. Modellspezifische Platinen und Wärmetauscher bestellt man über eine Teileanforderung aus dem Auftrag, die per E-Mail an den Lieferanten geht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Fertig — und der Kunde weiß es

Eine reparierte Platine oder ein entkalkter Speicher wartet auf Abholung oder Wiedereinbau. Ist der Auftrag fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein); die E-Mail lässt sich erneut senden. Bei jedem fertigen Auftrag steht, wie viele Tage er schon liegt; nach der kostenlosen Lagerfrist wird der Zähler rot, und eine Kachel sammelt diese Aufträge. SMS und eine App gibt es nicht. Mehr dazu: Kundenbenachrichtigungen.

Annahmeschein und Arbeitsnachweis werden aus dem Programm gedruckt, der Nachweis mit Kostenaufstellung als Tabelle, Arbeitsjournal und Empfehlungen. Fotos und Dateien lassen sich nicht an einen Auftrag hängen: Abgasmessprotokolle und Bilder bewahren Sie selbst auf und tragen die Messwerte ins Arbeitsjournal ein. Die Messungen des Schornsteinfegers bleiben dessen Sache und laufen nicht über das Programm.

Zu Gasarbeiten

Arbeiten an Gasgeräten sind gesetzlich geregelt: Sie dürfen nur von entsprechend eingetragenen und qualifizierten Betrieben ausgeführt werden, und darauf achtet der Betrieb selbst. Das Programm verwaltet Reparaturen; es führt keine vorgeschriebenen Nachweise und stellt keine Bescheinigungen aus. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.

Was Arbeiten ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — die Preise hängen stark von Region, Modell und Teilen ab: Anfahrt und Fehlersuche 60–130 €, jährliche Wartung einer Gastherme 120–220 €, Platinenreparatur 150–450 € mit Teilen, Entkalkung eines Warmwasserspeichers mit neuer Anode 120–250 €, Wartung einer Wärmepumpe 150–300 €. Ihre eigenen Preise hinterlegen Sie im Geräteverzeichnis und in den Zeilen des Kostenvoranschlags.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag für Monteure oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Legen Sie einen Einsatz an einer Therme an, setzen Sie ihn auf «Platine auf dem Prüfstand» und erstellen Sie einen Kostenvoranschlag.

Kurz gesagt

• Einsatz und Prüfstand in einem Auftrag mit eigenen Status; kein Terminkalender, keine Routen.
• Die Heizsaison im Griff: Kacheln, Überfälliges rot, Dringendes markiert.
• Gerätehistorie über Kunde und Seriennummer, Vorjahresauftrag kopieren; keine automatische Wartungserinnerung.
• Teure Teile per Kostenvoranschlag zur Freigabe, mit Anzahlung und Restzahlung.
• Anoden, Heizstäbe, Thermoelemente im Lager mit Mindestbestand.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.