Reparaturauftrag: Vorlage, Pflichtangaben und was im Streitfall wirklich zählt

„Haben Sie eine Vorlage für einen Reparaturauftrag?“ — diese Frage stellt sich jede Werkstatt einmal selbst, meistens nach dem ersten Streit an der Theke. Vorlagen gibt es im Netz viele. Das Problem ist, dass die meisten abschreiben, was auf einem Formular hübsch aussieht, und weglassen, was im Ernstfall zählt. Unten steht, was der Reparaturauftrag rechtlich ist, worüber Sie sich mit dem Kunden einigen müssen und welche Zeilen am Ende über einen Streit entscheiden.

Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; für Ihren Einzelfall fragen Sie einen Anwalt, für Steuerfragen Ihre Steuerberatung.

Ein Dokument, drei Namen

Reparaturauftrag, Annahmeschein, Auftragsbestätigung — in der Praxis meint das meist dasselbe Blatt. Rechtlich ist es die schriftliche Fassung eines Werkvertrags: Sie schulden dem Kunden ein Ergebnis — das reparierte Gerät —, er schuldet Ihnen die vereinbarte Vergütung (§ 631 Abs. 1 BGB). Dass ein Werk auch in einem anderen durch Arbeit herbeigeführten Erfolg bestehen kann, sagt § 631 Abs. 2 BGB ausdrücklich; eine Diagnose ohne anschließende Reparatur fällt also nicht aus dem Rahmen.

Der Vertrag entsteht dabei nicht erst durch das Blatt. Er entsteht, wenn Sie sich einig sind — auch mündlich am Tresen. Das Papier ist der Beweis darüber, worüber Sie sich einig waren. Genau deshalb ist jede fehlende Zeile später Ihr Risiko und nicht seines: Im Zweifel steht derjenige schlechter da, der sich auf eine Absprache beruft und sie nicht belegen kann.

Gibt es gesetzliche Pflichtangaben?

Für den Reparaturauftrag selbst: nein. Es gibt keinen Paragraphen, der eine Liste von Pflichtfeldern für ein Werkstattformular vorschreibt. Wer Ihnen eine „gesetzlich vorgeschriebene Vorlage“ verkaufen will, verkauft eine Erfindung.

Pflichtangaben gibt es an einer anderen Stelle: bei der Rechnung. Was auf eine Rechnung gehört, regelt § 14 UStG; für Kleinbeträge gilt eine Erleichterung. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro nicht, genügen nach § 33 UStDV der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe nebst dem anzuwendenden Steuersatz — oder, bei einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf. Ob und wie Umsatzsteuer bei Ihnen überhaupt anfällt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung: Das hängt an Ihrer Unternehmensform, nicht an der Reparatur.

Für den Auftrag gilt deshalb die praktische statt der formalen Frage. Nicht „was ist vorgeschrieben“, sondern „was kann ich in vier Monaten noch beweisen“.

Worüber Sie sich einigen müssen — und was nur Dokumentation ist

Die Angaben auf einem Auftrag zerfallen in zwei Gruppen, und das wird oft verwechselt.

Vereinbarungen. Sie begründen Rechte und Pflichten, der Kunde muss sie kennen und ihnen zustimmen: der Preis oder die Art, wie er ermittelt wird; die Grenze, bis zu der Sie ohne Rückfrage arbeiten; der Termin; die Gewährleistung auf Ihre Arbeit; wie lange ein fertiges Gerät kostenlos bei Ihnen liegt und was danach gilt.

Dokumentation. Sie begründet nichts, beweist aber alles: Auftragsnummer und Annahmedatum, Gerät mit Marke, Modell und Seriennummer oder IMEI, der vom Kunden gemeldete Fehler in seinen Worten, der Zustand bei der Annahme, das mitgegebene Zubehör, wer angenommen hat.

Die vollständige Liste mit allen zwölf Punkten und einen Vordruck zum Ausdrucken finden Sie auf der Seite Annahmeschein für die Reparatur — dort steht zu jedem Punkt, aus welchem Streitfall er stammt.

Der Preis: Kostenvoranschlag, Festpreis oder nur Diagnose

Die meisten Auseinandersetzungen drehen sich nicht um die Reparatur, sondern um die Rechnung. Es gibt drei Wege, und sie haben verschiedene Folgen.

Festpreis. Sie nennen einen Betrag und stehen dazu. Sauber für Standardarbeiten mit bekanntem Teilepreis — und riskant bei allem, was man erst nach dem Öffnen sieht.

Kostenvoranschlag. Der Normalfall in der Werkstatt: eine Schätzung, für deren Richtigkeit Sie keine Gewähr übernehmen. Zwei Dinge sollten Sie dazu wissen.

• Er ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Wollen Sie die Zeit für Fehlersuche und Schätzung bezahlt bekommen, müssen Sie das vorher vereinbaren — und zwar so, dass der Kunde es gelesen hat. Eine Zeile „Diagnosepauschale … €, wird bei Auftragserteilung angerechnet“ auf dem Auftrag erspart viele unangenehme Gespräche.
• Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, müssen Sie das dem Kunden unverzüglich anzeigen (§ 649 Abs. 2 BGB). Kündigt er daraufhin den Vertrag, steht Ihnen nur noch der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB zu (§ 649 Abs. 1 BGB) — also nicht die volle Vergütung. Weiterarbeiten und den Kunden bei der Abholung mit der höheren Summe überraschen ist damit keine Option.

Nur Diagnose. Der ehrlichste Weg bei unklaren Fehlern: Beauftragt wird zunächst die Fehlersuche zum vereinbarten Preis, danach entscheidet der Kunde über die Reparatur. Auf dem Auftrag steht dann ein Diagnosetermin und kein Fertigstellungstermin.

Unabhängig vom Weg gehört auf jeden Auftrag die Preisgrenze: „Bis … € wird ohne Rückfrage repariert, darüber hinaus erst nach Ihrer Freigabe.“ Und die Freigabe sollte nachweisbar sein — eine Notiz „telefonisch zugestimmt“ ohne Datum ist im Streitfall wenig wert.

Termin, Abnahme und Gewährleistung

Drei Daten hängen zusammen, und das wird häufig übersehen.

Der zugesagte Termin bindet. Steht ein konkretes Datum auf dem Auftrag und halten Sie es nicht, geraten Sie in Verzug, ohne dass der Kunde erst mahnen muss. Was daraus folgt und was ohne Termin gilt, steht ausführlich in Wie lange darf eine Reparatur dauern?.

Die Abnahme ist der Moment, in dem der Kunde das fertige Werk als vertragsgemäß entgegennimmt. Mit ihr wird Ihre Vergütung fällig (§ 641 Abs. 1 BGB). Kann der Kunde wegen eines Mangels Nacherfüllung verlangen, darf er allerdings einen angemessenen Teil des Betrags zurückbehalten (§ 641 Abs. 3 BGB).

Die Gewährleistung auf Ihre Arbeit verjährt bei Arbeiten an einer Sache in der Regel in zwei Jahren (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 BGB), und diese Frist beginnt mit der Abnahme (§ 634a Abs. 2 BGB). Das ist der praktische Grund, warum das Ausgabedatum auf dem Dokument stehen muss: Ohne es wissen Sie in anderthalb Jahren nicht, ob die Frist schon abgelaufen ist. Was Sie darüber hinaus als eigene Werkstattgarantie geben, steht in unserem Artikel zur Garantie auf Reparaturen.

Was im Streitfall wirklich zählt

In den Fällen, die tatsächlich eskalieren, wiederholen sich immer dieselben vier Zeilen.

• Die Zustandsbeschreibung bei der Annahme. „Kratzer Deckel links oben, Ecke unten rechts angestoßen, Feuchtigkeitsspur am Displayrand“ beendet die Diskussion darüber, wer den Schaden verursacht hat. „Gebrauchsspuren“ beendet gar nichts.
• Die Unterschrift des Kunden. Ein Auftrag ohne sie ist eine Notiz an sich selbst. Unterschrieben wird nicht die Reparatur, sondern die Kenntnisnahme von Zustand und Bedingungen.
• Die Beschwerde statt der Diagnose. Ins Fehlerfeld gehört, was der Kunde sagt — „geht nicht an“ —, nicht Ihre Vermutung. Steht dort „Netzteil defekt“ und es war am Ende der Hauptschalter, müssen Sie erklären, warum Sie etwas anderes berechnet haben.
• Die Spur der Absprachen. Jede Verschiebung, jede Preisfreigabe, jede Rückfrage mit Datum. Nicht, weil es Vorschrift wäre, sondern weil nach drei Monaten niemand mehr weiß, wer was wann gesagt hat.

Wenn der Kunde nicht unterschreiben will

Das kommt selten vor, aber dann meist in Eile: „Legen Sie es einfach hin, ich hole es Freitag.“ Zwei brauchbare Auswege. Entweder Sie lassen wenigstens die Zustandszeilen abzeichnen — das dauert zehn Sekunden. Oder Sie schicken den ausgefüllten Auftrag per E-Mail und bitten um eine kurze Bestätigung; eine Antwort „passt so“ mit Datum im Postfach ist besser als nichts. Ein Gerät ganz ohne Dokument anzunehmen, ist in jedem Fall die schlechteste der drei Möglichkeiten.

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Bei der Annahme wird ein Formular ausgefüllt — Gerät, Kunde, Zustand, Zubehör, Termin, Preis —, und daraus entsteht der Annahmeschein auf einem A4-Blatt. Der Kunde wird über Telefonnummer oder Nachname gefunden; ist er neu, wird er in derselben Maske angelegt. Kommt ein Stammkunde mit dem dritten Gerät, lässt sich ein Auftrag von einem früheren kopieren.

Der voraussichtliche Preis kommt aus Ihrer Preisliste — nach Geräteverzeichnis, als reine Diagnose oder als eigener Preis für den Einzelfall — und wird im Auftrag eingefroren: Erhöhen Sie morgen die Listenpreise, werden bereits angenommene Geräte nicht neu bewertet. Wird es nach dem Öffnen teurer, geht der Kostenvoranschlag als Link per E-Mail oder Telegram an den Kunden, er klickt „Einverstanden“ oder „Ablehnen“, und seine Antwort bleibt mit Datum im Auftrag — genau die nachweisbare Freigabe, um die es oben ging.

Während der Reparatur entstehen die Zeilen der Kostenaufstellung (was gemacht wurde, Menge, Preis, Betrag), das Arbeitsjournal und die Historie: Jeder Statuswechsel nimmt einen Kommentar mit, jede Änderung an Preis, Daten und Zuständigkeit steht mit Zeitpunkt in der Historie. Eine Anzahlung wird als Zahlung erfasst, sodass auf dem Arbeitsnachweis bei der Abholung der offene Rest steht und nicht der Gesamtbetrag. Das Formular selbst ist eine Vorlage, die Sie bearbeiten: eigenes Logo, eigene Reihenfolge der Felder, eigener Text zu Gewährleistung und Lagerung. Die Filialangaben kommen aus der Filiale, die angenommen hat, und die Sprache des Dokuments ist von der Sprache des Programms getrennt — Sie arbeiten auf Ukrainisch und drucken auf Deutsch. Ausprobieren können Sie das in der Demo.

Was das Programm nicht tut: Es nimmt keine Unterschrift auf dem Bildschirm entgegen — unterschrieben wird auf Papier. Es verschickt keine SMS. Den Annahmeschein selbst schickt es nicht in einen Messenger; dorthin gehen die Fertigmeldung und der Kostenvoranschlag als Link. Und es errechnet keinen Termin aus der Art der Reparatur und erinnert niemanden von selbst — es zeigt, was überfällig ist, wenn Sie hinsehen.

Kurz gesagt

• Der Reparaturauftrag ist die schriftliche Fassung eines Werkvertrags; der Vertrag entsteht durch die Einigung, das Papier beweist ihren Inhalt.
• Gesetzliche Pflichtangaben gibt es für den Auftrag nicht — wohl aber für die Rechnung (§ 14 UStG, vereinfacht bis 250 Euro nach § 33 UStDV).
• Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten: Eine Diagnosepauschale muss vorher vereinbart sein.
• Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, muss die Werkstatt das unverzüglich anzeigen; der Kunde darf den Vertrag dann kündigen.
• Die Gewährleistung auf die Arbeit läuft in der Regel zwei Jahre ab der Abnahme — deshalb gehört das Ausgabedatum aufs Dokument.
• Den Streit entscheiden am Ende vier Zeilen: Zustand, Unterschrift, gemeldeter Fehler in Kundenworten und die datierte Spur der Absprachen.