Software für die Reparatur von Industrieelektronik

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Industrieelektronik instand setzen: Frequenzumrichter, Schaltnetzteile, Steuerplatinen von Werkzeugmaschinen und CNC, SPS, Bedienpanels und Servoregler. Die Kunden sind Betriebe und Instandhaltungsabteilungen, und genau darauf ist die Verwaltung ausgelegt: Inventarnummer neben der Seriennummer, mehrere gleiche Platinen auf einmal, Freigabe durch den Instandhaltungsleiter, wochenlanges Warten auf abgekündigte Bauteile, dasselbe Gerät ein halbes Jahr später wieder auf dem Tisch — und ein Arbeitsnachweis, mit dem die Buchhaltung des Kunden etwas anfangen kann. Es läuft im Browser, am Laborplatz und auf dem Handy.

Für wen das gedacht ist

Oft ist es ein kleiner Betrieb: ein paar Elektroniker, Lötstation, Oszilloskop, Labornetzteil und ein selbst gebauter Prüfstand für den Test unter Last. Die Kundschaft ist überschaubar, aber treu: Lebensmittelhersteller, Sägewerk, Stadtwerke, Lohnfertiger mit CNC-Park, der Instandhaltungsbereich eines Agrarbetriebs. Gebracht wird das Gerät vom Schichtelektriker, freigegeben vom Instandhaltungsleiter, bezahlt per Überweisung nach Rechnung.

Wo es typischerweise hakt:

• der Kunde fragt nach «dem Umrichter von Linie 3, den Sie im Frühjahr repariert haben» — im Heft steht nur der Typ;
• sechs gleiche Platinen aus einem Werk, und nach einem Monat weiß niemand mehr, welche zurück ist und welche noch auf den Treiber-IC wartet;
• das IGBT-Modul ist bestellt und eingebaut, und der Kunde sagt, diesen Betrag habe niemand freigegeben;
• ein Gerät kommt nach zwei Monaten zurück, und keiner weiß, was getauscht wurde und ob noch Gewährleistung auf die Reparatur besteht;
• am Monatsende soll mit dem Betrieb abgeglichen werden, was ausgeliefert und was bezahlt ist — und alles steht auf Zetteln.

Annahme: Seriennummer und Inventarnummer

Jeder Auftrag hat Geräteart, Marke, Modell, Seriennummer und das Feld «Produktcode». Auf Industriegeräten stehen meist zwei Nummern: die Seriennummer des Herstellers und die Inventarnummer des Betriebs auf dem Aufkleber. Die Seriennummer kommt ins Seriennummernfeld, die Inventarnummer in den Produktcode. Die erweiterte Suche im Modus «Gerät» durchsucht Modell, Seriennummer und Produktcode — das Gerät ist über jede der Nummern auffindbar, auch über einen Teil davon.

«Zustand» und «Zubehör» werden im Beisein des Überbringers ausgefüllt: Abdeckung und Lüfter vorhanden, Bedienteil des Umrichters, Stecker, Optionskarten; Spuren von Feuchtigkeit, Staub oder Brand. Das steht auf dem Auftragsschein, der unterschrieben wird. Aus welcher Linie, Maschine oder Halle das Gerät stammt, gehört in die Notizen — spätestens bei der Rückfrage des Kunden ist das Gold wert.

Mehrere gleiche Platinen aus einem Werk

Ein Betrieb schickt selten nur eine Platine. Sechs gleiche Netzteile? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren: Kunde, Geräteart, Modell, Fehler und Zubehör werden übernommen, Serien- und Inventarnummer trägt man für jede Platine selbst ein. Danach geht jede ihren eigenen Weg — eine ist am selben Tag fertig, eine wartet auf ein Bauteil, eine ist nicht reparabel. Die Auftragsliste zeigt jede einzeln, und die Frage «was ist mit unseren Platinen?» beantwortet die Suche nach dem Firmennamen.

Kostenvoranschlag — freigegeben vom Kunden

Eine Frequenzumrichter-Reparatur kann teuer werden: Leistungsmodul, Treiberstufe, Steuerplatine. Nach der Diagnose schreibt der Techniker ins Arbeitsprotokoll, was er gefunden hat: «IGBT-Modul Phase U durchlegiert, Treiber verbrannt, Verfärbung am Spannungsregler der Steuerplatine». Der Auftrag wechselt auf «Warten auf Freigabe», und alle Geräte, die auf eine Antwort warten, stehen in der Liste.

Der Kostenvoranschlag entsteht zeilenweise — Arbeit, Modul, Treiber, Kondensatoren aus dem Lager — mit Menge und Preis. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an die Adresse im Kundendatensatz. Der Kunde öffnet den Link, sieht jede Zeile und die Summe und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen». Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie — auch dann noch, wenn die Person, die freigegeben hat, längst nicht mehr im Betrieb ist.

Ist die Reparatur teurer als ein neues Gerät oder das Bauteil nicht zu bekommen, schließen «Reparatur abgelehnt» oder «Nicht reparierbar» den Auftrag. Wenn Sie die Befundung berechnen, hinterlegen Sie für die Geräteart einen Diagnosepreis — er steht vom ersten Tag an im Auftrag.

Abgekündigte Bauteile und lange Durchlaufzeit

An einer Industrieplatine hängt oft ein einziges Teil: ein abgekündigter Prozessor, ein Original-Leistungsmodul, ein seltener Treiber-IC. Die Teilebestellung entsteht aus dem Auftrag und geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile» — man sieht, welches Gerät wartet, was bestellt wurde und wann es kam. Gängiges — Elkos, Optokoppler, Lüfter, Spannungsregler — liegt im Lager: Zugang mit Einkaufspreis, Verbrauch als Zeile des Kostenvoranschlags, Mindestbestand und Kachel «geht zur Neige». Mehr unter Ersatzteilverwaltung; ein Bauteil anhand des Gehäusecodes bestimmen hilft das Verzeichnis der SMD-Transistor-Kennzeichnung.

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin: Ist er vorbei, wird die Zeile rot, der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge, und «dringend» fällt sofort auf, wenn wegen des Geräts eine Linie steht. Die Status pflegen Sie selbst — etwa «Bauteilbeschaffung» oder «Test unter Last», jeweils mit eigener Farbe. Ist das Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht, und bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon auf Abholung wartet.

Dasselbe Gerät kommt wieder

Der Umrichter ist nach einem Gewitter wieder ausgefallen, das Netzteil im staubigen Schaltschrank wieder überhitzt. Die Suche nach Serien- oder Inventarnummer zeigt alle früheren Aufträge: wann das Gerät da war, wann es ausgeliefert wurde, was gemacht und was getauscht wurde. Für solche Fälle gibt es bei den Reparaturarten von Anfang an «Nachbesserung».

Am Auslieferungsdatum sieht man, ob Ihre Gewährleistung auf die Reparatur noch läuft. Den Wortlaut — Dauer und Umfang — tragen Sie selbst in die Vorlage des Arbeitsnachweises unter «Druckformulare» ein, und er steht auf jedem Nachweis. Das Feld «Empfehlungen» richtet sich an den Kunden: «Schaltschrank reinigen», «Schrankbelüftung prüfen», «Überspannungsschutz nachrüsten». Auch das steht auf dem Arbeitsnachweis und bleibt in der Historie.

Arbeitsnachweis für die Buchhaltung und offene Beträge

Kunden haben ein Feld «Firma»: Geräte bringen verschiedene Leute, der Kunde ist aber einer, und der Firmenname steht auf Auftragsschein und Arbeitsnachweis. Der Arbeitsnachweis enthält Ihren Briefkopf mit Firmenangaben, die Positionen des Kostenvoranschlags als Tabelle, das Arbeitsprotokoll, die Empfehlungen und den zu zahlenden Betrag. Mehr unter Arbeitsnachweis.

Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — eine Anzahlung für ein teures Modul, der Rest nach Auslieferung —, und das Programm zeigt den offenen Betrag. Der Filter «unbezahlt» sammelt ausgelieferte, aber nicht bezahlte Aufträge, und im Kundendatensatz stehen alle Aufträge des Betriebs samt offenem Saldo — der Monatsabgleich ist in Minuten erledigt.

Reparieren Sie auch die Motoren, die an diesen Umrichtern hängen, gibt es dazu eine eigene Seite: Elektromotorenreparatur.

Zu Anforderungen nach der Reparatur

Das Programm verwaltet Reparaturen, es ist kein Prüfprotokoll-System. Ergebnisse vom Prüfstand lassen sich im Arbeitsprotokoll notieren, ein eigenes Prüfprotokoll-Formular gibt es nicht. Welche Prüfungen, Nachweise und Freigaben nach der Instandsetzung von Geräten im Produktionseinsatz nötig sind und wie Arbeiten im Rahmen eines Servicevertrags zu dokumentieren sind, hängt von Land und Branche ab — fragen Sie eine Fachstelle. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Leistung, Teileverfügbarkeit und Zustand der Platine ab: Befundung 80–180 €, Frequenzumrichter bis 7,5 kW 280–800 €, 11–55 kW 800–2.800 €, Industrienetzteil 140–450 €, Maschinen- oder CNC-Steuerplatine 350–1.400 €, SPS 250–1.000 €, Servoregler 450–2.000 €. Ihre eigenen Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Prüfprotokolle oder Messformulare — Ergebnisse sind Text im Arbeitsprotokoll;
• Verträge oder Rechnungen als eigene Dokumente — es gibt den Arbeitsnachweis mit Firmenangaben;
• Fotos, Schaltpläne und Dateien am Auftrag, SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Kataloge von Bauteil-Distributoren und Bestände mit Nachkommastellen.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Umrichter mit Inventarnummer an, kopieren Sie den Auftrag für eine zweite Platine und finden Sie beide mit der erweiterten Suche.

Kurz gesagt

• Serien- und Inventarnummer im Auftrag und in der Suche.
• Mehrere gleiche Platinen aus einem Werk — als Kopien eines Auftrags.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link — bevor das teure Teil bestellt wird.
• Teilebestellungen für abgekündigte Bauteile, Lager mit Mindestbestand, zugesagte Termine.
• Gerätehistorie über die Nummer, Reparaturart «Nachbesserung», Gewährleistungstext auf dem Nachweis.
• Firmenkunden, Anzahlung und mehrere Zahlungen, offene Salden, Arbeitsnachweis.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.