Квитанція про приймання техніки в ремонт

Квитанція — єдиний документ, який залишається у клієнта після того, як він віддав вам свою техніку. Від того, що в ній написано, залежить, чим закінчиться суперечка на видачі. Нижче — що обов’язково має бути в бланку і як це друкується з ServiceCenterSoft.

Навіщо квитанція насправді

Формально — це підтвердження, що апарат у вас. Практично в неї три роботи, і всі три згадуються лише тоді, коли щось пішло не так.

• Зафіксувати стан апарата до ремонту. Подряпина на кришці була чи з’явилася у вас — питання, на яке через два тижні ніхто не відповість по пам’яті.
• Зафіксувати, що саме привезли. Пульт, шнур, полиця, сім-карта, чохол. Клієнт зазвичай пам’ятає, що привіз більше.
• Зафіксувати домовленість. Строк, попередня вартість і те, що буде, якщо ремонт виявиться дорожчим, ніж думали.

Усе інше — номер, дата, підпис — потрібне, щоб ці три речі можна було пред’явити.

Що обов’язково має бути в квитанції

Перевірте свій бланк по цьому переліку. Кожен пункт у ньому — наслідок чиєїсь реальної суперечки.

• Номер і дата приймання. Номер має бути наскрізним, без «№ 5» двічі за рік.
• Хто прийняв. Прізвище приймальника: через місяць саме до нього будуть питання.
• Дані клієнта: ім’я, телефон, за потреби адреса. Телефон — обов’язково: без нього апарат, по який не прийшли, перетворюється на вашу проблему.
• Що за апарат: тип, бренд, модель і серійний номер або IMEI. Серійний номер — головне поле: тільки воно однозначно каже, що на видачі повертають той самий апарат.
• Заявлена несправність — словами клієнта, а не вашим діагнозом. «Не вмикається» і «згорів контролер живлення» — різні речі, і на приймальні ви знаєте тільки перше.
• Зовнішній вигляд. Подряпини, сколи, вм’ятини, тріщини, сліди вологи, сліди попереднього ремонту.
• Комплектність. Що приїхало разом з апаратом і що ви повертаєте.
• Строк готовності — або конкретна дата, або чесне «діагностика до такого-то числа».
• Попередня вартість і умова: до якої суми ви робите без додаткового узгодження, а з якої дзвоните.
• Умови зберігання — скільки апарат лежить після готовності і що буде далі.
• Гарантія на роботу — строк і на що саме вона поширюється.
• Підпис клієнта під тим, що опис стану він прочитав і згоден.

Останній пункт найважливіший. Квитанція без підпису клієнта — це ваша записка самому собі, а не документ.

Поки квитанції пишуться від руки — ось бланк саме з цими дванадцятьма пунктами: поля під стан і комплектність, строк, межа ціни без погодження, підпис клієнта й відмітка про видачу внизу. Друкуйте скільки завгодно, назву й адресу майстерні впишіть від руки або поставте штамп.

Той самий бланк є і у Word — кнопка поруч із PDF. Беріть його, якщо зручніше вписати свої реквізити й умови просто в документі, підправити формулювання під себе і зберегти вже свій файл.

А щоб назву, адресу й телефон не вписувати від руки, пропустіть бланк через генератор квитанції: заповните поля — і отримаєте той самий аркуш уже зі своєю шапкою, строком зберігання й гарантією.

Як це друкується з програми

Приймальник заповнює одну форму, натискає «друк» — і квитанція виходить на звичайному аркуші A4, з усім переліченим вище. Нічого не переписується вдруге: усі поля вже введені при прийманні.

У бланк підставляється тридцять з лишком значень: номер і дати, клієнт із телефоном, апарат із серійним номером, заявлена несправність, зовнішній вигляд, комплектність, вид ремонту, строк, вартість, прізвища приймальника й майстра, реквізити філії. Метка, яку ви не використовували, з бланка просто зникає — клієнтові не дістанеться порожнє «{model}».

Розміри бланка задані в міліметрах, тому аркуш однаково лягає і на Windows, і на macOS. З телефона той самий документ просто читається з екрана.

Орієнтовна вартість — з прайсу, а не навмання

У бланку є рядок «Орієнтовна вартість», і найгірше, що можна в нього вписати, — число, назване навмання біля стійки. На прийманні приймальник обирає, як рахувати: за довідником апаратів — ціна ремонту з вашого прайсу; лише діагностика — коли клієнт ще вирішуватиме, чи ремонтувати; або своя ціна під конкретний випадок. Щойно обрано апарат, поруч видно обидві ціни з прайсу — ремонту й діагностики, — тож суму можна назвати, не відходячи від клієнта. Для гарантійного ремонту ціна береться з прайсу бренду.

Ця сума фіксується в квитанції. Якщо завтра ви піднімете ціни в довіднику, уже прийняті апарати не переоціняться: клієнт отримає те, що йому пообіцяли на прийманні.

А коли після розбирання ремонт виходить дорожчим, дзвонити й переконувати не обов’язково: кошторис надсилається клієнтові посиланням у листі чи Telegram, і він сам натискає «Погоджуюсь» або «Відмовляюсь». Відповідь із датою залишається в картці квитанції — це та сама «межа ціни без погодження», тільки записана, а не сказана по телефону.

Форму ви правите самі

Бланк — не зашитий у програму файл, а шаблон у розділі «Друковані форми». Ви міняєте в ньому що завгодно: свій логотип, свій порядок полів, свій текст про гарантію і зберігання, дрібний шрифт внизу. Список доступних підстановок лежить поруч із полем, щоб не вгадувати назви.

Це важливіше, ніж здається: правила у всіх різні — хтось бере передоплату за деталь, хтось не бере апарати без зарядного, у когось гарантія 30 днів, у когось 90. Універсального бланка не буває, буває свій.

Дві точки — один шаблон

Адреса, телефон, пошта і час роботи підставляються з філії, у якій прийняли апарат. Тому дві майстерні в різних районах друкують правильні свої реквізити з одного шаблона — не треба тримати два файли у Word і плутати їх.

Мова документа окремо від мови програми

Мова квитанції — окрема настройка, не пов’язана з мовою, якою користуються ваші співробітники. Сервіс, відкритий українцями за кордоном, веде облік українською чи російською, а друкує клієнтові німецькою або англійською. Те саме стосується листів про готовність.

Акт виконаних робіт

Другий документ друкується тим самим механізмом і з тієї самої квитанції. Головне в ньому — кошторис таблицею: базова робота першим рядком, далі рядки «що зроблено — кількість — ціна — сума» і підсумок. Під таблицею — журнал робіт, який майстер веде по ходу ремонту, і рекомендації клієнту. Нічого не треба згадувати наприкінці: акт збирається з того, що вже записано в картці.

Унизу акта — «До сплати», і це не вся сума, а залишок. Якщо клієнт залишив передоплату за деталь, її записують оплатою в картці ще в день приймання, і на видачі акт покаже рівно те, що лишилося доплатити.

Для гарантійних ремонтів акт — це документ, за яким платить виробник, тому його форму зазвичай правлять під вимоги конкретного бренду.

Чого програма не вміє

• Немає підпису на екрані. Клієнт підписує паперовий бланк; підписати пальцем на планшеті не можна.
• Квитанція не надсилається в месенджер. Клієнтові йдуть лист і повідомлення в Telegram про готовність, а також кошторис на погодження посиланням; сама квитанція — тільки друк.
• Немає готової форми під чековий принтер. Штатний бланк розрахований на A4, але шаблон ви правите самі, і вузьку форму під стрічку зробити можна.

Що не варто писати в квитанції

Дві поширені помилки, які роблять бланк гіршим.

Переписувати в нього закон. Півсторінки юридичного тексту дрібним шрифтом ніхто не читає, а в суперечці працює не обсяг тексту, а конкретний опис стану апарата.

Писати діагноз замість скарги. «Замінити екран» у полі несправності — це вже рішення. Якщо після розбирання виявиться, що справа не в екрані, доведеться пояснювати, чому в квитанції написано інше.

Що ви отримаєте

• Квитанцію, надруковану за хвилину з тих даних, що вже введені при прийманні.
• Опис стану й комплектності, під яким стоїть підпис клієнта.
• Орієнтовну вартість із вашого прайсу, яка не зміниться, коли зміниться прайс.
• Свій бланк зі своїм логотипом, своїми умовами й гарантією.
• Правильні реквізити кожної філії з одного шаблона.
• Документ мовою клієнта, а не мовою ваших співробітників.
• Акт виконаних робіт із кошторисом рядками й сумою до сплати за вирахуванням передоплати.

Скільки це коштує

Друк і редагування форм входять у підписку — окремо за них платити не треба.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,50 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Як виглядає бланк, можна подивитися самому в демо-версії. Поруч за змістом — ведення ремонту і програма для ремонту телефонів.

Часті запитання