Software für die Handy-Reparatur

ServiceCenterSoft ist Software für eine Werkstatt, die Handys und Tablets repariert. Annahme in einer Minute am Tresen, gedruckter Annahmeschein, Displays und Akkus erfasst, Leistung jedes Technikers. Läuft im Browser: am Rechner der Annahme, am Laptop der Leitung und vom Telefon aus.

Was in einer Handy-Werkstatt meistens verloren geht

Eine Handy-Werkstatt arbeitet anders als ein Hausgeräte-Service. Es sind dreißig Geräte am Tag, nicht fünf. Der Kunde fährt nicht nach Hause, um zu warten — er steht am Tresen und sieht zu, wie Sie den Schein ausfüllen. Eine Reparatur dauert oft eine Stunde, und die ganze Gerätehistorie bleibt nur im Kopf des Technikers.

Verloren geht immer dasselbe:

• niemand hat notiert, dass das Display in der Ecke schon gerissen war — und bei der Ausgabe streiten Sie;
• niemand hat den Code notiert — die Reparatur ist fertig und lässt sich nicht prüfen;
• drei gleiche Displays wurden auf Vorrat gekauft, und keiner weiß, welches in welchen Auftrag ging;
• der Kunde ruft heute zum dritten Mal an, und ein Techniker unterbricht die Arbeit für ein «noch nicht fertig»;
• am Monatsende soll der Lohn der Techniker berechnet werden — aus dem Heft.

Einzeln kostet nichts davon viel. Zusammen fressen sie täglich ein bis zwei Stunden und ab und zu den Preis eines Displays.

Annahme in einer Minute, während der Kunde am Tresen steht

Das Annahmeformular ist ein Bildschirm: Modell, gemeldeter Fehler, Zustand, Zubehör, Seriennummer oder IMEI, Fertigstellungstermin und Kostenschätzung. Der Kunde wird über den Namen oder die Telefonnummer gefunden — und über beliebige Ziffern daraus, denn Nummern schreibt jeder anders. Ist der Kunde neu, wird er im selben Formular angelegt: an der Annahme bleibt keine Zeit, durch andere Bereiche zu laufen.

Für gleichartige Aufträge gibt es «letzten kopieren»: Kunde, Gerät und Filiale werden aus dem vorherigen Schein übernommen, der Rest wird neu ausgefüllt. Ein Displaytausch am selben Modell ist in Sekunden angelegt.

Die Felder «Zustand» und «Zubehör» sind keine Bürokratie, sondern Ihr Schutz. Ein Kratzer, eine Delle im Rahmen, eine fehlende Schublade oder gesprungenes Kameraglas, vor der Reparatur festgehalten, nehmen fast jedem Streit bei der Ausgabe die Grundlage.

Die Auftragsliste zeigt, was brennt

Der Hauptbildschirm ist die Liste der Annahmescheine. Ein überschrittener Termin leuchtet rot, der Status ist farbig markiert, eilige Aufträge sind eigens gekennzeichnet. Ein Knopf, und Sie sehen nur das Nötige: in Arbeit, abholbereit, eilig, unbezahlt.

Genauere Filter gibt es nach Status, Techniker, Manager, Reparaturart, Filiale und Annahmedatum. Der Filter steht in der Adresse der Seite, ein Link auf die gefilterte Liste lässt sich also einfach in den Chat schicken.

Ein Gerät findet man über Seriennummer oder IMEI — und sieht sofort, dass dieses Telefon vor einem halben Jahr schon einmal da war, und weswegen.

Displays, Akkus und Flexkabel: was gekauft wurde und wohin es ging

Jeder Zugang wird einzeln erfasst: Datum, Bezeichnung, Menge, Stückpreis und bei wem gekauft. Wohin das Teil ging, ist ein eigenes Feld, und die Suche erfasst es mit: geben Sie «Display A52» ein, sehen Sie alle Zugänge und was daraus wurde. Unter der Liste steht eine Summe — wie viel Ihres Geldes gerade in Teilen liegt.

Teileanforderungen laufen getrennt. Eine Anforderung hängt an einem konkreten Auftrag, man sieht also immer, welche Reparatur auf den Lieferanten wartet, statt nur «warten auf Teil». Die Anforderung lässt sich direkt aus dem Programm per E-Mail an den Lieferanten schicken und beim Eintreffen abhaken. Näheres — Ersatzteilverwaltung.

Der Kunde hört auf anzurufen

Ist die Reparatur fertig, schickt das Programm dem Kunden eine E-Mail. Den Text bearbeiten Sie selbst — anpassen muss man nichts.

Außerdem hat der Kunde einen eigenen Zugang: er meldet sich an und sieht seine Reparaturen — nur seine und nur lesend. Zusammen nimmt das die meisten «Was ist mit meinem Handy?»-Anrufe weg.

Ehrlich zum Thema SMS. Das Programm versendet kein SMS und wird es nicht tun — SMS kosten pro Nachricht Geld. Stattdessen gibt es die kostenlose Fertigmeldung per E-Mail und per Telegram: der Kunde meldet sich an, indem er den QR-Code auf dem Schein scannt. Auch der Kundenzugang funktioniert. Näheres — Kundenbenachrichtigungen.

Wer wie viel geschafft und verdient hat

Ein Bericht je Techniker für jeden Zeitraum: wie viele Reparaturen, zu welchem Betrag, wie viel davon bezahlt ist und welcher Anteil dem Techniker nach seinem Faktor zusteht. Das ist eine fertige Grundlage für leistungsabhängigen Lohn — Rechnen aus dem Heft entfällt.

Daneben die Statistik je Filiale: angenommen, ausgegeben und wie viel gerade in Arbeit ist. Näheres — Berichte und Statistik.

Annahmeschein und Nachweis kommen aus dem Programm

Annahmeschein und Arbeitsnachweis werden auf einem normalen A4-Blatt gedruckt. Das Formular bearbeiten Sie selbst: eigenes Logo, eigene Bedingungen, eigener Text zur Gewährleistung. Adresse, Telefon und Öffnungszeiten kommen aus der Filiale — zwei Standorte bekommen unterschiedliche Scheine aus einem Formular.

Die Maße stehen in Millimetern, das Blatt sitzt also unter Windows wie unter macOS gleich, und am Telefon liest sich dasselbe Dokument einfach vom Bildschirm. Was auf einen Annahmeschein gehört, steht auf der Seite Annahmeschein für die Reparatur.

Die Annahme sieht nur ihren Teil

Rechte werden als Häkchen je Bereich vergeben. Der Annahme lassen sich Annahme und Auftragsliste öffnen, während Berichte, Lager und Kassenbeträge zu bleiben. Eine neue Kraft sieht am ersten Tag zwei Knöpfe und kann nichts kaputt machen. Bei mehreren Standorten führt jeder seine Aufträge und sein Lager, die Leitung sieht alles zusammen (Filialen und Zugriffsrechte).

Was Sie bekommen

• Ein Gerät in einer Minute angenommen — mit gedrucktem Schein und ohne Heft.
• Den Gerätezustand vor der Reparatur festgehalten, was Streit bei der Ausgabe beendet.
• Den Überblick, welche Reparatur überfällig ist und welche auf ein Teil wartet.
• Jeden Display- und Akku-Zugang erfasst — und die Lieferantenanfrage direkt aus dem Programm.
• Weniger Anrufe: Fertigmeldung per E-Mail und Kundenzugang.
• Eine fertige Leistungsabrechnung je Techniker für jeden Zeitraum.
• Gerätehistorie über die Seriennummer — man sieht, dass dieses Telefon schon da war.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt: kein Aufschlag je Mitarbeiter, kein Aufschlag für den zweiten Standort und kein «rufen Sie an, wir rechnen es aus». Anpassungen an Ihre Arbeitsweise werden gesondert nach Stunden abgerechnet.

Das Programm lässt sich ohne Anmeldung ansehen — in der Demoversion. Die vollständige Liste der Funktionen steht auf der Seite Funktionen.

Häufige Fragen