Software für Druckerreparatur und Kartuschenbefüllung

ServiceCenterSoft ist eine Werkstattverwaltung für Bürotechnik-Services, die Drucker, Multifunktionsgeräte und Kopierer reparieren und Toner- und Tintenkartuschen für Büros, Schulen, Praxen und Läden befüllen. Ein Auftrag je Gerät, die Historie jeder Kartusche über ihre Nummer, alle Aufträge einer Organisation auf einer Karte, Toner und Teile im Lager.

Zwei Arten von Arbeit unter einem Dach

Reparaturen kommen einzeln. Ein Multifunktionsgerät mit Papierstau, ein Drucker mit Streifen, ein Kopierer mit Fehlercode. Das heißt: Diagnose, oft ein Teil, das bestellt werden muss, und ein Preis, den der Kunde freigeben soll — manchmal ist die Reparatur teurer als ein neues Gerät, und das muss er vorher wissen.

Bei der Befüllung ist es umgekehrt. Jede dauert eine halbe Stunde, aber die Kartuschen kommen dutzendweise, sind alle gleich, stammen aus einem Büro und kehren jeden Monat wieder. Entsprechend anders sind die Fehler: verwechseln, wem welche Kartusche gehört, übersehen, dass genau diese schon zweimal mit Streifen zurückkam, oder am Monatsende nicht wissen, wie viele Befüllungen man für die Schule nebenan gemacht hat.

Eine eigene Nummer auf jeder Kartusche

Die meisten Kartuschen haben keine gut lesbare Seriennummer. Befüllbetriebe kleben deshalb ein eigenes Etikett auf — etwa „K-0412“ — und tragen diese Nummer ins Feld „Seriennummer“ des Auftrags ein. Die Suche findet darüber alle Aufträge dieser Kartusche: wann befüllt, was getauscht, wer angenommen hat. Kommt dieselbe Kartusche im halben Jahr zum dritten Mal zurück, sieht man es sofort.

Bringt ein Büro zwölf gleiche Kartuschen, wird die erste normal angenommen, der Rest mit „Kopieren von Auftrag“ → „Den letzten“: Kunde, Modell, Reparaturart, Preis und Beschreibung werden übernommen. Die Seriennummer wird bewusst nicht kopiert — so bekommt jeder Auftrag seine eigene Etikettnummer, und eine fremde lässt sich nicht versehentlich doppelt vergeben.

Den Annahmeschein mit der Liste des Abgegebenen unterschreibt der Kunde und nimmt ihn mit — so hat der Bote des Büros einen Beleg, was er genau abgegeben hat. Was ein guter Annahmeschein enthalten sollte: Annahmeschein für die Reparatur.

Ein Büro ist ein Kunde, egal wer die Kartuschen bringt

Mal bringt sie die Sekretärin, mal der Hausmeister oder ein Fahrer, bezahlt wird von der Einrichtung. Die Kundenkarte hat ein Feld „Firma“, und die Suche findet Kunden auch über den Firmennamen. Alle Aufträge der Organisation stehen auf dieser einen Karte, mit Summen: wie viele Aufträge, welcher Betrag und wie viel noch offen ist.

Kundenmarkierungen sind eine Liste, die Sie selbst pflegen: Neben „Stammkunde“ und „VIP“ legen Sie etwa „Vertrag“ an und filtern die Kundenliste danach. In die Notizen kommt, was man bei der Annahme wissen muss: „zahlt monatlich auf Rechnung“, „Ausgabe nur gegen Unterschrift des Hausmeisters“. Wie eine Kundendatenbank der Werkstatt wirklich hilft: Kundendatenbank für den Reparaturservice.

Befüllung, Chip, Trommel — Preise aus der Liste

Die Gerätearten legen Sie selbst an, jede mit ihrem üblichen Preis: „Kartusche HP 85A“, „Kartusche Canon 725“, „Multifunktionsgerät“, „Laserdrucker“. Art gewählt — der Befüllungspreis steht drin. Alles Zusätzliche — neuer Chip, Bildtrommel, Wischerblatt — kommt als Zeile der Kostenaufstellung aus Ihrer Arbeitsliste: Name und Preis werden eingesetzt, die Menge geben Sie an.

Eine befüllte Kartusche kommt mit Streifen zurück? Neuer Auftrag mit der Reparaturart „Nachbesserung“ und eigenem Preis, auch null. Die Historie unter der Etikettnummer zeigt, wann und von wem zuletzt befüllt wurde.

Toner, Trommeln, Chips im Lager mit Bestand

Das Lager führt Bestände über Bewegungen: Zugang mit Preis und Lieferant, Abbuchung in einen Auftrag als Zeile der Kostenaufstellung, Inventur. Toner führen Sie in Gramm oder Flaschen, Chips und Trommeln stückweise. Für jeden Artikel lässt sich ein Mindestbestand setzen, und der Filter „werden knapp“ zeigt rechtzeitig, was nachzubestellen ist, bevor der meistgebrauchte Chip ausgeht.

Bei Druckerreparaturen gilt dasselbe für Fixierfolien, Rollen und Baugruppen. Fehlt ein Teil, legt der Techniker direkt aus dem Auftrag eine Teilebestellung an, und das Programm schickt sie per E-Mail an den Lieferanten. Mehr dazu: Ersatzteilverwaltung.

Ein Drucker in Reparatur: Diagnose und Freigabe

Die Status legen Sie selbst an: „Diagnose“, „Wartet auf Freigabe“, „Wartet auf Teil“, „Fertig“. Nach der Diagnose stellt der Techniker die Kostenaufstellung zusammen und schickt sie dem Kunden als Link per E-Mail oder Telegram. Der Kunde sieht Zeilen und Summe und klickt „Einverstanden“ oder „Ablehnen“; die Antwort landet mit Datum in der Auftragshistorie.

Für den Seitenzähler gibt es kein eigenes Feld; er kommt in die Notizen, und die erweiterte Suche im Modus „nach Text“ durchsucht auch diese. Die Seriennummer des Druckers selbst zeigt seinen ganzen Weg durch die Werkstatt: was getauscht wurde, wann und zu welchem Preis.

Einsätze beim Kunden im Büro

Ein Teil der Arbeit passiert vor Ort: ein Netzwerk-Multifunktionsgerät prüfen, Kartuschen abholen und zurückbringen, eine neue Trommel einsetzen. Legen Sie eine Reparaturart „Vor-Ort-Einsatz“ an und filtern Sie die Liste danach — so sieht man, welche Einsätze noch offen sind und wer sie hat. Adresse und Telefon stehen auf der Kundenkarte, und der Techniker öffnet alles im Browser seines Telefons.

Am Monatsende

Geben Sie in der Auftragsliste den Namen der Organisation in die Suche ein, setzen Sie die Annahmedaten auf den Monat und schalten Sie den Filter „unbezahlt“ ein: Heraus kommt die Liste dessen, was sie noch schuldet, mit Beträgen. Der Arbeitsnachweis wird je Auftrag gedruckt, mit Kostenaufstellung in Zeilen, Ihren Firmendaten und dem Firmennamen des Kunden.

Wenn Sie neben Bürotechnik auch Computer und Laptops reparieren, lohnt ein Blick auf die Software für Computerreparatur — gleiche Verwaltung, andere Schwerpunkte.

Was es nicht gibt

• Annahme eines Stapels in einem Auftrag mit Historie je Kartusche. Ein Auftrag ist ein Gerät; Stapel nimmt man per Kopieren an. Ein einziger Auftrag mit der Zeile „Befüllung 85A × 12“ geht auch, aber ohne Historie der einzelnen Kartusche.
• Rechnungen, Verträge und Wartungsabonnements. Die Rechnung an die Organisation schreiben Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware. Einen Sammelnachweis für den Monat gibt es ebenfalls nicht — der Nachweis wird je Auftrag gedruckt.
• Eine Geräteübersicht des Kunden. Seine Drucker erscheinen nur über die Aufträge auf seiner Karte.
• Einsatzplanung, SMS, eine App und Online-Zahlung. Einsätze laufen als Reparaturart, Benachrichtigungen per E-Mail oder Telegram, das Programm im Browser des Telefons, und Zahlungen erfasst die Annahme.

Was Sie bekommen

• Die Historie jeder Kartusche über ihre Etikettnummer.
• Einen Stapel gleicher Kartuschen in wenigen Minuten angenommen, ohne vertauschte Nummern.
• Alle Aufträge einer Einrichtung auf einer Karte — mit Summe und offenem Betrag.
• Preise für Befüllung, Chip und Trommel aus der Liste statt aus dem Gedächtnis.
• Toner und Chips mit Bestand und dem Hinweis „werden knapp“.
• Freigabe von Druckerreparaturen per Link, mit der Antwort in der Historie.
• Eine Monatsliste offener Aufträge je Organisation.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufpreis je Mitarbeiter oder Filiale.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ohne Registrierung ausprobieren können Sie es in der Demo: Nehmen Sie dort ein paar gleiche Kartuschen per Kopieren an und finden Sie sie danach über die Nummer wieder.

Häufige Fragen