Software für Service an Videoüberwachung und Sicherheitstechnik

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für die Sicherheitstechnik: Netzwerk- und Videorekorder, IP- und Analogkameras, PoE-Switches und Injektoren, Netzteile, Türsprech- und Videosprechanlagen, Einbruchmeldezentralen, Signalgeber und Notstromakkus. Es passt zum Errichter mit eigenem Reparaturplatz ebenso wie zur Elektronikwerkstatt, die für Errichter arbeitet. Es läuft im Browser — am Büro-PC und auf dem Handy im Objekt.

Für wen das gedacht ist

Für Errichter von Videoüberwachung und Einbruchmeldetechnik, Elektrobetriebe mit Schwachstromabteilung, Hausverwaltungen mit eigenem Hausmeisterservice und die Werkstätten, denen sie Geräte schicken. Die Technik läuft rund um die Uhr, hängt an Fassaden und in kalten Verteilerschränken, bekommt Überspannung und Feuchtigkeit ab. Deshalb fällt selten nur ein Gerät aus: Nach einem Gewitter kommen aus einer Liegenschaft der Rekorder, drei Kameras und ein Switch mit toten Ports. Und weil der Errichter seinem Kunden Gewährleistung auf die Anlage gibt, stellt sich jedes Mal die Frage: Garantie oder kostenpflichtig?

Wo es typischerweise hakt:

• sieben Kameras aus einem Objekt liegen in einem Karton, und welche über dem Eingang hing, weiß nach einer Woche keiner mehr;
• der Rekorder wurde «mit Festplatte» angenommen, bei der Ausgabe ist keine drin;
• die Anlage wurde vor zwei Jahren montiert — läuft die Gewährleistung noch? Gesucht wird in alten Rechnungen;
• der Errichter hat fünf Geräte gebracht, zwei bezahlt, und der offene Betrag steht in einer Tabelle;
• 12-V-Netzteile sind genau dann aus, wenn die halbe Warteschlange eins braucht.

Mehrere Geräte aus einem Objekt, ein Kunde

Jedes Gerät bekommt einen eigenen Auftrag — mit eigener Seriennummer, eigenem Fehler, Status und Betrag. Den ersten füllen Sie vollständig aus, die übrigen kopieren Sie: Kunde, Geräteart, Modell und Fehler werden übernommen, die Seriennummer tragen Sie jeweils ein. Fünf gleiche Kameras sind in wenigen Minuten erfasst.

Das Feld «Produktcode» eignet sich für die Position der Kamera laut Anlagenplan: «K-07, Einfahrt» oder «TG, Treppenhaus 2». Es wird mitkopiert, und die erweiterte Suche im Modus «Gerät» findet die Kamera über diesen Code ebenso wie über die Seriennummer. Name und Adresse der Liegenschaft gehören in «Notizen für den Techniker» — der Kunde sieht sie nicht, die Textsuche findet sie.

Mit dem Feld «Firma» in der Kundenkarte ist ein Errichter oder eine Hausverwaltung ein Kunde, egal wer die Geräte bringt. Die Karte zeigt alle Aufträge und den offenen Betrag. Ein Modul für Objekte und Wartungsverträge hat das Programm nicht — die Liegenschaft steht in Notiz und Produktcode, nicht in einem eigenen Verzeichnis.

Gewährleistung auf die Montage und auf die Reparatur

Jeder Auftrag hat ein «Verkaufsdatum». Errichter tragen dort das Montagedatum ein und sehen sofort, ob die Gewährleistung gegenüber ihrem Kunden noch läuft. Solche Aufträge bekommen die Reparaturart «Garantie»; mit dem Filter nach Reparaturart sehen Sie, wie viel Werkstattzeit im Monat auf Gewährleistungsfälle ging.

Kommt ein Gerät nach Ihrer eigenen Reparatur zurück, bekommt es die Reparaturart «Nachbesserung», und die Seriennummer führt zum früheren Auftrag. Ihre Bedingungen für die Gewährleistung auf die Reparatur schreiben Sie einmal in die Druckvorlage des Arbeitsnachweises.

Rekorder: Festplatte, Netzteil, Platine

Ein Rekorder kommt meist mit einem von wenigen Fehlern: Festplatte defekt, Netzteil tot, Platine startet nach Überspannung nicht, Kameras verschwinden nach einem Firmware-Update, Passwort vergessen.

Die Festplatte ist der heikle Punkt. Halten Sie sie im Beisein des Kunden im Feld «Zubehör» fest: «mit Festplatte 4 TB» oder «ohne Festplatte, Kunde hat sie behalten». Das Zubehör steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt.

Befund ins Arbeitsprotokoll, Auftrag auf «Wartet auf Freigabe», dann der Kostenvoranschlag zeilenweise — Festplatte aus dem Lager, Arbeitszeit, Platine auf Bestellung. Per Knopf geht er per E-Mail oder Telegram an den Kunden, der jede Zeile sieht und «Einverstanden» oder «Ablehnen» klickt; die Antwort steht mit Datum in der Historie. Abgelehnt? «Reparatur abgelehnt» oder «Nicht reparierbar» schließt den Auftrag. Eine kostenpflichtige Fehlersuche hinterlegen Sie als Diagnosepreis bei der Geräteart.

Kameras, PoE, Türsprechanlagen, Meldezentralen

Kameras: IR-Strahler aus, hängender IR-Sperrfilter mit rosa Nachtbild, Kondenswasser hinter der Kuppel, verbrannter Eingang nach Blitzeinschlag. PoE-Switches und Injektoren: tote Ports, defekte Netzteile, Hitze im Schrank. Türsprechanlagen: beschädigte oder nasse Türstationen, Innenstationen, Haftmagnete, Netzteile. Einbruchmeldezentralen: Hauptplatine, Bedienteil, Signalgeber und Notstromakku, der nicht mehr hält.

Legen Sie für jede Gruppe eine eigene Geräteart mit eigenem Diagnosepreis und eigenen Leistungen an — dann vermischen sich die Preise für Kamera und Rekorder nicht. Zu Akkus und unterbrechungsfreier Stromversorgung steht mehr auf der Seite Reparatur von Powerstations und Wechselrichtern.

Anfahrt zum Objekt

Manches erledigt man vor Ort: Netzteil im Schrank tauschen, hängenden Rekorder neu starten, Kamera am Mast wechseln. Legen Sie «Anfahrt zum Objekt» im Leistungsverzeichnis mit Preis an — sie kommt als Zeile in den Kostenvoranschlag wie jede andere Leistung. Adresse, Ansprechpartner vor Ort und Hinweise zum Zugang stehen in der Techniker-Notiz. Klappt es vor Ort nicht, kommt das Gerät in die Werkstatt — derselbe Auftrag, nur der Status ändert sich.

Eine Einsatz- oder Tourenplanung gibt es nicht. Jeder Auftrag hat aber einen zugesagten Termin: Ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. Die Markierung «dringend» — für den Laden ohne Kamera über der Kasse — ist in der Liste sofort zu sehen.

Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Ein Netzteil aus dem Bestand senkt den Bestand selbst. Typisch im Regal: 12-V-Netzteile in mehreren Leistungen, 12-V-Akkus, Festplatten für Videoüberwachung, BNC- und RJ45-Stecker, IR-Platinen, IR-Sperrfilter, Klingeltaster, PoE-Injektoren. Bestände sind ganze Zahlen, Seriennummern führt das Lager nicht.

Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» melden rechtzeitig, wann nachbestellt werden muss. Eine Platine für einen bestimmten Rekorder bestellen Sie aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «Warten auf Ersatzteile». Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Abrechnung mit dem Errichter

Pro Auftrag sind mehrere Zahlungen möglich — Anzahlung bei der Annahme, Rest bei der Abholung —, und das Programm zeigt den offenen Betrag. Der Filter «unbezahlt» sammelt ausgegebene, aber nicht bezahlte Geräte. Der Arbeitsnachweis enthält Positionen, Arbeitsprotokoll, Empfehlungen und den Zahlbetrag — einer pro Auftrag, eine Sammelabrechnung für den Monat gibt es nicht. Wie Werkstätten Serien gleicher Baugruppen für Industriekunden führen, steht auf der Seite Reparatur von Industrieelektronik.

Fertig — der Kunde erfährt es sofort

Ist das Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Anmeldung per QR-Code auf dem Auftragsschein). Bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon wartet, und nach Ablauf der kostenlosen Lagerfrist wird der Zähler rot. Mehr unter Kundenbenachrichtigungen.

Was nicht ins Programm gehört

Aufnahmen auf der Festplatte eines Rekorders können personenbezogene Daten enthalten, und die Regeln für Videoüberwachung und den Umgang mit solchen Daten hängen vom Land ab. Das Programm speichert keine Aufnahmen und befasst sich nicht mit diesen Fragen. Ein Passwort setzen Sie nur für jemanden zurück, der über das Gerät verfügen darf. Auch Anforderungen an die Errichtung von Sicherheitsanlagen sind von Land zu Land verschieden. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was Reparaturen ungefähr kosten

Nur zur Orientierung — Preise hängen von Region, Modell und Zustand ab: Fehlersuche 35–70 €, Netzteilreparatur 35–100 €, Festplattentausch im Rekorder 35–70 € Arbeit zuzüglich Festplatte, Platinenreparatur am Rekorder 90–280 €, Kamerareparatur (IR, IR-Sperrfilter, Feuchtigkeit) 45–160 €, PoE-Switch 60–200 €, Türstation 60–200 €, Innenstation 55–180 €, Einbruchmeldezentrale 70–230 €, Anfahrt zum Objekt 50–130 €. Ihre Preise legen Sie selbst fest — pro Geräteart, im Leistungsverzeichnis und als Zeilen im Kostenvoranschlag.

Was das Programm nicht kann

• ein Modul für Objekte und Wartungsverträge;
• Einsatz- und Tourenplanung;
• eine Sammelabrechnung für den Monat — ein Arbeitsnachweis pro Auftrag;
• Fotos und Dateien am Auftrag;
• SMS, eine App, Online-Zahlung durch den Kunden;
• Anbindung an Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Rekorder und zwei Kameras aus einem Objekt an, tragen Sie die Kamerapositionen als Produktcode ein und schicken Sie den Kostenvoranschlag an den Kunden.

Kurz gesagt

• Geräte aus einem Objekt als kopierte Aufträge, jedes mit Seriennummer und Position laut Plan.
• Errichter oder Hausverwaltung als ein Kunde über das Firmenfeld, offener Betrag in der Kundenkarte.
• Gewährleistung auf die Montage nach Datum, Garantiefälle als eigene Reparaturart.
• Festplatte des Rekorders im Zubehör, mit Unterschrift.
• Anfahrt als Zeile im Kostenvoranschlag, Adresse in der Notiz.
• Netzteile und Akkus im Lager mit Mindestbestand.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.