Программа для авторизованного сервисного центра

У авторизованного сервиса два заказчика, и они платят по разным правилам. Клиент платит за то, что сломал сам; производитель — за то, что сломалось само. ServiceCenterSoft разводит эти два потока с первой минуты приёма.

Почему авторизованный сервис сложнее

Обычная мастерская имеет один прайс и одного плательщика. Авторизованный центр — как минимум три вещи одновременно:

• Свой прайс для платных ремонтов.
• Прайс бренда для гарантийных — и у каждого бренда он свой.
• Обязанность отчитываться перед производителем в том виде, который он принимает.

Если всё это живёт в одной табличке Excel, рано или поздно гарантийный ремонт посчитается по вашему прайсу, а клиент заплатит за то, что должен был покрыть бренд. Обе ошибки стоят денег, вторая — ещё и репутации.

Прайс гарантийных ремонтов

Цена гарантийного ремонта складывается из трёх координат: бренд, категория ремонта и аппарат. Замена модуля в стиральной машине одного бренда стоит одно, у другого — другое, и программа знает оба.

Бренды, категории и аппараты — обычные справочники, которые вы ведёте сами. Добавить новый бренд, с которым только что подписались, — это строка в справочнике и новые строки прайса, а не обращение к разработчику.

На приёме строки гарантийного прайса появляются сразу, как только выбраны бренд и аппарат: приёмщик выбирает нужную категорию — и эта цена становится базой сметы. Платный ремонт считается как всегда: по справочнику аппаратов, только диагностика или своя цена под конкретный случай. Детали и дополнительные работы в обоих случаях добавляются строками сметы поверх базы, так что видно, что заплатит бренд за работу и что ушло на детали.

Дата продажи решает, кто платит

В форме приёма рядом с серийным номером стоит поле даты продажи. Это не формальность: именно оно отвечает на главный вопрос — гарантийный случай или нет.

Дата продажи печатается в квитанции и в акте, поэтому у клиента на руках остаётся документ, где записано, из чего вы исходили. Спор «у меня ещё гарантия» решается бумагой, а не памятью.

Честно: программа не проверяет гарантию по серийному номеру в системе производителя — такой связи нет. Дату продажи ставит приёмщик с гарантийного талона или чека.

Акт, который принимает производитель

Акт выполненных работ печатается из той же квитанции: номер, бренд, модель, серийный номер, дата продажи, смета таблицей — работа по прайсу бренда первой строкой, дальше детали и работы с количеством и ценой, итог, — и журнал работ под ней. Форму акта вы правите сами, в программе.

Это важно именно для авторизованного сервиса: у каждого бренда свои требования к тому, что должно быть в документе, и универсальной формы не существует. Форма акта в программе одна на каждый язык документа, поэтому её настраивают под бренд, с которым работают больше всего. Если бренды требуют совсем разных форм, отдельная форма под каждый — это доработка.

Партнёры: магазины, дистрибьюторы, страховые

Технику в авторизованный сервис приносят не только владельцы. Её привозят магазины, которые продали, дистрибьюторы и страховые компании. В квитанции для этого есть поле партнёра, а в справочнике партнёров — название, телефон и почта.

Дальше список отбирается по партнёру: сколько аппаратов от этого магазина сейчас в работе, сколько выдано и на какую сумму. В конце месяца это готовая основа для сверки — без отдельной таблички, которую обычно ведут сбоку.

Детали под гарантийный ремонт

Гарантийную деталь обычно заказывают у конкретного поставщика — того, через кого идёт бренд. В справочнике брендов для этого есть поле «Поставщик запчастей», и заявка на деталь из карточки квитанции уходит письмом именно на его почту; если поставщик не указан — на почту бренда. Текст письма виден и его можно поправить перед отправкой.

Когда деталь приехала, её оприходуют на склад прямо из заявки, а в ремонте она списывается строкой сметы. Через месяц видно, какая деталь под какую квитанцию приходила и от кого (учёт запчастей).

Гарантийные и платные не смешиваются в деньгах

Вид ремонта — справочник, и вы заводите в нём свои: гарантийный, платный, повторный, платная диагностика. Поскольку вид стоит в квитанции, список отбирается по нему, а в отчёте за период видно, сколько сделано по каждому.

В результате на вопрос «сколько в этом месяце выставлено бренду, а сколько получено от клиентов» ответ занимает два клика, а не вечер с калькулятором (отчёты и статистика).

Что завести перед первым гарантийным ремонтом

Настройка занимает вечер, делается один раз и дальше не вспоминается. Порядок такой:

1. Бренды, с которыми вы авторизованы.
2. Категории ремонта — это сложность или тип работы по классификации бренда: замена модуля, ремонт платы, механика. Не путайте их с видами ремонта.
3. Аппараты — типы техники, которые вы берёте.
4. Прайс на пересечении этих трёх справочников.
5. Виды ремонта — гарантийный, платный, повторный. Это другое: категория отвечает на вопрос «какая это работа», вид — «кто за неё платит».
6. Форму акта — под требования бренда, с которым работаете больше всего.

Два справочника с похожими названиями — единственное место, где обычно путаются. Запомнить просто: категория попадает в цену, вид — в отчёт.

Серийный номер — главное поле

В авторизованном сервисе серийный номер важнее, чем где бы то ни было: по нему производитель опознаёт аппарат, по нему же вы доказываете, что чинили именно тот экземпляр. Номер записывается при приёме, попадает во все документы, и по нему работает поиск.

Поиск по серийному номеру показывает всю историю аппарата: сколько раз он у вас был, что делали и за чей счёт. Для повторных обращений по гарантии это первое, что смотрят.

Чего программа не делает

• Нет обмена с системами производителей. Выгрузки в портал бренда, подтягивания статусов и заявок оттуда нет — акт печатается и передаётся так, как принято у вас.
• Нет учёта подменного фонда. Аппараты, выдаваемые на время ремонта, отдельно не ведутся.
• Нет автоматической проверки гарантии по серийному номеру.
• Нет учёта сроков гарантии самого бренда. Сколько месяцев гарантии на эту модель, решает приёмщик, а не программа.

Если что-то из этого нужно именно вам — напишите, посчитаем как доработку.

Что вы получите

• Прайс гарантийных ремонтов по трём координатам: бренд, категория, аппарат.
• Дату продажи и серийный номер в квитанции и во всех документах.
• Акт со сметой по прайсу бренда, форму которого вы правите под требования бренда сами.
• Заявку на деталь — сразу на почту поставщика этого бренда.
• Учёт партнёров и отбор всего, что пришло от одного магазина.
• Разделение гарантийных и платных ремонтов в деньгах и в отчётах.
• Историю аппарата по серийному номеру для повторных обращений.

Сколько это стоит

Одна цена за весь сервис — независимо от количества брендов, точек и сотрудников.

Посмотреть можно в демонстрации. Рядом по смыслу — сервис бытовой техники и квитанция о приёме.

Частые вопросы