Програма для авторизованого сервісного центру

В авторизованого сервісу два замовники, і вони платять за різними правилами. Клієнт платить за те, що зламав сам; виробник — за те, що зламалося саме. ServiceCenterSoft розводить ці два потоки з першої хвилини приймання.

Чому авторизований сервіс складніший

Звичайна майстерня має один прайс і одного платника. Авторизований центр — щонайменше три речі одночасно:

• Свій прайс для платних ремонтів.
• Прайс бренду для гарантійних — і в кожного бренду він свій.
• Обов’язок звітувати перед виробником у тому вигляді, який він приймає.

Якщо все це живе в одній табличці Excel, рано чи пізно гарантійний ремонт порахується за вашим прайсом, а клієнт заплатить за те, що мав покрити бренд. Обидві помилки коштують грошей, друга — ще й репутації.

Прайс гарантійних ремонтів

Ціна гарантійного ремонту складається з трьох координат: бренд, категорія ремонту й апарат. Заміна модуля в пральній машині одного бренду коштує одне, у другого — інше, і програма знає обидва.

Бренди, категорії та апарати — звичайні довідники, які ви ведете самі. Додати новий бренд, з яким щойно підписалися, — це рядок у довіднику й нові рядки прайсу, а не звернення до розробника.

На прийманні рядки гарантійного прайсу з’являються одразу, щойно обрано бренд і апарат: приймальник вибирає потрібну категорію — і ця ціна стає базою кошторису. Платний ремонт рахується як завжди: за довідником апаратів, лише діагностика або своя ціна під конкретний випадок. Деталі й додаткові роботи в обох випадках додаються рядками кошторису поверх бази, тож видно, що заплатить бренд за роботу і що пішло на деталі.

Дата продажу вирішує, хто платить

У формі приймання поруч із серійним номером стоїть поле дати продажу. Це не формальність: саме воно відповідає на головне питання — гарантійний випадок чи ні.

Дата продажу друкується в квитанції та в акті, тому в клієнта на руках залишається документ, де записано, з чого ви виходили. Суперечка «у мене ще гарантія» вирішується папером, а не пам’яттю.

Чесно: програма не перевіряє гарантію за серійним номером в системі виробника — такого зв’язку немає. Дату продажу ставить приймальник з гарантійного талона або чека.

Акт, який приймає виробник

Акт виконаних робіт друкується з тієї самої квитанції: номер, бренд, модель, серійний номер, дата продажу, кошторис таблицею — робота за прайсом бренду першим рядком, далі деталі й роботи з кількістю та ціною, разом, — і журнал робіт під ним. Форму акта ви правите самі, у програмі.

Це важливо саме для авторизованого сервісу: у кожного бренду свої вимоги до того, що має бути в документі, і універсальної форми не існує. Форма акта в програмі одна на кожну мову документа, тому її налаштовують під бренд, з яким працюють найбільше. Якщо бренди вимагають зовсім різних форм, окрема форма під кожен — це доробка.

Партнери: магазини, дистриб’ютори, страхові

Техніку в авторизований сервіс приносять не тільки власники. Її привозять магазини, які продали, дистриб’ютори й страхові компанії. У квитанції для цього є поле партнера, а в довіднику партнерів — назва, телефон і пошта.

Далі список відбирається за партнером: скільки апаратів від цього магазину зараз у роботі, скільки видано і на яку суму. Наприкінці місяця це готова основа для звірки — без окремої таблички, яку зазвичай ведуть збоку.

Деталі під гарантійний ремонт

Гарантійну деталь зазвичай замовляють у конкретного постачальника — того, через кого йде бренд. У довіднику брендів для цього є поле «Постачальник запчастин», і заявка на деталь із картки квитанції йде листом саме на його пошту; якщо постачальника не вказано — на пошту бренду. Текст листа видно й можна виправити перед відправленням.

Коли деталь приїхала, її оприбутковують на склад прямо з заявки, а в ремонті вона списується рядком кошторису. Через місяць видно, яка деталь під яку квитанцію приходила і від кого (облік запчастин).

Гарантійні й платні не змішуються у грошах

Вид ремонту — довідник, і ви заводите в ньому свої: гарантійний, платний, повторний, платна діагностика. Оскільки вид стоїть у квитанції, список відбирається за ним, а у звіті за період видно, скільки зроблено по кожному.

У результаті на питання «скільки цього місяця виставлено бренду, а скільки отримано від клієнтів» відповідь займає два кліки, а не вечір із калькулятором (звіти та статистика).

Що завести перед першим гарантійним ремонтом

Налаштування займає вечір, робиться один раз і далі не згадується. Порядок такий:

1. Бренди, з якими ви авторизовані.
2. Категорії ремонту — це складність або тип роботи за класифікацією бренду: заміна модуля, ремонт плати, механіка. Не плутайте їх із видами ремонту.
3. Апарати — типи техніки, які ви берете.
4. Прайс на перетині цих трьох довідників.
5. Види ремонту — гарантійний, платний, повторний. Це інше: категорія відповідає на питання «яка це робота», вид — «хто за неї платить».
6. Форму акта — під вимоги бренду, з яким працюєте найбільше.

Два довідники з схожими назвами — єдине місце, де зазвичай плутаються. Запам’ятати просто: категорія потрапляє в ціну, вид — у звіт.

Серійний номер — головне поле

В авторизованому сервісі серійний номер важливіший, ніж будь-де: за ним виробник ідентифікує апарат, за ним же ви доводите, що ремонтували саме той екземпляр. Номер записується при прийманні, потрапляє в усі документи, і за ним працює пошук.

Пошук за серійним номером показує всю історію апарата: скільки разів він у вас був, що робили й за чий рахунок. Для повторних звернень по гарантії це перше, що дивляться.

Чого програма не робить

• Немає обміну з системами виробників. Вивантаження у портал бренду, підтягування статусів і заявок звідти немає — акт друкується й передається так, як прийнято у вас.
• Немає обліку підмінного фонду. Апарати, що видаються на час ремонту, окремо не ведуться.
• Немає автоматичної перевірки гарантії за серійним номером.
• Немає обліку строків гарантії самого бренду. Скільки місяців гарантії на цю модель, вирішує приймальник, а не програма.

Якщо щось із цього потрібне саме вам — напишіть, порахуємо як доробку.

Що ви отримаєте

• Прайс гарантійних ремонтів по трьох координатах: бренд, категорія, апарат.
• Дату продажу й серійний номер у квитанції та в усіх документах.
• Акт із кошторисом за прайсом бренду, форму якого ви правите під вимоги бренду самі.
• Заявку на деталь — одразу на пошту постачальника цього бренду.
• Облік партнерів і відбір усього, що прийшло від одного магазину.
• Розділення гарантійних і платних ремонтів у грошах і в звітах.
• Історію апарата за серійним номером для повторних звернень.

Скільки це коштує

Одна ціна за весь сервіс — незалежно від кількості брендів, точок і співробітників.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 50,65 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Подивитися можна у демонстрації. Поруч за змістом — сервіс побутової техніки і квитанція про приймання.

Часті запитання