Программа для ремонта торговых автоматов

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для сервиса по торговым автоматам. Снековые и комбинированные автоматы, автоматы с напитками, водоматы, кофейный вендинг; купюроприёмники, монетоприёмники, платы управления, моторы спиралей, холодильные агрегаты — всё проходит через одну форму приёма, один список ремонтов и один склад. Программа работает в браузере — в мастерской на компьютере и на телефоне у автомата.

Для кого это

Ваш клиент — оператор вендинга. У кого-то десяток автоматов по офисам, у кого-то сотня точек на вокзалах, в торговых центрах и на проходных заводов. Автомат, который не принимает деньги, ничего не продаёт, поэтому оператор не ждёт мастера неделю: техник на маршруте снимает купюроприёмник или монетник, ставит запасной из машины, а неисправные везёт вам пачкой раз в неделю.

Знакомые ситуации:

• коробка с девятью валидаторами, и через пару дней никто не помнит, какой из какого автомата;
• оператор уверен, что монетник «уже был у вас и опять сломался», а проверить не по чему;
• на вопрос «сколько я должен» ответ ищут по тетрадям и перепискам;
• ремни под самый ходовой купюроприёмник кончились в день, когда пришла партия;
• плату чинили неделю, а оператор за это время купил новую — согласия на сумму никто не спросил.

Приём партии: отдельная квитанция на каждый модуль

Коробка от оператора — это не один ремонт, а несколько. На каждый узел — своя квитанция: свой серийный номер, своя неисправность, своя цена и своя судьба. Чтобы не набирать одно и то же девять раз, первую квитанцию заполняете целиком, остальные копируете: клиент, вид аппарата, неисправность, примечания и срочность переносятся, серийный номер у каждой свой.

Откуда модуль — в «Примечания мастеру»: «автомат №41, вокзал, зал ожидания, купюры 200 и 500 не берёт». Клиент это поле не видит, а расширенный поиск по тексту найдёт все узлы автомата №41 за год. Серийный номер и компания ищутся прямо в шапке списка.

В «Комплектность» — что приехало с модулем: стекер, шлейф, лицевая рамка. Во «Внешний вид» — следы вскрытия, вмятины, залитая напитком плата. Квитанция печатается, и водитель оператора расписывается за всю партию.

Купюроприёмник, монетник, плата — свои виды аппаратов

В справочнике заведите отдельные виды: «Купюроприёмник», «Монетоприёмник», «Плата управления», «Холодильный агрегат», «Автомат целиком». У каждого — своя цена диагностики и свои работы в справочнике «Работы»: «чистка и калибровка валидатора», «прошивка под новые банкноты», «замена ремней транспорта», «калибровка монетоприёмника», «замена мотора спирали», «ремонт датчика выдачи». В смету работа встаёт одной строкой с ценой.

Вышли в обращение новые купюры — и операторы несут валидаторы на перепрошивку десятками. Тут копии квитанций особенно выручают: одна работа из справочника, разные серийные номера, у каждого своя обещанная дата.

Смета на согласование: ремонт или новый модуль

Оператор умеет считать: если ремонт платы стоит как половина новой, ему может быть выгоднее купить новую. Поэтому после диагностики мастер записывает находку в журнал работ, квитанция уходит в «Ожидание согласования», а смета строками — детали со склада и работа — отправляется клиенту письмом или в Telegram. Оператор видит каждую строку и сумму и нажимает «Согласен» или «Отказываюсь»; ответ с датой остаётся в истории.

Ссылка — на каждую квитанцию, общей сметы на всю партию нет. Договорились по телефону сразу обо всей коробке — запишите это комментарием к смене статуса: «согласовано по телефону, до 1 500 ₴ за узел». Отказался — «Отказ от ремонта», безнадёжный модуль — «Не подлежит ремонту».

Когда едут к автомату

Холодильный агрегат или водомат в мастерскую не привезёшь. Для таких работ заведите свой вид ремонта «Выезд» и работу «Выезд к автомату» с ценой. Адрес точки — в примечания мастеру, адрес офиса оператора — в карточку клиента. Как устроены выезды и ремонт холодильного оборудования, подробнее разобрано на странице ремонт профессионального кухонного оборудования. Планировщика выездов и маршрутов в программе нет — есть вид ремонта, обещанная дата и отметка «Срочный ремонт».

Кофейные автоматы — свой мир: бойлер, заварной блок, накипь, миксеры. Об этом — на странице ремонт кофемашин.

Склад: ремни, датчики, трубки, моторы

Склад — журнал движения: приход с закупочной ценой и поставщиком, списание в ремонт строкой сметы, возврат, инвентаризация. Деталь, выбранная в смету со склада, сама уменьшает остаток. В вендинге обычно держат ремни и ролики транспорта купюроприёмников, оптические датчики, стекеры, трубки и заслонки монетоприёмников, моторы спиралей, датчики выдачи, реле, предохранители, блоки питания, термостаты, вентиляторы, фильтры и клапаны для водоматов. Остаток — целыми числами.

Минимальный остаток и плашка «заканчиваются» напоминают о закупке до того, как приедет следующая коробка. Редкую деталь заказываете прямо из квитанции: заявка уходит поставщику письмом, квитанция стоит в «Ожидании деталей». Подробнее — учёт запчастей.

Оператор — один клиент

Поле «Компания» в карточке клиента делает сеть одним клиентом, кто бы ни привёз модули — водитель, техник или сам владелец. В карточке все ремонты и долг — неоплаченный остаток по квитанциям. Оплат по квитанции может быть несколько, программа покажет «к доплате», а отбор «без оплаты» соберёт выданное, но не оплаченное. Общего счёта или акта за месяц на всю партию программа не делает: акт печатается по каждой квитанции — смета, журнал работ, рекомендации, сумма.

Тот же валидатор вернулся — вид ремонта «Повторный», и по серийному номеру сразу видна прошлая квитанция: что делали, когда выдали, что советовали. В «Рекомендации клиенту» пишите то, что оператор передаст технику на маршруте: «автомат у входа, пыль — чистить оптику раз в месяц».

Ремонтируете ещё и кассы с торговым оборудованием магазинов? Посмотрите ремонт кассового оборудования — там другой клиент и другая срочность.

Готово — оператор узнаёт сразу

Модуль готов — клиент получает письмо или сообщение в Telegram. У каждого готового видно, сколько дней он лежит; когда проходит бесплатный срок хранения из настроек, счётчик краснеет. Свои статусы с цветом и плашкой над списком — «Прогон на стенде», «Ждёт водителя» — показывают, где сейчас каждая коробка.

Что не относится к программе

Программа ведёт учёт ремонтов. Фискализация продаж через автомат и кассовые правила зависят от страны — это вопрос оператора и уполномоченных сервисов. Терминалы для оплаты картой часто принадлежат банку или провайдеру — уточняйте у оператора, можно ли их ремонтировать вам. Работа с хладагентом во многих странах требует допуска, санитарные требования к водоматам и автоматам с напитками — забота оператора.

Сколько обычно стоит ремонт

Только для ориентира — цены зависят от города, модели и деталей: диагностика узла — 200–500 ₴, чистка и калибровка купюроприёмника — 300–800 ₴, прошивка под новые купюры — 300–1 000 ₴, замена ремней или датчиков — 500–1 500 ₴ за работу плюс деталь, ремонт монетоприёмника — 400–1 500 ₴, ремонт платы управления — 800–3 500 ₴, замена мотора спирали — 300–800 ₴ плюс мотор, выезд к автомату — 400–1 000 ₴, поиск утечки и заправка хладагентом — 1 500–4 000 ₴, замена компрессора — 4 000–10 000 ₴ с деталью. Свои цены вы задаёте сами — в видах аппаратов, справочнике «Работы» и строками сметы.

Чего в программе нет

• телеметрии и мониторинга автоматов — о поломке программа узнаёт, когда модуль принесли;
• планировщика выездов и маршрутов;
• учёта подменного фонда модулей;
• общего счёта или акта за месяц на партию;
• фото и файлов к квитанции, SMS, мобильного приложения, онлайн-оплаты клиентом;
• интеграций с поставщиками и фискальных функций.

Сколько это стоит

Одна цена за весь сервис — без доплаты за сотрудников и филиалы.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Попробовать без регистрации можно в демонстрации: примите купюроприёмник, скопируйте квитанцию на второй, запишите номер автомата в примечания и отправьте смету на согласование.

Коротко

• Партия модулей — копии квитанций, у каждого свой серийный номер.
• Номер автомата и точка — в примечаниях мастеру, ищутся по тексту.
• Купюроприёмник, монетник, плата — свои виды аппаратов и цены диагностики.
• Дорогой ремонт — только после «Согласен» по ссылке.
• Ремни, датчики, моторы спиралей на складе с минимальным остатком.
• Оператор: компания, долг, несколько оплат, «Повторный» по серийному номеру.
• 20 € в месяц за весь сервис.