Ersatzteilverwaltung im Servicecenter

ServiceCenterSoft führt Ersatzteile so, wie sie in einem echten Service geführt werden: ein Journal über Zugang und Verbrauch, die Summe des Geldes, das in Teilen steckt, und Anforderungen, die an einer konkreten Reparatur hängen. Ohne Inventuren, Barcodes und ein Lagersystem, das niemand pflegt.

Wohin Ersatzteile wirklich verschwinden

Teile gehen im Service nicht verloren, weil sie gestohlen werden. Sie gehen verloren, weil sie nie rechtzeitig notiert werden.

• Der Techniker hat ein Display aus der Kiste genommen und verbaut. Notiert hat er es nicht — die Kiste leerte sich unbemerkt.
• Ein Teil wurde für eine Reparatur bestellt, kam an, lag zwei Wochen und wanderte in ein anderes Gerät. Die erste Reparatur «wartet auf ein Teil» bis heute.
• Fünf Pumpen wurden gekauft, «weil sie günstig waren». Ein Jahr später liegen sie da, und auf dem Konto fehlt das Geld — es liegt genau hier.
• Der Kunde fragt, warum die Reparatur so viel kostet. Sie erinnern sich, dass das Teil teuer war — aber nicht mehr, wie teuer.

Allen vier Fällen ist eines gemeinsam: die Notiz wurde nicht in der Minute gemacht, in der etwas passierte. Die Erfassung muss deshalb fünfzehn Sekunden dauern — sonst findet sie gar nicht statt.

Zugang: wann, was, wie viel, zu welchem Preis und woher

Ein Lagereintrag ist ein Zugang: Datum, Bezeichnung, Menge, Stückpreis, Quelle (bei wem gekauft) und Filiale. Mehr nicht. Das Formular ist bewusst kurz: ein langes füllt nach dem dritten Tag niemand mehr aus.

Die Quelle ist ein einfaches Textfeld und kein Lieferantenverzeichnis: im Service kauft man Teile beim Bekannten, auf dem Marktplatz und beim offiziellen Händler — das in ein Verzeichnis zu pressen ist unnötige Arbeit.

Verbrauch: wohin das Teil gegangen ist

Jeder Eintrag hat das Feld «wofür verbraucht» — dort steht es in eigenen Worten: «Auftrag 1841», «in Petrenkos Samsung A52 verbaut», «als defekt an den Lieferanten zurück». In der Liste steht dieser Text direkt unter der Bezeichnung, und die Suche erfasst ihn mit.

Die Frage «wo ist die Pumpe geblieben» beantwortet also eine Suche nach «Pumpe»: man sieht alle Zugänge und was daraus wurde.

Defekte Teile und Rückgabe an den Lieferanten

Ein Teil, das sich als defekt herausstellt, ist Alltag — und gehört ebenfalls erfasst. Ins Verbrauchsfeld kommt «als defekt an den Lieferanten zurück» samt Datum. Ein halbes Jahr später, wenn es mit demselben Lieferanten wieder Ärger gibt, zeigt die Suche nach seinem Namen die ganze Geschichte: wie viel dort gekauft wurde, zu welchem Betrag und wie viel davon zurückging. Das ist der seltene Fall, in dem ein Text besser ist als eine Zahl: den Grund eines Defekts kann man nicht als Ziffer erfassen.

Wie viel Geld im Lager liegt

Unter der Liste steht eine Summe — Preis mal Menge über alles, was gerade gefiltert ist. Das ist keine abstrakte Zahl: genau so viel Ihres Geldes liegt gerade in Teilen und arbeitet nicht. Filtern Sie eine Filiale, sehen Sie deren Summe; filtern Sie nach «Display», sehen Sie, wie viel in Displays steckt.

Teileanforderungen hängen am Auftrag

Eine Teileanforderung ist kein Lagereintrag, sondern eine eigene Sache, und sie lebt innerhalb der Reparatur. Im Auftrag schreiben Sie, was bestellt werden muss; die Anforderung hat ein Bestell- und ein Eingangsdatum.

Deshalb sieht man jederzeit nicht «wir warten auf ein Teil», sondern welche Reparatur seit wann steht und was dafür bestellt wurde. Ruft der Kunde an und fragt, warum seit drei Wochen nichts passiert, steht die Antwort auf dem Bildschirm und nicht im Gedächtnis des Technikers.

Dieselben Anforderungen tauchen in der allgemeinen Auftragsliste auf: ein Filter, und Sie haben alle Geräte vor sich, die gerade stehen, mit Datum. Mit dieser Liste lässt sich der Morgen gut beginnen — erst bei den Lieferanten anrufen, dann alles andere.

E-Mail an den Lieferanten direkt aus dem Programm

Die Anforderung lässt sich aus dem Programm per E-Mail an den Lieferanten schicken: der Text ist sichtbar und vor dem Senden änderbar, und das Programm merkt sich, wann sie rausging. Ist das Teil da, haken Sie den Eingang ab, und die Reparatur läuft weiter.

Mehrere Filialen — mehrere Lager

Jede Filiale hat ihr eigenes Lager. Mitarbeitende sehen die Zugänge ihrer Filiale, die Leitung wechselt zwischen Filialen und sieht eine oder alle.

Auch die Rechte sind getrennt: «anlegen» und «bearbeiten» sind Häkchen. Die Annahme kann also ins Lager schauen, ohne Preise zu ändern, und ein Techniker kann den Verbrauch erfassen, ohne den Einkaufspreis zu sehen. Das ist kein Misstrauen — der Einkaufspreis ist schlicht nichts, was am Tresen besprochen wird (Filialen und Zugriffsrechte).

Was das Lager bewusst nicht kann

Ehrlich, damit Sie nichts erwarten, was nicht da ist:

• Kein automatischer Bestand. Das Programm rechnet nicht «noch 3 Displays»: der Verbrauch wird als Text erfasst, nicht als Menge.
• Keine Abbuchung über den Auftrag. Ein Teil wird nicht automatisch abgezogen, wenn die Reparatur geschlossen wird.
• Keine Barcodes und keine Inventur. Scanner und Bestandsabgleich gibt es nicht.
• Keine Führung je Modell und keine Warnung bei Knappheit. Das Programm sagt nicht «iPhone-12-Displays gehen aus».

Das ist Absicht. Eine vollwertige Lagerführung mit Beständen verlangt, dass jede Bewegung eines Teils in derselben Minute erfasst wird. In einer Werkstatt mit dreißig Geräten am Tag passiert das nie — und nach einem halben Jahr stimmen die «Bestände» nicht mehr mit der Kiste überein, womit man ihnen nicht mehr trauen kann. Ein Journal, das geführt wird, ist ehrlicher als Bestände, denen niemand glaubt.

Wenn Sie genau Bestände mit Abbuchung brauchen — schreiben Sie uns: das ist eine Anpassung, und wir rechnen sie gesondert.

Was Sie bekommen

• Ein Journal aller Zugänge: wann, was, wie viel, zu welchem Preis und bei wem gekauft.
• Einen Eintrag, wohin jedes Teil ging, und die Suche darüber.
• Das in Teilen gebundene Geld — für das ganze Lager oder eine Filiale.
• Anforderungen am Auftrag: sichtbar, welches Gerät seit wann steht.
• Lieferanten-E-Mail aus dem Programm und den Eingangsvermerk.
• Ein eigenes Lager je Filiale, mit getrennten Rechten für Ansehen und Bearbeiten.

Was es kostet

Das Lager gehört zum Abonnement — dafür fällt nichts extra an, ebenso wenig je Mitarbeiter oder für den zweiten Standort.

Wie das aussieht, sehen Sie in der Demoversion. Thematisch benachbart: Reparaturablauf und Berichte.

Häufige Fragen