Software für die Computerwerkstatt

ServiceCenterSoft ist Software für eine Werkstatt, die Notebooks, PCs und All-in-One-Geräte repariert. Ein Diagnosejournal Schritt für Schritt, Preisabstimmung nach dem Öffnen, eigene Status für Ihren Ablauf und Empfehlungen für den Kunden im Nachweis. Läuft im Browser, installieren muss man nichts.

Warum eine Computerwerkstatt schwieriger ist als eine Handy-Werkstatt

In der Handy-Werkstatt steht der Preis schon am Tresen fest: ein Displaytausch kostet so viel. In der Computerwerkstatt steht am Tresen gar nichts fest. Ein Notebook, das «nicht angeht», ist Staub in der Kühlung für ein paar Euro, ein defekter Grafikchip für das Zehnfache oder ein über die Tastatur geflutetes Board, das man besser nicht anfasst.

Daraus folgen drei Dinge, die es anderswo nicht gibt:

• Erst Diagnose, dann Preis. Und dazwischen ein Gespräch mit dem Kunden, das irgendwo festgehalten werden muss.
• Die Arbeit läuft in Schritten. Geöffnet, gereinigt, half nichts, Wärmeleitpaste getauscht, erwärmt, anderes Speichermodul eingesetzt. Eine Woche später weiß niemand mehr, was schon versucht wurde.
• Auf der Platte liegen Kundendaten. Das ist kein Ersatzteil, das kauft man nicht nach, und genau daraus entstehen die unangenehmsten Gespräche.

Annahme: Zubehör und Passwort

Neben Modell und Fehler gibt es im Annahmeformular zwei Felder, ohne die eine Computerwerkstatt nicht auskommt. Zubehör — kam das Notebook mit Netzteil oder ohne, ist eine Tasche dabei, wurde die Platte entnommen. Zustand — ein Riss in der Gehäuseecke, ein gebrochenes Scharnier, ein fehlender Gummifuß.

Das Systempasswort kommt in die Notizen: ohne es lässt sich die Reparatur machen, aber nicht prüfen. Der Kunde wird über den Namen oder beliebige Ziffern der Telefonnummer gefunden, und ist er neu, wird er im selben Formular angelegt.

Diagnose: das Arbeitsjournal Schritt für Schritt

Im Auftrag lebt ein Arbeitsjournal. Der Techniker ergänzt eine Zeile, sobald er etwas getan hat: «geöffnet, Kühlung gereinigt», «Wärmeleitpaste getauscht, 94° unter Last», «Speichertest — keine Fehler». Jeder Eintrag hat Autor und Uhrzeit.

Das ist nicht für die Ablage. Es sorgt dafür, dass eine Woche später der zweite Techniker nicht von vorn anfängt und man einen Monat später erklären kann, warum die Reparatur so viel gekostet hat. Aus demselben Journal entsteht anschließend der Arbeitsnachweis: am Ende muss nichts rekonstruiert werden.

Daneben stehen interne Kommentare: was Techniker einander schreiben und der Kunde nie sieht. «Kunde bat, den Aufkleber nicht anzufassen», «war schon bei jemandem, Schrauben rundgedreht».

Preisabstimmung nach dem Öffnen

Die übliche Geschichte: am Tresen wurde ein Betrag genannt, nach dem Öffnen ist es das Vierfache. Zwei Dinge zählen hier: dass der Preis im Auftrag geändert wird und dass eine Spur bleibt, dass der Kunde zugestimmt hat.

Der Preis kann aus dem Gerätekatalog kommen oder ein eigener sein, für diesen Fall von Hand eingetragen. Jede Änderung eines verfolgten Feldes landet in der Auftragshistorie: man sieht, welcher Preis vorher stand, welcher jetzt gilt, wann und durch wen. Das Gespräch selbst wird als Kommentar festgehalten: «am 14.03. telefonisch abgestimmt, einverstanden».

Ehrlich: dem Kunden einen Link zu schicken, auf dem er «einverstanden» klickt, geht nicht. Die Abstimmung ist ein Anruf; im Programm bleibt der Vermerk darüber.

Eigene Status für Ihren Ablauf

Status sind nicht fest verdrahtet. Sie legen eigene an: angenommen, in Diagnose, Abstimmung mit dem Kunden, wartet auf Teil, in Arbeit, fertig, ausgegeben, Reparatur abgelehnt. Jeder bekommt seine Farbe in der Liste.

Zwei Status sind besonders: «fertig» löst die E-Mail an den Kunden aus, und «geschlossen» trägt das Ausgabedatum von selbst ein. Der Rest sind einfach Ihre Etappen, und davon gibt es so viele, wie Sie brauchen.

In der Auftragsliste ist der Status farbig, ein überschrittener Termin rot, und ein Knopf zeigt nur das Nötige: in Arbeit, abholbereit, eilig, unbezahlt.

Daten auf der Platte: vorher klären

Das ist keine Programmfunktion, sondern ein Rat aus der Praxis — und genau hier verlieren Computerwerkstätten die meisten Nerven.

Klären Sie die Datenfrage vor der Reparatur und schreiben Sie die Absprache auf den Auftrag. Drei Formulierungen, die auf Ihr Formular gehören: ob Sie für den Erhalt der Daten einstehen, ob Sie eine Sicherung anlegen und auf wessen Kosten, und was gilt, wenn die Platte während der Diagnose stirbt. Das Formular bearbeiten Sie selbst, diese Zeilen zu ergänzen dauert einmalig fünf Minuten (über den Annahmeschein).

Ist die Absprache notiert und unterschrieben, wird «wo sind meine Fotos» nicht zur Katastrophe.

Fehler, die sich nicht reproduzieren lassen

Ein sporadischer Fehler ist eine eigene Plage: das Gerät kommt zum dritten Mal, und jedes Mal läuft alles. Die Suche nach der Seriennummer zeigt alle früheren Aufträge dieses Rechners: wann angenommen, was gemacht, welche Teile verbaut, welche Diagnose. Die Suche erfasst auch den Text des Arbeitsjournals — geben Sie «Überhitzung» ein, finden Sie jede Reparatur, in der das Wort vorkam.

Empfehlungen für den Kunden

Im Auftrag gibt es ein Empfehlungsfeld, und es landet im Nachweis: «die Platte hat 400 ersetzte Sektoren, bald tauschen», «die Kühlung setzt sich in einem halben Jahr zu — kommen Sie zur Reinigung». Das ist ehrlicher Rat und zugleich der günstigste Weg, den Kunden in einem Jahr zurückzuholen, ganz ohne Werbung.

Der Kunde sieht seine Reparatur selbst

Die Diagnose eines Notebooks dauert keine Stunde, und all diese Tage macht sich der Kunde Gedanken. Er hat einen eigenen Zugang: er meldet sich an und sieht seine Reparaturen — nur seine und nur lesend. Status und Fortgang sind sichtbar.

Ist die Reparatur fertig, schickt das Programm eine E-Mail, deren Text Sie selbst bearbeiten. Hat der Kunde den QR-Code auf dem Schein gescannt, bekommt er dasselbe per Telegram. SMS versendet das Programm nicht. Zusammen nehmen E-Mail, Telegram und Zugang die meisten Anrufe weg.

Wer wie viel geschafft hat

Ein Bericht je Techniker für jeden Zeitraum: wie viele Reparaturen, zu welchem Betrag, wie viel bezahlt und welcher Anteil nach Faktor. In einer Computerwerkstatt fällt das besonders auf: der eine macht viele günstige Reinigungen, der andere wenige, aber teure Platinenreparaturen.

Was Sie bekommen

• Ein Diagnosejournal Schritt für Schritt, aus dem der Nachweis entsteht.
• Eine Spur der Preisabstimmung: was war, was gilt, wann und durch wen geändert.
• Eigene Status mit eigenen Namen und Farben statt eines fremden Schemas.
• Interne Kommentare, die der Kunde nie sieht.
• Gerätehistorie über die Seriennummer — für sporadische Fehler.
• Empfehlungen im Nachweis, die den Kunden in einem Jahr zurückbringen.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt: kein Aufschlag je Techniker und keiner für den zweiten Standort. Anpassungen an Ihre Arbeitsweise werden gesondert nach Stunden abgerechnet.

Das Programm lässt sich ohne Anmeldung ansehen — in der Demoversion. Thematisch benachbart: Reparaturablauf und Annahmeschein.

Häufige Fragen