Reparaturablauf: Status, Arbeitsjournal, Nachweis

Die Annahme ist der Anfang, die Ausgabe das Ende, und dazwischen passiert alles, woran ein Service verdient oder verliert. ServiceCenterSoft führt den Auftrag über diesen ganzen Weg: wer verantwortlich ist, bis wann, was schon getan wurde, was der Kunde bezahlt hat und wer was geändert hat.

Wo Reparaturen hängen bleiben

Ein Gerät steht selten, weil es schwer zu reparieren ist. Es steht, weil es niemandem gehört.

• Der eine hat angenommen, der zweite arbeitet daran, der dritte gibt es heraus — und auf «wem gehört das?» gibt es keine Antwort.
• Der Termin wurde dem Kunden mündlich genannt, steht nicht im Programm und war gestern.
• Ein «eiliger» Auftrag liegt zwischen den normalen, weil die Eile nur im Gespräch existierte.
• Am Monatsende stimmt das Geld nicht: einige Geräte gingen raus, ohne als bezahlt markiert zu sein.

Das heilt keine Disziplin. Das heilt, dass jeder Auftrag einen Verantwortlichen, ein Datum und eine Spur hat.

Techniker und Manager sind verschiedene Leute

Ein Auftrag hat zwei Verantwortungsfelder, und das mit Absicht. Der Techniker repariert. Der Manager betreut den Kunden: angenommen, angerufen, abgestimmt, herausgegeben. In einer Ein-Mann-Werkstatt ist das dieselbe Person, in einem Betrieb mit fünf Leuten nicht — und verwechseln darf man sie nicht.

Die Trennung dient nicht der Ordnung, sondern dem Geld: im Bericht für einen Zeitraum erscheint jeder einzeln, jeder mit eigenem Faktor. Der Techniker verdient am Reparierten, die Annahme am Betreuten (Berichte).

Termin und Überschreitung

Der Fertigstellungstermin wird bei der Annahme gesetzt und lebt im Auftrag, nicht im Gedächtnis der Annahme. In der Liste leuchtet ein überschrittener Termin rot — nicht daneben, nicht als Symbol, sondern die Zeile selbst, damit man ihn nicht übersehen kann.

Eilige Aufträge bekommen ein eigenes Kennzeichen und einen eigenen Schnellfilter: ein Knopf zeigt nur sie.

Ehrlich: das Programm errechnet den Termin nicht selbst aus der Reparaturart und erinnert niemanden daran, dass morgen etwas fällig ist. Es zeigt den Zustand, wenn Sie hinsehen. Ein Blick am Morgen auf die Liste mit dem Filter «in Arbeit» ist die ganze nötige Disziplin.

Schnellfilter und ein Link auf die Liste

Über der Liste stehen fünf Knöpfe: alle, in Arbeit, abholbereit, eilig, unbezahlt. Darunter genauere Filter: Status, Techniker, Manager, Reparaturart, Partner, Filiale und Annahmedatum.

Der Filter steht in der Adresse der Seite. Eine gefilterte Liste lässt sich also einfach in den Chat schicken — «das hier liegt diese Woche bei dir» — und der andere öffnet genau das, was Sie sehen.

Das Arbeitsjournal: was genau gemacht wurde

Im Auftrag führt der Techniker ein Journal: eine Zeile je Handgriff, mit Autor und Uhrzeit. Das ist zugleich das Gedächtnis des Betriebs und das Rohmaterial für den Nachweis — am Ende muss nichts rekonstruiert werden, der Nachweis entsteht aus dem Geschriebenen.

Daneben stehen Kommentare, die nur Mitarbeitende sehen. Das Journal beantwortet «was wurde gemacht», die Kommentare «was man dazu wissen muss».

Historie: wer wann was geändert hat

Elf Felder werden beobachtet: Status, Techniker, Manager, Reparaturart, Preis, Fertigstellungstermin, Ausgabedatum, Zahlungsdatum, Zahlungsart, Eilbedürftigkeit und Filiale. Ändert sich eines davon, kommt eine Zeile in die Historie: welches Feld, was war, was gilt, wer geändert hat und wann.

Erfasst wird die lesbare Form des Werts, nicht die Nummer: in der Historie steht «Fertig» und nicht «6». Deshalb liest sie die Leitung und nicht nur ein Programmierer.

Es ist das, was niemand bemerkt, bis man es braucht. Und gebraucht wird es genau an dem Tag, an dem jemand sagt «das war ich nicht».

Zahlung: wann, wie viel und womit

Die Zahlung wird im Auftrag vermerkt: Datum und Art — bar, Karte, Überweisung, eigene Varianten im Verzeichnis. Der Schnellfilter «unbezahlt» zeigt alles, was herausgegeben oder fertig, aber nicht bezahlt ist.

Das ist der einfachste Weg, kein Geld an Kleinigkeiten zu verlieren: das Gerät wurde abgeholt, der Techniker war beschäftigt, die Annahme abgelenkt — und der Betrag kam nie in der Kasse an.

Wenn der Kunde die Reparatur ablehnt

Die Hälfte aller Diagnosen endet mit «nein, ein neues ist billiger». Das ist ein normales Arbeitsergebnis und gehört erfasst statt einfach vergessen.

Sie legen einen eigenen Status an — «Reparatur abgelehnt» — und markieren ihn als abschließend. Das Gerät verschwindet aus den Arbeitsfiltern, das Ausgabedatum wird gesetzt, und im Auftrag bleibt alles: was zerlegt wurde, was gefunden wurde und was die Diagnose gekostet hat. Wenn Sie dafür Geld nehmen, wird der Betrag eingetragen und als bezahlt markiert.

Das zählt ein halbes Jahr später, wenn derselbe Kunde dasselbe Gerät bringt: die Suche nach der Seriennummer zeigt, dass es schon angesehen wurde — und mit welchem Ergebnis.

Die Ausgabe schließt den Auftrag von selbst

Einer Ihrer Status ist als «geschlossen» markiert — ausgegeben, abgelehnt, zurückgegeben. Setzen Sie einen solchen Status, trägt sich das Ausgabedatum selbst ein: es wird ohnehin am selben Tag gesetzt, und jemanden darum zu bitten, ist ein zusätzlicher Schritt, den man vergisst.

Geschlossene Aufträge verschwinden aus den Arbeitsfiltern, aber nicht aus der Welt: die Gerätehistorie über die Seriennummer zeigt sie alle.

Was Sie bekommen

• Jede Reparatur hat einen Verantwortlichen — getrennt den, der repariert, und den, der den Kunden betreut.
• Einen sichtbaren Termin und eine Überschreitung, die man nicht übersehen kann.
• Einen Link auf die gefilterte Liste, den man Mitarbeitenden schicken kann.
• Ein Arbeitsjournal, aus dem der Nachweis von selbst entsteht.
• Eine Änderungshistorie über elf Felder — mit Autor, Zeit und lesbaren Werten.
• Den Filter «unbezahlt», damit bei der Ausgabe kein Geld verloren geht.

Was es kostet

Alles Aufgezählte gehört zum Abonnement: kein Aufschlag je Mitarbeiter und keiner für den zweiten Standort.

Wie das aussieht, sehen Sie in der Demoversion. Thematisch benachbart: Annahmeschein und Berichte und Statistik.

Häufige Fragen