Berichte und Statistik des Servicecenters

Am Monatsende muss ein Service zwei Fragen beantworten: wie viel wurde verdient und wem steht wie viel zu. ServiceCenterSoft beantwortet beide in zehn Sekunden — mit dem Technikerbericht und der Filialstatistik.

Drei Fragen, auf die es meist keine Antwort gibt

Fragen Sie sich jetzt, ohne irgendwo nachzusehen:

• Wie viele Reparaturen wurden diesen Monat herausgegeben und zu welchem Betrag?
• Wie viel davon ist tatsächlich eingegangen, und wie viel steht noch offen?
• Wie viel steht jedem Techniker zu — nicht «ungefähr», sondern auf den Cent?

Beginnt die Antwort auf eine der drei mit «das rechne ich gleich aus», genau dort versickert das Geld. Nicht am Großen, sondern an dem, was nie jemand zusammengezählt hat.

Der Technikerbericht für jeden Zeitraum

Zeitraum wählen — und Sie sehen eine Tabelle: wer, wie viele Reparaturen, zu welchem Betrag, wie viel davon bezahlt, welcher Faktor gilt und was zusteht. Unten eine Summenzeile über alle Spalten.

Voreingestellt ist der Zeitraum vom Monatsersten bis heute — beim Öffnen sehen Sie also sofort den laufenden Monat. Die Daten lassen sich beliebig ändern.

Gerechnet wird nach Ausgabedatum — und das ist wichtig

In den Bericht kommen nur herausgegebene Reparaturen. Nicht angenommene, nicht fertige, nicht «fast fertige» — die, die zum Kunden zurückgegangen sind.

Das ist Absicht und die wichtigste Konvention, die man verstehen sollte. Eine am 31. fertiggestellte und am 1. abgeholte Reparatur landet im Folgemonat. Das wirkt ungerecht, aber die Alternative ist schlechter: rechnet man nach Fertigstellungsdatum, geraten Geräte in den Bericht, die seit zwei Wochen im Regal stehen, und der Monat sieht «profitabel» aus — mit Geld, das nicht in der Kasse liegt.

Der Anteil zählt eingegangenes Geld, nicht gestelltes

Das ist die zweite wichtige Feinheit. Die Spalte «Anteil» ist bezahlt × Faktor, nicht Betrag × Faktor.

Der Unterschied: ein Techniker bekommt keinen Prozentsatz von Geld, das der Service nie gesehen hat. Ging ein Gerät auf Rechnung raus und zahlt der Kunde nächste Woche, erscheint der Anteil, sobald die Zahlung erscheint. Das räumt den häufigsten Streit in Betrieben mit Prozentlohn aus.

Techniker und Manager werden getrennt gezählt

Ein Schalter oben im Bericht wechselt, wer gezählt wird: die, die repariert haben, oder die, die den Kunden betreut haben. Derselbe Auftrag erscheint in beiden Berichten — zu Recht: zwei Leute haben ihn gemacht, zwei werden bezahlt.

Eine Person kann in verschiedenen Rollen verschiedene Faktoren haben. Ein Techniker, der samstags an der Annahme steht, verdient an eigenen Reparaturen zum Technikersatz und an betreuten Kunden zum Managersatz. Die Sätze liegen in einem Verzeichnis mit eigenen Namen, im Bericht steht also nicht eine nackte Zahl, sondern «Techniker 2. Kategorie (0,35)».

Jeder sieht nur sich selbst

Der Lohn der Kollegen geht Mitarbeitende nichts an. Ohne gesondertes Recht öffnet jemand denselben Bereich und sieht darin nur die eigenen Zeilen: was er geschafft hat und was ihm zusteht. Die vollständige Tabelle sieht die Leitung und wer das Recht bekommen hat (Zugriffsrechte).

Das entschärft einen Teil der Konflikte, bevor sie entstehen.

Statistik je Filiale

Der zweite Bereich beantwortet nicht «wer bekommt wie viel», sondern «wie läuft es». Je Filiale und Zeitraum: wie viele Geräte angenommen, wie viele herausgegeben, wie viele gerade in Arbeit, zu welchem Betrag herausgegeben und wie viel davon bezahlt.

Der Zeitraum wechselt mit einem Klick: Monat, Quartal, seit Jahresbeginn oder eigener. Die Spalte «in Arbeit» gilt nicht für den Zeitraum, sondern für jetzt: wie viele Geräte an jedem Standort offen liegen.

Gerade der Vergleich von angenommen, ausgegeben und in Arbeit zeigt, ob eine Filiale hinterherkommt. Nimmt sie mehr an, als sie herausgibt, wächst die Schlange — und das steht als Zahl da, nicht als Gefühl.

Das Aktionsprotokoll: wer was im Programm getan hat

Neben den Berichten liegt ein Aktionsprotokoll, getrennt von der Historie eines einzelnen Auftrags. Es hält der Reihe nach fest, was Mitarbeitende getan haben: Auftrag angelegt, Status geändert, Nachweis gedruckt, Ersatzteil eingebucht, Kunden angeschrieben, angemeldet. Jeder Eintrag hat Autor, Zeit und IP-Adresse.

Der Bericht beantwortet «wie viel», das Protokoll «wer». Das sind verschiedene Fragen: im Bericht kann ein Techniker mit Nullsumme faul wirken, im Protokoll sieht man, dass er die ganze Woche fremde Ausgaben abgewickelt hat.

Gelesen wird das Protokoll selten, meist zweimal: wenn etwas verschwunden ist und wenn jemand sagt «das war ich nicht». Beide Male ist es die einzige Stelle, an der steht, wie es wirklich war.

Was die Berichte nicht können

Ehrlich, damit Sie nicht suchen:

• Kein Export nach Excel oder CSV. Die Tabelle wird am Bildschirm gelesen und über den Browser gedruckt.
• Keine Diagramme. Nur Zahlen in einer Tabelle.
• Keine Gewinnrechnung. Das Programm kennt die Einnahmen von Kunden, aber nicht Ihre Miete, Steuern und Löhne — einen «Reingewinn» rechnet es deshalb nicht aus und tut auch nicht so.
• Kein Zeitraumvergleich nebeneinander und keine Berichte nach Reparaturart oder Marke.

Fehlt Ihnen genau eines davon — schreiben Sie uns: ein Bericht nach Ihrer Arbeitsweise ist eine Anpassung.

Was Sie bekommen

• Die Leistung jedes Technikers für jeden Zeitraum, fertig für die Lohnabrechnung.
• Einen Anteil, der auf tatsächlich eingegangenem Geld beruht, nicht auf gestelltem.
• Getrennte Rechnung für die, die reparieren, und die, die Kunden betreuen.
• Verschiedene Sätze für dieselbe Person in verschiedenen Rollen.
• Einen Bericht, in dem Mitarbeitende nur sich selbst sehen.
• Das Bild je Filiale: angenommen, ausgegeben, in Arbeit, Beträge.

Was es kostet

Berichte und Statistik gehören zum Abonnement — dafür fällt nichts extra an.

An echten Daten sehen Sie das in der Demoversion. Thematisch benachbart: Reparaturablauf und Filialen und Zugriffsrechte.

Häufige Fragen