Software für die Fahrradwerkstatt

ServiceCenterSoft ist eine Software zur Auftragsverwaltung für Fahrradwerkstätten — für Fahrräder, E-Bikes und Pedelecs, Kinderräder und Leihflotten. Annahme mit Beschreibung des Rads, Inspektionen als feste Pakete, bestellte Teile mit Anzahlung, Verschleißteile im Lager und der Anteil jedes Mechanikers. Das Programm läuft im Browser, eine Installation ist nicht nötig.

Die Saison entscheidet

Im Winter ist es in der Werkstatt ruhig: eine Komplettüberholung, ein Laufradaufbau, ein paar E-Bikes. Ab März kommen alle auf einmal — Platten, rostige Kette, schleifende Bremsen, die Schaltung springt. Nach einer Woche stehen die Räder in zwei Reihen an der Wand, und jeder Kunde möchte seins zum Wochenende zurück.

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin, überfällige werden rot. Über der Auftragsliste zeigen Kacheln mit Zahlen, was offen, abholbereit, überfällig, dringend und unbezahlt ist. Das Rad eines Kuriers, mit dem jemand sein Geld verdient, lässt sich als dringend markieren und geht zwischen den Inspektionen nicht unter.

Inspektion und E-Bike-Inspektion als feste Pakete

Im Frühjahr ist der Großteil der Aufträge keine Reparatur, sondern Inspektion. Die meisten Werkstätten haben feste Stufen, etwa eine kleine Inspektion mit Einstellen von Schaltung und Bremsen, Kettenpflege und Laufradkontrolle, und eine große mit Service an Naben, Tretlager und Steuersatz. Diese Pakete legen Sie einmal in der Liste «Arbeiten» an, mit Name und Preis, und können sie einer Geräteart zuordnen: Fahrrad oder E-Bike. Die E-Bike-Inspektion kostet meist mehr, weil Motor, Kabel, Akku und Software-Stand mitgeprüft werden.

Im Auftrag wählt der Mechaniker eine Zeile «aus der Liste»; Name und Preis werden eingesetzt und lassen sich für das konkrete Rad anpassen. Alles Weitere kommt als eigene Zeile dazu — neue Kette, Bremse entlüften, Laufrad zentrieren —, ebenso Teile aus dem Lager. Die Summe rechnet sich selbst.

Zur Orientierung: Eine einfache Inspektion liegt in Deutschland häufig etwa bei 50–90 €, eine E-Bike-Inspektion bei 80–150 €, jeweils ohne Teile. Das sind grobe Spannen, die stark von Region und Werkstatt abhängen — in die Liste kommen Ihre eigenen Preise.

Dienstrad-Leasing: der Fahrer bringt das Rad, ein anderer zahlt

Viele Räder in der Werkstatt sind Leasing-Räder über den Arbeitgeber. Leasinggeber schreiben oft eine regelmäßige Inspektion vor, und je nach Vertrag übernimmt eine Service- oder Versicherungspauschale einen Teil der Kosten. Was genau abgedeckt ist, steht im jeweiligen Vertrag — das ist keine Rechtsberatung, und das Programm prüft es nicht.

Im Auftrag halten Sie fest, was Sie für die Abrechnung brauchen: Kunde ist der Fahrer, Leasinggeber und Vertragsnummer stehen in den Notizen, die Rahmennummer im Feld Seriennummer. So ist bei der Abholung klar, welcher Teil über den Leasinggeber läuft und was der Fahrer selbst bezahlt — etwa Zubehör oder Arbeiten außerhalb des Vertrags. Eine Anbindung an Portale von Leasinggebern gibt es nicht; die Abrechnung läuft nach deren Vorgaben.

Bestellte Teile und Anzahlung

Ein Kunde möchte eine neue Schaltgruppe, eine Federgabel oder ein Laufrad, das nicht vorrätig ist. Die Teilebestellung entsteht direkt aus dem Auftrag; man sieht, welches Rad worauf wartet. Die Bestellung lässt sich aus dem Programm per E-Mail an den Lieferanten schicken, und mit «Eingetroffen» wird das Teil ins Lager gebucht und in den Auftrag übernommen.

Bei teuren Teilen für einen bestimmten Kunden ist eine Anzahlung üblich. Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben — die Anzahlung bei der Bestellung, den Rest bei der Abholung. In der Auftragskarte steht, was erhalten ist und was noch offen ist.

Verschleißteile vor der Saison

Schläuche, Reifen, Ketten, Züge, Bremsbeläge und Kassetten gehen im Frühjahr dutzendweise raus. Jeder Wareneingang wird mit Menge, Einkaufspreis und Lieferant erfasst; kommt ein Teil in einen Auftrag, sinkt der Bestand von selbst, und die Teilekarte zeigt, in welche Aufträge es ging. Für gängige Artikel legen Sie einen Mindestbestand fest — der Filter «werden knapp» ist dann Ihre Bestellliste für den Februar. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Abholbereite Räder und Winterlagerung

Ein Rad braucht einen Quadratmeter. Bei jedem fertigen, nicht abgeholten Rad steht, wie viele Tage es schon wartet. Die kostenlose Lagerfrist legen Sie in den Einstellungen fest; danach wird der Zähler rot, und der Filter «über die Lagerfrist» sammelt diese Räder. Die Fertigmeldung geht per Knopf als E-Mail oder über Telegram.

Viele Werkstätten bieten auch eine Winterlagerung an, oft zusammen mit dem Frühjahrscheck. Ein eigenes Lagermodul gibt es nicht, ein normaler Auftrag reicht aber: ein eigener Status «eingelagert» (die Status legen Sie selbst fest), die Zeile «Winterlagerung» aus der Liste der Arbeiten, der Abholtermin als zugesagter Termin und der Stellplatz in den Notizen. Lagergebühren berechnet das Programm nicht von selbst — sie kommen als Zeile in den Auftrag.

E-Bikes: teure Teile erst freigeben lassen

Motor, Steuerung oder Akku eines E-Bikes können so viel kosten wie ein gutes Fahrrad. Der Kostenvoranschlag geht per Knopf als E-Mail oder über Telegram an den Kunden; er öffnet den Link, stimmt zu oder lehnt ab, und die Antwort steht mit Datum im Auftrag. Für eine kostenpflichtige Diagnose hat die Geräteart «E-Bike» einen eigenen Diagnosepreis. Die Akkunummer passt ins Feld «Produktcode», die Suche findet das Rad über Rahmen- oder Akkunummer. Wie man Akkus bei der Annahme beschreibt, steht auf der Seite E-Scooter-Werkstatt — für E-Bikes gilt dasselbe.

Die Diagnose-Software der Motorhersteller ist nicht angebunden: Das Ergebnis trägt der Mechaniker ins Arbeitsjournal ein.

Was das Programm nicht kann

• Online-Terminbuchung und Kalender. Ein Auftrag entsteht, wenn das Rad in der Werkstatt ist.
• SMS, App und Online-Zahlung durch den Kunden. Benachrichtigt wird per E-Mail und Telegram, das Programm läuft im Browser auch auf dem Handy, Zahlungen tragen Sie selbst ein.
• Fotos im Auftrag. Kratzer am Rahmen werden beschrieben, Bilder separat abgelegt.
• Anbindung an Händlerportale und Bestellsysteme von Lieferanten. Bestellungen gehen per E-Mail.
• Kasse und Fahrradverkauf. Das ist eine Werkstattsoftware, kein Warenwirtschaftssystem für den Laden.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Saisonkräfte oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Alle Tarife stehen unter Preise. Ohne Registrierung können Sie die Demo ausprobieren: Nehmen Sie ein Rad an, setzen Sie eine Inspektion aus der Liste ein, buchen Sie eine Anzahlung und führen Sie den Auftrag bis zur Abholung.

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Wir sind mit der Zusammenarbeit mit servicecentersoft.com sehr zufrieden: Alle unsere Wünsche wurden umgesetzt, obwohl unsere Anfrage speziell war, denn es geht um Medizinprodukte. Alles wurde sehr präzise und im vereinbarten Zeitrahmen erledigt. Vielen Dank für die Zusammenarbeit — wir arbeiten weiter zusammen.

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Ich habe die Demo von ServiceCenterSoft ausprobiert — der Eindruck ist positiv. Das Programm ist einfach und verständlich und hat trotzdem alles, was man für die Arbeit braucht: Kunden, Reparaturen, Geräte, Ersatzteile, Status und Statistik.

Besonders gefallen haben mir das dunkle Design und die responsive Oberfläche — vom Handy aus lässt es sich ganz bequem arbeiten. Ein weiteres Plus ist die schnelle Suche, die schon während der Eingabe funktioniert, sodass man nicht jedes Mal auf eine eigene „Suchen"-Schaltfläche drücken muss.

Man merkt, dass das Programm gezielt für Servicecenter entwickelt wurde und nicht einfach ein gewöhnliches CRM ist, das man an das Reparaturgeschäft angepasst hat. Die Oberfläche kommt ohne überflüssigen Schnickschnack aus, alles ist logisch und auf den Punkt.

Ein gutes, praktisches Werkzeug für den Alltag eines Servicecenters.

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Mir hat gefallen, dass man das Programm 14 Tage kostenlos testen kann und dass auf meine Sonderwünsche eingegangen wird — alles wird genau auf meine Bedürfnisse eingestellt.

Auch die Bezahlung ist gut gelöst. Die monatliche Gebühr lässt sich einfach online per Karte bezahlen — im Grunde genauso wie ein normales Spotify-Abo oder ein anderer Dienst. Man muss keine separaten Verträge abschließen und keine Rechnungen von Hand bezahlen.

Dabei gibt es keine spürbaren Einschränkungen bei der Anzahl der Mitarbeiter. Ein Servicecenter ist ein Konto, und darin kann man die Arbeit der Techniker organisieren und mehrere Filialen führen.

Für mich ist das viel bequemer als Tarife, bei denen man für jeden einzelnen Nutzer zahlen oder ständig zählen muss, wie viele Mitarbeiter heute arbeiten.

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Mein Geschäft ist ziemlich speziell, deshalb reichte der Standardfunktionsumfang des Programms nicht aus — ich brauchte eigene Eingabefelder, eigene Sortieroptionen und eine Suche nach zusätzlichen Parametern. Außerdem mussten das Leistungsprotokoll und der gedruckte Reparaturschein etwas an unsere Besonderheiten angepasst werden.

Ich habe mich an den technischen Support gewandt. Ehrlich gesagt hatte ich erwartet, dass solche Änderungen viel Zeit in Anspruch nehmen, aber alles war buchstäblich innerhalb eines Tages erledigt. Die Mitarbeiter haben schnell verstanden, was wir genau brauchen, eine passende Lösung vorgeschlagen und alles sauber umgesetzt.

Besonders hervorheben möchte ich den Support: Die Antworten sind sachlich, ohne unnötige Bürokratie, und man bekommt wirklich Hilfe, statt nur auf die Dokumentation verwiesen zu werden.

Für mich ist das ein großer Pluspunkt des Programms: Es wird nicht einfach „so wie es ist" verkauft, sondern lässt sich an die tatsächlichen Arbeitsabläufe anpassen. Danke an das Team für die schnelle Reaktion und den fairen Umgang mit dem Kunden.

Klare Empfehlung!

Kurz gesagt

• Frühjahrsandrang mit zugesagten Terminen und dringenden Aufträgen im Blick.
• Inspektion und E-Bike-Inspektion als feste Pakete mit eigenen Preisen.
• Leasing-Räder: Fahrer als Kunde, Leasinggeber und Vertrag im Auftrag notiert.
• Bestellte Teile aus dem Auftrag, Anzahlung und Restzahlung getrennt.
• Mindestbestand für Verschleißteile als Bestellliste vor der Saison.
• Lagertage für fertige Räder und Winterlagerung als normaler Auftrag.