Ersatzteilverwaltung im Servicecenter

ServiceCenterSoft ist Werkstattsoftware mit eingebauter Ersatzteilverwaltung — keine separate Ersatzteilsoftware, die man mit den Aufträgen abgleichen muss. Es führt Ersatzteile so, dass der Bestand im Programm mit der Kiste übereinstimmt: Jede Bewegung eines Teils ist ein eigener Eintrag, und die häufigste — den Einbau in eine Reparatur — bucht das Programm selbst, sobald der Techniker das Teil in die Kostenaufstellung des Auftrags aufnimmt.

Warum Lagerbestände in Werkstätten meist nicht stimmen

Kaum eine Werkstatt führt ihr Lager absichtlich schlecht. Es läuft auseinander, weil gebucht wird, getrennt von der Arbeit — „später“, und später kommt nie.

• Der Techniker baut ein Display ein, bucht es aber im Lagerprogramm nicht ab — einen Monat später sind „zwei auf Lager“ und keins in der Kiste.
• Ein Teil kommt für eine bestimmte Reparatur, liegt eine Weile und geht in ein anderes Gerät. Die erste Reparatur „wartet“ immer noch.
• Fünf Pumpen gekauft, „weil günstig“. Ein Jahr später liegen sie noch da — und mit ihnen Ihr Geld, unsichtbar.
• Eine Reparatur kostete 180 €, aber wie viel davon Teil und wie viel Arbeit war, weiß niemand mehr. Also auch nicht, was daran verdient wurde.

Daraus folgt die Grundregel: Ein Teil muss mit demselben Handgriff abgebucht werden, mit dem es in die Reparatur geht. Dann wird nichts vergessen, weil es keinen separaten Eintrag gibt.

Lagerartikel und Bestand

Ein Lagerartikel ist ein Teil in einer bestimmten Filiale: Bezeichnung, Lieferant, Einkaufs- und Verkaufspreis, Mindestbestand. Der Bestand wird nicht von Hand geändert — er ergibt sich aus Bewegungen: Eingang, Verbrauch in einer Reparatur, Rückgabe aus der Reparatur, Abschreibung ohne Reparatur und Inventur.

Über der Liste stehen Zähler: wie viele Artikel auf Lager sind, wie viele knapp werden, wie viele ausverkauft sind und welcher Wert im Regal liegt. Die letzte Zahl ist Ihr Geld, das gerade nicht arbeitet.

Abbuchung in die Reparatur — als Position

Im Auftrag fügt der Techniker eine Position „vom Lager“ hinzu: wählt ein Teil, das die Filiale hat, gibt die Menge ein — fertig. Bezeichnung und Verkaufspreis werden eingesetzt, der Bestand sinkt, und die Position merkt sich den Einstand — den Einkaufspreis am Tag der Abbuchung.

Menge geändert — das Programm bucht die Differenz zurück oder nach. Position entfernt oder Auftrag gelöscht — das Teil ist wieder im Lager. Ein separates „noch schnell abbuchen“ gibt es nicht, also kann man es nicht vergessen.

Artikelverlauf: wohin jedes Teil ging

Die Artikelkarte zeigt jede Bewegung: wann es kam, von welchem Lieferanten und zu welchem Preis, in welchen Auftrag es ging, was als defekt abgeschrieben wurde und was die Inventur ergab. „Wo ist die Pumpe hin?“ beantwortet ein Blick, und jeder Auftrag im Verlauf führt direkt zur Reparatur.

Defekte Teile und Rücksendungen an den Lieferanten sind „Abschreiben“ mit Grund. Kiste nachgezählt? „Inventur“: tatsächliche Menge eintragen, die Differenz wird zur Bewegung mit Ihrer Notiz.

Mindestbestand: was nachbestellt werden muss

Legen Sie für gängige Teile einen Mindestbestand fest. Sobald er erreicht ist, erscheint der Artikel unter „werden knapp“ und wird in der Liste hervorgehoben. Der Morgen des Einkäufers beginnt mit diesem Filter, nicht mit einem Gang am Regal entlang.

Lieferanten und Anforderungen je Auftrag

Lieferanten sind ein eigenes Verzeichnis: Name, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail. Einer Marke lässt sich ein Ersatzteillieferant zuordnen — dann geht die Teileanforderung für ein Gerät dieser Marke direkt aus dem Programm an dessen E-Mail. Einen neuen Lieferanten tragen Sie einfach im Eingangsformular ein, er wird automatisch angelegt.

Die Anforderung steht im Auftrag: was bestellt wurde, wann, wann es eintraf. Man sieht also nicht „wir warten auf ein Teil“, sondern welche Reparatur seit wann steht. Ist das Teil da, bietet „Eingetroffen“ sofort an, es ins Lager zu buchen — und in der Kostenaufstellung ist es dann „vom Lager“ wählbar.

Einstand und Gewinn

Weil jede Position ihren Einstand trägt, zeigt die Statistik nicht nur den Umsatz, sondern auch, wie viel davon auf Teile und Mitarbeiteranteile entfiel und was dem Service bleibt. Der Techniker verdient an einem Teil nur an der Marge: ein Teil für 100 €, verkauft für 140 €, bringt ihm einen Anteil an 40 €, nicht am ganzen Betrag (Berichte).

Mehrere Filialen — mehrere Lager

Jede Filiale hat ihr eigenes Lager. Mitarbeitende sehen ihres, die Leitung jedes oder alle zusammen. Die Rechte sind getrennt: „einbuchen“ und „bearbeiten und abschreiben“ werden einzeln vergeben, so kann die Annahme ins Lager sehen, ohne Preise zu ändern (Filialen und Rechte).

Was das Lager nicht kann

• Keine Barcodes, kein Scanner. Teile werden aus der Liste nach Bezeichnung gewählt.
• Keine Umlagerung zwischen Filialen. Teil umgezogen? Abschreibung in der einen, Eingang in der anderen Filiale — zwei Bewegungen.
• Keine automatische Bestellung. Der Mindestbestand zeigt, dass nachbestellt werden muss, die Anforderung schreiben Sie selbst.
• Keine Seriennummern für Teile. Geführt wird nach Menge, nicht je Exemplar.

Brauchen Sie davon etwas — schreiben Sie uns: das ist eine Anpassung, die wir separat anbieten.

Was Sie bekommen

• Einen Bestand, der mit der Kiste übereinstimmt, weil das Teil mit demselben Handgriff abgebucht wird, mit dem es eingebaut wird.
• Den Verlauf jedes Artikels: woher, zu welchem Preis, in welche Reparatur.
• Das in Teilen gebundene Geld — für das ganze Lager oder eine Filiale.
• Eine Liste „jetzt nachbestellen“ statt Regalkontrolle.
• Den Einstand in jeder Reparatur und einen ehrlichen Gewinn.
• Anforderungen je Reparatur, E-Mail an den Lieferanten und Einbuchen in einem Schritt.

Was es kostet

Das Lager ist im Abonnement enthalten — dafür zahlen Sie nichts extra, ebenso wenig wie pro Mitarbeiter oder zweiten Standort.

Wie das aussieht, sehen Sie in der Demoversion. Thematisch benachbart: Reparaturablauf und Berichte.

Häufige Fragen