Mehrere Filialen und Zugriffsrechte

Solange es einen Standort gibt, braucht es keine Rechte: alle sehen alles, und das ist in Ordnung. Der zweite Standort bricht dieses Schema binnen einer Woche. ServiceCenterSoft trennt Filialen so, dass jede ihr Eigenes führt und die Leitung alles zusammen sieht.

Was kaputtgeht, wenn es zwei Standorte gibt

• Scheine drucken die falsche Adresse. Eine Vorlage, zwei Standorte — und der Kunde holt am falschen ab.
• Das Lager wird gemeinsam. Ein für den einen Standort gekauftes Display verschwindet am anderen, und schuld ist niemand.
• Listen werden unlesbar. Die Annahme sieht vierzig fremde Aufträge und sucht darin ihre fünf.
• Das Geld vermischt sich. «Wie viel hat der zweite Standort verdient» muss man von Hand ausrechnen.
• Löhne werden öffentlich. Jemand öffnet den Bericht und sieht, was der Kollege bekommt.

Eine Filiale ist mehr als eine Adresse

Eine Filiale hat Namen, Adresse, Telefon, E-Mail und Öffnungszeiten — und wenn sie als eigenes Unternehmen geführt wird, auch ein eigenes Logo und eigene Firmenangaben. All das wird in die Druckformulare eingesetzt: ein in der Oststadt ausgestellter Schein druckt die Angaben der Oststadt, obwohl Sie eine einzige Vorlage pflegen (zum Annahmeschein).

Darüber hinaus gehört der Filiale, was sich nicht vermischen darf:

• Ein eigenes Lager. Jeder Teilezugang gehört zu seinem Standort (Ersatzteilverwaltung).
• Eine eigene Statistik. Angenommen, ausgegeben, in Arbeit und Beträge — je Filiale (Berichte).
• Eigene Mitarbeitende. Jede Person gehört zu einem Standort.

Die Datenbank bleibt dabei eine: ein Kunde, der ein Telefon am einen und einen Kühlschrank am anderen Standort abgibt, bleibt ein Kunde mit einer Historie.

Wer welche Aufträge sieht

Das entscheidende Recht heißt «alle Filialen sehen». Fehlt es, öffnet jemand die Liste und sieht nur die Aufträge des eigenen Standorts. Nicht «fremde ausgegraut», nicht «eingeklappt», sondern schlicht nicht vorhanden: weder in der Liste noch in der Suche noch über einen direkten Link.

Die Leitung hat dieses Recht und wechselt zwischen Standorten oder sieht alles zusammen.

Den eigenen Auftrag bearbeiten ja, fremde nein

Die zweite Trennung ist feiner und nützlicher. Ein Recht erlaubt, eigene Aufträge zu bearbeiten — jene, in denen die Person als Techniker oder Manager steht. Ein weiteres, getrenntes Recht erlaubt fremde.

Daraus entsteht eine natürliche Ordnung: der Techniker führt, was er selbst macht, und kann keinen fremden Auftrag versehentlich überschreiben; der leitende Techniker oder die Leitung bearbeiten alles. Ohne diese Trennung gibt man entweder allen alles oder ändert den ganzen Tag Status für andere.

Rechte als Häkchen, nicht als fertige Rollen

Eine Rolle ist ein Satz Häkchen je Bereich, und was darin steht, bestimmen Sie. Vier Rollen sind als Ausgangspunkt fertig: Administrator, Manager, Techniker, Beobachter. Danach bauen Sie eigene.

Ein typischer Satz für die Annahme: Annahme und Auftragsliste ja; Lager nur ansehen; Berichte, Sätze und Einstellungen nein. Eine neue Kraft sieht am ersten Tag zwei Knöpfe und kann nichts kaputt machen.

Eine Rolle bleibt immer vollständig: die letzte Rolle mit Vollzugriff lässt das Programm nicht beschneiden — sonst käme niemand mehr hinein, Sie eingeschlossen.

Eine neue Kraft: was anzulegen ist

Für jeden, der im Programm arbeitet, werden fünf Dinge angelegt, alle in einem Formular: Login und Passwort, eine Rolle (also ein Satz Rechte), eine Filiale, als was die Person arbeitet — Techniker, Manager oder beides — und der Faktor für die Abrechnung.

Die letzten beiden werden am häufigsten übersprungen, und danach wundert man sich, dass jemand im Bericht fehlt. Ohne Kennzeichen «Techniker» gibt es nichts, worauf Reparaturen laufen; ohne Faktor wird der Anteil null. Fünf Felder einmal sparen am Quartalsende einen Monat Klärung.

Der Lohn der Kollegen geht niemanden an

Für Berichte gibt es ein eigenes Recht. Ohne dieses öffnet jemand den Bereich und sieht nur die eigenen Zeilen: was er geschafft hat und was ihm zusteht. Was der Nachbar verdient, steht nicht da.

Das ist keine Paranoia, sondern gewöhnliche Hygiene: in einem Betrieb mit fünf Leuten beschädigt ein offener Bericht über fremde Prozente das Verhältnis schneller als jeder Arbeitsfehler.

Ein versteckter Knopf ist kein Schutz

Das, woran niemand denkt, bis es zu spät ist. Ist ein Bereich gesperrt, wird der Knopf nicht nur ausgeblendet — die Aktion wird auf dem Server geprüft. Die Adresse von Hand eintippen, eine fremde Auftragsnummer einsetzen oder ein Formular am Interface vorbei abschicken funktioniert nicht: geprüft wird nicht, was auf dem Bildschirm gezeichnet ist, sondern was die Person darf.

Der Unterschied wird genau einmal sichtbar — wenn jemand Neugieriges es ausprobiert.

Wer sonst noch in Ihr System kommt

Ehrlich, weil es den Zugang betrifft. Unser Support kann sich in Ihre Installation einloggen — aber nur über einen Einmal-Link aus Ihrem Kundenbereich, der eine Minute gültig ist. Währenddessen liegt auf jeder Seite ein roter Balken «der Support arbeitet im System», und der Zugang wird mit Zeitstempel ins Aktionsprotokoll geschrieben.

Unbemerkt kommt also niemand herein: entweder Sie sehen den Balken oder Sie finden den Eintrag im Protokoll.

Was es nicht gibt

• Keine getrennten Datenbanken je Filiale. Alle Standorte teilen sich eine — sonst würden Kunde und Historie sich verdoppeln.
• Kein «Umbuchen» eines Auftrags zwischen Filialen als eigene Aktion. Das Filialfeld ändert sich einfach, und die Änderung landet in der Historie: wer, wann, von welcher zu welcher.
• Keine zeitabhängigen Rechte. Rechte schalten sich nach Schichtende oder am Wochenende nicht ab.

Was Sie bekommen

• Die richtigen Angaben jedes Standorts auf dem gedruckten Schein, aus einer Vorlage.
• Eigenes Lager und eigene Statistik je Filiale bei einer einzigen Kundendatenbank.
• Eine Liste, in der Mitarbeitende ihren Standort sehen und die Leitung alle.
• Die Trennung «eigener Auftrag / fremder Auftrag» ohne Extreme.
• Rollen, die zu Ihrer Arbeitsweise passen, statt fertiger Pakete.
• Einen Bericht, der fremde Verdienste nicht preisgibt.

Was es kostet

Der zweite Standort kostet nichts. Der Preis gilt für die ganze Werkstatt, gleich wie viele Standorte und Mitarbeitende sie hat.

Ansehen können Sie das in der Demoversion. Thematisch benachbart: Berichte und Statistik und Reparaturablauf.

Häufige Fragen