Software für die Audio-Reparatur

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für HiFi-Werkstätten und alle, die Audiotechnik reparieren: Vollverstärker und AV-Receiver, Passiv- und Aktivlautsprecher, Subwoofer, Plattenspieler und Tonbandgeräte, Vintage-HiFi, Mischpulte und Endstufen aus der Veranstaltungstechnik. Annahme mit vollständigem Zubehör, Kostenvoranschlag zur Freigabe vor der Arbeit, Teilelager mit Mindestbestand, Anzahlung für teure Teile und Termine, die niemand vergisst. Es läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy.

Für welche Werkstätten das gedacht ist

Eine Audio-Werkstatt hat im Grunde drei Kundengruppen. Privatkunden bringen den Receiver, der nicht mehr angeht, die Box, die bei Lautstärke verzerrt, den Sub ohne Ton — ihnen geht es um Preis und Dauer. Sammler bringen den Vollverstärker aus den Siebzigern, den sie lange gesucht haben; er soll wieder klingen wie früher, und die Rechnung soll keine Überraschung sein. Und Musiker, Tontechniker und Verleiher bringen Monitor oder Endstufe, die am Wochenende wieder auf der Bühne stehen müssen.

Was dabei typischerweise schiefgeht:

• «nur mal reinschauen» wird beim Vintage-Gerät zur kompletten Elko-Kur mit neuen Endtransistoren, und über den Preis wird erst danach gesprochen;
• «bis Freitag» wurde an der Theke zugesagt und nirgends notiert;
• bei der Abholung: «Da war eine Fernbedienung dabei», «es waren vier Röhren, nicht drei»;
• zwei Standlautsprecher blockieren monatelang den Lagerraum.

Annahme: Gerät, Zubehör und Zustand

Receiver kommen mit Fernbedienung und Antenne, Plattenspieler mit Tonabnehmer und Haube, Röhrenverstärker mit ihren Röhren, Bühnentechnik im Case mit Kaltgerätekabeln. Das Feld «Zubehör» wird im Beisein des Kunden ausgefüllt und steht auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt. Je genauer, desto besser: «4 Röhren, gesteckt», «Haube mit Riss», «ohne Netzkabel».

Ins Feld «Zustand» gehört, was man sofort sieht: Kratzer an der Front, fehlende Knöpfe, eingedrückte Gitter, eingerissene Membran, Flüssigkeitsspuren. Modell und Seriennummer haben eigene Felder — so sieht man beim nächsten Besuch, was am Gerät schon gemacht wurde, ob beim Sammlerstück oder beim zehnten baugleichen Monitor eines Verleihers.

Den Fehler am besten in den Worten des Kunden und konkret: «linker Kanal fällt nach einer Stunde aus», «Brummen auf allen Eingängen», «Relais klickt, Schutzschaltung bleibt aktiv». Das spart später Zeit am Arbeitsplatz.

Ehrlich zu Fotos. Fotos, Tonaufnahmen oder andere Dateien lassen sich nicht an einen Auftrag anhängen. Wenn Sie bei der Annahme fotografieren, bewahren Sie die Bilder selbst auf und vermerken im Auftrag, dass es sie gibt.

Vintage-Restaurierung: erst der Kostenvoranschlag, dann der Lötkolben

Ein altes Gerät braucht selten nur ein Teil. Ausgetrocknete Elkos, kratzende Potis, oxidierte Schalter, Endtransistoren paarweise, Ruhestrom- und Offset-Abgleich, manchmal ein Schutzrelais oder ein Trafo. Jede Position ist eine Zeile, und zusammen ergeben sie einen Betrag, den der Besitzer vor Beginn der Arbeit kennen sollte.

Der Ablauf: Diagnose, Befund ins Arbeitsjournal, dann ein Kostenvoranschlag in Zeilen — «Elkos, kompletter Satz», «Endtransistoren × 4», «Potis und Schalter reinigen», «Ruhestrom einstellen». Eine Zeile kommt aus Ihrem Leistungsverzeichnis oder direkt aus dem Lager; dann wird der Preis übernommen und das Teil vom Bestand abgebucht.

Per Knopf im Auftrag geht der Kostenvoranschlag per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Er öffnet den Link, sieht jede Zeile und die Summe und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen». Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie. Taucht beim Öffnen noch etwas auf, kommt eine neue Zeile dazu und geht erneut zur Freigabe.

Restaurierungen dauern oft Wochen: Teile in Bestellung, Dauertest unter Last, zweiter Abgleich. Das Arbeitsjournal zeigt, was wann gemacht wurde, der Status, wo das Gerät steht. Entscheidet sich der Besitzer dagegen, gibt es «Reparatur abgelehnt», ist nichts zu retten, «nicht reparabel». Berechnen Sie die Diagnose, hinterlegen Sie den Preis bei der Geräteart und stellen den Auftrag auf «nur Diagnose» — der Kunde sieht den Betrag von Anfang an. Dasselbe Prinzip — erst Preis, dann Teil — steht auch bei der Fernseherreparatur.

Auftritt am Samstag: Termine und Eilaufträge

Für Bands und Verleiher hängt jede Reparatur an einem Termin. Jeder Auftrag hat ein zugesagtes Datum; ist es vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. Eilaufträge sind in der Liste markiert, eine Kachel darüber zeigt, wie viele gerade offen sind. Der Filter nach Techniker zeigt, wer was auf dem Tisch hat.

Status legen Sie selbst an. Die Startliste enthält «Diagnose», «wartet auf Teile», «wartet auf Freigabe», «Reparatur abgelehnt» und «nicht reparabel»; ergänzen Sie einen Status «Dauertest», wenn Geräte im Einbrennen getrennt sichtbar sein sollen.

Lager: Endstufentransistoren, Elkos, Röhren und Sicken

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Wareneingang mit Preis und Lieferant, Verbrauch als Zeile im Kostenvoranschlag, Abschreibung mit Grund, Inventur. Der Bestand rechnet sich selbst. Für die Teile, die ständig gebraucht werden — Endtransistoren, Verstärker-ICs, Elkos, Schutzrelais, Sicherungen, Röhren, Sicken —, legen Sie einen Mindestbestand fest, und die Kachel «geht zur Neige» wird zur Einkaufsliste. Gezählt wird in ganzen Stück; ein selektiertes Paar führen Sie am besten als eigenen Artikel.

Fehlt ein Teil, entsteht die Bestellung direkt aus dem Auftrag und geht per E-Mail an den Lieferanten; bei Eingang «Geliefert» und einbuchen. Man sieht, welches Gerät auf welches Teil wartet. Barcodes und eine Anbindung an Lieferantenkataloge gibt es nicht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Verleiher, Studios und Clubs

Kunden haben ein Feld «Firma»: Ein PA-Verleih oder ein Studio ist ein Kunde, egal wie viele Geräte kommen. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge, die Summe und den offenen Betrag. Vier baugleiche Monitore? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren — Kunde, Geräteart, Modell und Notizen werden übernommen, nur die Seriennummer tragen Sie neu ein.

Kommt ein Gerät nach Ihrer Reparatur zurück, gibt es die Auftragsart «Nachbesserung», und über die Seriennummer findet sich der frühere Auftrag. Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben — Anzahlung für einen Ausgangsübertrager oder einen Röhrensatz, Rest bei Abholung —, und das Programm zeigt den offenen Rest. Gedruckt wird ein Arbeitsbericht mit Journal, Empfehlungen und Zahlbetrag. Rechnungen mit allen Pflichtangaben und Buchhaltung führt das Programm nicht.

Empfehlungen, Sicherheitsprüfung und Abholung

Viele Wiederholungsfälle kommen vom Einsatz: Verstärker im geschlossenen Schrank, Lautsprecher unter der zulässigen Impedanz, Clipping auf der Party, verbrauchte Röhren. Das Feld «Empfehlungen» steht auf dem Arbeitsbericht und bleibt in der Gerätehistorie.

Nach der Reparatur netzbetriebener Geräte ist eine elektrische Sicherheitsprüfung üblich, und gewerbliche Kunden wie Verleiher fragen oft danach. Das Programm führt keine Prüfprotokolle und keine Prüffristen; das Ergebnis können Sie im Arbeitsjournal festhalten. Welche Prüfungen für Ihre Werkstatt gelten, klären Sie mit einer Elektrofachkraft oder Ihrer Innung — das hier ist keine Rechtsberatung.

Ist das Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). SMS und App gibt es nicht. Bei jedem fertigen Gerät steht, seit wie vielen Tagen es wartet; ist die kostenlose Lagerfrist aus den Einstellungen vorbei, wird der Zähler rot — bei zwei Standboxen im Weg kein Detail. Mehr: Kundenbenachrichtigungen.

Was Audio-Reparaturen ungefähr kosten

Nur als grobe Orientierung, je nach Region, Geräteklasse und Teilen: Diagnose 30–80 €, Reparatur einer Endstufe 90–280 € mit Teilen, Verstärkermodul einer Aktivbox oder eines Subwoofers 120–350 €, neue Sicken 70–160 € pro Paar, komplette Restaurierung eines Vintage-Receivers 300–900 € und mehr. Ihre eigenen Preise hinterlegen Sie je Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• keine Fotos, Tonaufnahmen oder Dateien am Auftrag;
• keine SMS, keine App, keine Online-Zahlung durch den Kunden;
• keine Messprotokolle, Prüfprotokolle oder Prüffristen;
• keine Anbindung an Lieferanten, keine Barcodes;
• keinen Leihgerätepool — ein Ersatzgerät lässt sich nur im Auftrag vermerken.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag pro Mitarbeiter oder Standort. Alles, was das Programm kann, steht unter Funktionen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Nehmen Sie einen Receiver an, erstellen Sie einen Kostenvoranschlag und schicken Sie ihn zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Zubehör und Zustand bei der Annahme erfasst und vom Kunden unterschrieben.
• Kostenvoranschlag in Zeilen mit Freigabe per Link, bevor die Restaurierung beginnt.
• Zugesagte Termine, Eilaufträge und rote Überfälligkeiten — der Auftritt ist sicher.
• Endtransistoren, Elkos, Röhren und Sicken im Lager, mit Liste «geht zur Neige».
• Verleiher und Studios als ein Kunde: alle Aufträge, offener Betrag, Anzahlung.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.