Software für Medizintechnik-Reparatur

ServiceCenterSoft ist eine Auftragsverwaltung für unabhängige Werkstätten, die Medizintechnik reparieren: Hand- und Winkelstücke und Kompressoren aus der Zahnarztpraxis, Sauerstoffkonzentratoren, einfache EKG- und Ultraschallgeräte, Laborzentrifugen, dazu Blutdruckmessgeräte und Inhaliergeräte für zu Hause. Annahme mit Seriennummer, die komplette Reparaturhistorie jedes Geräts, Kostenvoranschlag zur Freigabe und ein Arbeitsnachweis, mit dem die Praxis etwas anfangen kann. Läuft im Browser — ohne Installation.

Für wen das gedacht ist

Für den kleinen Medizintechnik-Service mit ein paar Technikern, oft auch im Außendienst. Die meisten Aufträge kommen von Praxen: Zahnarztpraxen, Hausarztpraxen, Physiotherapie, kleine Labore, Sanitätshäuser, die Geräte ihrer Kunden einschicken. Dazu Privatleute mit dem Inhaliergerät fürs Kind oder dem Konzentrator für die Eltern.

Wo es ohne System hakt:

• die Zahnarztpraxis bringt drei Turbinen, und einen Monat später weiß niemand, welche schon überholt wurde und mit welchen Teilen;
• die Praxis will einen Nachweis für ihre Unterlagen, und Sie suchen die Angaben aus Zetteln und Nachrichten zusammen;
• der Preis wurde am Empfang telefonisch abgestimmt, die Praxisinhaberin sieht das anders;
• das Ersatzteil für den Konzentrator ist seit drei Wochen unterwegs, und Sie erfahren es vom verärgerten Kunden.

Die Praxis als Firmenkunde

Jeder Kunde hat ein Feld «Firma». Ob die Helferin, der Fahrer oder die Ärztin selbst das Gerät bringt — die Praxis ist ein Kunde, und ihre Kundenkarte zeigt alle Aufträge, die Summe und den offenen Betrag. Der Firmenname steht auf Auftragsschein und Arbeitsnachweis neben dem Ansprechpartner, und die Suche in der Auftragsliste findet alle Geräte einer Praxis über ihren Namen.

Praxen zahlen selten an der Theke. Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben — Anzahlung für ein teures Teil, Rest per Überweisung —, das Programm zeigt den offenen Betrag, und der Filter «unbezahlt» sammelt die Aufträge, bei denen das Geld noch fehlt. Rechnungen erstellt das Programm nicht: gedruckt werden Auftragsschein und Arbeitsnachweis.

Seriennummer statt Gedächtnis

Medizingeräte sind viele Jahre im Einsatz und kommen wieder. Die Seriennummer hat ein eigenes Feld, die Suche findet den Auftrag auch über einen Teil der Nummer — und damit jede frühere Reparatur dieses Geräts: wann, was gemacht wurde, welche Teile, welche Hinweise.

In «Zustand» und «Zubehör» steht, wie das Gerät ankam und was dabei war: Maske und Schlauch, Manschette, Netzteil, Fußschalter, Koffer. Haben Sie mit der Praxis vereinbart, dass Geräte vor der Übergabe aufbereitet werden, vermerken Sie das im Auftrag — dann steht die Absprache auf dem Schein.

Ein Sanitätshaus schickt fünf gleiche Blutdruckmessgeräte? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren — Kunde, Geräteart, Fehlerbild und Notizen werden übernommen, die Seriennummer tragen Sie jeweils neu ein.

Kostenvoranschlag an die Person, die entscheidet

In der Praxis ruft oft jemand anderes an, als später die Kosten freigibt. Nach der Diagnose trägt der Techniker den Befund ins Arbeitsprotokoll ein und erstellt den Kostenvoranschlag Zeile für Zeile — Arbeiten und Teile mit Menge und Preis. Per Klick geht er als Link per E-Mail oder Telegram an den Kontakt im Kundenstamm. Dort sind jede Position und die Summe zu sehen, dazu «Einverstanden» oder «Ablehnen» und ein Feld für einen Kommentar. Die Antwort steht mit Datum in der Auftragshistorie.

Lohnt sich die Reparatur nicht — Platine abgekündigt, Kosten nahe am Neugerät —, schließen die Status «Reparatur abgelehnt» und «nicht reparabel» den Auftrag, der Grund bleibt im Protokoll.

Arbeitsnachweis mit Positionen

Für die Praxis gehört der Arbeitsnachweis in die eigenen Unterlagen. Der Standard-Nachweis enthält Kunde mit Firmennamen, Gerät, Modell und Seriennummer, den Kostenvoranschlag als Tabelle, das Arbeitsprotokoll, Empfehlungen und den nach Zahlungen noch offenen Betrag. Briefkopf, Logo und Gewährleistungsbedingungen passen Sie selbst an. Mehr dazu unter Arbeitsnachweis.

Ins Feld «Empfehlungen» gehört, was der Kunde nach der Reparatur wissen sollte — «Ansaugfilter alle N Monate wechseln», «Befeuchter nicht ohne Wasser betreiben». Das steht auf dem Nachweis und bleibt in der Gerätehistorie.

Termine und Ersatzteile

Ohne Turbine fehlt der Zahnarztpraxis ein Behandlungsplatz, ohne Zentrifuge steht das Labor. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin. Ist er überschritten, wird die Zeile rot, der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge, und «dringend» fällt in der Liste sofort auf.

Turbinenlager, Kompressormembranen, Sensoren und Platinen werden oft modellbezogen bestellt. Die Bestellung entsteht aus dem Auftrag und geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile», und jede Terminverschiebung bleibt in der Historie. Das Lager ist ein Bewegungsjournal mit Mindestbestand und der Kachel «geht zur Neige». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Ist das Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein) — siehe Kundenbenachrichtigungen. Arbeiten Sie als autorisierter Service eines Herstellers, finden Sie Garantiereparaturen nach dessen Preisliste unter autorisierter Service.

Zu gesetzlichen Vorgaben

ServiceCenterSoft verwaltet Reparaturaufträge — es ist kein Medizintechnik-Managementsystem. Es plant keine Wartungsintervalle, erinnert nicht an Prüfungen oder Kontrollen, führt keine vorgeschriebenen Bücher oder Nachweise und sorgt nicht für die Einhaltung von Vorschriften. Welche Anforderungen an Instandhaltung und Dokumentation für ein bestimmtes Medizinprodukt gelten, hängt vom Land und von der Art des Produkts ab — klären Sie das mit einer Fachstelle oder einem Anwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur als grobe Orientierung, je nach Region, Modell und Teilen: Blutdruckmessgerät etwa 25–60 €, Kompressor-Inhaliergerät 40–100 €, Lagertausch an einer Turbine 80–250 €, Kompressor einer Behandlungseinheit 150–600 €, Sauerstoffkonzentrator 120–450 €, einfaches EKG-Gerät 150–500 € mit Teilen. Ihre Preise hinterlegen Sie selbst — je Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• keine Wartungsplanung, keine Erinnerungen an Prüftermine, kein eigenes Bestandsverzeichnis der Geräte eines Kunden;
• keine Rechnungen — nur Auftragsschein und Arbeitsnachweis;
• keine Fotos oder Dateien am Auftrag, keine SMS, keine App, keine Online-Zahlung durch den Kunden;
• keine Barcodes, keine Anbindung an Lieferantenkataloge.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag pro Mitarbeiter oder Standort.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Nehmen Sie ein Gerät mit Seriennummer an, erstellen Sie einen Kostenvoranschlag und drucken Sie den Arbeitsnachweis.

Kurz gesagt

• Praxen und Labore als Firmenkunden — auf den Dokumenten und in der Suche.
• Die ganze Gerätehistorie über die Seriennummer.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link, Arbeitsnachweis mit Positionen und Empfehlungen.
• Zugesagte Termine, überfällige und dringende Aufträge in einer Liste.
• Mehrere Zahlungen je Auftrag, offener Betrag je Kunde.
• Auftragsverwaltung — kein System zur Einhaltung von Vorschriften.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.