Программа для ремонта кофемашин
Для сервиса кофемашин: домашние автоматы и профессиональные машины кафе и офисов. Срочные ремонты, декальцинация и заварной блок по прайсу работ, смета на согласование, выезды, уплотнители и помпы на складе.
ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для сервиса кофемашин: от домашнего автомата, который приносят в пакете, до профессиональной машины на две группы, к которой мастер едет сам. Работает в браузере — на компьютере и на телефоне.
Два клиента с разными часами
Домашний автомат приносит владелец. Он подождёт неделю, но считает: если ремонт стоит как полмашины, он откажется. Цена после диагностики и право сказать «нет» здесь обычное дело.
В кофейне или офисе иначе: пока машина стоит, кофе не продаётся, бариста звонит каждый час, а платит компания — по счёту и часто за несколько машин. Оба потока идут одним списком, но различаются с первого взгляда. Если вы ремонтируете и стиральные машины с холодильниками — смотрите программу для сервиса бытовой техники.
Приём: что именно привезли
В форме приёма — вид аппарата, бренд, модель, серийный номер, неисправность, внешний вид, комплектность и дата продажи. Комплектность кофемашины — это поддон, контейнер для жмыха, бак, капучинатор, фильтр для воды. Записанное при клиенте печатается в квитанции, которую он подписывает, — спор «тут был ещё молочник» заканчивается, не начавшись.
Кофейня как клиент: компания, счёт, несколько машин
Клиентом может быть компания: в карточке есть поле «компания», телефоны, адрес и заметки — «платят по счёту до 10-го». В карточке видны все ремонты клиента, на какую сумму и сколько он должен. Каждая машина — своя квитанция со своим серийным номером, а вместе они в одной карточке.
Если машины стоят в кофейнях, а платит поставщик кофе, клиентом заводят того, кто платит, а адрес точки пишут в примечаниях квитанции.
Срочно: машина в зале стоит
Квитанцию профессиональной машины отмечают срочной: она выделяется в списке, а отбор «Срочные» показывает все такие ремонты сразу. Просроченные обещанные даты — красным и отдельным отбором. Статусы — «ждёт деталь», «ждёт согласования», «в ремонте» — вы называете сами.
Честно о подменных машинах: учёта подменного фонда нет. Какую машину выдали на время ремонта, пишут в примечаниях квитанции с её серийным номером. Расширенный поиск по тексту ищет и в примечаниях — так видно, у кого подменная сейчас.
Декальцинация, заварной блок, помпа — по прайсу работ
Работы с кофемашинами повторяются: декальцинация, чистка и смазка заварного блока, замена уплотнителей, помпы или термоблока, регулировка жерновов. Их заводят в справочник «Работы» с ценой — для всех аппаратов или для определённого вида. Строка сметы выбирается из справочника, а цену можно поправить под конкретную машину.
Разные цены для домашних и профессиональных машин задаются видом аппарата: «Кофемашина-автомат» и «Профессиональная кофемашина» — каждый со своей ценой ремонта, диагностики и своими работами. Цены под каждую модель нет — её ставят в строке. Отказался клиент после диагностики — база квитанции переключается на «Только диагностика».
Смету отправляют клиенту на согласование письмом или в Telegram: он открывает ссылку, соглашается или отказывается, может оставить комментарий. Менеджеру кофейни не нужно приезжать, а в квитанции остаётся, что и когда согласовано.
Выезд в кофейню
Машину, встроенную в барную стойку, не везут — мастер едет сам. Выезд оформляют своим видом ремонта, а в смету добавляют строку «Выезд мастера» из справочника работ. Адрес — в карточке клиента, а на месте мастер открывает квитанцию с телефона, дописывает в журнал сделанное и меняет статус.
Честно: календаря выездов и маршрутов нет. Список с отбором по мастеру и виду ремонта показывает, кто куда едет, но расписание составляете вы.
Уплотнители, клапаны, помпы, термоблоки
Склад в программе — журнал: приход с закупочной ценой и поставщиком, списание в ремонт строкой сметы, возврат, инвентаризация. Остаток считается сам. Для ходовых позиций задаётся минимум: дошёл до него — позиция в отборе «заканчиваются», и это готовый список заказа.
Чего нет на полке, мастер заказывает из квитанции: заявка уходит поставщику письмом, а пришедшую деталь оприходуют на склад из той же заявки. Подробнее — учёт запчастей.
Гарантия продавца и производителя
Часть машин приходит по гарантии: магазин принимает её у покупателя, а платит производитель. Для этого есть гарантийный вид ремонта и прайс гарантийных ремонтов: цена складывается из бренда, категории ремонта и вида аппарата и подставляется сама. Акт печатается из той же квитанции.
Магазин или поставщика кофе, который сдаёт машины, можно ставить в квитанции партнёром и отбирать по нему список; поле «партнёр» включается отдельно — напишите нам, если оно нужно.
Регулярное обслуживание
Машину кофейни обслуживают по графику, и каждое обслуживание — обычная квитанция. «Копировать с квитанции» переносит клиента, аппарат, комплектность и примечания; серийный номер вписывают. По нему видно, когда машину последний раз декальцинировали и что меняли. Советы — «фильтр для воды», «следующее обслуживание в марте» — пишут в рекомендациях, они печатаются в акте.
Честно: договоров обслуживания и напоминаний о ТО программа не ведёт.
Чего здесь нет
- Учёта подменного фонда — пишут в примечаниях.
- Договоров обслуживания и напоминаний — следующая дата в рекомендациях.
- Календаря выездов и маршрутов.
- Цен под каждую модель — цены по виду аппарата, остальное в строке сметы.
- SMS, мобильного приложения и онлайн-оплаты клиентом. Клиент узнаёт о готовности письмом и в Telegram (уведомления клиентов), программа открывается в браузере телефона.
Что вы получите
- Домашние и профессиональные машины в одном списке, с разными ценами.
- Срочные ремонты кофеен отдельным отбором.
- Декальцинацию и заварной блок строкой из справочника работ.
- Смету на согласование письмом или в Telegram.
- Клиентов-компании с ремонтами и долгом в одной карточке.
- Уплотнители и помпы на складе с минимальным остатком.
Потестировал демо-версию «Сервисного Центра» — впечатления положительные. Программа довольно простая и понятная, но при этом в ней есть всё необходимое для работы: клиенты, ремонты, техника, запчасти, статусы и статистика.
Особенно понравились тёмная тема и адаптивный дизайн — с телефона работать вполне удобно. Отдельный плюс — быстрый поиск, который срабатывает прямо во время ввода (keyup), поэтому не нужно каждый раз нажимать отдельную кнопку «Поиск».
Видно, что программу делали именно для сервисных центров, а не просто подогнали обычную CRM под ремонтный бизнес. Интерфейс без лишних наворотов, всё достаточно логично и по делу.
Хороший практичный инструмент для ежедневной работы сервисного центра.
Понравилось, что дают бесплатно тестировать 14 дней и могут выполнить мои хотелки — настроить всё исключительно под мои потребности.
Ещё понравилось, как устроена оплата. Абонплату можно просто оплатить картой онлайн — по сути так же, как обычную подписку на Spotify или другой сервис. Не нужно заключать отдельные договоры или вручную оплачивать счета.
При этом нет ощущения жёстких ограничений по количеству сотрудников. Один сервисный центр — один аккаунт, а внутри можно организовать работу мастеров и вести несколько филиалов.
Для меня это намного удобнее, чем тарифы, где нужно отдельно платить за каждого пользователя или постоянно считать, сколько сотрудников сегодня работает.
У меня довольно специфический бизнес, поэтому стандартного функционала программы было недостаточно — нужны были собственные поля для заполнения, свои варианты сортировки и поиска по дополнительным параметрам. Также нужно было немного переделать акт выполненных работ и печатную квитанцию под наши особенности.
Обратился в техподдержку. Честно говоря, ожидал, что такие изменения займут много времени, но всё решили буквально за один день. Специалисты быстро разобрались, что именно нам нужно, предложили правильное решение и всё сделали грамотно.
Отдельно хочу отметить поддержку — отвечают по делу, без лишней бюрократии, и действительно помогают, а не просто отправляют читать документацию.
Для меня это большой плюс программы: её не просто продают «как есть», а можно адаптировать под реальные особенности работы. Спасибо команде за оперативность и нормальное отношение к клиенту.
Рекомендую!
Сколько это стоит
Одна цена за весь сервис — без доплаты за мастеров и филиалы.
Помесячно
Оплата каждый месяц, отказаться можно в любой момент.
На год
Выгоднее помесячной оплаты. Счёт или оплата картой.
Доработки
Изменения под ваш порядок работы — по часовой ставке, по договорённости.
Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено
Попробуйте без регистрации в демонстрации: примите кофемашину, добавьте декальцинацию в смету и проведите ремонт до выдачи. Как программа ведёт клиентов — на странице CRM для сервисного центра.
Частые вопросы
Ведёт ли программа учёт подменных кофемашин?
Нет, отдельного учёта подменного фонда нет. Какую машину выдали клиенту на время ремонта, пишут в примечаниях квитанции вместе с её серийным номером. Расширенный поиск по тексту ищет и в примечаниях, так что по серийному номеру подменной видно, в какой квитанции и у кого она сейчас.
Напоминает ли программа о плановой декальцинации и обслуживании?
Нет, договоров обслуживания и напоминаний программа не ведёт. Каждое обслуживание — отдельная квитанция; «Копировать с квитанции» переносит клиента, аппарат, комплектность и примечания с прошлого раза. Дату следующего обслуживания пишут в рекомендациях клиенту — они печатаются в акте, а по серийному номеру видно, когда машину обслуживали последний раз.
Как задать разные цены для домашних и профессиональных кофемашин?
Через вид аппарата. Заведите, например, «Кофемашина-автомат» и «Профессиональная кофемашина»: у каждого своя цена ремонта, цена диагностики и свои работы в справочнике «Работы» — декальцинация, заварной блок, замена помпы. Отдельной цены под каждую модель нет: под конкретную машину цену правят в строке сметы.
Как оформить выезд к профессиональной машине в кофейне?
Заведите вид ремонта «Выезд» и работу «Выезд мастера» с ценой в справочнике «Работы». Квитанцию открывают как обычную, с этим видом ремонта, а строку выезда добавляют в смету — она входит в сумму. Адрес — в карточке клиента, мастер на месте работает с квитанцией с телефона. Календаря выездов и маршрутов в программе нет.
У кофейни несколько машин, и платит она по счёту — как это вести?
Клиент — компания: название в поле «компания», условия оплаты — в заметках карточки. Каждая машина — своя квитанция со своим серийным номером, а в карточке клиента видны все ремонты, сумма и долг. Оплату записывают в каждой квитанции, их может быть несколько — предоплата и доплата. Одного счёта на несколько ремонтов программа не печатает: акт печатается на каждую квитанцию.
Списываются ли уплотнители и помпы со склада, когда ставлю их в ремонт?
Да. В смете квитанции строку выбирают «со склада»: подставляются название и цена продажи, а количество не может быть больше остатка. Деталь списывается со склада, в карточке позиции видно, в какую квитанцию она ушла; удалили строку — деталь вернулась. Когда остаток доходит до минимума, позиция попадает в отбор «заканчиваются».
Читайте также
Программа для сервиса бытовой техники
Комплектность при приёме, гарантия по прайсу производителя, выезды, дорогие детали и партнёры-магазины.
ПодробнееПрограмма для ремонта телефонов
Приём за минуту, учёт экранов и батарей, письмо о готовности, выработка каждого мастера.
ПодробнееПрограмма для ремонта телевизоров
Для мастерской, которая ремонтирует телевизоры и мониторы: диагностика и согласование цены до заказа панели, описание экрана при приёме, отказ от ремонта без споров.
ПодробнееПосмотрите, как это работает
Демонстрационная версия открыта — заходите и пробуйте. Вопросы задавайте как удобно: почта, Telegram или форма на сайте.