Annahmeschein für die Reparatur

Der Annahmeschein ist das einzige Dokument, das dem Kunden bleibt, nachdem er sein Gerät abgegeben hat. Was darauf steht, entscheidet, wie ein Streit bei der Ausgabe ausgeht. Unten steht, was auf den Schein gehört und wie ServiceCenterSoft ihn druckt.

Wofür der Schein wirklich da ist

Formal bestätigt er, dass das Gerät bei Ihnen ist. Praktisch hat er drei Aufgaben, und an alle drei denkt man erst, wenn etwas schiefgegangen ist.

• Den Zustand vor der Reparatur festhalten. War der Kratzer im Deckel schon da oder ist er bei Ihnen entstanden? Zwei Wochen später beantwortet das niemand aus dem Gedächtnis.
• Festhalten, was tatsächlich kam. Fernbedienung, Kabel, Ablage, SIM-Karte, Hülle. Kunden erinnern sich meist, mehr gebracht zu haben.
• Die Absprache festhalten. Termin, Kostenschätzung und was gilt, wenn die Reparatur teurer wird als gedacht.

Alles Übrige — Nummer, Datum, Unterschrift — dient dazu, diese drei Dinge belegen zu können.

Was auf einen Annahmeschein gehört

Prüfen Sie Ihr Formular anhand dieser Liste. Jeder Punkt darauf ist das Ergebnis eines echten Streitfalls.

• Nummer und Annahmedatum. Die Nummer muss fortlaufend sein, keine «Nr. 5» zweimal im Jahr.
• Wer angenommen hat. Der Name an der Annahme: in einem Monat gehen die Fragen an diese Person.
• Kundendaten: Name, Telefon, bei Bedarf Adresse. Das Telefon ist Pflicht: ohne es wird ein nicht abgeholtes Gerät zu Ihrem Problem.
• Um welches Gerät es geht: Art, Marke, Modell und Seriennummer oder IMEI. Die Seriennummer ist das Schlüsselfeld: nur sie belegt, dass dasselbe Gerät zurückgegeben wird.
• Der gemeldete Fehler — in den Worten des Kunden, nicht als Ihre Diagnose. «Geht nicht an» und «Power-Controller durchgebrannt» sind zweierlei, und an der Annahme kennen Sie nur das Erste.
• Zustand. Kratzer, Abplatzungen, Dellen, Risse, Feuchtigkeitsspuren, Spuren einer früheren Reparatur.
• Zubehör. Was mit dem Gerät kam und was Sie zurückgeben.
• Fertigstellungstermin — entweder ein konkretes Datum oder ein ehrliches «Diagnose bis zum …».
• Kostenschätzung und die Regel: bis zu welchem Betrag Sie ohne Rückfrage arbeiten und ab wann Sie anrufen.
• Lagerbedingungen — wie lange das Gerät nach Fertigstellung liegt und was danach passiert.
• Gewährleistung auf die Arbeit — wie lange und worauf genau.
• Die Unterschrift des Kunden darüber, dass er die Zustandsbeschreibung gelesen hat und ihr zustimmt.

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Ein Schein ohne Unterschrift des Kunden ist eine Notiz an sich selbst, kein Dokument.

Solange Sie Scheine von Hand ausfüllen, hier ein Vordruck mit genau diesen zwölf Punkten: Felder für Zustand und Zubehör, Termin, Preisgrenze ohne Rückfrage, Unterschrift des Kunden und ein Ausgabevermerk unten. Drucken Sie beliebig viele; Name und Adresse der Werkstatt tragen Sie von Hand ein oder stempeln sie.

Wie das Programm ihn druckt

Die Annahme füllt ein Formular aus, drückt auf Drucken — und der Schein kommt auf einem normalen A4-Blatt heraus, mit allem oben Aufgezählten. Nichts wird ein zweites Mal getippt: alle Felder wurden bei der Annahme erfasst.

Über dreißig Werte werden eingesetzt: Nummer und Daten, Kunde mit Telefon, Gerät mit Seriennummer, gemeldeter Fehler, Zustand, Zubehör, Reparaturart, Termin, Preis, die Namen von Annahme und Techniker, Filialangaben. Ein Platzhalter, den Sie nicht verwendet haben, verschwindet einfach — der Kunde bekommt kein leeres «{model}».

Die Maße stehen in Millimetern, das Blatt sitzt also unter Windows wie unter macOS gleich. Am Telefon liest sich dasselbe Dokument einfach vom Bildschirm.

Der voraussichtliche Preis kommt aus der Preisliste, nicht aus dem Bauch

Auf dem Schein steht die Zeile «Voraussichtlicher Preis», und das Schlechteste, was hineingehört, ist eine am Tresen geschätzte Zahl. Bei der Annahme wählt die Annahme, wie gerechnet wird: nach Geräteverzeichnis — der Reparaturpreis aus Ihrer Liste; nur Diagnose — wenn der Kunde erst noch entscheidet, ob repariert wird; oder ein eigener Preis für den Einzelfall. Sobald die Geräteart gewählt ist, stehen beide Listenpreise daneben — Reparatur und Diagnose —, der Betrag lässt sich also nennen, ohne den Kunden stehen zu lassen. Bei Garantiereparaturen kommt der Preis aus der Preisliste der Marke.

Dieser Betrag wird im Auftrag festgehalten. Erhöhen Sie morgen die Preise im Verzeichnis, werden bereits angenommene Geräte nicht neu bewertet: Der Kunde bekommt, was ihm bei der Annahme zugesagt wurde.

Und wird die Reparatur nach dem Öffnen teurer, müssen Sie nicht anrufen und überreden: Der Kostenvoranschlag geht als Link per E-Mail oder Telegram an den Kunden, und er klickt selbst auf «Einverstanden» oder «Ablehnen». Die Antwort mit Datum bleibt im Auftrag — dieselbe «Preisgrenze ohne Rückfrage», nur schriftlich statt am Telefon.

Das Formular bearbeiten Sie selbst

Der Schein ist keine fest eingebaute Datei, sondern eine Vorlage im Bereich «Druckformulare». Sie ändern darin alles: eigenes Logo, eigene Feldreihenfolge, eigenen Text zu Gewährleistung und Lagerung, das Kleingedruckte unten. Die Liste der verfügbaren Platzhalter steht neben dem Feld, damit Sie Namen nicht raten müssen.

Das ist wichtiger, als es klingt: die Regeln sind überall anders — die einen nehmen eine Anzahlung für ein Teil, die anderen nehmen keine Geräte ohne Ladegerät an, die einen geben 30 Tage Gewährleistung, die anderen 90. Ein universelles Formular gibt es nicht, nur ein eigenes.

Zwei Standorte, eine Vorlage

Adresse, Telefon, E-Mail und Öffnungszeiten kommen aus der Filiale, die das Gerät angenommen hat. Zwei Werkstätten in verschiedenen Stadtteilen drucken also ihre jeweils richtigen Angaben aus einer Vorlage — man muss keine zwei Word-Dateien pflegen und verwechseln.

Dokumentsprache getrennt von der Programmsprache

Die Sprache des Scheins ist eine eigene Einstellung und hängt nicht daran, in welcher Sprache Ihre Mitarbeitenden arbeiten. Ein Service, den Ukrainer im Ausland eröffnet haben, führt seine Aufzeichnungen auf Ukrainisch oder Russisch und druckt für den Kunden auf Deutsch oder Englisch. Dasselbe gilt für Fertigmeldungen.

Der Arbeitsnachweis

Das zweite Dokument wird über denselben Mechanismus und aus demselben Auftrag gedruckt. Im Mittelpunkt steht die Kostenaufstellung als Tabelle: die Grundleistung in der ersten Zeile, danach Zeilen «was gemacht wurde — Menge — Preis — Betrag» und die Summe. Darunter folgen das Arbeitsjournal, das der Techniker während der Reparatur führt, und Empfehlungen für den Kunden. Am Ende muss nichts aus der Erinnerung ergänzt werden: Der Nachweis entsteht aus dem, was im Auftrag schon steht.

Unten steht «Zu zahlen», und das ist nicht der ganze Betrag, sondern der offene Rest. Hat der Kunde eine Anzahlung für ein Teil geleistet, wird sie schon am Annahmetag als Zahlung im Auftrag erfasst, und bei der Abholung zeigt der Nachweis genau das, was noch zu zahlen ist.

Bei Garantiereparaturen ist der Nachweis das Dokument, gegen das der Hersteller zahlt; sein Formular wird deshalb meist an die Vorgaben einer bestimmten Marke angepasst.

Was das Programm nicht kann

• Keine Unterschrift auf dem Bildschirm. Der Kunde unterschreibt auf Papier; mit dem Finger auf einem Tablet geht es nicht.
• Der Schein selbst geht nicht in einen Messenger. Der Kunde bekommt die Fertigmeldung per E-Mail und Telegram sowie den Kostenvoranschlag zur Freigabe als Link; den Schein gibt es nur als Druck.
• Keine fertige Vorlage für Bondrucker. Das Standardformular ist für A4 ausgelegt, die Vorlage bearbeiten Sie aber selbst, und eine schmale Rollenversion lässt sich bauen.

Was nicht auf den Schein gehört

Zwei verbreitete Fehler, die ein Formular schlechter machen.

Das Gesetz hineinzuschreiben. Eine halbe Seite Juristendeutsch im Kleingedruckten liest niemand, und im Streitfall zählt nicht die Textmenge, sondern die konkrete Zustandsbeschreibung.

Eine Diagnose statt einer Beschwerde zu notieren. «Display tauschen» im Fehlerfeld ist bereits eine Entscheidung. Stellt sich beim Öffnen heraus, dass es nicht am Display lag, müssen Sie erklären, warum auf dem Schein etwas anderes steht.

Was Sie bekommen

• Einen Schein, in einer Minute aus den bereits erfassten Daten gedruckt.
• Eine Zustands- und Zubehörbeschreibung mit der Unterschrift des Kunden darunter.
• Einen voraussichtlichen Preis aus Ihrer Liste, der sich nicht ändert, wenn sich die Liste ändert.
• Ein eigenes Formular mit eigenem Logo, eigenen Bedingungen und eigener Gewährleistung.
• Die richtigen Angaben jeder Filiale aus einer Vorlage.
• Ein Dokument in der Sprache des Kunden statt in der Ihrer Mitarbeitenden.
• Einen Arbeitsnachweis mit Kostenaufstellung Zeile für Zeile und dem Restbetrag nach Anzahlung.

Was es kostet

Druck und Bearbeitung der Formulare gehören zum Abonnement — dafür fällt nichts extra an.

Das Formular in Aktion sehen Sie in der Demoversion. Thematisch benachbart: Reparaturablauf und Software für die Handy-Reparatur.

Häufige Fragen