Software für Musikinstrumenten- und Verstärker-Reparatur

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Musikinstrumente und Bühnentechnik instand setzen: Synthesizer und Digitalpianos, Gitarren- und Bass-Combos mit Röhren oder Transistoren, Mischpulte, Effektpedale, Funkstrecken für Mikrofone und In-Ear. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin, den alle sehen, einen Kostenvoranschlag, den der Kunde freigibt, bevor ein teures Instrument geöffnet wird, und Ersatzteile aus einem Lager mit Mindestbestand. Es läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy.

Für wen das gedacht ist

Eine Verstärker- und Instrumentenwerkstatt hat eine bunte Kundschaft. Der Gitarrist, dessen Combo am Mittwoch verstummt ist und der am Samstag spielt. Die Keyboarderin mit einer hängenden Taste mitten im Programm. Die Musikschule, die in den Sommerferien ein Dutzend Digitalpianos bringt. Der Backline-Verleih mit einem Case voller Taschensender nach der Festivalsaison. Das Musikhaus, das Reklamationen seiner Kunden weiterreicht. Und der Sammler mit einem analogen Vintage-Synthesizer, der genau wissen will, wer ihn wie öffnet.

Wo es typischerweise hakt:

• «bis Samstag» stand im Chat, nicht im Auftrag — aufgefallen ist es am Freitagabend;
• beim Synthesizer kamen zur Tastatur noch Netzteil und Flachbandkabel dazu, und der Kunde erfuhr es erst bei der Abholung;
• das ausgemessene Endröhren-Paar liegt nicht mehr im Regal, der nächste Verstärker wartet eine Woche;
• die Musikschule fragt, was für die ganzen Sommerreparaturen offen ist — und das Zusammensuchen dauert einen Nachmittag;
• bei der Ausgabe: «da war ein Netzteil dabei», «es waren zwei Antennen», «das Sustainpedal habe ich hiergelassen»;
• ein fertiger Combo steht seit drei Monaten im Regal, sein Besitzer ist auf Tour.

Annahme: der Fehler in Worten des Musikers und das ganze Zubehör

Schreiben Sie den Fehler so auf, wie der Musiker ihn beschreibt: «tiefes A hängt, bei hartem Anschlag sehr laut», «Gain-Poti kratzt», «brummt bei eingeschaltetem Einschleifweg», «Funkstrecke reißt ab fünf Metern ab». Das zeigt dem Techniker, wo er anfängt, und die erweiterte Suche findet es im Modus «Text» auch ein Jahr später.

Musiktechnik kommt selten allein. Ein Synthesizer kommt im Gigbag mit Netzteil und Pedal, eine Funkstrecke besteht aus Sender, Empfänger, Hand- oder Taschensender, Antennen und Kabel, ein Röhren-Combo hat Fußschalter und Röhren, die man leicht in die falschen Fassungen steckt. Das Feld «Zubehör» wird im Beisein des Kunden ausgefüllt und steht auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt: «Softcase, Netzteil 12 V, Sustainpedal, Fußschalter zweifach — ohne Kabel». Im Feld «Zustand» landen Kratzer, gebrochene Knöpfe, fehlende Kappen, Bier auf den Fadern.

Modell und Seriennummer sind eigene Felder, beide durchsuchbar. Der Verleiher mit zehn gleichen Taschensendern erkennt seinen an der Nummer, und eine Nachbesserung ist in Sekunden gefunden.

Termine, die nicht verschoben werden

Für Musiker hängt die Reparatur an einem Auftritt, einer Aufnahme oder einer Tour. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin: Ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge in einer Liste. «Dringend» sieht man sofort, die Kachel über der Liste zeigt, wie viele dringende es gerade gibt. Wird der Termin verschoben, bleibt das in der Auftragshistorie.

Die Status sind ein Verzeichnis, das Sie selbst pflegen. Legen Sie eigene mit eigener Farbe an — etwa «Dauertest» für den Combo, der vor der Ausgabe eine Stunde spielt, oder «Wartet auf Anspielen durch den Kunden» —, und die Antwort auf «was ist mit meinem Amp?» steht direkt in der Auftragsliste.

Vintage und wertvolle Instrumente: erst Kostenvoranschlag, dann Lötkolben

Ein alter Analog-Synthesizer, ein Röhrenverstärker aus den Siebzigern, ein Stagepiano — selten bleibt es bei einem Teil. Tastaturkontakte reinigen und Kontaktgummis tauschen, Netzteil überholen, Oszillatoren kalibrieren, Röhren wechseln und Ruhestrom einstellen. Das sind mehrere Positionen, und der Besitzer soll die Summe vor der Arbeit sehen, nicht danach.

Also: Fehlersuche, Befund ins Arbeitsprotokoll, dann der Kostenvoranschlag zeilenweise — aus dem Leistungsverzeichnis oder aus dem Lager, mit Menge und Preis. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Der öffnet den Link, sieht jede Zeile und die Summe und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen». Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie. Taucht beim Öffnen noch etwas auf, kommt eine neue Zeile dazu und eine neue Freigabe — keine Überraschung bei der Abholung.

Lohnt sich die Reparatur für den Besitzer nicht, schließt «Reparatur abgelehnt» den Auftrag; ist nichts mehr zu retten, «Nicht reparierbar». Berechnen Sie die Fehlersuche, hinterlegen Sie für die Geräteart einen Diagnosepreis — er steht vom ersten Tag an im Auftrag.

Röhren, Potis, Buchsen und Tastaturkontakte im Lager

Eine Verstärker-Reparaturwerkstatt lebt von immer denselben Teilen: Vor- und Endröhren, Potis in gängigen Werten, Klinken- und XLR-Buchsen, Kontaktleisten und Platinen für Tastaturen, Fader für Mischpulte, Fußtaster für Pedale, Netzbuchsen. Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Teil, das aus dem Bestand in den Kostenvoranschlag kommt, senkt den Bestand selbst, und die Einstandskosten erscheinen in den Auswertungen.

Für jede Position lässt sich ein Mindestbestand festlegen; die Kachel «geht zur Neige» meldet, wann nachbestellt werden sollte — bevor drei Combos auf Röhren warten. Bestandsmengen sind ganze Zahlen, ein ausgemessenes Paar oder Quartett Endröhren führt man daher am besten als eigene Position. Ein Teil für ein bestimmtes Instrument bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Teilebestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Musikschulen, Backline-Verleih, Musikhäuser

Kunden haben ein Feld «Firma»: Musikschule, Verleih oder Musikhaus sind ein Kunde, egal wie viele verschiedene Leute die Geräte bringen. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge, die Summe und den offenen Betrag über alle unbezahlten Aufträge — die Rückfrage der Schulverwaltung ist in einer Minute beantwortet. Zwölf gleiche Digitalpianos? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren und jeweils die eigene Seriennummer eintragen.

Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — eine Anzahlung für Röhren bei der Annahme, der Rest bei Abholung oder später per Überweisung. Das Programm zeigt den offenen Betrag, der Filter «unbezahlt» sammelt ausgegebene, aber nicht bezahlte Aufträge. Kommt ein Sender nach Ihrer Reparatur wieder, bekommt er die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag. Das Feld «Empfehlungen» ist für Hinweise an den Kunden: «Combo nicht über Nacht im kalten Transporter lassen», «vor jedem Auftritt frische Batterien in den Taschensender». Es steht auf dem Arbeitsnachweis zusammen mit den Positionen, dem Arbeitsprotokoll und dem zu zahlenden Betrag. Mehr unter Arbeitsnachweis.

Fertig — und der Besitzer ist auf Tour

Ist die Reparatur fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). Bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon wartet, und wenn die kostenlose Lagerfrist aus Ihren Einstellungen abgelaufen ist, wird der Zähler rot. Wenn Combos und Keyboard-Cases den halben Raum füllen, ist das keine Kleinigkeit. Mehr unter Kundenbenachrichtigungen.

Was mit Instrumenten geschehen darf, die nie abgeholt werden, hängt vom Land und von dem ab, was bei der Annahme vereinbart wurde. Halten Sie Ihre Lagerbedingungen auf dem Auftragsschein fest und klären Sie die Einzelheiten mit einem Anwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Reparieren Sie auch HiFi — Verstärker, Receiver, Lautsprecher —, gibt es dazu eine eigene Seite: Audio-Reparatur.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Instrument und Teilen ab: Fehlersuche 35–80 €, Poti oder Buchse tauschen 35–100 €, Tastatur eines Digitalpianos oder Synthesizers instand setzen 90–280 €, Röhren-Combo mit Röhrenwechsel und Ruhestromeinstellung 90–280 € zuzüglich Röhren, Effektpedal 35–130 €, Mischpultkanal reparieren oder Fader tauschen 70–220 €, Funkstrecke 60–200 €, Restaurierung eines Vintage-Synthesizers ab 350 € bis 1.700 € und mehr. Ihre eigenen Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Fotos, Tonaufnahmen und Dateien am Auftrag — Bilder von der Annahme speichern Sie selbst;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten und Barcodes;
• einen Leihgeräte-Pool — ein verliehenes Instrument lässt sich nur als Notiz im Auftrag festhalten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Synthesizer mit Case und Netzteil an, setzen Sie einen Termin und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• Fehler in Worten des Musikers und das ganze Zubehör auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Zugesagte Termine, «dringend» und rot markierte Überfällige — kein Gig platzt wegen eines vergessenen Amps.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link, bevor ein wertvolles Instrument geöffnet wird.
• Röhren, Potis, Buchsen und Tastaturkontakte im Lager mit Mindestbestand.
• Musikschulen, Verleih und Musikhäuser: Firmenfeld, kopierte Aufträge, offene Beträge, Anzahlungen, Arbeitsnachweis.
• Zähler «wartet seit» und Lagerfrist.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.