Software für ein autorisiertes Servicecenter

Ein autorisierter Service hat zwei Auftraggeber, und sie zahlen nach verschiedenen Regeln. Der Kunde zahlt für das, was er selbst kaputt gemacht hat; der Hersteller für das, was von selbst ausgefallen ist. ServiceCenterSoft trennt diese beiden Ströme ab der ersten Minute der Annahme.

Warum ein autorisiertes Center schwieriger ist

Eine gewöhnliche Werkstatt hat eine Preisliste und einen Zahler. Ein autorisiertes Center jongliert mindestens drei Dinge gleichzeitig:

• Die eigene Preisliste für berechnete Reparaturen.
• Die Preisliste der Marke für Garantiefälle — und jede Marke hat ihre eigene.
• Die Pflicht zu berichten — in der Form, die der Hersteller akzeptiert.

Lebt das alles in einer Excel-Tabelle, wird früher oder später eine Garantiereparatur nach Ihren Preisen berechnet und ein Kunde zahlt, was die Marke hätte tragen müssen. Beide Fehler kosten Geld, der zweite zusätzlich Ruf.

Die Preisliste für Garantiereparaturen

Der Preis einer Garantiereparatur besteht aus drei Koordinaten: Marke, Reparaturkategorie und Gerät. Der Tausch einer Steuerplatine kostet bei der einen Marke das eine, bei der anderen etwas anderes — das Programm kennt beides.

Marken, Kategorien und Geräte sind gewöhnliche Verzeichnisse, die Sie selbst pflegen. Eine neue Marke, mit der Sie gerade unterschrieben haben, ist eine Zeile im Verzeichnis und ein paar neue Preiszeilen — kein Anruf beim Entwickler.

Bei der Annahme erscheinen die Zeilen der Garantiepreisliste, sobald Marke und Geräteart gewählt sind: die Annahme wählt die passende Kategorie, und dieser Preis wird zur Grundleistung der Kostenaufstellung. Berechnete Arbeit wird wie üblich kalkuliert: nach Geräteverzeichnis, nur Diagnose oder mit eigenem Preis für den Einzelfall. Teile und zusätzliche Arbeiten kommen in beiden Fällen als Zeilen über der Grundleistung dazu — so sieht man, was die Marke für die Arbeit zahlt und was auf Teile entfiel.

Das Verkaufsdatum entscheidet, wer zahlt

Neben der Seriennummer steht im Annahmeformular das Feld Verkaufsdatum. Das ist keine Formalität: genau daran hängt die Hauptfrage — Garantiefall oder nicht.

Das Verkaufsdatum wird auf Schein und Nachweis gedruckt, der Kunde behält also ein Dokument, aus dem hervorgeht, wovon Sie ausgegangen sind. «Ich habe doch noch Garantie» klärt Papier und nicht das Gedächtnis.

Ehrlich: das Programm prüft die Garantie nicht über die Seriennummer im System des Herstellers — eine solche Verbindung gibt es nicht. Das Verkaufsdatum trägt die Annahme aus Garantiekarte oder Kassenbon ein.

Ein Nachweis, den der Hersteller annimmt

Der Arbeitsnachweis wird aus demselben Auftrag gedruckt: Nummer, Marke, Modell, Seriennummer, Verkaufsdatum, die Kostenaufstellung als Tabelle — die Arbeit zum Markenpreis in der ersten Zeile, danach Teile und Arbeiten mit Menge und Preis, die Summe — und darunter das Arbeitsjournal. Das Formular bearbeiten Sie selbst, im Programm.

Gerade für autorisierte Arbeit zählt das: jede Marke hat eigene Anforderungen an den Inhalt, ein universelles Formular gibt es nicht. Das Programm hat ein Nachweisformular je Dokumentsprache; man richtet es deshalb für die Marke ein, mit der man am meisten arbeitet. Verlangen die Marken völlig unterschiedliche Formulare, ist ein eigenes Formular je Marke eine Anpassung.

Partner: Händler, Distributoren, Versicherungen

Geräte kommen in ein autorisiertes Center nicht nur von Eigentümern. Sie kommen von den Händlern, die sie verkauft haben, von Distributoren und von Versicherungen. Dafür gibt es im Auftrag das Partnerfeld, und im Partnerverzeichnis stehen Name, Telefon und E-Mail.

Die Liste lässt sich dann nach Partner filtern: wie viele Geräte dieses Händlers in Arbeit sind, wie viele zurückgegeben wurden und zu welchem Betrag. Am Monatsende ist das eine fertige Grundlage für den Abgleich — ohne die übliche Nebentabelle.

Teile für Garantiereparaturen

Ein Garantieteil bestellt man meist bei einem bestimmten Lieferanten — dem, über den die Marke läuft. Im Markenverzeichnis gibt es dafür das Feld «Ersatzteillieferant», und die Teileanfrage aus dem Auftrag geht per E-Mail genau an diese Adresse; ist kein Lieferant eingetragen, an die E-Mail der Marke. Den Text sehen Sie vor dem Versand und können ihn korrigieren.

Ist das Teil da, wird es direkt aus der Anfrage ins Lager gebucht und in der Reparatur als Zeile der Kostenaufstellung abgebucht. Einen Monat später sieht man, welches Teil für welchen Auftrag von wem kam (Ersatzteile).

Garantie und berechnete Arbeit vermischen sich nicht

Die Reparaturart ist ein Verzeichnis, das Sie mit eigenen Einträgen füllen: Garantie, berechnet, Nachbesserung, kostenpflichtige Diagnose. Da die Art im Auftrag steht, lässt sich die Liste danach filtern, und der Bericht zeigt, wie viel auf jede Art entfiel.

Die Frage «wie viel wurde diesen Monat der Marke gestellt und wie viel kam von Kunden» beantworten damit zwei Klicks statt eines Abends mit dem Taschenrechner (Berichte und Statistik).

Was vor der ersten Garantiereparatur anzulegen ist

Die Einrichtung dauert einen Abend, passiert einmal und wird danach nie wieder zum Thema. Die Reihenfolge:

1. Marken, für die Sie autorisiert sind.
2. Reparaturkategorien — Schwierigkeit oder Art der Arbeit nach der Klassifikation der Marke: Modultausch, Platinenreparatur, Mechanik. Nicht mit den Reparaturarten verwechseln.
3. Geräte — die Gerätetypen, die Sie annehmen.
4. Die Preisliste am Schnittpunkt dieser drei Verzeichnisse.
5. Reparaturarten — Garantie, berechnet, Nachbesserung. Das ist etwas anderes: die Kategorie beantwortet «welche Arbeit ist das», die Art «wer bezahlt sie».
6. Das Nachweisformular — nach den Vorgaben der Marke, mit der Sie am meisten arbeiten.

Zwei Verzeichnisse mit ähnlichen Namen sind die einzige Stelle, an der man sich üblicherweise vertut. Die Merkregel: die Kategorie geht in den Preis, die Art in den Bericht.

Die Seriennummer ist das Schlüsselfeld

Im autorisierten Service zählt die Seriennummer mehr als irgendwo sonst: daran erkennt der Hersteller das Gerät, und damit belegen Sie, dass Sie genau dieses Exemplar repariert haben. Die Nummer wird bei der Annahme erfasst, landet in allen Dokumenten, und die Suche arbeitet damit.

Die Suche nach der Seriennummer zeigt die ganze Gerätehistorie: wie oft es da war, was gemacht wurde und auf wessen Kosten. Bei wiederholten Garantiefällen schaut man zuerst dorthin.

Was das Programm nicht tut

• Kein Austausch mit Herstellersystemen. Es gibt keinen Upload in ein Markenportal und kein Abholen von Status oder Aufträgen von dort — der Nachweis wird gedruckt und so übergeben, wie Sie es ohnehin tun.
• Keine Verwaltung von Leihgeräten. Geräte, die für die Dauer der Reparatur herausgegeben werden, werden nicht gesondert geführt.
• Keine automatische Garantieprüfung über die Seriennummer.
• Keine Führung der Garantiefristen der Marke. Wie viele Monate Garantie ein Modell hat, entscheidet die Annahme, nicht das Programm.

Brauchen Sie eines davon — schreiben Sie uns, wir rechnen es als Anpassung.

Was Sie bekommen

• Eine Garantiepreisliste über drei Koordinaten: Marke, Kategorie, Gerät.
• Verkaufsdatum und Seriennummer im Auftrag und in allen Dokumenten.
• Einen Nachweis mit Kostenaufstellung zu Markenpreisen, dessen Formular Sie selbst an die Vorgaben der Marke anpassen.
• Teileanfragen direkt an den Ersatzteillieferanten dieser Marke.
• Partnerverwaltung und einen Filter für alles, was von einem Händler kam.
• Garantie und berechnete Arbeit getrennt im Geld und in den Berichten.
• Gerätehistorie über die Seriennummer für wiederholte Fälle.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Service — unabhängig von der Zahl der Marken, Standorte und Mitarbeitenden.

Ansehen können Sie das in der Demoversion. Thematisch benachbart: Hausgeräte-Service und Annahmeschein.

Häufige Fragen