Software für die Gabelstapler-Werkstatt

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten und Servicebetriebe, die Flurförderzeuge instand halten: Elektro-Gabelstapler, Hochhubwagen, Schubmaststapler, Gabelhubwagen — im Lager meist einfach «Ameise» — sowie Traktionsbatterien und Ladegeräte. Vor-Ort-Einsätze und Werkstattarbeit laufen über eine Auftragsliste, und ein Logistikdienstleister mit dreißig Fahrzeugen ist ein Kunde mit allen Aufträgen, offenem Betrag und Arbeitsnachweis. Es läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy zwischen den Regalen.

Für wen das gedacht ist

Für freie Staplerwerkstätten, mobile Servicebetriebe, Spezialisten für Batterien und Ladetechnik und Betriebe, die Handhubwagen in Serie überholen. Ihre Kunden sind Kontraktlogistiker, Speditionen mit eigenem Lager, Großhändler, Produktionsbetriebe und Handelsketten. Steht ein Stapler, stehen Rampe und Lkw — die erste Frage ist «Wann sind Sie da?», die zweite stellt einen Monat später die Buchhaltung des Kunden.

Wo es typischerweise hakt:

• der Kunde fährt fünfzehn gleiche Stapler, meldet «wieder die Nummer sieben», und keiner weiß, was an der Sieben zuletzt gemacht wurde;
• bei einem Einsatz wurden drei Stapler und zwei Hubwagen repariert, auf der Rechnung steht, woran man sich abends noch erinnert;
• der Schichtleiter hat eine neue Fahrsteuerung freigegeben, der Einkauf des Kunden wusste nichts davon;
• Dichtsätze für die Pumpe des gängigsten Hubwagens sind weg, genau als ein Kunde zehn Stück bringt;
• der offene Betrag eines Großkunden verteilt sich auf viele Aufträge und wird von Hand addiert.

Ein Auftrag pro Fahrzeug, gefunden über die Inventarnummer

Jeder Auftrag hat Geräteart, Modell, Seriennummer und ein Feld «Produktcode». Die Fahrgestellnummer des Herstellers kommt in die Seriennummer, die Inventarnummer des Kunden in den Produktcode — «ST-07» oder «Hochhubwagen 3, Halle B». Die erweiterte Suche im Modus «Gerät» durchsucht Modell, Seriennummer und Produktcode; «die Sieben» ist mit ihrer ganzen Reparaturhistorie in Sekunden gefunden.

Legen Sie eigene Gerätearten an — Elektrostapler, Hochhubwagen, Schubmaststapler, Handhubwagen, Traktionsbatterie, Ladegerät —, jede mit eigenem Diagnosepreis und eigenen Leistungen.

Ein eigenes Feld für Betriebsstunden gibt es nicht. Den Zählerstand schreiben Sie in «Notizen für den Techniker»: «7.150 Bh, 48 V, Tiefkühllager». Der Kunde sieht dieses Feld nicht, die Textsuche findet es trotzdem. Wartung nach Betriebsstunden funktioniert wie auf der Seite Stromerzeuger-Reparatur beschrieben: Inspektion als Leistung mit Preis, Durchgeführtes im Arbeitsprotokoll, nächster Termin in den Empfehlungen.

Vor-Ort-Service ohne Einsatzplanung

Ehrlich gesagt: Eine Einsatz- oder Tourenplanung hat das Programm nicht. Der Großteil der Staplerarbeit passiert ohnehin beim Kunden, und das lässt sich mit dem Vorhandenen gut abbilden. Die Lageradresse steht in der Kundenkarte. Ein eigener Status «Einsatz offen» mit Farbe und Kachel über der Liste zeigt mit einem Klick, zu welchen Fahrzeugen noch jemand rausfahren muss. Vor Ort öffnen Sie das Programm auf dem Handy und legen für jedes Fahrzeug, das Sie angefasst haben, einen Auftrag an — auch wenn nur etwas nachgestellt wurde.

Die Anfahrt ist eine Leistung mit Preis — «Anfahrt Stadtgebiet», «Anfahrt pro km» — und steht als Zeile im Kostenvoranschlag. Fünf Fahrzeuge beim selben Kunden? Die Anfahrt in einen Auftrag, in die übrigen nur Arbeit und Teile.

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin; ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. Die Markierung «dringend» — für den einzigen Schubmaststapler, der die oberen Regalebenen bedient — ist sofort in der Liste zu sehen.

Handhubwagen im Dutzend

Gabelhubwagen bringen die Kunden selbst, und selten einzeln. Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren: Kunde, Geräteart, Modell und Fehler werden übernommen, Seriennummer und Inventarnummer tragen Sie je Gerät ein. Im Feld «Zustand» landen verbogene Gabeln, Rahmenrisse und abgeflachte Polyurethanräder, im «Zubehör» Deichsel und Abdeckkappen. Kommt ein Hubwagen nach Ihrer Reparatur zurück, bekommt er die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag.

Traktionsbatterie und Ladegerät

Die Traktionsbatterie ist oft ein großer Teil des Fahrzeugwerts und wandert zwischen Staplern. Geben Sie ihr einen eigenen Auftrag mit eigener Seriennummer, dann bleibt ihre Historie bei der Batterie. Zellspannungen, Säuredichte, Kapazitätstest gehören ins Arbeitsprotokoll; Hinweise zu Nachfüllen und Laden in «Empfehlungen für den Kunden», die auf dem Arbeitsnachweis stehen. Das Ladegerät bekommt ebenfalls eine eigene Geräteart mit eigenem Diagnosepreis.

Fahrsteuerung und Hydraulik erst nach Freigabe

Fahrsteuerung, Hydraulikpumpe, Hubzylinder abdichten, Steuerventil — Beträge, die ein Flottenkunde vorher sehen will. Befund ins Arbeitsprotokoll, Auftrag auf «Wartet auf Freigabe», dann der Kostenvoranschlag zeilenweise aus Lager und Leistungsverzeichnis. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile sieht und «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt; die Antwort steht mit Datum in der Historie. So ist festgehalten, dass freigegeben hat, wer zahlt. Lehnt er ab, schließt «Reparatur abgelehnt» den Auftrag, ein wirtschaftlicher Totalschaden bekommt «Nicht reparierbar».

Steuerungsplatinen werden oft auf dem Tisch repariert — wie das im Programm aussieht, steht auf der Seite Reparatur von Industrieelektronik. Das Neuwickeln von Fahr- oder Pumpenmotor beschreibt die Seite Elektromotorenreparatur.

Teile im Lager und auf Bestellung

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Teil aus dem Bestand senkt den Bestand selbst. Typisch im Regal: Dichtsätze für Pumpe und Zylinder, Last- und Lenkräder, Lager, Kohlebürsten, Schütze, Sicherungen, Mikroschalter, Hydraulikschläuche. Bestände sind ganze Zahlen — Hydrauliköl zählen Sie in Kanistern.

Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» zeigen, wann nachbestellt werden muss. Eine Steuerung oder Pumpe für ein bestimmtes Fahrzeug bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Logistikkunden und Rahmenverträge

Mit dem Feld «Firma» ist ein Logistikdienstleister ein Kunde, egal aus welchem Lager angerufen wird. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge aller Fahrzeuge und den offenen Betrag. Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — Anzahlung für ein teures Teil, Rest nach Abschluss —, und der Filter «ohne Zahlung» listet, was ausgeliefert, aber nicht bezahlt ist. Der Arbeitsnachweis enthält Positionen, Arbeitsprotokoll, Empfehlungen und den zu zahlenden Betrag. Ist das Fahrzeug fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht.

Was nicht ins Programm gehört

Regelmäßige Prüfungen von Flurförderzeugen, Fahrausweise und Unterweisung der Fahrer sowie Vorgaben für Hebezeuge richten sich nach den Regeln Ihres Landes — das Programm bildet sie nicht ab. Verbrauchte Traktionsbatterien und Elektrolyt entsorgen Sie nach den örtlichen Vorschriften. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Hersteller und Zustand ab: Fehlersuche vor Ort 90–200 € zuzüglich Anfahrt, Pumpe eines Handhubwagens abdichten 70–200 €, Räder am Handhubwagen 50–120 € Arbeit zuzüglich Räder, Wartung eines Elektrostaplers 180–450 € zuzüglich Material, Hubzylinder abdichten 250–700 €, Reparatur der Fahrsteuerung 300–1.000 €, Zellentausch an der Traktionsbatterie 250–1.800 € je nach Zahl der Zellen, Reparatur eines Ladegeräts 180–600 €. Ihre Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart, im Leistungsverzeichnis und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• Einsatz- und Tourenplanung;
• ein Modul für die Flottenverwaltung des Kunden — Fahrzeuge findet man über die Inventarnummer im Produktcode;
• ein eigenes Feld für Betriebsstunden oder Wartungserinnerungen nach Zeitplan;
• Fotos und Dateien am Auftrag;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten oder Teilekataloge.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Stapler an, tragen Sie die Inventarnummer ein, kopieren Sie den Auftrag für ein zweites Fahrzeug und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag pro Fahrzeug, die Inventarnummer des Kunden im Produktcode, durchsuchbar.
• Vor-Ort-Einsatz als Leistungszeile und eigener Status; Dringendes und Überfälliges auf einen Blick.
• Handhubwagen in Serie per Auftragskopie.
• Traktionsbatterie und Ladegerät als eigene Geräte mit eigener Historie.
• Fahrsteuerung und Hydraulik erst nach «Einverstanden» per Link.
• Logistikkunden: Firmenfeld, mehrere Zahlungen, offener Betrag, Arbeitsnachweis.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.