Software für Kaffeemaschinen-Reparatur und Vollautomaten-Werkstatt

ServiceCenterSoft ist eine Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Kaffeemaschinen instand setzen — vom Vollautomaten, der in der Einkaufstasche kommt, bis zur Zweigruppen-Siebträgermaschine im Café, zu der der Techniker selbst hinfährt. Läuft im Browser, am Rechner wie am Telefon.

Zwei Kunden, zwei Uhren

Den Vollautomaten aus der Küche bringt der Besitzer. Eine Woche kommt er ohne aus, aber er rechnet: Kostet die Reparatur die Hälfte eines neuen Geräts, lehnt er ab. Diagnosegebühr und Preis nach der Diagnose gehören hier zum Alltag.

Café und Büro ticken anders. Jede Stunde ohne Maschine ist Kaffee, der nicht verkauft wird; die Barista ruft ständig an, und die Rechnung geht an eine Firma, oft für mehrere Maschinen. Beides läuft in einer Liste und ist trotzdem auf einen Blick zu unterscheiden. Reparieren Sie auch Waschmaschinen und Kühlschränke, sehen Sie sich die Software für den Hausgeräte-Service an.

Annahme: was genau abgegeben wurde

Das Annahmeformular enthält Geräteart, Marke, Modell, Seriennummer, Fehler, Zustand, Zubehör und Kaufdatum. Zubehör heißt bei einer Kaffeemaschine: Tropfschale, Tresterbehälter, Wassertank, Milchaufschäumer, Wasserfilter. Was im Beisein des Kunden notiert wird, steht auf dem Annahmeschein, den er unterschreibt — die Diskussion um das „fehlende Milchkännchen“ endet, bevor sie beginnt.

Annahmeformular: Gerät, Modell, Seriennummer, Fehler, Zustand und Zubehör

Das Café als Kunde: Firma, Rechnung, mehrere Maschinen

Kunde kann eine Firma sein: Die Kundenkarte hat ein Firmenfeld, Telefonnummern, Adresse und Notizen wie „zahlt auf Rechnung bis zum 10.“. Darauf stehen alle Reparaturen, die Summe und der offene Betrag. Jede Maschine des Cafés ist ein eigener Auftrag mit eigener Seriennummer — zusammen auf einer Karte.

Karte eines Firmenkunden: Kontakte, Notizen, alle Reparaturen, Summe und offener Betrag

Stehen die Maschinen in Cafés, bezahlt aber die Rösterei, ist Kunde, wer zahlt, und die Adresse des Cafés kommt in die Anmerkungen des Auftrags.

Eilig: Die Maschine hinter dem Tresen steht

Den Auftrag einer Gastro-Maschine markieren Sie als eilig: Er fällt in der Liste auf, und der Filter „Eilig“ zeigt alle solchen Aufträge zusammen. Überschrittene Zusagetermine werden rot und haben einen eigenen Filter. Status wie „wartet auf Teil“, „wartet auf Freigabe“ oder „in Reparatur“ benennen Sie selbst.

Ehrlich zu Leihgeräten: Eine Leihgeräteverwaltung gibt es nicht. Welche Maschine mit welcher Seriennummer verliehen wurde, steht in den Anmerkungen des Auftrags. Die erweiterte Suche nach Text durchsucht auch die Anmerkungen — so weiß man, wo das Leihgerät gerade steht.

Entkalken, Brühgruppe, Pumpe — aus der Arbeitspreisliste

Die Arbeiten wiederholen sich: Entkalken, Brühgruppe reinigen und fetten, Dichtungen, Pumpe oder Thermoblock tauschen, Mahlwerk einstellen. Sie stehen im Verzeichnis „Arbeiten“ mit Preis — für alle Geräte oder für eine Geräteart. Die Zeile der Kostenaufstellung wird daraus gewählt, der Preis bleibt für die einzelne Maschine änderbar.

Haushalts- und Profimaschinen bekommen eigene Preise über die Geräteart: „Kaffeevollautomat“ und „Gastro-Siebträgermaschine“, jede mit eigenem Reparatur- und Diagnosepreis und eigenen Arbeiten. Einen Preis je Modell gibt es nicht — dafür passt man die Zeile an. Lehnt der Kunde nach der Diagnose ab, wird die Basis auf „Nur Diagnose“ umgestellt.

Auftragskarte: Kostenaufstellung in Zeilen, Zahlungen und die Antwort des Kunden auf die Freigabe

Den Kostenvoranschlag schicken Sie per E-Mail oder Telegram zur Freigabe. Der Kunde öffnet einen Link, stimmt zu oder lehnt ab und kann einen Kommentar hinterlassen. Die Café-Leitung muss nicht vorbeikommen, und im Auftrag steht, was wann freigegeben wurde.

Einsatz im Café

Eine fest angeschlossene Profimaschine kommt nicht in die Werkstatt — der Techniker fährt hin. Der Einsatz wird als eigene Reparaturart angelegt, und in die Kostenaufstellung kommt die Zeile „Anfahrt“ aus der Arbeitspreisliste. Die Adresse steht auf der Kundenkarte; vor Ort öffnet der Techniker den Auftrag am Telefon, trägt die Arbeit ein und ändert den Status.

Ehrlich: Einsatzkalender und Routenplanung gibt es nicht. Die Liste, gefiltert nach Techniker und Reparaturart, zeigt, wer wohin fährt — den Plan machen Sie.

Dichtungen, Ventile, Pumpen, Thermoblöcke

Das Lager ist ein Journal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Abbuchung in die Reparatur als Zeile der Kostenaufstellung, Rückgabe, Inventur — der Bestand ergibt sich von selbst. Für gängige Teile gibt es einen Mindestbestand; ist er erreicht, erscheint der Artikel unter „werden knapp“ — praktisch die nächste Bestellung.

Was fehlt, bestellt der Techniker direkt aus dem Auftrag: Die Anforderung geht per E-Mail an den Lieferanten, und beim Eintreffen wird das Teil aus derselben Anforderung eingebucht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Ersatzteillager: Bestand und Mindestbestand, Einkaufs- und Verkaufspreis, Filter „werden knapp“

Händler- und Herstellergarantie

Manche Maschinen kommen als Garantiefall: Der Händler nimmt sie vom Käufer an, bezahlt wird vom Hersteller. Dafür gibt es eine Garantie-Reparaturart und eine Garantiepreisliste — der Preis folgt aus Marke, Reparaturkategorie und Geräteart und wird automatisch übernommen. Der Arbeitsnachweis wird aus demselben Auftrag gedruckt.

Garantiepreisliste: Marke, Reparaturkategorie, Gerät und Preis

Ein Händler oder Kaffeelieferant, der Maschinen einliefert, kann als Partner im Auftrag stehen, und die Liste lässt sich danach filtern; das Partnerfeld wird gesondert eingeschaltet — schreiben Sie uns, wenn Sie es brauchen.

Regelmäßige Wartung

Gastro-Maschinen werden nach Plan gewartet, und jede Wartung ist ein normaler Auftrag. „Kopieren von Auftrag Nr.“ übernimmt Kunde, Gerät, Zubehör und Anmerkungen; die Seriennummer wird neu eingetragen. Über sie sieht man, wann die Maschine zuletzt entkalkt wurde und was getauscht ist. Hinweise wie „Wasserfilter einsetzen“ oder „nächste Wartung im März“ kommen in die Empfehlungen und auf den Arbeitsnachweis.

Ehrlich: Wartungsverträge und Wartungserinnerungen führt das Programm nicht.

Was es nicht gibt

Eine Leihgeräteverwaltung — dafür die Anmerkungen.
Wartungsverträge und Erinnerungen — der nächste Termin steht in den Empfehlungen.
Einsatzkalender und Routenplanung.
Preise je Modell — Preise je Geräteart, der Rest in der Zeile.
SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden. Fertigmeldungen gehen per E-Mail und Telegram (Kundenbenachrichtigungen), das Programm läuft im Browser des Telefons.

Was Sie bekommen

Haushalts- und Profimaschinen in einer Liste, mit eigenen Preisen.
Eilaufträge aus der Gastronomie im eigenen Filter.
Entkalken und Brühgruppe als Zeile aus der Arbeitspreisliste.
Kostenvoranschläge zur Freigabe per E-Mail oder Telegram.
Firmenkunden mit allen Reparaturen und offenem Betrag auf einer Karte.
Dichtungen und Pumpen im Lager mit Mindestbestand.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Service — ohne Aufpreis je Techniker oder Filiale.

Monatlich

20 €

Zahlung jeden Monat, jederzeit kündbar.

Günstiger

Jährlich

216 €

Günstiger als monatlich. Rechnung oder Kartenzahlung.

Anpassungen

20 €pro Stunde

Änderungen für Ihren Arbeitsablauf — stundenweise nach Absprache.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ohne Registrierung ausprobieren in der Demo: Nehmen Sie eine Kaffeemaschine an, setzen Sie das Entkalken in die Kostenaufstellung und führen Sie den Auftrag bis zur Abholung. Wie das Programm Kunden führt, steht unter CRM für Werkstätten.

Häufige Fragen

Verwaltet das Programm Leihmaschinen?

Nein, eine eigene Leihgeräteverwaltung gibt es nicht. Welche Maschine der Kunde für die Dauer der Reparatur bekommen hat, steht samt Seriennummer in den Anmerkungen des Auftrags. Die erweiterte Suche nach Text durchsucht auch die Anmerkungen — über die Seriennummer des Leihgeräts findet man den Auftrag und weiß, wer es gerade hat.

Erinnert das Programm an fällige Entkalkung oder Wartung?

Nein, Wartungsverträge und Erinnerungen gibt es nicht. Jede Wartung ist ein eigener Auftrag; „Kopieren von Auftrag Nr.“ übernimmt Kunde, Gerät, Zubehör und Anmerkungen vom letzten Mal. Den nächsten Termin trägt man in die Empfehlungen ein, die auf den Arbeitsnachweis gedruckt werden, und über die Seriennummer sieht man, wann die Maschine zuletzt gewartet wurde.

Wie lege ich unterschiedliche Preise für Haushalts- und Profimaschinen fest?

Über die Geräteart. Legen Sie etwa „Kaffeevollautomat“ und „Gastro-Siebträgermaschine“ an: Jede hat eigenen Reparatur- und Diagnosepreis und eigene Positionen im Verzeichnis „Arbeiten“ — Entkalken, Brühgruppe, Pumpentausch. Einen Preis je Modell gibt es nicht; für die einzelne Maschine passt man den Preis in der Zeile der Kostenaufstellung an.

Wie erfasse ich einen Einsatz an der Profimaschine im Café?

Legen Sie die Reparaturart „Einsatz vor Ort“ und die Arbeit „Anfahrt“ mit Preis im Verzeichnis „Arbeiten“ an. Der Auftrag wird ganz normal mit dieser Reparaturart eröffnet, die Anfahrt kommt als Zeile in die Kostenaufstellung und zählt zur Summe. Die Adresse steht auf der Kundenkarte, vor Ort arbeitet der Techniker am Telefon. Einsatzkalender und Routenplanung gibt es nicht.

Ein Café hat mehrere Maschinen und zahlt auf Rechnung — wie führe ich das?

Kunde ist die Firma: Name im Firmenfeld, Zahlungsbedingungen in den Notizen der Kundenkarte. Jede Maschine ist ein eigener Auftrag mit eigener Seriennummer, und die Kundenkarte zeigt alle Reparaturen, die Summe und den offenen Betrag. Zahlungen werden im jeweiligen Auftrag erfasst, auch mehrere — Anzahlung und Rest. Eine Sammelrechnung über mehrere Reparaturen druckt das Programm nicht; der Arbeitsnachweis wird je Auftrag gedruckt.

Werden Dichtungen und Pumpen vom Lager abgebucht, wenn ich sie verbaue?

Ja. In der Kostenaufstellung wählt man die Zeile „Vom Lager“: Bezeichnung und Verkaufspreis werden übernommen, die Menge darf den Bestand nicht übersteigen. Das Teil wird abgebucht, und die Artikelkarte zeigt, in welchen Auftrag es ging; wird die Zeile gelöscht, kommt das Teil zurück. Erreicht der Bestand das Minimum, erscheint der Artikel unter „werden knapp“.

Software für die Kaffeemaschinen-Reparatur