Software für die Reparatur von Großküchentechnik

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Kundendienste in der Gastronomietechnik: Kombidämpfer, Gläser-, Haubenspül- und Bandspülmaschinen, Kühltheken, Kühlschränke und Kühltische, Fritteusen, Grillplatten und Herde. Dringende Einsätze und zugesagte Termine sieht das ganze Team, Vor-Ort-Einsätze stehen im Auftrag, Heizkörper und Thermostate liegen im Lager mit Mindestbestand, und ein Restaurant mit Wartungsvereinbarung ist ein Kunde mit allen Aufträgen und dem offenen Betrag auf einer Karte. Es läuft im Browser — am Büro-PC und auf dem Handy, wenn Sie beim Kunden in der Küche stehen.

Für wen das gedacht ist

Ihre Kunden sind Gastronomiebetriebe, und in einer Küche kostet ein Ausfall stündlich Geld. Das Restaurant, dessen Kombidämpfer am Freitagabend eine Fehlermeldung zeigt. Das Café, dessen Spülmaschine nicht mehr auf Nachspültemperatur kommt, sodass mittags die Teller ausgehen. Die Betriebskantine, die Sie per Vertrag betreuen. Die Konditorei, deren Kühltheke 12 °C statt 4 °C hält — mit Torten für die ganze Woche darin.

Für sie heißt das: ausgefallenes Geschäft, Ware im Müll und Fragen bei der nächsten Hygienekontrolle. Wo es typischerweise hakt:

• der Küchenchef rief um neun an, der Techniker sagte «vor dem Service», notiert ist es nur in seinem Kopf;
• im Restaurant stehen drei gleiche Fritteusen, und keiner weiß, welche letzten Monat repariert wurde;
• der Heizkörper für den gängigsten Kombidämpfer ist aus, die Küche arbeitet eine Woche ohne;
• die Kantine fragt nach dem offenen Betrag fürs Quartal, und das Zusammensuchen kostet einen Nachmittag;
• der Verdichter der Kühltheke ist getauscht, und der Inhaber sagt, er habe nur einer Nachfüllung zugestimmt.

Vor Ort und in der Werkstatt

Das meiste davon wird dort repariert, wo es steht — einen Zehn-Einschub-Kombidämpfer bringt niemand in die Werkstatt. Die Adresse des Betriebs steht in der Kundenkarte, das Feld «Firma» macht das Restaurant zu einem Kunden, egal ob Küchenchef, Betriebsleiter oder Inhaber anruft. Für Einsätze legen Sie eine eigene Reparaturart an, etwa «Vor-Ort-Einsatz», und im Leistungsverzeichnis eine Zeile «Anfahrt» mit Ihrem Satz: Sie kommt in den Kostenvoranschlag, und die Auftragsliste lässt sich nach Reparaturart filtern.

Modell und Seriennummer sind eigene Felder, beide direkt über der Liste durchsuchbar; am Verkaufsdatum sehen Sie, ob die Händlergewährleistung noch läuft. Schreiben Sie den Fehler so auf, wie die Küche ihn beschreibt: «Fehlercode, kein Dampf», «Teller kommen lauwarm und streifig raus», «Kühltheke vereist hinten», «Öl hält die Temperatur nicht», «Kochplatte heizt nur auf höchster Stufe». Die erweiterte Suche im Modus «Text» findet das auch ein Jahr später. Für Geräte, die in die Werkstatt kommen — Tischfritteuse, Grillplatte, Aufschnittmaschine —, hält «Zubehör» Körbe, Deckel und Roste fest, «Zustand» Dellen, Emailleschäden und Verkrustungen. Beides steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt.

Wenn die Küche steht

Jeder Auftrag lässt sich als «dringend» markieren, die Kachel über der Liste zeigt, wie viele es gerade sind. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin: Ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. Die Frage «wann kommt der Techniker?» beantwortet die Liste, nicht das Gedächtnis.

Die Status sind ein Verzeichnis, das Sie selbst pflegen. Legen Sie eigene mit Farbe an — «Techniker vor Ort», «Zweiter Einsatz nötig» oder «Temperaturkontrolle» für die Kühltheke, die einen Tag lang die Temperatur halten muss, bevor der Auftrag geschlossen wird.

Stammkunden und Wartungsverträge

Ehrlich gesagt: Ein eigenes Modul für Wartungsverträge und Erinnerungen an die planmäßige Wartung hat das Programm nicht. Stammkunden lassen sich trotzdem gut führen. Geben Sie dem Kunden eine Markierung wie «Vertrag» und filtern Sie die Kundenliste danach. In den Notizen der Kundenkarte stehen die Bedingungen — was abgedeckt ist, wer in der Küche abzeichnet, wann Sie hineinkommen. In «Notizen für den Techniker» am Auftrag steht, was für diesen Einsatz wichtig ist; der Kunde sieht dieses Feld nicht.

Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge des Betriebs, die Summe und den offenen Betrag über alle unbezahlten Aufträge. Zwei gleiche Spülmaschinen? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, den zweiten kopieren und dessen Seriennummer eintragen. Kommt ein Gerät nach Ihrer Reparatur wieder, bekommt es die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag.

Heizkörper, Thermostate, Pumpen im Lager

Im Gastro-Kundendienst wiederholen sich die Teile: Heizkörper für Kombidämpfer, Boiler und Fritteusen, Thermostate und Thermoelemente, Niveausensoren, Magnetventile, Wasch- und Laugenpumpen, Lüftermotoren, Türdichtungen, Relais, Steuerplatinen. Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Teil aus dem Bestand senkt den Bestand selbst.

Für jede Position lässt sich ein Mindestbestand festlegen; die Kachel «geht zur Neige» meldet, wann nachbestellt werden sollte — bevor eine Küche eine Woche wartet. Eine Platine für ein seltenes Modell bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Erst Kostenvoranschlag, dann das teure Teil

Ein Gastronom rechnet knapp: Ein Verdichter für eine alte Kühltheke kostet mitunter die Hälfte einer neuen, eine Steuerplatine für den Kombidämpfer ist ein spürbarer Betrag. Also: Fehlersuche, Befund ins Arbeitsprotokoll, dann der Kostenvoranschlag zeilenweise aus dem Leistungsverzeichnis oder aus dem Lager. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile und die Summe sieht und «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt. Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie.

Lehnt der Kunde ab, schließt «Reparatur abgelehnt» den Auftrag; ist nichts mehr zu retten, «Nicht reparierbar». Werden Anfahrt und Fehlersuche in jedem Fall berechnet, hinterlegen Sie für die Geräteart einen Diagnosepreis — er steht vom ersten Tag an im Auftrag.

Zahlung und Arbeitsnachweis

Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — eine Anzahlung für den Verdichter, der Rest nach der Inbetriebnahme oder später per Überweisung. Das Programm zeigt den offenen Betrag, der Filter «unbezahlt» sammelt erledigte, aber nicht bezahlte Aufträge. Das Feld «Empfehlungen für den Kunden» ist für Hinweise, die eine Küche umsetzen kann: «Verflüssiger monatlich reinigen», «Enthärtungsanlage vor den Kombidämpfer setzen», «Frittieröl rechtzeitig wechseln». Es steht auf dem Arbeitsnachweis zusammen mit den Positionen, dem Arbeitsprotokoll und dem zu zahlenden Betrag. Mehr unter Arbeitsnachweis.

Ist ein in die Werkstatt gebrachtes Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein), und bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon wartet.

Kältemittel und Gas

Arbeiten am Kältekreislauf — Kältemittel absaugen und füllen, Lecksuche, Verdichtertausch — setzen in vielen Ländern eine Sachkunde oder Zertifizierung voraus, Arbeiten an Gasgeräten in der Regel eine eigene Zulassung. Wer was darf, regeln die Vorschriften Ihres Landes; klären Sie das vorab. Das hier ist keine Rechtsberatung, das Programm hält nur fest, was wann gemacht wurde.

Betreuen Sie auch Kaffeemaschinen in der Gastronomie, gibt es dazu eine eigene Seite: Kaffeemaschinen-Reparatur. Haushaltskühlschränke und Spülmaschinen in Privathaushalten finden Sie unter Hausgeräte-Service.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Modell und Teilen ab: Anfahrt und Fehlersuche 70–160 €, Heizkörpertausch am Kombidämpfer 160–420 € Arbeit zuzüglich Teil, Entkalkung des Dampferzeugers 160–380 €, Spülmaschine (Pumpe, Boilerheizung, Dosierung) 130–380 € Arbeit, Verflüssigerlüfter an der Kühltheke 90–220 €, Lecksuche und Kältemittelfüllung 220–650 €, Verdichtertausch 650 € bis 1.600 € mit Teil, Thermostat oder Heizkörper einer Fritteuse 90–270 €, Kochplatte oder Brenner am Herd 90–270 €. Ihre eigenen Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Einsatzplanung, Terminkalender oder Routen — nur Reparaturart, Adresse des Kunden und zugesagter Termin;
• Wartungsverträge und Erinnerungen an die planmäßige Wartung — nur Markierung und Notizen am Kunden;
• eine Verwaltung für Leih- oder Ersatzgeräte;
• Fotos und Dateien am Auftrag — Bilder aus der Küche speichern Sie selbst;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten, Rechnungen und Verträge für Firmen, einen Sammelnachweis für den Monat.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag für Techniker oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Kombidämpfer an, markieren Sie ihn als dringend, setzen Sie einen Termin und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• «Dringend», zugesagte Termine und rot markierte Überfällige — keine Küche wartet auf einen vergessenen Einsatz.
• Vor-Ort-Einsätze als eigene Reparaturart mit Anfahrtszeile, die Adresse in der Kundenkarte.
• Stammkunden: Markierung, Firma, Notizen, alle Aufträge und der offene Betrag auf einer Karte.
• Heizkörper, Thermostate und Pumpen im Lager mit Mindestbestand.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link, bevor Verdichter oder Platine eingebaut werden.
• Anzahlungen, mehrere Zahlungen, Arbeitsnachweis mit Hinweisen für die Küche.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.