Software für die Staubsauger-Reparatur

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Staubsauger reparieren: Saugroboter, Akku-Stielsauger, Bodenstaubsauger mit Kabel und Waschsauger. Schnelle Annahme gleichartiger Geräte, ein Lager für Bürsten, Filter und Akkus, das rechtzeitig Nachschub meldet, Kostenvoranschläge mit Freigabe per Link, Gewährleistungsfälle von Händlern und ein Tageszähler für fertige Roboter im Regal. Läuft im Browser — am Tresen-PC und auf dem Handy.

Für wen das ist

In Deutschland steht in sehr vielen Haushalten ein Saugroboter, dazu ein Akku-Stielsauger für zwischendurch. Nach zwei, drei Jahren kommen sie in die Werkstatt — und zwar mit immer denselben Fehlern: Haare um Hauptbürste und Radachsen, Fehlermeldung des Lasersensors, der Roboter findet die Station nicht, der Akku hält zehn Minuten. Akku-Sauger bringen müde Akkupacks und Motoren, die aussetzen; Kabelsauger abgenutzte Kohlebürsten oder ein beschädigtes Kabel; Waschsauger eine Pumpe, die nicht mehr fördert. Die Beträge sind überschaubar, verdient wird über Tempo: zügig annehmen, Teil im Regal, Kunde erfährt selbst, dass das Gerät fertig ist.

Was im Alltag schiefgeht:

• fünf gleiche Roboter im Regal, und keiner weiß mehr, welcher mit Absaugstation kam;
• Seitenbürsten und HEPA-Filter sind genau dann alle, wenn man sie braucht;
• ein Händler bringt Gewährleistungsgeräte stapelweise und will am Monatsende eine Aufstellung;
• der Roboter kommt nach einem Monat mit denselben Haaren zurück, und der Kunde meint, er sei nie gereinigt worden.

Annahme: Station, Wassertank, Wischtuch und App-Konto

Ein Saugroboter kommt selten allein: Ladestation oder Absaugstation, Wassertank, Wischhalter, Ersatzbürsten. Beim Akku-Sauger Bodendüse, Fugendüse, Ladegerät und Wandhalterung. Alles gehört ins Feld «Zubehör» — im Beisein des Kunden, und es steht auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt. Unter «Zustand» kommen Risse im Gehäuse, Kratzer auf der Laserabdeckung, Wasserspuren, ein aufgeblähter Akku.

Saugroboter sind mit dem App-Konto des Besitzers verbunden, dort liegt die Karte der Wohnung, manche Modelle haben eine Kamera. Fragen Sie bei der Annahme, ob Sie auf Werkseinstellungen zurücksetzen und das Gerät entkoppeln dürfen, und notieren Sie die Antwort. Das ist auch eine Frage des Datenschutzes — und erspart die Diskussion «wo ist meine Karte?» bei der Abholung.

Seriennummer und Kaufdatum haben eigene Felder; die Suche findet den Auftrag auch über einen Teil der Seriennummer, wenn das Typenschild unter dem Roboter halb abgerieben ist.

Ehrlich zu Fotos. Ein Foto lässt sich nicht an den Auftrag anhängen. Fotografieren Sie Geräte bei der Annahme, bewahren Sie die Bilder selbst auf und vermerken Sie im Auftrag, dass es sie gibt.

Gemacht für Serienaufträge

Wenn die Hälfte der Arbeit «Roboter reinigen, Bürsten tauschen» heißt, muss niemand den Preis jedes Mal eintippen. Im Geräteverzeichnis hat jede Geräteart einen Standardpreis für die Reparatur und einen eigenen Diagnosepreis — Saugroboter, Akku-Stielsauger, Bodenstaubsauger, Waschsauger. Gerät wählen, Preis steht drin, ändern lässt er sich jederzeit.

Ein Kunde bringt drei Geräte? Den ersten Auftrag vollständig anlegen, die übrigen kopieren: Kunde, Geräteart und Notizen werden übernommen, Seriennummer und Fehler tragen Sie neu ein. Die Markierung «eilig» und der zugesagte Termin stehen direkt in der Liste, überfällige Aufträge werden rot.

Bürsten, Filter, Räder und Akkus im Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch als Zeile im Kostenvoranschlag, Abschreibung mit Grund, Inventur. Der Techniker fügt «Seitenbürste — 2 Stück» aus dem Lager hinzu; Bezeichnung und Preis werden übernommen, mehr als der Bestand geht nicht. Wird die Zeile gelöscht, geht das Teil zurück ins Lager.

Schnelldreher — Seiten- und Hauptbürsten, HEPA-Filter, Radmodule, Riemen und Motoren des Lasersensors, Akkupacks für gängige Modelle — bekommen einen Mindestbestand. Ist er erreicht, erscheint die Position unter «geht zur Neige», und diese Liste ist Ihre nächste Bestellung. Was Sie nicht vorrätig haben, wird aus dem Auftrag angefordert und per E-Mail an den Lieferanten geschickt; der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile», und das eingetroffene Teil wird direkt aus der Anforderung eingebucht. Eine Anbindung an Lieferantenkataloge und Barcodes gibt es nicht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Lithium-Akkus brauchen einen eigenen Platz: aufgeblähte oder nasse Packs getrennt lagern, nie unbeaufsichtigt laden. Was bei der Annahme und beim Versand beschädigter Akkus zu beachten ist, steht im Artikel beschädigte Akkus in der Werkstatt.

Diagnose, Kostenvoranschlag und der Roboter, der sich nicht lohnt

«Lasersensor-Fehler» kann ein verschmutztes Fenster, ein ausgeleierter Riemen oder ein defektes Modul sein — drei verschiedene Beträge. «Lädt nicht» heißt korrodierte Kontakte an der Station, Akku oder Platine. Deshalb zuerst Diagnose, dann Kostenvoranschlag in Zeilen: Arbeit und Teile mit Menge und Preis. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen», und die Antwort steht mit Datum in der Auftragshistorie.

Manchmal kostet die Reparatur eines günstigen Roboters fast so viel wie ein neuer. Dann wird der Auftrag auf «nur Diagnose» umgestellt und mit «Reparatur abgelehnt» oder «nicht reparabel» geschlossen; in der Statistik erscheinen solche Geräte getrennt. Für einen teuren Akku oder Motor nehmen Sie eine Anzahlung: Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben, der offene Rest wird angezeigt. Manche Bundesländer und Kommunen fördern Reparaturen mit einem Bonus — was dafür auf den Beleg gehört, steht im Artikel Reparaturbonus.

Gewährleistungsfälle von Händlern

Elektronikmärkte und Fachhändler geben defekte Sauger zur Reparatur weiter und wollen wissen, wie es um jedes Gerät steht. Legen Sie den Händler als Kunden mit dem Feld «Firma» an: Der Name steht auf Auftragsschein und Arbeitsnachweis, die Suche in der Auftragsliste findet alle seine Geräte, und die Kundenkarte zeigt jeden Auftrag — in Arbeit und zurückgegeben. Das Kaufdatum aus der Annahme zeigt, ob das Gerät noch in der Frist ist.

Sind Sie autorisierter Service einer Marke, werden Garantiereparaturen nach einer eigenen Preisliste aus Marke, Reparaturkategorie und Gerät abgerechnet. Ihre eigene Gewährleistung auf die Arbeit und die kostenlose Aufbewahrungsfrist schreiben Sie in die Bedingungen auf dem Auftragsschein. Welche Pflichten Händler und Werkstatt gesetzlich haben, klären Sie bitte mit einem Anwalt — das hier ist keine Rechtsberatung.

Kommt ein Roboter mit denselben Haaren zurück, bekommt der Auftrag die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer zeigt den früheren Auftrag: was getauscht und was empfohlen wurde. Das Feld «Empfehlungen» steht im Arbeitsnachweis — «Bürste wöchentlich reinigen, Kabel vom Boden» ist dann schriftlich, nicht nur gesagt.

Waschmaschinen, Kühlschränke und Einsätze beim Kunden sind ein anderes Geschäft — siehe Hausgeräte-Service.

Fertig — und der Kunde weiß es

Ist der Sauger fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). SMS und App gibt es nicht. Bei jedem fertigen Gerät steht, seit wie vielen Tagen es wartet, und die Kachel «über die Lagerfrist» sammelt die nicht abgeholten — Roboter mit Absaugstation brauchen viel Platz.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur als grobe Orientierung, je nach Region, Modell und Teilen: Roboter-Wartung mit neuen Bürsten 40–80 €, Radmodul 60–130 € mit Teil, Lasersensor (Riemen, Motor, Reinigung) 50–150 €, Roboter-Akku 60–150 €, Kontakte oder Platine der Station 40–120 €, Akku eines Stielsaugers 60–160 €, Motor eines Stielsaugers 90–200 €, Kohlebürsten beim Kabelsauger 35–70 €, Pumpe beim Waschsauger 50–120 €. Ihre Preise hinterlegen Sie selbst — je Geräteart und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• keine Fotos oder Dateien am Auftrag — der Zustand wird beschrieben;
• keine SMS, keine App, keine Online-Zahlung durch den Kunden;
• keine Anbindung an Lieferanten und ihre Kataloge, keine Barcodes;
• keine Kasse für den Verkauf von Filtern und Bürsten ohne Reparatur — im Lager gibt es nur die Abschreibung mit Grund.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag pro Mitarbeiter oder Standort.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung in der Demo: Nehmen Sie einen Saugroboter mit Station an, fügen Sie Bürsten aus dem Lager in den Kostenvoranschlag ein und schicken Sie ihn zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Zubehör des Roboters — Station, Tank, Bürsten — auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Standardpreis für Reparatur und Diagnose je Geräteart, kopierte Aufträge für gleichartige Geräte.
• Bürsten, Filter und Akkus im Lager mit Mindestbestand.
• Händler als Kunde mit Firmenname: alle seine Geräte auf einer Kundenkarte.
• Wiederholungsfälle und Empfehlungen in der Gerätehistorie.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.