Berichte und Statistik des Servicecenters

Am Monatsende muss ein Service drei Fragen beantworten: wie viel verdient wurde, wem wie viel zusteht und was davon dem Service selbst bleibt. ServiceCenterSoft beantwortet alle drei — mit Berichten über die Mitarbeitenden und einer Statistik je Filiale.

Fragen, auf die es meist keine Antwort gibt

Fragen Sie sich jetzt, ohne nachzusehen:

• Wie viele Reparaturen wurden diesen Monat ausgegeben und für welchen Betrag — und wie viel davon ist wirklich eingegangen?
• Wie viel steht jedem Techniker zu — nicht „ungefähr“, sondern auf den Cent, und wofür genau?
• Wie viel wurde schon ausgezahlt, und wie viel ist noch offen?
• Wie viel vom Umsatz ging in Teile, und wie viel bleibt dem Service?

Beginnt die Antwort auf eine davon mit „ich rechne kurz nach“, geht genau dort Geld verloren. Nicht im Großen, sondern bei dem, was nie jemand zusammengeführt hat.

Technikerbericht: aufgeschlüsselt bis zur Position

Zeitraum wählen — und Sie sehen eine Tabelle: wer, wie viele Reparaturen, welcher Betrag, wie viel davon bezahlt, welcher Satz und was zusteht. Klick auf den Namen eines Technikers zeigt die Aufschlüsselung: jeder Auftrag, jede Position, ihr Betrag, der Einstand des Teils und das Gutgeschriebene. „Warum bekomme ich so viel?“ klärt diese Tabelle.

Zeitraum-Knöpfe — „dieser Monat“, „letzter Monat“, „seit Jahresbeginn“ — oder beliebige Daten.

Es zählen ausgegebene und bezahlte Reparaturen

In den Bericht kommen nur Reparaturen, die im Zeitraum an den Kunden ausgegeben und vollständig bezahlt wurden. Nicht angenommene, nicht „fast fertige“, nicht auf Kredit ausgegebene. Ein Techniker bekommt keinen Anteil an Geld, das der Service nicht gesehen hat: zahlt der Kunde den Rest nächste Woche, kommt die Reparatur dann in den Bericht.

Ja, eine am 31. fertige und am 1. ausgegebene Reparatur zählt zum nächsten Monat. Die Alternative ist schlechter: Sonst wirkt der Monat „profitabel“ mit Geld, das nicht in der Kasse ist.

Wofür genau ein Techniker bezahlt wird

Ein Techniker bekommt seinen Satz auf die Positionen, die er ausgeführt hat, und auf den Grundpreis der Reparatur, wenn er der Techniker des Auftrags ist. Arbeit zählt voll, ein Teil vom Lager nur mit seiner Marge: Ein Teil für 100 €, verkauft für 140 €, bringt ihm einen Anteil an 40 €, nicht am ganzen Betrag. An einer Reparatur können zwei arbeiten — jeder wird für seine Positionen bezahlt.

Ein Manager bekommt seinen Satz auf den bezahlten Betrag seiner Aufträge. Eine Person kann in verschiedenen Rollen verschiedene Sätze haben: Ein Techniker, der samstags an der Annahme steht, bekommt für Reparaturen den Techniker-, für betreute Kunden den Managersatz. Die Sätze stehen mit Namen im Verzeichnis, daher zeigt der Bericht keine nackte Zahl, sondern „Techniker Stufe 2 (0,35)“.

Auszahlungen: was gezahlt wurde und was offen ist

Der Reiter „Auszahlungen“ zeigt je Person: im Zeitraum gutgeschrieben, im Zeitraum ausgezahlt und am Ende des Zeitraums offen. Eine Auszahlung wird direkt dort erfasst — Betrag, Datum, „für September“ oder „Vorschuss“ —, und der Rest sinkt sofort. Die Auszahlungen des Zeitraums stehen unter der Tabelle: wer, wie viel, wann und wer erfasst hat.

Aufträge: was gemacht wurde — als Positionen

Der Reiter „Aufträge“ listet die im Zeitraum ausgegebenen Reparaturen: Gerät und Kunde, Techniker und Manager, Betrag und Zahlung und vor allem was gemacht wurde: die Grundarbeit und jede Position („Tastatur tauschen × 2“). Sie können nach einem Techniker oder Manager filtern — der Name eines Managers im Bericht führt direkt hierher.

Jeder sieht nur sich selbst

Der Lohn der Kollegen geht Mitarbeitende nichts an. Ohne eigenes Recht öffnet man dieselben Berichte und sieht nur die eigenen Zeilen, Reparaturen und Auszahlungen. Das Gesamtbild sieht die Leitung und wem sie dieses Recht gibt (Zugriffsrechte).

Filialstatistik

Der zweite Bereich beantwortet „wie läuft es“. Je Filiale im Zeitraum: wie viele Geräte angenommen, wie viele erledigt, wie viele ohne Reparatur geschlossen, wie viele ausgegeben, für welchen Betrag und wie viel eingegangen ist. Und jetzt, ohne Zeitraum: wie viele in Arbeit sind, wie viele auf Teile warten und wie viele fertige Geräte in Aufbewahrung liegen.

Der Vergleich „angenommen — ausgegeben — in Arbeit“ zeigt, ob eine Filiale mitkommt. Nimmt sie mehr an, als sie ausgibt, wächst die Schlange — sichtbar als Zahl, nicht als Gefühl.

Umsatz und Gewinn des Service

Unter der Statistik steht eine Tabelle je Filiale: Umsatz aus ausgegebenen, bezahlten Reparaturen, minus Einstand der Teile vom Lager, minus Anteile der Techniker und Manager — und was dem Service bleibt, mit Marge. Das ist keine Buchhaltung: Miete und Steuern kennt das Programm nicht. Aber es ist eine ehrliche Antwort auf „wie viel verdienen wir an Reparaturen“.

CSV-Export

Die „Statistik“ und jeder Berichtsreiter haben einen Knopf „CSV“. Die Datei öffnet sich direkt in Excel, mit Umlauten und Zahlen, die man addieren kann — für die Buchhaltung oder die eigene Tabelle.

Aktivitätsprotokoll: wer was im Programm getan hat

Neben den Berichten liegt das Aktivitätsprotokoll — getrennt von der Historie eines einzelnen Auftrags: Auftrag angelegt, Status geändert, Zahlung erfasst, Teil eingebucht, Kunden angeschrieben, angemeldet. Jeder Eintrag hat Autor, Zeit und IP-Adresse. Der Bericht beantwortet „wie viel“, das Protokoll „wer“ — gelesen wird es meist, wenn jemand sagt „das war ich nicht“.

Was die Berichte nicht haben

• Keine Diagramme. Nur Zahlen in der Tabelle.
• Kein Reingewinn nach Miete und Steuern. Den Gewinn des Service nach Teilen und Mitarbeiteranteilen gibt es, Ihre übrigen Kosten kennt das Programm nicht.
• Kein Periodenvergleich nebeneinander und keine Berichte nach Reparaturart oder Marke.

Fehlt Ihnen genau das — schreiben Sie uns: ein Bericht für eine bestimmte Arbeitsweise ist eine Anpassung.

Was Sie bekommen

• Den Verdienst jedes Technikers für jeden Zeitraum — aufgeschlüsselt bis zur Position.
• Einen Anteil nur aus ausgegebenen, bezahlten Reparaturen, bei Teilen nur aus der Marge.
• Auszahlungen und offenen Rest ohne eigene Tabelle.
• Eine Reparaturliste mit dem, was jeweils gemacht wurde.
• Ein Bild je Filiale und den Gewinn des Service nach Teilen und Löhnen.
• Alles als CSV für die Buchhaltung.

Was es kostet

Berichte und Statistik sind im Abonnement enthalten — nichts extra zu zahlen.

Ansehen können Sie es mit echten Daten in der Demoversion. Thematisch benachbart: Reparaturablauf, Ersatzteilverwaltung und Filialen und Rechte.

Häufige Fragen