Программа для ремонта оргтехники и заправки картриджей
Для сервиса, который ремонтирует принтеры и МФУ и заправляет картриджи офисам: свой номер на каждом картридже и история заправок по нему, офис как один клиент с долгом в карточке, тонер, барабаны и чипы на складе с остатками.
ServiceCenterSoft — программа учёта для сервиса оргтехники: ремонт принтеров, МФУ и копиров, заправка и восстановление картриджей для офисов, школ, больниц и магазинов. Квитанция на каждый аппарат, история каждого картриджа по его номеру, все ремонты организации в одной карточке, тонер и запчасти на складе.
Два потока в одной мастерской
Первый — ремонт. Приносят МФУ, которое мнёт бумагу, принтер, печатающий полосами, копир с ошибкой на экране. Это диагностика, деталь, которую часто надо заказать, и цена, которую клиент должен согласовать: иногда ремонт дороже нового аппарата.
Второй — заправка. Здесь всё наоборот: работы на полчаса, но картриджей десятки, они одинаковые, приходят от одного офиса и возвращаются каждый месяц. Ошибка здесь другая — перепутать, чей картридж, забыть, что этот самый уже дважды возвращали с полосами, или в конце месяца не собрать, сколько заправок сделали школе.
Свой номер на каждом картридже
У картриджа обычно нет серийного номера, который удобно читать. Поэтому сервисы клеят свою наклейку — «К-0412» — и этот номер пишут в поле «серийный номер» квитанции. Поиск в списке находит по нему все квитанции этого картриджа: когда заправляли, что меняли, кто принимал. Если картридж за полгода в третий раз возвращается с тем же, это видно сразу.
Когда офис привёз двенадцать одинаковых картриджей, первый оформляется как обычно, а остальные — кнопкой «Копировать с квитанции» → «Последнюю»: клиент, модель, вид ремонта, цена и описание переносятся сами. Серийный номер не копируется намеренно — у каждой квитанции свой номер наклейки, и продублировать чужой случайно не получится.
Квитанцию с перечнем принятого клиент подписывает и забирает — так у курьера офиса есть документ, что именно он сдал. Как составить квитанцию, чтобы она защищала обе стороны, — на странице квитанция о приёме в ремонт.
Офис — один клиент, кто бы ни возил картриджи
Картриджи возит то секретарь, то завхоз, то водитель, а платит учреждение. В карточке клиента есть поле «компания», и поиск находит клиента и по названию. Все ремонты организации — в одной карточке с итогом: сколько квитанций, на какую сумму и сколько ещё не оплачено.
Метки клиентов — справочник, который вы ведёте сами: к «Постоянный» и «VIP» легко добавить «Договор», и список клиентов отбирается по метке. В заметках — то, что нужно знать на приёме: «оплата раз в месяц по счёту», «выдавать только с подписью завхоза». Как вести базу клиентов, чтобы она работала, — база клиентов сервиса.
Заправка, чип, барабан — цены из справочника
Виды аппаратов вы заводите сами, каждый со своей обычной ценой: «Картридж HP 85A», «Картридж Canon 725», «МФУ», «Принтер лазерный». Выбрали вид — цена заправки подставилась. Всё дополнительное — замена чипа, фотобарабана, ракеля — добавляется строками сметы из справочника работ: название и цена подставляются, количество ставите вы.
Картридж вернули с полосами? Новая квитанция с видом ремонта «Повторный» и своей ценой — хоть ноль. История по номеру наклейки покажет, когда и кем заправлен в прошлый раз.
Тонер, барабаны, чипы — на складе с остатком
Склад ведёт остатки: поступление с ценой и поставщиком, списание в ремонт строкой сметы, инвентаризация. Тонер удобно вести в граммах или флаконах — как вам считать, — чипы и барабаны поштучно. Для каждой позиции можно задать минимальный остаток, и отбор «заканчиваются» покажет, что пора заказывать, ещё до того, как кончится ходовой чип.
Для ремонта принтеров — то же самое с термоплёнками, роликами и узлами. Если детали нет, мастер создаёт заявку прямо из квитанции, и программа отправляет её поставщику письмом. Подробнее — учёт запчастей.
Принтер в ремонте: диагностика и согласование
Статусы вы настраиваете сами: «Диагностика», «Ждёт согласования», «Ждёт деталь», «Готов». После диагностики мастер составляет смету и отправляет её клиенту ссылкой на e-mail или в Telegram: клиент видит строки и сумму и нажимает «Согласен» или «Отказываюсь». Ответ записывается в историю квитанции с датой.
Для счётчика страниц отдельного поля нет — его пишут в примечания, а расширенный поиск «по тексту» ищет и там. Серийный номер самого принтера показывает его путь в мастерской: что меняли, когда и за сколько.
Выезд в офис
Часть работы — на месте: проверить сетевое МФУ, забрать и привезти картриджи, поставить новый барабан. Заведите вид ремонта «Выезд» и отбирайте по нему список: видно, какие выезды ещё открыты и за кем. Адрес и телефон — в карточке клиента, а мастер открывает всё это с телефона в браузере.
В конце месяца
В списке ремонтов впишите в поиск название организации, поставьте даты приёма за месяц и отбор «без оплаты» — получится перечень того, что она ещё должна оплатить, с суммами. Акт выполненных работ печатается на каждую квитанцию: со сметой строками, вашими реквизитами и названием компании клиента.
Если вместе с оргтехникой вы ремонтируете компьютеры и ноутбуки, посмотрите и программу для ремонта компьютеров — учёт тот же, акценты другие.
Чего здесь нет
- Партии одной квитанцией с историей каждого картриджа. Одна квитанция — один аппарат; партию оформляют копированием. Можно принять и одной квитанцией со строкой «Заправка 85A × 12», но тогда истории отдельного картриджа не будет.
- Счетов, договоров и абонентского обслуживания. Программа считает сумму и отмечает оплату, а счёт организации выставляют в бухгалтерской программе. Общего акта за месяц тоже нет — акт печатается на каждую квитанцию.
- Учёта парка принтеров клиента. Аппараты клиента видны по ремонтам в его карточке, отдельного реестра техники офиса нет.
- Планировщика выездов, SMS, мобильного приложения и онлайн-оплаты. Выезды — видом ремонта, уведомления — письмом или в Telegram, программа — в браузере телефона, оплату записывает приёмщик.
Что вы получите
- Историю каждого картриджа по номеру наклейки.
- Партию одинаковых картриджей за несколько минут, без перепутанных номеров.
- Все ремонты учреждения в одной карточке — с суммой и долгом.
- Цену заправки, чипа и барабана из справочника, а не по памяти.
- Тонер и чипы с остатком и напоминанием «заканчиваются».
- Согласование ремонта принтера ссылкой, с ответом в истории.
- Перечень неоплаченного за месяц по каждой организации.
Потестировал демо-версию «Сервисного Центра» — впечатления положительные. Программа довольно простая и понятная, но при этом в ней есть всё необходимое для работы: клиенты, ремонты, техника, запчасти, статусы и статистика.
Особенно понравились тёмная тема и адаптивный дизайн — с телефона работать вполне удобно. Отдельный плюс — быстрый поиск, который срабатывает прямо во время ввода (keyup), поэтому не нужно каждый раз нажимать отдельную кнопку «Поиск».
Видно, что программу делали именно для сервисных центров, а не просто подогнали обычную CRM под ремонтный бизнес. Интерфейс без лишних наворотов, всё достаточно логично и по делу.
Хороший практичный инструмент для ежедневной работы сервисного центра.
Понравилось, что дают бесплатно тестировать 14 дней и могут выполнить мои хотелки — настроить всё исключительно под мои потребности.
Ещё понравилось, как устроена оплата. Абонплату можно просто оплатить картой онлайн — по сути так же, как обычную подписку на Spotify или другой сервис. Не нужно заключать отдельные договоры или вручную оплачивать счета.
При этом нет ощущения жёстких ограничений по количеству сотрудников. Один сервисный центр — один аккаунт, а внутри можно организовать работу мастеров и вести несколько филиалов.
Для меня это намного удобнее, чем тарифы, где нужно отдельно платить за каждого пользователя или постоянно считать, сколько сотрудников сегодня работает.
У меня довольно специфический бизнес, поэтому стандартного функционала программы было недостаточно — нужны были собственные поля для заполнения, свои варианты сортировки и поиска по дополнительным параметрам. Также нужно было немного переделать акт выполненных работ и печатную квитанцию под наши особенности.
Обратился в техподдержку. Честно говоря, ожидал, что такие изменения займут много времени, но всё решили буквально за один день. Специалисты быстро разобрались, что именно нам нужно, предложили правильное решение и всё сделали грамотно.
Отдельно хочу отметить поддержку — отвечают по делу, без лишней бюрократии, и действительно помогают, а не просто отправляют читать документацию.
Для меня это большой плюс программы: её не просто продают «как есть», а можно адаптировать под реальные особенности работы. Спасибо команде за оперативность и нормальное отношение к клиенту.
Рекомендую!
Сколько это стоит
Одна цена за всю мастерскую — без доплаты за сотрудников и филиалы.
Помесячно
Оплата каждый месяц, отказаться можно в любой момент.
На год
Выгоднее помесячной оплаты. Счёт или оплата картой.
Доработки
Изменения под ваш порядок работы — по часовой ставке, по договорённости.
Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено
Попробовать без регистрации можно в демонстрации: примите там несколько одинаковых картриджей копированием и найдите их потом по номеру.
Частые вопросы
Можно ли принять двадцать картриджей одной квитанцией?
Одна квитанция — один аппарат: так у каждого картриджа свой номер, своя цена и своя история. Партию оформляют копированием: первый картридж как обычно, остальные — «Копировать с квитанции» → «Последнюю», и остаётся вписать номер наклейки. Можно принять и одной квитанцией со строкой сметы «Заправка 85A × 20», но тогда истории отдельного картриджа не будет.
Как узнать, сколько раз заправляли конкретный картридж?
Наклейте на картридж свой номер и пишите его в поле «Серийный номер» квитанции. Поиск в списке ремонтов по этому номеру покажет все квитанции этого картриджа: даты, что меняли, цены, кто принимал. Серийный номер не копируется вместе с квитанцией, так что в партии номера не перепутаются.
Выставляет ли программа счета организациям и ведёт ли договоры?
Нет. Программа считает стоимость каждой квитанции, печатает квитанцию и акт с вашими реквизитами и названием компании клиента и записывает оплаты. Счёт организации и договор оформляют в бухгалтерской программе. Чтобы собрать сумму за месяц, в списке ремонтов впишите в поиск название организации, поставьте даты и отбор «без оплаты». Абонентского обслуживания в программе тоже нет.
Как вести тонер на складе, если на заправку уходит 60–80 граммов?
Остаток на складе считается целыми числами, так что тонер можно завести в граммах: поступление — 1000 г, в ремонт — строкой сметы «со склада» на 70 г. Если так мелко считать не хочется, ведите тонер флаконами и списывайте флакон, когда его вскрыли, — списанием без ремонта. Минимальный остаток подскажет, когда тонер пора заказывать.
Куда записать счётчик страниц принтера?
Отдельного поля для счётчика нет — его пишут в примечания квитанции, например «счётчик 48 210». Расширенный поиск в режиме «по тексту» ищет и в примечаниях. Историю самого принтера удобнее смотреть по его серийному номеру: поиск покажет все квитанции этого аппарата.
Заправленный картридж вернули с полосами — как это оформить?
Примите его новой квитанцией с видом ремонта «Повторный» и своей ценой — хоть ноль, если это ваша гарантия на заправку. Номер наклейки тот же, так что поиск по нему покажет и прошлую заправку: когда, кто делал и что меняли. Виды ремонта — справочник, так что можно завести и свой, например «Перезаправка».
Читайте также
Программа для ремонта электросамокатов
Для сервиса электросамокатов и электровелосипедов: весенняя очередь с обещанными датами, счётчик дней для готового, состояние аккумулятора в квитанции, камеры и контроллеры на складе, магазины-партнёры, прокат и курьеры с парком.
ПодробнееПрограмма для ремонта кофемашин
Для сервиса кофемашин: домашние автоматы и профессиональные машины кафе и офисов. Срочные ремонты, декальцинация и заварной блок по прайсу работ, смета на согласование, выезды, уплотнители и помпы на складе.
ПодробнееПрограмма для сервиса бытовой техники
Комплектность при приёме, гарантия по прайсу производителя, выезды, дорогие детали и партнёры-магазины.
ПодробнееПосмотрите, как это работает
Демонстрационная версия открыта — заходите и пробуйте. Вопросы задавайте как удобно: почта, Telegram или форма на сайте.