Квитанция о приёме техники в ремонт

Квитанция — единственный документ, который остаётся у клиента после того, как он отдал вам свою технику. От того, что в ней написано, зависит, чем кончится спор на выдаче. Ниже — что обязательно должно быть в бланке и как это печатается из ServiceCenterSoft.

Зачем квитанция на самом деле

Формально — это подтверждение, что аппарат у вас. Практически у неё три работы, и все три вспоминаются только тогда, когда что-то пошло не так.

• Зафиксировать состояние аппарата до ремонта. Царапина на крышке была или появилась у вас — вопрос, на который через две недели никто не ответит по памяти.
• Зафиксировать, что именно привезли. Пульт, шнур, полка, сим-карта, чехол. Клиент обычно помнит, что привёз больше.
• Зафиксировать договорённость. Срок, предварительная стоимость и то, что будет, если ремонт окажется дороже, чем думали.

Всё остальное — номер, дата, подпись — нужно, чтобы эти три вещи можно было предъявить.

Что обязательно должно быть в квитанции

Проверьте свой бланк по этому перечню. Каждый пункт в нём — следствие чьего-то реального спора.

• Номер и дата приёма. Номер должен быть сквозным, без «№ 5» дважды за год.
• Кто принял. Фамилия приёмщика: через месяц вопросы будут именно к нему.
• Данные клиента: имя, телефон, при необходимости адрес. Телефон — обязательно: без него аппарат, за которым не пришли, превращается в вашу проблему.
• Что за аппарат: тип, бренд, модель и серийный номер или IMEI. Серийный номер — главное поле: только оно однозначно говорит, что на выдаче возвращают тот же аппарат.
• Заявленная неисправность — словами клиента, а не вашим диагнозом. «Не включается» и «сгорел контроллер питания» — разные вещи, и на приёмке вы знаете только первое.
• Внешний вид. Царапины, сколы, вмятины, трещины, следы влаги, следы предыдущего ремонта.
• Комплектность. Что приехало вместе с аппаратом и что вы возвращаете.
• Срок готовности — либо конкретная дата, либо честное «диагностика до такого-то числа».
• Предварительная стоимость и условие: до какой суммы вы делаете без дополнительного согласования, а с какой звоните.
• Условия хранения — сколько аппарат лежит после готовности и что будет дальше.
• Гарантия на работу — срок и на что именно она распространяется.
• Подпись клиента под тем, что описание состояния он прочитал и согласен.

Последний пункт самый важный. Квитанция без подписи клиента — это ваша записка самому себе, а не документ.

Пока квитанции пишутся от руки — вот бланк ровно с этими двенадцатью пунктами: поля под состояние и комплектность, срок, предел цены без согласования, подпись клиента и отметка о выдаче внизу. Печатайте сколько угодно, название и адрес мастерской впишите от руки или поставьте штамп.

Как это печатается из программы

Приёмщик заполняет одну форму, нажимает «печать» — и квитанция выходит на обычном листе A4, со всем перечисленным выше. Ничего не переписывается второй раз: все поля уже введены при приёме.

В бланк подставляется тридцать с лишним значений: номер и даты, клиент с телефоном, аппарат с серийным номером, заявленная неисправность, внешний вид, комплектность, вид ремонта, срок, стоимость, фамилии приёмщика и мастера, реквизиты филиала. Метка, которую вы не использовали, из бланка просто исчезает — клиенту не достанется пустое «{model}».

Размеры бланка заданы в миллиметрах, поэтому лист одинаково ложится и на Windows, и на macOS. С телефона тот же документ просто читается с экрана.

Ориентировочная стоимость — из прайса, а не наугад

В бланке есть строка «Ориентировочная стоимость», и хуже всего вписать в неё число, названное наугад у стойки. На приёме приёмщик выбирает, как считать: по справочнику аппаратов — цена ремонта из вашего прайса; только диагностика — когда клиент ещё будет решать, ремонтировать ли; или своя цена под конкретный случай. Как только выбран аппарат, рядом видны обе цены из прайса — ремонта и диагностики, — так что сумму можно назвать, не отходя от клиента. Для гарантийного ремонта цена берётся из прайса бренда.

Эта сумма фиксируется в квитанции. Если завтра вы поднимете цены в справочнике, уже принятые аппараты не переоценятся: клиент получит то, что ему пообещали на приёме.

А когда после разборки ремонт выходит дороже, звонить и уговаривать не обязательно: смета отправляется клиенту ссылкой в письме или Telegram, и он сам нажимает «Согласен» или «Отказываюсь». Ответ с датой остаётся в карточке квитанции — это та самая «граница цены без согласования», только записанная, а не сказанная по телефону.

Форму вы правите сами

Бланк — не зашитый в программу файл, а шаблон в разделе «Печатные формы». Вы меняете в нём что угодно: свой логотип, свой порядок полей, свой текст о гарантии и хранении, мелкий шрифт внизу. Список доступных подстановок лежит рядом с полем, чтобы не угадывать названия.

Это важнее, чем кажется: правила у всех разные — кто-то берёт предоплату за деталь, кто-то не принимает аппараты без зарядного, у кого-то гарантия 30 дней, у кого-то 90. Универсального бланка не бывает, бывает свой.

Две точки — один шаблон

Адрес, телефон, почта и время работы подставляются из филиала, в котором приняли аппарат. Поэтому две мастерские в разных районах печатают правильные свои реквизиты из одного шаблона — не нужно держать два файла в Word и путать их.

Язык документа отдельно от языка программы

Язык квитанции — отдельная настройка, не связанная с языком, которым пользуются ваши сотрудники. Сервис, открытый украинцами за границей, ведёт учёт по-украински или по-русски, а печатает клиенту по-немецки или по-английски. То же касается писем о готовности.

Акт выполненных работ

Второй документ печатается тем же механизмом и из той же квитанции. Главное в нём — смета таблицей: базовая работа первой строкой, дальше строки «что сделано — количество — цена — сумма» и итог. Под таблицей — журнал работ, который мастер ведёт по ходу ремонта, и рекомендации клиенту. Ничего не нужно вспоминать в конце: акт собирается из того, что уже записано в карточке.

Внизу акта — «К оплате», и это не вся сумма, а остаток. Если клиент оставил предоплату за деталь, её записывают оплатой в карточке ещё в день приёма, и на выдаче акт покажет ровно то, что осталось доплатить.

Для гарантийных ремонтов акт — это документ, по которому платит производитель, поэтому его форму обычно правят под требования конкретного бренда.

Чего программа не умеет

• Нет подписи на экране. Клиент подписывает бумажный бланк; подписать пальцем на планшете нельзя.
• Квитанция не отправляется в мессенджер. Клиенту уходят письмо и сообщение в Telegram о готовности, а также смета на согласование ссылкой; сама квитанция — только печать.
• Нет готовой формы под чековый принтер. Штатный бланк рассчитан на A4, но шаблон вы правите сами, и узкую форму под ленту сделать можно.

Что не стоит писать в квитанции

Две распространённые ошибки, которые делают бланк хуже.

Переписывать в него закон. Полстраницы юридического текста мелким шрифтом никто не читает, а в споре работает не объём текста, а конкретное описание состояния аппарата.

Писать диагноз вместо жалобы. «Заменить экран» в поле неисправности — это уже решение. Если после разборки окажется, что дело не в экране, придётся объяснять, почему в квитанции написано другое.

Что вы получите

• Квитанцию, напечатанную за минуту из тех данных, что уже введены при приёме.
• Описание состояния и комплектности, под которым стоит подпись клиента.
• Ориентировочную стоимость из вашего прайса, которая не изменится, когда изменится прайс.
• Свой бланк со своим логотипом, своими условиями и гарантией.
• Правильные реквизиты каждого филиала из одного шаблона.
• Документ на языке клиента, а не на языке ваших сотрудников.
• Акт выполненных работ со сметой строками и суммой к оплате за вычетом предоплаты.

Сколько это стоит

Печать и редактирование форм входят в подписку — отдельно за них платить не нужно.

Как выглядит бланк, можно посмотреть самому в демо-версии. Рядом по смыслу — ведение ремонта и программа для ремонта телефонов.

Частые вопросы