Software für die Reparatur von Powerstations und Wechselrichtern

ServiceCenterSoft ist eine Reparaturverwaltung für Werkstätten, die tragbare Powerstations, Wechselrichter von PV-Anlagen und Balkonkraftwerken, Hybrid-Wechselrichter mit Speicher, USV-Anlagen und LiFePO4-Akkumodule reparieren: eilige Aufträge im Blick, Akkuzustand auf dem unterschriebenen Annahmeschein, Freigabe vor einem teuren Tausch, BMS-Platinen und Zellen im Lager, Firmen und Hausverwaltungen als Kunden.

Das Programm verkauft keine Speicher und plant keine Anlagen. Es führt die Reparaturen: was angenommen wurde, in welchem Zustand, was getauscht wurde und was es kostet.

Wenn es eilt, muss man es sehen

Die Arbeit in dieser Nische kommt in Wellen. Vor der Campingsaison bringen alle ihre Powerstation, nach einem Unwetter mit Stromausfall die Notstromgeräte, im Büro fällt die USV vor dem Server aus. Wer seine Powerstation als Notstromreserve gekauft hat, will nicht drei Wochen warten.

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin, überfällige werden rot. Über der Liste zeigen Zähler die offenen, abholbereiten, überfälligen, eiligen und unbezahlten Aufträge. Eine Reparatur, die wirklich nicht warten kann, wird als eilig markiert, fällt in der Liste auf, und der Filter „Eilig“ zeigt alle zusammen. Die Status legen Sie selbst an, und jeder Status kann eine eigene Kachel über der Liste bekommen, etwa „Wartet auf Zellen“, damit Sie sofort sehen, wie viele Geräte an einem Teil hängen.

Annahme: schwer, teuer und voller Kabel

Eine große Powerstation wiegt so viel wie ein voller Koffer, kostet so viel wie ein gutes Notebook und kommt mit Kabeln, Adaptern, Kfz-Ladekabel und manchmal einem Solarpanel. Zum Wechselrichter gehören Display, WLAN-Stick und Sensoren. Eine Woche später weiß niemand mehr, ob das Panelkabel in der Tasche war — außer es steht auf dem Papier.

Das Annahmeformular hat dafür die Felder Zubehör, Zustand und Fehler, dazu Seriennummer und „Produktcode“. Was im Beisein des Kunden eingetragen wird, steht auf dem Annahmeschein, den er unterschreibt (Annahmeschein für die Reparatur).

Der Akku: das teuerste Teil und das größte Risiko

Der Akkublock macht den Großteil des Gerätepreises aus, und um ihn dreht sich fast jeder Streit: „Er lief, als ich ihn abgegeben habe“, „so heiß wurde er nie“. Ein aufgeblähter, überhitzter oder nach Elektrolyt riechender Akku ist zudem in der Werkstatt selbst gefährlich. Deshalb wird sein Zustand im Beisein des Kunden festgehalten: gewölbtes Gehäuse, Hitzespuren, Geruch, ob er die Ladung hält, wo das Gerät stand. Wie man beschädigte Akkus annimmt und lagert, steht im Beitrag Beschädigte Akkus in der Werkstatt.

Die Seriennummer des Geräts kommt ins Feld „Seriennummer“, die Nummer des Akkumoduls in den „Produktcode“. Die erweiterte Suche findet Aufträge über Modell, Seriennummer und Produktcode, auch über einen Teil der Nummer.

Diagnose: kostenpflichtig, kostenlos oder angerechnet

Sie legen Gerätearten an — „Powerstation“, „Wechselrichter“, „USV“, „Akkumodul“ — jede mit eigenem Reparatur- und Diagnosepreis. Lässt der Kunde reparieren, gilt der Reparaturpreis, und die Diagnose wird nicht extra berechnet. Lehnt er ab, stellen Sie den Auftrag auf „Nur Diagnose“ um, und zu zahlen ist der Diagnosepreis. Berechnen Sie keine Diagnose, setzen Sie null. Ein Stromerzeuger, den jemand mitbringt, ist einfach eine weitere Geräteart mit eigenen Preisen.

Teurer Tausch erst nach dem Ja

Vor einer teuren Reparatur erwarten viele Kunden einen Kostenvoranschlag, und eine neue Steuerplatine, ein BMS-Modul oder ein Akku ist ein Betrag, den der Kunde vorher hören sollte. Im Programm ist das die Kostenaufstellung: Arbeiten aus dem Verzeichnis „Arbeiten“ zu Ihren Preisen und Teile aus dem Lager, jeweils mit Menge und Preis. „Zur Freigabe senden“ schickt sie per E-Mail oder Telegram; der Kunde stimmt über den Link zu oder lehnt ab. Seine Antwort steht mit Datum in der Auftragskarte und in der Historie.

Die gemessene Kapazität vor und nach der Reparatur kommt ins Arbeitsprotokoll, das auf dem Arbeitsnachweis gedruckt wird, zusammen mit Ihren Empfehlungen, etwa wie das Gerät zwischen den Einsätzen gelagert werden sollte.

MOSFETs, Kondensatoren, Lüfter, BMS und Zellen

Leistungstransistoren, Kondensatoren, Lüfter und Steckverbinder kauft man vorab, BMS-Platinen und Zellen für die Modelle, die am häufigsten kommen. Jeder Zugang kommt mit Menge, Einkaufspreis und Lieferant ins Lager, Zellen werden stückweise geführt. Wird ein Teil „Vom Lager“ in die Kostenaufstellung gebucht, sinkt der Bestand von selbst, und die Artikelkarte zeigt, in welchen Auftrag es ging. Ein Mindestbestand und der Filter „werden knapp“ zeigen rechtzeitig, dass nachbestellt werden muss.

Fehlt eine Platine, wird sie direkt aus dem Auftrag bestellt, und die Bestellung kann per E-Mail an den Lieferanten gehen; trifft sie ein, wird sie ins Lager gebucht. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Gewährleistungs- und Garantiefälle vom Händler

Ein Teil der Geräte kommt über den Händler: Der Käufer hat reklamiert, und der Händler schickt das Gerät zu Ihnen. Ob es um Gewährleistung des Händlers oder eine Herstellergarantie geht und wer zahlt, klären Sie mit dem Händler; im Programm ist die Reparaturart „Garantie“, das Kaufdatum hat ein eigenes Feld, und der Händler wird als Partner eingetragen. Die Auftragsliste lässt sich nach Partner filtern. Reparieren Sie auch im Auftrag eines Herstellers nach dessen Preisliste, lesen Sie Software für ein autorisiertes Servicecenter.

Firmen und Hausverwaltungen: mehrere Geräte, ein Kunde

Eine Hausverwaltung bringt die USV der Aufzugssteuerung, ein Büro drei Wechselrichter, ein Laden die Powerstation hinter der Kasse. Die Kundenkarte hat das Feld „Firma“, und alle Reparaturen der Firma stehen zusammen, mit Anzahl, Summe und dem, was noch offen ist. In die Notizen kommt, was man bei der Annahme wissen muss, etwa „zahlt auf Rechnung“ oder „nur an den Hausmeister herausgeben“. Wo das Gerät steht — Haus, Etage, Objekt —, steht in den Anmerkungen des Auftrags, und die erweiterte Suche nach Text findet auch das.

Ein fertiges Gerät braucht Platz

Ein Handy kommt in die Schublade, zwanzig fertige Powerstations füllen ein Regal. Bei einem fertigen, nicht abgeholten Auftrag zeigen Karte und Liste, seit wie vielen Tagen er wartet. Die kostenlose Lagerfrist stellen Sie in den Einstellungen ein; ist sie vorbei, wird der Zähler rot, und über der Liste erscheint der Filter „über die Lagerfrist“.

Dass das Gerät fertig ist, erfährt der Kunde per E-Mail oder Telegram, mit einem Knopf in der Auftragskarte. Telegram funktioniert, sobald er den QR-Code auf seinem Annahmeschein gescannt hat (Kundenbenachrichtigungen).

Was es nicht gibt

• Fotos und Dateien im Auftrag. Ein Foto des aufgeblähten Akkus lässt sich nicht anhängen. Beschreiben Sie den Zustand in Worten und bewahren Sie Bilder getrennt auf, mit der Auftragsnummer im Dateinamen.
• Außendienstmodul. Ein Wechselrichter, der vor Ort repariert wird, bekommt eine eigene Reparaturart und die Position „Anfahrt“ aus dem Verzeichnis „Arbeiten“; Einsatzkalender und Routenplanung gibt es nicht.
• Online-Terminbuchung, SMS, App und Online-Zahlung durch den Kunden. Benachrichtigt wird per E-Mail und Telegram; das Programm läuft im Browser, auch auf dem Telefon.
• Barcodes, Lieferantenschnittstellen und Kasse. Bestellungen gehen per E-Mail an den Lieferanten. Das Programm führt Reparaturen und verkauft keine Geräte.

Was Sie bekommen

• Zugesagte Termine sowie eilige und überfällige Aufträge auf einen Blick.
• Akkuzustand und Zubehör — Kabel, Adapter, Panel — auf einem Annahmeschein mit Unterschrift des Kunden.
• Die Geschichte eines Geräts über Seriennummer und Nummer des Akkumoduls.
• Diagnose kostenpflichtig oder kostenlos, so wie Sie es handhaben.
• Kostenaufstellungen zur Freigabe per E-Mail oder Telegram vor einem teuren Tausch.
• BMS-Platinen, Zellen und Leistungstransistoren im Lager mit Mindestbestand.
• Firmen und Hausverwaltungen mit allen Reparaturen auf einer Karte, Händler als Partner mit eigenem Filter.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt, ohne Aufpreis je Mitarbeiter oder Filiale.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ohne Registrierung ausprobieren können Sie es in der Demo. Nehmen Sie dort eine Powerstation so an wie bei sich, mit beschriebenem Akku und allen Kabeln, und führen Sie sie über die Kostenaufstellung bis zur Abholung. Reparieren Sie auch Akku-Werkzeuge oder E-Scooter, sehen Sie sich die Software für die Werkzeugreparatur und die E-Scooter-Werkstatt-Software an.

Häufige Fragen