Software für die Reparatur von Fitnessgeräten und Laufbändern

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für den Fitnessgeräte-Service: Laufbänder, Crosstrainer, Ergometer und Heimtrainer, Rudergeräte, Kraftstationen. Ein Vor-Ort-Einsatz ist ein normaler Auftrag mit Kundenadresse, zuständigem Techniker und zugesagtem Termin. Eine Motorsteuerung wird erst bestellt, wenn der Kunde den Kostenvoranschlag freigegeben hat, Laufgurte und Kohlebürsten haben einen Mindestbestand, und jedes Studio ist ein Kunde mit allen Geräten und dem offenen Betrag. Es läuft im Browser — am PC in der Werkstatt und auf dem Handy, wenn Sie neben dem Laufband knien.

Für wen das gedacht ist

Fitnessgeräte werden meist dort repariert, wo sie stehen. Ein Laufband mit 100 Kilo trägt niemand für einen Bürstenwechsel in die Werkstatt, und eine verschraubte Kraftstation im Studio bleibt, wo sie ist. Ein Fitness-Service hat deshalb zwei Arten von Kunden. Privatleute rufen an mit «das Band ruckelt bei Belastung» oder «es piept und bleibt nach einer Minute stehen». Fitnessstudios, Hotels mit Fitnessraum, Physiotherapiepraxen und Betriebssportanlagen haben zehn oder fünfzig Geräte, oft einen Wartungsvertrag und eine Theke, die wissen will, wann das dritte Laufband am Fenster wieder läuft.

Wo es typischerweise hakt:

• die Adresse stand auf einem Zettel, und der Techniker kam am falschen Tag;
• das Studio fragt, wie oft seine Laufbänder dieses Jahr repariert wurden — die Antwort kommt nur aus dem Gedächtnis;
• die Motorsteuerung wurde ohne Freigabe bestellt, der Besitzer hatte sich längst für ein neues Gerät entschieden;
• der gängigste Laufgurt ist ausgegangen, und drei Kunden warten;
• das Studio hat einen Teil bezahlt, «der Rest kommt», und nach einem Monat weiß niemand den offenen Betrag;
• dasselbe Laufband ist zum dritten Mal mit demselben Motor da, und keiner weiß, was zuletzt gemacht wurde.

Vor-Ort-Einsätze im Programm

Gleich vorweg: Eine Einsatzplanung mit Karte und Routen gibt es nicht. Ein Vor-Ort-Einsatz ist ein normaler Auftrag, und das reicht, damit nichts verloren geht. Die Kundenkarte enthält Adresse, Ort und zwei Telefonnummern — der Techniker öffnet den Auftrag auf dem Handy und weiß, wohin. Legen Sie im Verzeichnis der Reparaturarten eine Art «Vor-Ort» an; die Filter der Auftragsliste zeigen dann alle Einsätze, die eines Technikers oder die eines Zeitraums.

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin: Ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. «Erst nach 18 Uhr» oder «Klingel im Hinterhaus» gehört in die «Notizen für den Techniker», die der Kunde nicht sieht. Klappt die Reparatur vor Ort nicht und das Gerät kommt in die Werkstatt, bleibt es derselbe Auftrag — Status ändern, und die Historie zeigt den ganzen Weg. Wie Vor-Ort-Arbeit im Programm aussieht, steht auch auf der Seite Hausgeräte-Service.

Annahme: Modell, Seriennummer, Fehlerbild

Das Typenschild sitzt meist an der Motorabdeckung oder unter der Konsole. Modell und Seriennummer sind eigene Felder, beide direkt über der Auftragsliste durchsuchbar — ein Wiederholungsfall ist in Sekunden gefunden. Das Fehlerbild notieren Sie so, wie der Kunde es beschreibt: «ruckelt ab 10 km/h», «Gurt läuft nach links», «Konsole bleibt dunkel», «Fehlercode, dann Stillstand», «Steigung reagiert nicht», «Klopfen unter dem Laufdeck». Die erweiterte Suche im Modus «Text» findet das auch ein Jahr später.

Ins Feld «Zustand» kommen gerissene Abdeckungen, ein abgelaufener Gurt, Kratzer am Rahmen; ins Feld «Zubehör» Sicherheitsschlüssel, Fernbedienung, Netzkabel, Brustgurt. Beides steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt — die Diskussion um den Sicherheitsschlüssel ist damit erledigt.

Motorsteuerung, Antriebsmotor, Gurt: erst der Kostenvoranschlag

Die teuren Reparaturen am Laufband sind die Motorsteuerplatine und der Antriebsmotor; bei günstigen Modellen kostet eine neue Steuerung einen spürbaren Teil eines Neugeräts. Entscheiden muss der Besitzer. Also: Fehlersuche, Befund ins Arbeitsprotokoll — «Endstufe der Motorsteuerung defekt, Motor in Ordnung, Kohlebürsten zur Hälfte verschlissen» —, dann der Kostenvoranschlag zeilenweise aus dem Leistungsverzeichnis oder aus dem Lager. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile und die Summe sieht und «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt. Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie.

Abgelehnt — «Reparatur abgelehnt» schließt den Auftrag; lohnt sich nicht mehr — «Nicht reparierbar». Berechnen Sie Anfahrt oder Fehlersuche, hinterlegen Sie für die Geräteart einen Diagnosepreis, er steht vom ersten Tag an im Auftrag. Reparieren Sie Platinen oder Motoren selbst, lohnt ein Blick auf Industrieelektronik-Reparatur und Elektromotorenreparatur.

Laufgurte, Antriebsriemen, Kohlebürsten im Lager

Im Fitness-Service wiederholen sich die Teile: Laufgurte in den gängigen Maßen, Antriebsriemen, Kohlebürsten für Gleichstrommotoren, Steigungsmotoren, Drehzahlsensoren, Sicherheitsschlüssel, Rollen, Laufdecks, Silikonöl, Pedale und Riemen für Ergometer, Seilzüge und Umlenkrollen für Kraftstationen. Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Teil aus dem Bestand senkt den Bestand selbst.

Mit Mindestbestand und der Kachel «geht zur Neige» bestellen Sie Gurte nach, bevor Kunden darauf warten. Eine Steuerung für ein bestimmtes Modell bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Fitnessstudios und gewerbliche Kunden

Kunden haben ein Feld «Firma»: Ein Studio ist ein Kunde, egal wer anruft. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge, die Summe und den offenen Betrag über alle unbezahlten Aufträge. Nach dem Rundgang durchs Studio bekommt jedes Gerät seinen eigenen Auftrag: den ersten vollständig anlegen, die übrigen kopieren und jeweils die eigene Seriennummer eintragen. Die Inventarnummer des Studios schreiben Sie in die Notizen — die Textsuche findet den Auftrag auch darüber.

Der Wartungsvertrag selbst ist Ihr Dokument: Verträge und regelmäßige Wartungstermine verwaltet das Programm nicht. Zahlungen dagegen schon, auch mehrere pro Auftrag — etwa eine Anzahlung für den Laufgurt und den Rest später per Überweisung. Das Programm zeigt den offenen Betrag, der Filter «unbezahlt» sammelt ausgegebene, aber nicht bezahlte Aufträge. Kommt ein Gerät nach Ihrer Reparatur wieder, bekommt es die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag. «Empfehlungen für den Kunden» — «Laufdeck alle drei Monate schmieren», «Unterlegmatte statt Teppich» — stehen auf dem Arbeitsnachweis mit den Positionen, dem Arbeitsprotokoll und dem Betrag. Mehr unter Arbeitsnachweis.

Fertig — der Kunde erfährt es sofort

Steht ein Gerät in der Werkstatt, bekommt der Kunde bei Fertigstellung eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). Bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon wartet; ist die kostenlose Lagerfrist aus den Einstellungen vorbei, wird der Zähler rot. Wenn ein Laufband das halbe Lager belegt, ist das keine Nebensache.

Ein Laufband ist ein Elektrogerät, auf dem Menschen mit Tempo laufen. Welche Prüfungen nach einer Reparatur nötig sind und was für Geräte in gewerblichen Studios gilt, regeln die Vorschriften Ihres Landes — klären Sie das mit einer fachkundigen Stelle, bevor Sie etwas zusagen. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Modell und Teilen ab: Anfahrt und Fehlersuche 60–130 €, Laufdeck schmieren und Gurt einstellen 60–130 €, Laufgurt tauschen 90–190 € Arbeit zuzüglich Gurt, Antriebsriemen tauschen 60–130 €, Kohlebürsten tauschen 60–120 €, Motorsteuerung reparieren 160–480 €, Steigungsmotor reparieren 110–320 €, Konsole reparieren oder Sensor tauschen 70–260 €, Ergometer oder Crosstrainer (Lager, Magnetbremse) 70–260 €. Ihre eigenen Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Einsatzplanung mit Karte und Routen — nur Reparaturart, Adresse, Techniker und Termine;
• Wartungsverträge und regelmäßige Wartungstermine nach Plan;
• Rechnungen und Verträge für Firmen, einen Sammelnachweis für den Monat;
• Fotos und Dateien am Auftrag;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag für Techniker oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie ein Laufband mit Seriennummer und Sicherheitsschlüssel an, setzen Sie einen Termin und schicken Sie einen Kostenvoranschlag für die Motorsteuerung.

Kurz gesagt

• Vor-Ort-Einsätze als Aufträge mit Adresse, Techniker, Termin und rot markierten Überfälligen.
• Seriennummer und Fehlerbild in Worten des Kunden — die Geschichte eines Geräts in Sekunden.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link, bevor Steuerung oder Motor bestellt werden.
• Laufgurte, Antriebsriemen, Kohlebürsten und Sensoren im Lager mit Mindestbestand.
• Studios: Firmenfeld, kopierte Aufträge, offene Beträge, Anzahlungen, Arbeitsnachweis.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.