Software für Kamera-Reparatur

ServiceCenterSoft ist eine Auftragsverwaltung für Fotowerkstätten: Kameras, Objektive, Blitzgeräte und Actioncams. Annahme mit Seriennummern und Zubehörliste, schriftlich festgehaltener Zustand der Optik, Kostenvoranschlag zur Freigabe vor dem Öffnen, Ersatzteile mit wochenlanger Lieferzeit, Anzahlungen und Pflegehinweise nach der Reinigung. Läuft im Browser — ohne Installation.

Für wen das gedacht ist

Für die kleine Kamerawerkstatt, oft mit Ladentheke, manchmal einem Fotofachgeschäft angeschlossen. Die Kunden: Berufsfotografen, die in der Hochzeitssaison kein Gerät entbehren können, Videografen mit mehreren Gehäusen, Fotostudios und Verleiher, die Technik gleich stapelweise bringen, und Fotofreunde mit einem geerbten Objektiv, in dem sich «etwas gebildet hat».

Fast jedes Gerät auf dem Tresen ist teuer, und so prüft der Kunde auch, was Sie bei der Annahme aufschreiben. Typische Reibungspunkte:

• bei der Abholung heißt es, der Kratzer auf der Frontlinse sei neu — oder die Gegenlichtblende sei dabei gewesen;
• am Telefon wurde ein Preis für den Autofokus genannt, beim Zerlegen zeigt sich zusätzlich ein durchgescheuertes Blendenflexkabel;
• das Ersatzteil hat Wochen Lieferzeit, der Kunde ruft jede Woche an, und jedes Mal wird der Auftrag gesucht;
• das Objektiv kommt nach der Pilzreinigung ein halbes Jahr später wieder, weil es im selben feuchten Schrank lag.

Annahme: zwei Seriennummern und der ganze Fotorucksack

Mit der Kamera kommen meist Objektiv, Deckel, Gegenlichtblende, Akku, Ladegerät, Speicherkarte, Gurt, manchmal ein Batteriegriff. Das Feld «Zubehör» wird im Beisein des Kunden ausgefüllt und steht auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt. Die Speicherkarte geben Sie am besten gleich zurück und vermerken das.

Die Seriennummer des Gehäuses hat ein eigenes Feld. Kommt ein Objektiv mit, tragen Sie Modell und Seriennummer im Zubehör ein — so steht die Nummer auf dem unterschriebenen Schein. Geht nur das Objektiv in die Reparatur, kommt seine Nummer ins Seriennummernfeld. Die Suche findet den Auftrag auch über einen Teil der Nummer.

Unter «Zustand» steht, was man sieht: Kratzer auf der Frontlinse, Staub oder Schleier im Inneren, Spiel am Bajonett, Dellen im Tubus, Sturz- oder Feuchtigkeitsspuren. Je genauer, desto besser: «3 mm Kratzer am Rand der Frontlinse» statt «Gebrauchsspuren».

Zu Fotos. Bilder lassen sich nicht an den Auftrag anhängen. Wer bei der Annahme fotografiert, speichert die Bilder selbst und vermerkt es im Auftrag. Die schriftliche Beschreibung bleibt trotzdem entscheidend — sie steht über der Unterschrift des Kunden.

Autofokus, Blende, Justage: erst der Kostenvoranschlag

«Fokussiert nicht» kann verschmutzte Kontakte bedeuten, einen defekten AF-Motor, ein gebrochenes Flexkabel oder eine nach einem Sturz dezentrierte Linsengruppe. Ein Blendenfehler ist oft ein Flexkabel, das tausende Zoomzyklen nicht überlebt hat. Was die Reparatur wirklich kostet, zeigt sich erst am geöffneten Objektiv.

Deshalb trägt der Techniker den Befund ins Arbeitsprotokoll ein und erstellt den Kostenvoranschlag Zeile für Zeile — Arbeiten und Teile mit Menge und Preis. Per Klick geht er als Link per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Der sieht jede Position und die Summe, klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen» und kann einen Kommentar hinterlassen. Die Antwort steht mit Datum in der Auftragshistorie. Wird nur ein Teil freigegeben, entfernen Sie die Zeile und schicken den Voranschlag erneut.

Die Diagnosepauschale legen Sie je Geräteart fest — Kamera, Objektiv, Blitzgerät, Actioncam. Lehnt der Kunde ab, stellen Sie den Auftrag auf «nur Diagnose» und schließen ihn mit dem Status «Reparatur abgelehnt»; in der Auswertung stehen solche Aufträge getrennt. Ob und in welcher Höhe ein Kostenvoranschlag berechnet wird, sollte vorher feststehen und dem Kunden bekannt sein. Eine Aufstellung nach Positionen braucht der Kunde oft auch, wenn er einen Schaden bei seiner Versicherung meldet — welche Unterlagen dort verlangt werden, klärt er selbst.

Lange Lieferzeiten und Anzahlungen

Flexkabel, AF-Motoren, Verschlusseinheiten und Blitzplatinen werden für das konkrete Modell bestellt, und die Lieferzeit liegt nicht selten bei mehreren Wochen. Die Bestellung entsteht direkt aus dem Auftrag und geht per E-Mail an den Lieferanten; der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile», und die Liste zeigt, welche Geräte auf einen Lieferanten warten.

Verschiebt sich die Lieferung, verschieben Sie den zugesagten Termin — die Änderung bleibt mit Datum in der Historie, und der nächste Anruf ist in Sekunden beantwortet. Für teure Teile ist eine Anzahlung üblich: Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben, das Programm zeigt den offenen Betrag.

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Wareneingang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch als Zeile im Kostenvoranschlag, Abschreibung mit Grund, Inventur. Mit einem Mindestbestand für Flexkabel, Taster, Gummigriffe, Schutzgläser für Actioncams und Akkufachkontakte wird die Kachel «geht zur Neige» zur Bestellliste. Barcodes und eine Anbindung an Lieferantenkataloge gibt es nicht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Pilz, Staub und Pflegehinweise

Nach einer Pilz- oder Staubreinigung sollte der Kunde hören, wie er die Ausrüstung lagert: trocken, mit Silikagel in der Tasche, nicht über Nacht im kalten Auto. Dafür gibt es das Feld «Empfehlungen» — es steht auf dem Arbeitsprotokoll neben dem Arbeitsbericht und bleibt in der Gerätehistorie.

Kommt das Objektiv wieder, bekommt der Auftrag die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag: was gemacht wurde, wann und welche Hinweise der Kunde bekam. Das Gespräch «Sie haben nicht gründlich gereinigt» stützt sich dann auf Unterlagen.

Hochzeitssaison, Studios und Verleiher

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin. Ist er überschritten, wird die Zeile rot, der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge, und die Markierung «dringend» fällt in der Liste sofort auf — für den Fotografen mit Termin am Wochenende.

Der Kunde hat ein Feld «Firma»: Studio oder Verleih ist ein Kunde, egal wer die Technik bringt. In der Kundenkarte stehen alle Aufträge, die Summe und der offene Betrag. Drei Objektive auf einmal — den ersten Auftrag vollständig anlegen, die anderen kopieren und jeweils die Seriennummer eintragen.

Seriennummer und Kaufdatum zeigen bei der Annahme, ob noch Herstellergarantie oder Gewährleistung des Händlers infrage kommt. Ihre eigene Gewährleistung auf die Arbeit und die kostenlose Aufbewahrungsfrist für fertige Geräte gehören in die Bedingungen auf dem Auftragsschein. Was rechtlich gilt — etwa bei nicht abgeholten Geräten —, klären Sie mit einem Anwalt; das hier ist keine Rechtsberatung.

Fertig — und der Kunde weiß es

Ist das Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). SMS und App gibt es nicht. Bei jedem fertigen Gerät steht, seit wie vielen Tagen es wartet, und die Kachel «über die Lagerfrist» sammelt die nicht abgeholten — teure Technik sollte nicht im Regal vergessen werden. Mehr: Kundenbenachrichtigungen.

Kameras und Gimbals von Drohnen sind ein eigenes Thema mit Abstürzen und Fernsteuerungen: siehe Drohnenreparatur.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur als grobe Orientierung, je nach Region, Geräteklasse und Teilen: Sensorreinigung etwa 40–90 €, Objektivreinigung bei Staub oder Pilz 80–200 €, Justage oder Zentrierung eines Objektivs 100–250 €, Reparatur von Autofokus oder Blende 120–350 € mit Teilen, Verschlusstausch 200–450 €, Blitzgerät 60–180 €, Actioncam (Schutzglas, Tasten, Buchse) 50–150 €. Profi-Gehäuse und -Objektive liegen darüber. Ihre Preise hinterlegen Sie selbst — je Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• keine Fotos oder Dateien am Auftrag — der Zustand wird beschrieben;
• keine SMS, keine App, keine Online-Zahlung durch den Kunden;
• keine Anbindung an Lieferantenkataloge, keine Barcodes;
• keinen Leihgerätepool — ein Ersatzgehäuse lässt sich nur im Auftrag vermerken.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag pro Mitarbeiter oder Standort.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Nehmen Sie ein Objektiv mit Seriennummer an, erstellen Sie einen Kostenvoranschlag und schicken Sie ihn zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Seriennummern von Gehäuse und Objektiv und das Zubehör auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Der Zustand der Optik bei der Annahme schriftlich festgehalten.
• Kostenvoranschlag mit Freigabe per Link, bevor teure Arbeiten beginnen.
• Ersatzteilbestellungen, Terminänderungen in der Historie, Anzahlungen.
• Pflegehinweise auf dem Arbeitsprotokoll und in der Gerätehistorie.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.