Software für die Kassen- und Kassensystem-Reparatur

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Kassentechnik instand setzen: Registrierkassen, POS-Terminals und Touch-Kassensysteme, Bondrucker, Barcodescanner und Ladenwaagen. Dringende Aufträge und zugesagte Termine sieht jeder, Druckköpfe und Abschneider liegen im Lager mit Mindestbestand, und ein Händler mit mehreren Filialen ist ein Kunde mit allen Aufträgen und dem offenen Betrag auf einer Karte. Es läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy, wenn Sie beim Kunden im Laden stehen.

Für wen das gedacht ist

Ihre Kunden sind Betriebe, und für sie ist eine defekte Kasse keine Kleinigkeit, sondern eine Schlange an der Theke. Das Café, dessen Bondrucker morgens nur noch leeres Papier ausgibt. Der Lebensmittelladen, dessen Scanner jedes dritte Etikett nicht liest. Die kleine Kette, die abwechselnd Waagen, Bondrucker und Touch-Terminals bringt. Der Marktstand mit einer Kasse, die nach einem Gewitter nicht mehr startet.

Wo es typischerweise hakt:

• «bis Mittag» wurde am Telefon versprochen, aber nirgends notiert — aufgefallen ist es beim dritten Anruf;
• ein Leihdrucker ist rausgegangen, und einen Monat später weiß niemand mehr, in welchem Café er steht;
• Druckköpfe für das gängigste Modell sind aus, drei dringende Aufträge warten eine Woche;
• die Kette fragt nach dem offenen Betrag fürs Quartal, und das Zusammensuchen dauert einen Nachmittag;
• bei der Ausgabe: «da war ein Netzteil dabei», «das Kabel haben wir hiergelassen», «Sie haben den Schubladenschlüssel»;
• derselbe Scanner ist zum dritten Mal da, und keiner weiß, was beim letzten Mal gemacht wurde.

Annahme: Gerät, Filiale und alles, was dabei war

Modell und Seriennummer sind eigene Felder, beide direkt über der Auftragsliste durchsuchbar. Bringt eine Kette vier gleiche Bondrucker, ist jeder an seiner Nummer zu erkennen, und eine Nachbesserung ist in Sekunden gefunden. Kunden haben ein Feld «Firma»: Laden oder Café sind ein Kunde, egal wer das Gerät vorbeibringt.

Schreiben Sie den Fehler so auf, wie der Kunde ihn schildert: «druckt links blass», «Abschneider schneidet den Bon nicht ganz ab», «Scanner liest keine Codes vom Handydisplay», «Waage driftet um 20 Gramm», «Terminal startet neu, wenn die Schublade aufgeht». Das zeigt dem Techniker, wo er anfängt, und die erweiterte Suche im Modus «Text» findet es auch ein Jahr später.

Das Feld «Zubehör» wird im Beisein des Kunden ausgefüllt und steht auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt: «Netzteil, USB-Kabel, Papierrolle — ohne Schubladenschlüssel». Im Feld «Zustand» landen Risse im Gehäuse, abgenutzte Tasten, Kaffee und Zucker im Drucker, Kratzer auf dem Scannerfenster.

Mit dem fiskalischen Teil der Kasse hat das Programm nichts zu tun: Anmeldung, Sicherheitseinrichtung und alles rund um Fiskaldaten erledigt ein dafür zuständiger Dienstleister nach den Regeln Ihres Landes. Kartenterminals gehören oft dem Zahlungsdienstleister und werden über dessen Vertrag repariert — fragen Sie den Kunden, wem das Gerät gehört. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Ohne Kasse kein Verkauf

Jeder Auftrag lässt sich als «dringend» markieren, die Kachel über der Liste zeigt, wie viele dringende es gerade gibt. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin: Ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge in einer Liste. Die Frage «wo bleibt unsere Kasse?» beantwortet die Auftragsliste, nicht das Gedächtnis.

Die Status sind ein Verzeichnis, das Sie selbst pflegen. Legen Sie eigene mit eigener Farbe an — etwa «Testdruck» für den Bondrucker, der vor der Ausgabe hundert Bons druckt, oder «Wartet auf Eichung der Waage».

Leihgeräte: so halten Sie sie fest

Ehrlich gesagt: Eine eigene Verwaltung für Leihgeräte hat das Programm nicht. Festhalten lässt sich die Ausgabe trotzdem. In «Notizen für den Techniker» steht, welches Leihgerät mit welcher Seriennummer beim Kunden ist — der Kunde sieht dieses Feld nicht, und die Textsuche nach der Seriennummer des Leihgeräts findet den Auftrag. Soll der Kunde unterschreiben, ergänzen Sie im Feld «Zubehör» eine Zeile: «Leih-Bondrucker, SN …, bei Abholung zurückgeben». Sie steht dann auf dem Auftragsschein.

Druckköpfe, Abschneider, Netzteile im Lager

Eine Kassen-Werkstatt braucht immer wieder dieselben Teile: Thermodruckköpfe, Abschneidemesser und -motoren, Andruckwalzen, Netzteile, Papiersensoren, Schnittstellenplatinen, Scanmodule und -fenster, Wägezellen, Kassentastaturen. Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Teil aus dem Bestand senkt den Bestand selbst, und die Einstandskosten erscheinen in den Auswertungen.

Für jede Position lässt sich ein Mindestbestand festlegen; die Kachel «geht zur Neige» meldet, wann nachbestellt werden sollte — bevor sich dringende Aufträge stauen. Ein Teil für ein seltenes Modell bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Reparieren oder ersetzen? Der Kunde entscheidet schriftlich

Ein Ladeninhaber rechnet: Einen günstigen Bondrucker zu ersetzen ist manchmal billiger als neuer Druckkopf plus Abschneider. Also: Fehlersuche, Befund ins Arbeitsprotokoll, dann der Kostenvoranschlag zeilenweise aus dem Leistungsverzeichnis oder aus dem Lager. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile und die Summe sieht und «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt. Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie.

Lehnt der Kunde ab, schließt «Reparatur abgelehnt» den Auftrag; ist nichts mehr zu retten, «Nicht reparierbar». Berechnen Sie die Fehlersuche, hinterlegen Sie für die Geräteart einen Diagnosepreis — er steht vom ersten Tag an im Auftrag.

Ketten, Gastronomie, Einzelhandel

Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge der Firma, die Summe und den offenen Betrag über alle unbezahlten Aufträge — die Frage nach dem Quartal ist in einer Minute beantwortet. Vier gleiche Scanner? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren und jeweils die eigene Seriennummer eintragen.

Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — eine Anzahlung für den Druckkopf bei der Annahme, der Rest bei Abholung oder später per Überweisung. Das Programm zeigt den offenen Betrag, der Filter «unbezahlt» sammelt ausgegebene, aber nicht bezahlte Aufträge. Kommt ein Gerät nach Ihrer Reparatur wieder, bekommt es die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag. Das Feld «Empfehlungen für den Kunden» ist für Hinweise wie «Drucker nicht neben die Kaffeemaschine stellen» oder «Papier mit der richtigen Beschichtungsseite einlegen»; es steht auf dem Arbeitsnachweis zusammen mit den Positionen, dem Arbeitsprotokoll und dem zu zahlenden Betrag. Mehr unter Arbeitsnachweis.

Fertig — der Kunde erfährt es sofort

Ist die Reparatur fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). Bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon wartet, und wenn die kostenlose Lagerfrist aus Ihren Einstellungen abgelaufen ist, wird der Zähler rot. Mehr unter Kundenbenachrichtigungen.

Waagen im Handel müssen in vielen Ländern nach einer Reparatur geeicht werden. Wer das darf und wie es abläuft, regeln die Vorschriften Ihres Landes — klären Sie das, bevor Sie dem Kunden etwas zusagen.

Reparieren Sie auch Bürodrucker und Multifunktionsgeräte oder befüllen Toner, gibt es dazu eine eigene Seite: Druckerreparatur.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Modell und Teilen ab: Fehlersuche 30–70 €, Reinigung und Wartung eines Bondruckers 35–80 €, Druckkopftausch 45–90 € Arbeit zuzüglich Teil, Abschneider reparieren oder tauschen 55–140 €, Netzteil reparieren 45–120 €, Barcodescanner 45–140 €, Waage mit neuer Wägezelle 90–250 € ohne Eichung, Registrierkasse (Tastatur, Platine, Stromversorgung) 70–250 €, Touchscreen eines POS-Terminals tauschen 170 € bis 500 € mit Teil. Ihre eigenen Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• eine eigene Leihgeräte-Verwaltung — nur Notiz und Zubehörzeile wie oben beschrieben;
• Fiskalfunktionen oder Anbindung an Fiskal-Dienstleister;
• Fotos und Dateien am Auftrag — Bilder von der Annahme speichern Sie selbst;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten und Barcodes im Programm selbst;
• Rechnungen und Verträge für Firmen, einen Sammelnachweis für den Monat.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Bondrucker mit Netzteil an, markieren Sie ihn als dringend, setzen Sie einen Termin und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• «Dringend», zugesagte Termine und rot markierte Überfällige — kein Laden wartet auf eine vergessene Reparatur.
• Fehler in Worten des Kunden, Zubehör und Zustand auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Leihgeräte als Notiz im Auftrag, auffindbar über die Seriennummer.
• Druckköpfe, Abschneider und Netzteile im Lager mit Mindestbestand.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link, bevor ein teures Teil eingebaut wird.
• Ketten und Gastronomie: Firmenfeld, kopierte Aufträge, offene Beträge, Anzahlungen, Arbeitsnachweis.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.