Software für Uhrmacher und Uhrenwerkstätten

ServiceCenterSoft ist eine Auftragsverwaltung, die gut zur Uhrenwerkstatt passt — ob Uhrmachermeister mit eigenem Laden, Reparaturannahme im Einkaufszentrum oder Juwelier mit Uhrenservice. Batteriewechsel, Armbänder und Bandkürzungen, Gläser und Dichtungen, Dichtheitsprüfung und Revision mechanischer Werke. Genaue Zustandsbeschreibung bei der Annahme, schnelle Erfassung von Kleinaufträgen, Kostenvoranschlag zur Freigabe und ein Lager für die Kleinteile. Läuft im Browser, ohne Installation.

Für wen das gedacht ist

In einer Uhrenwerkstatt laufen zwei Takte nebeneinander. Der schnelle: Batterie, Armband, Band kürzen, eine lose Krone — an einem Samstag zwanzig, dreißig Aufträge, meist wartet der Kunde am Tresen. Der langsame: Revisionen, die Wochen dauern, Uhren, die auf eine Zugfeder oder ein Glas warten, Großuhren mit Schlagwerk.

Und fast jede Uhr ist ihrem Besitzer wichtig — wegen des Preises oder wegen der Geschichte: Konfirmation, Firmenjubiläum, die Uhr vom Großvater. Der Kunde erwartet zu Recht, dass er genau das zurückbekommt, was er abgegeben hat, bis zum letzten Bandglied.

Was ohne saubere Erfassung typischerweise schiefgeht:

• Kleinaufträge werden nicht erfasst — am Abend weiß niemand, was eingenommen wurde und wie viele Batterien weg sind;
• ein Kratzer im Glas wurde bei der Annahme nicht notiert und wird bei der Abholung zum Streit;
• die Revision wurde mündlich mit einem Betrag genannt, dann brauchte das Werk ein Teil — und die Zustimmung des Kunden ist nirgends festgehalten;
• die gängigen Batteriegrößen sind ausgerechnet am Samstag aus;
• fertige Uhren liegen monatelang im Tresor, weil der Kunde nichts davon weiß.

Annahme: Zustand schriftlich, Unterschrift darunter

Solange die Uhr bei Ihnen ist, tragen Sie Verantwortung für fremdes Eigentum. Der einfachste Schutz für beide Seiten ist eine genaue Beschreibung im Beisein des Kunden, gedruckt auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt. Das Annahmeformular hat dafür eigene Felder:

• Modell und Seriennummer — die Gehäusenummer, falls vorhanden; darüber sieht man später, ob die Uhr schon einmal da war und was gemacht wurde;
• Zustand — Kratzer auf Glas und Lünette, Dellen und Tragespuren am Gehäuse, Zifferblatt und Zeiger, ob die Uhr bei Annahme läuft;
• Zubehör — Metallband mit Anzahl der Glieder, Ersatzglieder, Lederband und Schließe, Box und Papiere;
• Fehler — in den Worten des Kunden: «bleibt nachts stehen», «beschlägt innen», «geht zwei Minuten am Tag vor».

Den Auftragsschein gestalten Sie selbst — dort stehen auch Ihre Bedingungen zu Annahme, Aufbewahrung und Gewährleistung auf die Arbeit. Wie Sie Haftung und Versicherung für Kundenuhren regeln und was in Ihre Bedingungen gehört, klären Sie mit Ihrer Versicherung oder einer Fachberatung — das hier ist keine Rechtsberatung. Mehr zum Reparaturauftrag.

Ehrlich zu Fotos. Ein Foto lässt sich im Programm nicht an einen Auftrag anhängen. Wenn Sie wertvolle Uhren bei der Annahme fotografieren — was sinnvoll ist —, bewahren Sie die Bilder selbst auf und vermerken Sie im Auftrag, dass Fotos existieren.

Kleinaufträge in Sekunden erfasst

Dauert die Erfassung eines Batteriewechsels länger als der Wechsel selbst, wird nichts erfasst. Deshalb legen Sie die Routine einmal an. Im Verzeichnis «Arbeiten» stehen Ihre Standardarbeiten mit Preis: Batteriewechsel, Armband montieren, Band kürzen, Dichtheitsprüfung. Eine Arbeit gilt für eine Geräteart — Quarz, Mechanik, Großuhr — oder für alle. In der Kostenaufstellung des Auftrags wählen Sie sie aus einer Liste; Bezeichnung und Preis werden eingesetzt und lassen sich ändern. Eine Batterie aus dem Lager kommt genauso hinein, der Bestand sinkt von selbst.

Stammkunden finden Sie über ein paar Ziffern der Telefonnummer. Zwei Uhren auf einmal? Den zweiten Auftrag als Kopie des ersten anlegen: Kunde, Geräteart, Zubehör und Notizen werden übernommen, die Seriennummer nicht. Der Knopf «Den letzten» kopiert den vorigen Auftrag mit einem Klick. Kommt eine Uhr mit derselben Beschwerde zurück, bekommt der Auftrag die Reparaturart «Nachbesserung», und der frühere ist über die Seriennummer zu finden.

Über der Auftragsliste zeigen Kacheln, was in Arbeit, abholbereit, überfällig, eilig und unbezahlt ist; die Suche im Tabellenkopf findet Aufträge nach Nummer, Kunde oder Modell.

Revision: erst der Kostenvoranschlag

Was eine Revision wirklich kostet, zeigt sich erst am zerlegten Werk: eine abgenutzte Unruhwelle, eine müde Zugfeder, ein gebrochener Zahn. Also zuerst die Befundung, dann ein Eintrag im Arbeitsjournal, was gefunden wurde, und ein Kostenvoranschlag in Zeilen — «Revision Werk», «Zugfeder», «Dichtungssatz».

Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Der öffnet den Link, sieht jede Zeile und die Summe und klickt auf «Einverstanden» oder «Ablehnen»; Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie. Telefonisch freigegeben? Dann als Kommentar zum Statuswechsel. Berechnen Sie die Befundung separat, hinterlegen Sie für die Geräteart einen Diagnosepreis und stellen Sie den Auftrag auf «nur Diagnose». Eine Ablehnung schließt den Auftrag mit dem Status «Reparatur abgelehnt».

Zu einem Auftrag kann es mehrere Zahlungen geben — Anzahlung für ein bestelltes Teil, Rest bei Abholung —, das Programm zeigt den offenen Betrag. In der Kundenkarte stehen alle Aufträge und offene Beträge.

Wasserdichtheit: festhalten, was geprüft wurde

Der Kunde erinnert sich an die Angabe auf dem Zifferblatt. Nach dem Öffnen des Bodens hängt die Dichtheit aber an den Dichtungen und daran, wie der Boden wieder sitzt. Halten Sie im Arbeitsjournal fest, was geprüft wurde und mit welchem Ergebnis, und schreiben Sie den Hinweis an den Kunden ins Feld «Empfehlungen»: «Dichtungen erneuert, geprüft» oder «nicht geprüft — vor Wasser schützen». Empfehlungen stehen auf dem Arbeitsbericht und bleiben in der Historie der Uhr. Prüfprotokolle mit Druckwerten führt das Programm nicht — nur Text.

Lager: Batterien, Bänder, Gläser, Dichtungen

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch als Zeile im Kostenvoranschlag, Abschreibung mit Grund, Inventur. Der Bestand rechnet sich selbst, in ganzen Stück; jede Position hat einen Verkaufspreis, der in den Auftrag übernommen wird. Batterien führen Sie nach Typnummer, Bänder nach Anstoßbreite, Gläser nach Durchmesser.

Mit einem Mindestbestand für die Schnelldreher wird die Kachel «geht zur Neige» zur Einkaufsliste. Teile für eine bestimmte Uhr bestellen Sie aus dem Auftrag per E-Mail beim Lieferanten — man sieht, welche Uhr auf eine Lieferung wartet. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Fertig — und die Uhr wird abgeholt

Ist die Uhr fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein); erneut senden geht höchstens einmal am Tag. Bei jedem fertigen Auftrag steht, wie viele Tage er schon liegt, und eine Kachel sammelt alle, die über die Lagerfrist hinaus sind. Auf Anfrage lässt sich ein Kundenportal freischalten (danach in den Einstellungen einschalten), in dem Kunden nur ihre eigenen Aufträge sehen, ohne etwas ändern zu können. Mehr zu Kundenbenachrichtigungen.

Was Uhrenreparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung, die Preise schwanken stark nach Region, Uhr und Teilen: Batteriewechsel 10–25 €, Armband inklusive Montage 20–80 €, Band kürzen 10–20 €, Glas 40–150 €, Dichtheitsprüfung mit neuen Dichtungen 20–50 €, Revision Quarzwerk 60–120 €, Revision mechanisches Werk ab 150 € und bei Komplikationen deutlich mehr. Ihre eigenen Preise legen Sie im Verzeichnis «Arbeiten» und in jedem Kostenvoranschlag fest.

Was das Programm nicht kann

• Fotos und Dateianhänge im Auftrag;
• SMS, eine App fürs Handy, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Etiketten- oder Barcodedruck für Uhrentüten;
• Thekenverkauf ohne Auftrag — ein einzeln verkauftes Armband wird als Auftrag erfasst;
• Anbindung an Lieferantenkataloge oder Bestellsysteme.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Nehmen Sie eine Uhr an, beschreiben Sie den Zustand und schicken Sie einen Kostenvoranschlag für die Revision zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Modell, Gehäusenummer, Zustand und Zubehör auf dem Auftragsschein mit Unterschrift.
• Batterien und Armbänder in Sekunden erfasst: Arbeiten mit Preis, Auftragskopie, Suche per Telefonnummer.
• Kostenvoranschlag mit Freigabe per Link vor der Revision, Anzahlung und Restbetrag.
• Ergebnis der Dichtheitsprüfung im Arbeitsbericht und in der Historie der Uhr.
• Lager für Batterien, Bänder und Gläser mit Liste «geht zur Neige».
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.