Arbeitsnachweis für eine Reparatur

Der Arbeitsnachweis ist nach dem Auftragsschein das zweite Dokument einer Reparatur. Der Auftragsschein hält fest, dass das Gerät angenommen wurde und in welchem Zustand. Der Nachweis hält fest, was damit gemacht wurde, wer es gemacht hat, was es gekostet hat und was der Kunde weiter wissen sollte. In ServiceCenterSoft wird der Nachweis aus demselben Auftrag gedruckt, und sein Inhalt entsteht aus dem Arbeitsjournal, das der Techniker während der Reparatur führt.

Auftragsschein und Nachweis sind nicht dasselbe

Sie werden oft verwechselt, weil beide auf dem Briefkopf der Werkstatt gedruckt werden. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt und im Inhalt:

• Der Auftragsschein gibt es bei der Annahme: wer was gebracht hat, in welchem Zustand, mit welchem Fehler, bis wann zugesagt. Er schützt Kunde und Werkstatt vor der Reparatur.
• Den Nachweis gibt es bei der Ausgabe: welche Arbeiten erledigt sind, was es kostet, ob bezahlt ist, wer verantwortlich war, welche Empfehlungen es gibt. Er fasst die Reparatur zusammen und schützt danach.

Ein Privatkunde mit einer kleinen Reparatur braucht oft keinen Nachweis — der Auftragsschein mit Ausgabevermerk genügt. Es gibt aber Fälle, in denen es ohne ihn nicht geht.

Wann ein Nachweis wirklich nötig ist

• Der Auftraggeber ist eine Firma. Deren Buchhaltung bezahlt nicht ohne ein Dokument über die erbrachte Leistung. Für solche Kunden ist der Nachweis keine Formalität, sondern die Voraussetzung dafür, dass Sie Ihr Geld bekommen.
• Garantiereparatur auf Kosten des Herstellers. Der Hersteller oder sein Vertreter zahlt genau nach dem Nachweis und will ihn meist im eigenen Format sehen. Mehr unter Software für autorisierte Servicecenter.
• Streit um die Qualität. Der Kunde kommt nach einem Monat zurück und sagt, die Reparatur habe nicht geholfen. Der Nachweis zeigt, was genau gemacht wurde — und es wird klar, ob es derselbe Fehler oder ein neuer ist.
• Teure Reparatur. Bei einem spürbaren Betrag will der Kunde sehen, wofür er zahlt. Die Liste der Arbeiten beantwortet die Frage «warum so teuer?».

Was im Nachweis stehen muss

Ob Sie den Nachweis aus dem Programm drucken oder ein Formular von Hand ausfüllen — hinein gehören:

1. Name, Adresse und Telefon der Werkstatt;
2. die Nummer des Nachweises oder des zugehörigen Auftrags und das Datum;
3. der Auftraggeber — Name oder Firmenname, Telefon;
4. das Gerät: Art, Marke, Modell, Seriennummer;
5. der gemeldete Fehler — damit sichtbar ist, womit das Gerät kam;
6. die Liste der erledigten Arbeiten und eingebauten Teile;
7. der Preis und ein Zahlungsvermerk;
8. wer die Reparatur ausgeführt hat;
9. das Ausgabedatum;
10. die Gewährleistung auf die Arbeit — Frist und Bedingungen;
11. Empfehlungen an den Kunden, falls vorhanden;
12. Unterschriften der Werkstatt und des Kunden.

Zu gesetzlichen Vorgaben schreiben wir bewusst nichts: Sie ändern sich, und sie ohne Juristen zu zitieren, ist unzuverlässig. Brauchen Ihre Firmenkunden eine bestimmte Form, fragen Sie deren Buchhaltung — und passen Sie das Druckformular daran an.

Füllen Sie den Nachweis noch von Hand aus, nehmen Sie den Vordruck mit diesen zwölf Punkten: Tabelle für zehn Arbeiten und Teile mit Summe, Zahlungsvermerk, Gewährleistung, Empfehlungen und Unterschriften beider Seiten.

Ein Nachweis, der sich selbst schreibt

Die schwächste Stelle eines Papiernachweises ist die Liste der Arbeiten. Sie wird am Ende aus dem Gedächtnis geschrieben, und darin steht «Platinenreparatur» statt «Kondensatoren im Netzteil getauscht, unter Last geprüft».

Im Programm trägt der Techniker jede Arbeit gleich nach dem Erledigen ins Reparaturjournal ein: eine Tätigkeit, ein Eintrag, mit Datum und seinem Namen. Bei der Ausgabe wird der Nachweis per Knopf aus dem Auftrag gedruckt, und das ganze Journal landet von selbst darin.

Damit der Nachweis lesbar bleibt, lohnen sich ein paar Regeln für das Journal: schreiben, was gemacht wurde, nicht was «versucht» wurde; Teile so benennen, wie ein Kunde sie nennen würde; den Test nach der Reparatur als eigenen Eintrag festhalten.

So sieht der gedruckte Nachweis aus

Der Nachweis wird auf A4 gedruckt. Das Standardformular enthält Filialdaten, Kunde, Gerät und Seriennummer, Annahme- und Ausgabedatum, das Arbeitsjournal, Empfehlungen, den fälligen Betrag, wer die Arbeit gemacht hat, und Platz für die Unterschrift des Kunden. Gemeldeten Fehler, Zahlungsdatum und Gewährleistungstext können Sie ins Formular aufnehmen — die Felder dafür gibt es im Programm.

Das Formular bearbeiten Sie selbst: Ihr Logo, Ihr Gewährleistungstext, Ihre Reihenfolge der Felder. Bei mehreren Standorten gibt es ein Formular, die Daten kommen aus der Filiale, in der repariert wurde. Die Dokumentsprache wird getrennt von der Programmsprache eingestellt — ein ukrainischer Kunde bekommt den Nachweis auf Ukrainisch, auch wenn der Techniker das Programm in einer anderen Sprache nutzt.

Was im Nachweis nicht steht

• Ein Preis je Arbeit. Der Nachweis enthält die Liste der Arbeiten und die Gesamtsumme. Einen Kostenvoranschlag Zeile für Zeile erstellt das Programm nicht.
• Eine eigene Teileliste. Teile stehen im Nachweis, wenn der Techniker sie ins Arbeitsjournal geschrieben hat.
• Unterschrift auf dem Bildschirm oder elektronische Signatur. Der Nachweis wird auf Papier unterschrieben.
• Mehrere Nachweise für eine Reparatur. Es gibt einen Nachweis je Auftrag; lief die Arbeit in Etappen, stehen alle im selben Nachweis.

Was Sie bekommen

• Der Nachweis wird per Knopf aus dem Auftrag gedruckt — nichts wird abgeschrieben.
• Die Liste der Arbeiten entsteht aus dem Journal des Technikers, nicht aus dem Gedächtnis am Feierabend.
• Jeder Eintrag hat Datum und Namen: Man sieht, wer für die Reparatur verantwortlich war.
• Ein eigenes Formular: Logo, Gewährleistung, Reihenfolge, Dokumentsprache.
• Die Filialdaten werden von selbst eingesetzt.
• Für Firmenkunden ein Dokument, nach dem ihre Buchhaltung zahlt.

Was es kostet

Nachweis, Auftragsschein und Arbeitsjournal gehören zum Programm — separat kaufen müssen Sie nichts. Ein Preis für die ganze Werkstatt.

Einen Nachweis aus jedem Auftrag drucken können Sie in der Demo. Was bei der Annahme auf den Auftragsschein gehört, steht auf der Seite Annahmeschein.

Häufige Fragen