Програма для ремонту оргтехніки й заправки картриджів

ServiceCenterSoft — програма обліку для сервісу оргтехніки: ремонт принтерів, БФП і копірів та заправка й відновлення картриджів для офісів, шкіл, лікарень і магазинів. Квитанція на кожен апарат, історія кожного картриджа за його номером, усі ремонти організації в одній картці, тонер і запчастини на складі.

Два потоки в одній майстерні

Перший — ремонт. Приносять БФП, що мне папір, принтер, який друкує смугами, копір із помилкою на екрані. Це діагностика, деталь, яку часто треба замовити, і ціна, яку клієнт має погодити, бо іноді ремонт дорожчий за новий апарат.

Другий — заправка. Тут усе навпаки: роботи на пів години, але картриджів десятки, вони однакові, приходять від одного офісу й повертаються щомісяця. Помилка тут інша — переплутати, чий картридж, забути, що цей самий уже двічі повертали зі смугами, або наприкінці місяця не зібрати, скільки заправок зробили школі.

Свій номер на кожному картриджі

У картриджа зазвичай немає серійного номера, який зручно читати. Тому сервіси клеять свою наклейку — «К-0412» — і цей номер пишуть у поле «серійний номер» квитанції. Пошук у списку знаходить за ним усі квитанції цього картриджа: коли заправляли, що міняли, хто приймав. Якщо картридж за пів року втретє повертається з тим самим, це видно одразу.

Коли офіс привіз дванадцять однакових картриджів, перший оформлюється як звичайно, а решта — кнопкою «Копіювати з квитанції» → «Останню»: клієнт, модель, вид ремонту, ціна й опис переносяться самі. Серійний номер не копіюється навмисно — у кожної квитанції свій номер наклейки, і продублювати чужий випадково не вийде.

Квитанцію з переліком прийнятого клієнт підписує й забирає — так у кур’єра офісу є документ, що саме він здав. Як скласти квитанцію, щоб вона захищала обидві сторони, — на сторінці квитанція про прийом у ремонт.

Офіс — один клієнт, хто б не возив картриджі

Картриджі возить то секретар, то завгосп, то водій, а платить установа. У картці клієнта є поле «компанія», і пошук знаходить клієнта й за назвою. Усі ремонти організації — в одній картці з підсумком: скільки квитанцій, на яку суму і скільки ще не сплачено.

Мітки клієнтів — довідник, який ви ведете самі: до «Постійний» і «VIP» легко додати «Договір», і список клієнтів відбирається за міткою. У нотатках — те, що треба знати на прийманні: «оплата раз на місяць за рахунком», «видавати тільки з підписом завгоспа». Як вести базу клієнтів, щоб вона працювала, — база клієнтів сервісу.

Заправка, чип, барабан — ціни з довідника

Види апаратів ви заводите самі, кожен зі своєю звичайною ціною: «Картридж HP 85A», «Картридж Canon 725», «БФП», «Принтер лазерний». Вибрали вид — ціна заправки підставилася. Усе додаткове — заміна чипа, фотобарабана, ракеля — додається рядками кошторису з довідника робіт: назва й ціна підставляються, кількість ставите ви.

Картридж повернули зі смугами? Нова квитанція з видом ремонту «Повторний» і своєю ціною — хоч нуль. Історія за номером наклейки покаже, коли й ким заправлено попереднього разу.

Тонер, барабани, чипи — на складі із залишком

Склад веде залишки: надходження з ціною й постачальником, списання в ремонт рядком кошторису, інвентаризація. Тонер зручно вести в грамах або флаконах — як вам рахувати, — чипи й барабани поштучно. Для кожної позиції можна задати мінімальний залишок, і відбір «закінчуються» покаже, що пора замовляти, ще до того, як скінчиться ходовий чип.

Для ремонту принтерів — те саме з термоплівками, роликами й вузлами. Якщо деталі немає, майстер створює заявку просто з квитанції, і програма надсилає її постачальнику листом. Докладніше — облік запчастин.

Принтер у ремонті: діагностика й погодження

Статуси ви налаштовуєте самі: «Діагностика», «Чекає погодження», «Чекає деталь», «Готовий». Після діагностики майстер складає кошторис і надсилає його клієнтові посиланням на e-mail або в Telegram: клієнт бачить рядки й суму та натискає «Погоджуюсь» чи «Відмовляюсь». Відповідь записується в історію квитанції з датою.

Лічильник сторінок окремого поля не має — його пишуть у примітки, а розширений пошук «за текстом» шукає й там. Серійний номер самого принтера показує його шлях у майстерні: що міняли, коли й за скільки.

Виїзд в офіс

Частина роботи — на місці: перевірити мережевий БФП, забрати й привезти картриджі, поставити новий барабан. Заведіть вид ремонту «Виїзд» і відбирайте за ним список: видно, які виїзди ще відкриті й за ким. Адреса й телефон — у картці клієнта, а майстер відкриває все це з телефона в браузері.

Наприкінці місяця

У списку ремонтів упишіть у пошук назву організації, поставте дати приймання за місяць і відбір «без оплати» — вийде перелік того, що вона ще має сплатити, з сумами. Акт виконаних робіт друкується на кожну квитанцію: з кошторисом рядками, вашими реквізитами й назвою компанії клієнта.

Якщо разом із оргтехнікою ви ремонтуєте комп’ютери й ноутбуки, подивіться й програму для ремонту комп’ютерів — облік той самий, акценти інші.

Чого тут немає

• Партії однією квитанцією з історією кожного картриджа. Одна квитанція — один апарат; партію оформлюють копіюванням. Можна прийняти й однією квитанцією з рядком «Заправка 85A × 12», але тоді історії окремого картриджа не буде.
• Рахунків, договорів і абонентського обслуговування. Програма рахує суму й відмічає оплату, а рахунок організації виставляють у бухгалтерській програмі. Загального акта за місяць теж немає — акт друкується на кожну квитанцію.
• Обліку парку принтерів клієнта. Апарати клієнта видно за ремонтами в його картці, окремого реєстру техніки офісу немає.
• Планувальника виїздів, SMS, мобільного застосунку й онлайн-оплати. Виїзди — видом ремонту, повідомлення — листом або в Telegram, програма — у браузері телефона, оплату записує приймальник.

Що ви отримаєте

• Історію кожного картриджа за номером наклейки.
• Партію однакових картриджів за кілька хвилин, без переплутаних номерів.
• Усі ремонти установи в одній картці — із сумою й боргом.
• Ціну заправки, чипа й барабана з довідника, а не з пам’яті.
• Тонер і чипи із залишком і нагадуванням «закінчуються».
• Погодження ремонту принтера посиланням, з відповіддю в історії.
• Перелік неоплаченого за місяць для кожної організації.

Скільки це коштує

Одна ціна за всю майстерню — без доплати за співробітників і філії.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 50,65 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: прийміть там кілька однакових картриджів копіюванням і знайдіть їх потім за номером.

Часті запитання