Arbeitsnachweis für eine Reparatur

Der Arbeitsnachweis ist nach dem Auftragsschein das zweite Dokument einer Reparatur. Der Auftragsschein hält fest, dass das Gerät angenommen wurde und in welchem Zustand. Der Nachweis hält fest, was damit gemacht wurde, wer es gemacht hat, was es gekostet hat und was der Kunde weiter wissen sollte. In ServiceCenterSoft wird der Nachweis aus demselben Auftrag gedruckt, und sein Inhalt entsteht aus der Kostenaufstellung und dem Arbeitsjournal, die der Techniker während der Reparatur führt.

Auftragsschein und Nachweis sind nicht dasselbe

Sie werden oft verwechselt, weil beide auf dem Briefkopf der Werkstatt gedruckt werden. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt und im Inhalt:

• Der Auftragsschein gibt es bei der Annahme: wer was gebracht hat, in welchem Zustand, mit welchem Fehler, bis wann zugesagt. Er schützt Kunde und Werkstatt vor der Reparatur.
• Den Nachweis gibt es bei der Ausgabe: welche Arbeiten erledigt sind, was es kostet, ob bezahlt ist, wer verantwortlich war, welche Empfehlungen es gibt. Er fasst die Reparatur zusammen und schützt danach.

Ein Privatkunde mit einer kleinen Reparatur braucht oft keinen Nachweis — der Auftragsschein mit Ausgabevermerk genügt. Es gibt aber Fälle, in denen es ohne ihn nicht geht.

Wann ein Nachweis wirklich nötig ist

• Der Auftraggeber ist eine Firma. Deren Buchhaltung bezahlt nicht ohne ein Dokument über die erbrachte Leistung. Für solche Kunden ist der Nachweis keine Formalität, sondern die Voraussetzung dafür, dass Sie Ihr Geld bekommen.
• Garantiereparatur auf Kosten des Herstellers. Der Hersteller oder sein Vertreter zahlt genau nach dem Nachweis und will ihn meist im eigenen Format sehen. Mehr unter Software für autorisierte Servicecenter.
• Streit um die Qualität. Der Kunde kommt nach einem Monat zurück und sagt, die Reparatur habe nicht geholfen. Der Nachweis zeigt, was genau gemacht wurde — und es wird klar, ob es derselbe Fehler oder ein neuer ist.
• Teure Reparatur. Bei einem spürbaren Betrag will der Kunde sehen, wofür er zahlt. Die Liste der Arbeiten beantwortet die Frage «warum so teuer?».

Was im Nachweis stehen muss

Ob Sie den Nachweis aus dem Programm drucken oder ein Formular von Hand ausfüllen — hinein gehören:

1. Name, Adresse und Telefon der Werkstatt;
2. die Nummer des Nachweises oder des zugehörigen Auftrags und das Datum;
3. der Auftraggeber — Name oder Firmenname, Telefon;
4. das Gerät: Art, Marke, Modell, Seriennummer;
5. der gemeldete Fehler — damit sichtbar ist, womit das Gerät kam;
6. die Liste der erledigten Arbeiten und eingebauten Teile;
7. der Preis und ein Zahlungsvermerk;
8. wer die Reparatur ausgeführt hat;
9. das Ausgabedatum;
10. die Gewährleistung auf die Arbeit — Frist und Bedingungen;
11. Empfehlungen an den Kunden, falls vorhanden;
12. Unterschriften der Werkstatt und des Kunden.

Zu gesetzlichen Vorgaben schreiben wir bewusst nichts: Sie ändern sich, und sie ohne Juristen zu zitieren, ist unzuverlässig. Brauchen Ihre Firmenkunden eine bestimmte Form, fragen Sie deren Buchhaltung — und passen Sie das Druckformular daran an.

Füllen Sie den Nachweis noch von Hand aus, nehmen Sie den Vordruck mit diesen zwölf Punkten: Tabelle für zehn Arbeiten und Teile mit Summe, Zahlungsvermerk, Gewährleistung, Empfehlungen und Unterschriften beider Seiten.

Ein Nachweis, der sich selbst schreibt

Die schwächste Stelle eines Papiernachweises sind die Liste der Arbeiten und der Betrag. Beides wird am Ende aus dem Gedächtnis geschrieben, und darin steht «Platinenreparatur — 1.500» statt «Kondensatoren im Netzteil getauscht — 4 Stk.» und «unter Last geprüft».

Im Programm besteht der Nachweis aus zwei Dingen, die während der Reparatur geführt werden. Die Kostenaufstellung — wofür der Kunde zahlt: in der ersten Zeile die Grundleistung aus der Annahme, danach Zeilen «was gemacht wurde — Menge — Preis — Betrag». Eine Zeile lässt sich aus der Liste der Arbeiten wählen oder als Teil vom Lager nehmen — dann wird es zugleich vom Bestand abgebucht. Das Arbeitsjournal — was gemacht und was gefunden wurde: eine Tätigkeit, ein Eintrag, mit Datum und dem Namen des Technikers. Bei der Ausgabe wird der Nachweis per Knopf aus dem Auftrag gedruckt, und all das landet von selbst darin.

Damit der Nachweis lesbar bleibt, lohnen sich ein paar Regeln: in der Kostenaufstellung Arbeiten und Teile so benennen, wie ein Kunde sie nennen würde; im Journal schreiben, was gemacht wurde, nicht was «versucht» wurde; den Test nach der Reparatur als eigenen Eintrag festhalten.

So sieht der gedruckte Nachweis aus

Der Nachweis wird auf A4 gedruckt. Das Standardformular enthält Filialdaten, Kunde, Gerät und Seriennummer, Annahme- und Ausgabedatum, die Kostenaufstellung als Tabelle mit Summe, das Arbeitsjournal, Empfehlungen, «Zu zahlen», wer die Arbeit gemacht hat, und Platz für die Unterschrift des Kunden. Gemeldeten Fehler, Zahlungsdatum, den schon erhaltenen Betrag und den Gewährleistungstext können Sie ins Formular aufnehmen — die Felder dafür gibt es im Programm.

«Zu zahlen» ist nicht der ganze Betrag, sondern der offene Rest. Eine Anzahlung für ein Teil wird schon am Annahmetag als Zahlung im Auftrag erfasst, und bei der Ausgabe zeigt der Nachweis genau das, was noch zu zahlen ist.

Das Formular bearbeiten Sie selbst: Ihr Logo, Ihr Gewährleistungstext, Ihre Reihenfolge der Felder. Bei mehreren Standorten gibt es ein Formular, die Daten kommen aus der Filiale, in der repariert wurde. Die Dokumentsprache wird getrennt von der Programmsprache eingestellt — ein ukrainischer Kunde bekommt den Nachweis auf Ukrainisch, auch wenn der Techniker das Programm in einer anderen Sprache nutzt.

Was im Nachweis nicht steht

• Rabatte und Mehrwertsteuer als eigene Zeilen. Die Kostenaufstellung ist der Preis für den Kunden: Einen Rabatt, falls Sie ihn geben, tragen Sie in den Zeilenpreis ein, die Mehrwertsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen.
• Unterschrift auf dem Bildschirm oder elektronische Signatur. Der Nachweis wird auf Papier unterschrieben.
• Mehrere Nachweise für eine Reparatur. Es gibt einen Nachweis je Auftrag; lief die Arbeit in Etappen, stehen alle im selben Nachweis.

Was Sie bekommen

• Der Nachweis wird per Knopf aus dem Auftrag gedruckt — nichts wird abgeschrieben.
• Eine Kostenaufstellung in Zeilen: was gemacht wurde, wie viel, zu welchem Preis und die Summe.
• Die Liste der Arbeiten entsteht aus dem Journal des Technikers, nicht aus dem Gedächtnis am Feierabend.
• «Zu zahlen» — der Rest nach einer Anzahlung.
• Ein eigenes Formular: Logo, Gewährleistung, Reihenfolge, Dokumentsprache; die Filialdaten werden von selbst eingesetzt.
• Für Firmenkunden ein Dokument, nach dem ihre Buchhaltung zahlt.

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Ich habe die Demo von ServiceCenterSoft ausprobiert — der Eindruck ist positiv. Das Programm ist einfach und verständlich und hat trotzdem alles, was man für die Arbeit braucht: Kunden, Reparaturen, Geräte, Ersatzteile, Status und Statistik.

Besonders gefallen haben mir das dunkle Design und die responsive Oberfläche — vom Handy aus lässt es sich ganz bequem arbeiten. Ein weiteres Plus ist die schnelle Suche, die schon während der Eingabe funktioniert, sodass man nicht jedes Mal auf eine eigene „Suchen"-Schaltfläche drücken muss.

Man merkt, dass das Programm gezielt für Servicecenter entwickelt wurde und nicht einfach ein gewöhnliches CRM ist, das man an das Reparaturgeschäft angepasst hat. Die Oberfläche kommt ohne überflüssigen Schnickschnack aus, alles ist logisch und auf den Punkt.

Ein gutes, praktisches Werkzeug für den Alltag eines Servicecenters.

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Mir hat gefallen, dass man das Programm 14 Tage kostenlos testen kann und dass auf meine Sonderwünsche eingegangen wird — alles wird genau auf meine Bedürfnisse eingestellt.

Auch die Bezahlung ist gut gelöst. Die monatliche Gebühr lässt sich einfach online per Karte bezahlen — im Grunde genauso wie ein normales Spotify-Abo oder ein anderer Dienst. Man muss keine separaten Verträge abschließen und keine Rechnungen von Hand bezahlen.

Dabei gibt es keine spürbaren Einschränkungen bei der Anzahl der Mitarbeiter. Ein Servicecenter ist ein Konto, und darin kann man die Arbeit der Techniker organisieren und mehrere Filialen führen.

Für mich ist das viel bequemer als Tarife, bei denen man für jeden einzelnen Nutzer zahlen oder ständig zählen muss, wie viele Mitarbeiter heute arbeiten.

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Mein Geschäft ist ziemlich speziell, deshalb reichte der Standardfunktionsumfang des Programms nicht aus — ich brauchte eigene Eingabefelder, eigene Sortieroptionen und eine Suche nach zusätzlichen Parametern. Außerdem mussten das Leistungsprotokoll und der gedruckte Reparaturschein etwas an unsere Besonderheiten angepasst werden.

Ich habe mich an den technischen Support gewandt. Ehrlich gesagt hatte ich erwartet, dass solche Änderungen viel Zeit in Anspruch nehmen, aber alles war buchstäblich innerhalb eines Tages erledigt. Die Mitarbeiter haben schnell verstanden, was wir genau brauchen, eine passende Lösung vorgeschlagen und alles sauber umgesetzt.

Besonders hervorheben möchte ich den Support: Die Antworten sind sachlich, ohne unnötige Bürokratie, und man bekommt wirklich Hilfe, statt nur auf die Dokumentation verwiesen zu werden.

Für mich ist das ein großer Pluspunkt des Programms: Es wird nicht einfach „so wie es ist" verkauft, sondern lässt sich an die tatsächlichen Arbeitsabläufe anpassen. Danke an das Team für die schnelle Reaktion und den fairen Umgang mit dem Kunden.

Klare Empfehlung!

Was es kostet

Nachweis, Auftragsschein und Arbeitsjournal gehören zum Programm — separat kaufen müssen Sie nichts. Ein Preis für die ganze Werkstatt.

Einen Nachweis aus jedem Auftrag drucken können Sie in der Demo. Was bei der Annahme auf den Auftragsschein gehört, steht auf der Seite Annahmeschein.

Häufige Fragen