Software für die Reparatur von Friseur- und Kosmetikgeräten

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Friseur-, Barber- und Kosmetikbetrieben die Arbeitsgeräte am Laufen halten: Haarschneidemaschinen, Trimmer und Shaver, Haartrockner, Glätteisen und Lockenstäbe, Nagelfräser und Fußpflegegeräte, UV/LED-Lampen, Sterilisatoren und Heißluftsterilisatoren, Wachserhitzer. Viele kleine Aufträge am Tag, Messerschleifen, Salons, die jeden Monat eine Kiste bringen, und Barbiere, die ihre Maschine zur nächsten Schicht zurückbrauchen. Es läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy.

Für wen das gedacht ist

Für Schleifdienste, die inzwischen auch reparieren, für kleine Elektrowerkstätten mit festem Salonkundenstamm und für Techniker, die Nagel- und Kosmetikgeräte betreuen. Ihre Kunden sind Barbershops, Friseursalons, Nagelstudios, Kosmetik- und Fußpflegepraxen sowie selbstständige Stuhlmieter. Die Geräte kosten nicht viel, aber ohne sie gibt es heute keinen Umsatz. Deshalb heißt es fast immer «bis morgen, bitte», und ein guter Salon kommt alle paar Wochen wieder.

Wo es typischerweise hakt:

• der Barbershop hat sieben Maschinen und zwei Trimmer abgegeben, eine Woche später weiß keiner, welche mit demselben Klappern zurückkam;
• Messer wurden im Stapel geschliffen, auf der Rechnung steht die Hälfte;
• im Handstück des Nagelfräsers wurden die Lager getauscht, ohne Rückfrage — die Kundin hatte mit einer Reinigung gerechnet;
• Scherköpfe für das gängigste Modell sind genau an dem Tag aus, an dem sechs gebraucht werden;
• der Salon zahlt monatlich, und der offene Betrag steht in einem Heft.

Ein Auftrag pro Gerät, auch wenn eine Kiste kommt

Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren: Kunde, Geräteart, Modell und Fehler werden übernommen, die Seriennummer trägt jedes Gerät selbst. Keine lesbare Seriennummer? Ins Feld «Produktcode» kommt die Markierung des Salons — «Platz 3», «B-2», «grüner Punkt». Die erweiterte Suche im Modus «Gerät» durchsucht Modell, Seriennummer und Produktcode; «die mit dem grünen Punkt» ist samt Reparaturhistorie sofort gefunden.

Zustand und Zubehör halten Sie im Beisein des Kunden fest: Gehäuseriss, ausgebrochener Messerzahn, angeschmortes Föhnkabel; Aufsteckkämme, Ladestation, Netzteil, Fußpedal, Koffer. Beides steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt — bei der Abholung gibt es keine Diskussion über fehlende Kammaufsätze.

Schleifen als Zeile, nicht aus dem Gedächtnis

Scherkopf schleifen, reinigen und ölen, Kabel tauschen, Akku tauschen, Schalter tauschen — das sind Leistungen im Leistungsverzeichnis mit Preis. Die Preise lassen sich je Geräteart festlegen: «Haarschneidemaschine», «Trimmer», «Haartrockner», «Nagelfräser», «Lampe», «Sterilisator», jede mit eigenem Diagnosepreis.

Zeilen im Kostenvoranschlag haben eine Menge: «Messer schleifen × 6» rechnet sich selbst, und alle sechs stehen auf dem Arbeitsnachweis. Jede Zeile hat außerdem einen ausführenden Techniker, und sein Verdienst wird aus seinen Zeilen nach seinem Satz berechnet — mehr unter Techniker-Vergütung.

Dringend, weil morgen die Schicht beginnt

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin und die Markierung «dringend». Die Kachel über der Liste zeigt, was heute raus muss; Überfälliges wird rot, der Filter «überfällig» sammelt es. Ist ein Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht — ohne dass Sie zehn Barbiere anrufen.

Die Kehrseite der Menge: Geräte, die niemand abholt. Bei jedem fertigen Auftrag steht, wie viele Tage er schon liegt; nach Ablauf der kostenlosen Lagerfrist aus den Einstellungen wird der Zähler rot.

Teure Reparaturen erst nach Freigabe

Klappern kann ein stumpfes Messer bedeuten oder einen Motor, der fast so viel kostet wie eine neue Einstiegsmaschine. Beim Nagelfräser sind Handstück — Lager, Spannzange — und Steuergerät die teuren Teile, beim Sterilisator Thermostat und Heizelement. Ist der Kunde unsicher, nehmen Sie den Auftrag mit der Grundleistung «nur Diagnose» zum Diagnosepreis dieser Geräteart an; der Betrag steht von Anfang an fest.

Nach der Diagnose kommt der Befund ins Arbeitsprotokoll, und der Kostenvoranschlag — Teile aus dem Lager, Leistungen aus dem Verzeichnis — geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Er sieht jede Zeile und die Summe und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; die Antwort steht mit Datum in der Historie. Lohnt es sich nicht, schließt «Reparatur abgelehnt» oder «nicht reparabel» den Auftrag.

Motoren, Kohlebürsten und Akkus in Profimaschinen repariert man ähnlich wie bei Akkuwerkzeug — siehe Elektrowerkzeug-Reparatur.

Viele kleine Teile im Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Scherkopf aus dem Bestand senkt den Bestand selbst. Typisch im Regal: Scherköpfe für gängige Modelle, Motoren, Schalter, Akkus, Kabel und Stecker, Heizelemente und Thermosicherungen für Föhne, Lager und Spannzangen für Handstücke, LED-Platinen für Lampen, Thermostate. Bestände sind ganze Zahlen — Maschinenöl zählen Sie in Fläschchen.

Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» zeigen, wann nachbestellt werden muss. Ein Teil für ein bestimmtes Gerät bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Salons und Barbershops als Stammkunden

Mit dem Feld «Firma» und einem Kundenlabel ist ein Barbershop ein Kunde, egal welcher Barbier die Kiste bringt. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge aller Geräte und den offenen Betrag. Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — Anzahlung für einen Motor, Rest bei Abholung —, und der Filter «ohne Zahlung» listet, was ausgegeben, aber nicht bezahlt ist. Praktisch, wenn ein Salon monatlich zahlt.

Der Arbeitsnachweis enthält Positionen, Arbeitsprotokoll, Empfehlungen und den zu zahlenden Betrag. In die Empfehlungen gehören Pflegehinweise, die die nächste Reparatur ersparen: Messer bürsten und ölen, die Maschine nicht unter dem Wasserhahn abspülen. Kommt ein Gerät nach Ihrer Reparatur zurück, bekommt es die Reparaturart «Nachbesserung», der frühere Auftrag ist einen Klick entfernt. Ihre Bedingungen zur Gewährleistung auf die Reparatur stehen in den Bedingungen des Auftragsscheins.

Reparieren Sie auch Nähmaschinen für Änderungsschneidereien, lesen Sie Nähmaschinen-Reparatur.

Was nicht ins Programm gehört

Hygienevorgaben für die Aufbereitung von Instrumenten im Salon und Anforderungen an die elektrische Sicherheit von Geräten richten sich nach den Regeln Ihres Landes. Das Programm verwaltet Reparaturen; es prüft diese Vorgaben nicht und bestätigt nicht, dass ein Sterilisator nach der Reparatur sie erfüllt. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Modell und Zustand ab: Fehlersuche 12–30 €, Messer schleifen 10–22 € je Scherkopf, Reparatur einer Haarschneidemaschine (Schalter, Motor, Akku) 30–80 € zuzüglich Teile, Föhnkabel tauschen 18–40 €, Motor oder Heizung eines Föhns 35–90 €, Handstück eines Nagelfräsers überholen 45–130 €, Steuergerät reparieren 40–120 €, Sterilisator oder Heißluftsterilisator 35–100 €, UV/LED-Lampe 20–60 €. Ihre Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart, im Leistungsverzeichnis und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Fotos und Dateien am Auftrag;
• einen Leihgerätepool oder Wartungsverträge mit Salons als eigenes Modul;
• Erinnerungen an regelmäßiges Reinigen oder Schleifen;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten oder Teilekataloge.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie eine Haarschneidemaschine an, kopieren Sie den Auftrag für eine zweite, fügen Sie «Messer schleifen × 2» hinzu und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag pro Gerät per Kopie; die Markierung des Salons im Produktcode, durchsuchbar.
• Schleifen und Standardarbeiten aus dem Leistungsverzeichnis, mit Menge in der Zeile.
• Dringendes und Überfälliges auf einen Blick; «fertig» per E-Mail und Telegram.
• Motor, Handstück, Steuergerät erst nach «Einverstanden» per Link.
• Lager für Scherköpfe, Motoren und Kabel mit Mindestbestand.
• Salons: Firmenfeld, mehrere Zahlungen, offener Betrag, Arbeitsnachweis.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.