Облік запчастин у сервісному центрі

ServiceCenterSoft веде запчастини так, як їх ведуть у справжньому сервісі: журнал приходу й витрати, сума грошей, що лежить у деталях, і заявки, прив’язані до конкретного ремонту. Без інвентаризацій, штрихкодів і складської програми, яку ніхто не заповнює.

Куди насправді зникають запчастини

Деталі в сервісі губляться не тому, що їх крадуть. Вони губляться тому, що їх ніколи ніхто не записує вчасно.

• Майстер узяв екран із коробки й поставив. Записати забув — коробка спорожніла непомітно.
• Замовили деталь під ремонт, вона приїхала, полежала два тижні й пішла на інший апарат. Перший ремонт досі «чекає деталь».
• Купили п’ять помп «бо дешево». Через рік вони лежать, а грошей на рахунку немає — вони саме тут.
• Клієнт питає, чому ремонт коштує стільки. Ви пам’ятаєте, що деталь була дорога, але почім саме — уже ні.

Спільне в усіх чотирьох випадках одне: запис не зроблено в ту хвилину, коли щось сталося. Тому облік має бути такий, щоб запис займав п’ятнадцять секунд, — інакше його не буде взагалі.

Прихід: коли, що, скільки, почім і звідки

Один запис складу — це одне надходження: дата, назва деталі, кількість, ціна за штуку, джерело (у кого купили) і філія. Все. Форма коротка навмисно: довгу ніхто не заповнює після третього дня.

Джерело — звичайне текстове поле, а не довідник постачальників: у сервісі деталі купують і в знайомого майстра, і на маркетплейсі, і в офіційного дилера, і заганяти це в довідник — зайва робота.

Витрата: куди пішла деталь

У кожного запису є поле «куди витрачена» — туди пишуть своїми словами: «квитанція 1841», «поставили на Samsung A52 Петренка», «повернули постачальникові як брак». У списку цей текст видно прямо під назвою деталі, а пошук шукає і по ньому.

Тому питання «а куди поділася та помпа» вирішується пошуком по слову «помпа»: видно всі надходження і що з ними стало.

Брак і повернення постачальникові

Деталь, яка виявилася неробочою, — звичайна справа, і вона теж має бути записана. У полі витрати пишуть «повернено постачальникові як брак» і дату. Через пів року, коли з тим самим постачальником знову проблема, пошук за його назвою показує всю історію: скільки в нього купили, на яку суму і скільки з цього повернули. Це той рідкісний випадок, коли текстовий запис зручніший за цифру: причину браку в число не запишеш.

Скільки грошей лежить на складі

Під списком стоїть сума — ціна, помножена на кількість, по всьому, що зараз відібрано. Це не абстрактна цифра: саме стільки ваших грошей зараз лежить у деталях і не працює. Відберіть одну філію — побачите суму по ній, відберіть за словом «екран» — побачите, скільки вкладено в екрани.

Заявки на деталі прив’язані до квитанції

Заявка на деталь — це не запис складу, а окрема річ, і живе вона всередині ремонту. У картці квитанції ви пишете, що потрібно замовити; у заявки є дата замовлення й дата отримання.

Через це в будь-який момент видно не «чекаємо деталь», а який саме ремонт стоїть, з якого числа і що для нього замовлено. Коли клієнт дзвонить і питає, чому третій тиждень нічого не відбувається, відповідь є на екрані, а не в пам’яті майстра.

А в загальному списку ремонтів ті самі заявки видно збоку: один відбір — і перед вами всі апарати, що зараз стоять, із датами. Це список, з якого зручно починати ранок: спершу подзвонити постачальникам, потім усе інше.

Лист постачальникові прямо з програми

Заявку можна відправити постачальникові листом із програми: текст листа видно й можна виправити перед відправленням, а програма запам’ятовує, коли він пішов. Коли деталь приїхала — відмічаєте отримання, і ремонт зрушується далі.

Кілька філій — кілька складів

Склад у кожної філії свій. Співробітник філії бачить свої надходження, а власник перемикає філії й дивиться будь-яку або всі разом.

Права теж окремі: «додавати» і «правити» роздаються галочками. Тому приймальник може дивитися склад, але не переписувати ціни, а майстер — записувати витрату, не бачачи, почім деталь куплена. Це не про недовіру, а про те, що закупівельна ціна — не та річ, яку варто обговорювати біля стійки (філії та права).

Чого склад навмисно не вміє

Чесно, щоб ви не чекали від програми того, чого в ній немає:

• Немає автоматичного залишку. Програма не рахує «на складі лишилося 3 екрани»: витрата записується текстом, а не кількістю.
• Немає списання по квитанції. Деталь не списується сама, коли майстер закрив ремонт.
• Немає штрихкодів та інвентаризації. Сканера й звірки по залишках у програмі теж немає.
• Немає обліку по моделях і попереджень про дефіцит. Програма не скаже «екрани на iPhone 12 закінчуються».

Так зроблено свідомо. Повноцінний складський облік із залишками вимагає, щоб кожен рух деталі був записаний тієї ж хвилини. У майстерні, де за день тридцять апаратів, цього не відбувається ніколи — і за пів року «залишки» в програмі перестають збігатися з коробкою, а довіряти їм уже не можна. Журнал, який заповнюють, чесніший за залишки, яким не вірять.

Якщо вам потрібні саме залишки зі списанням — напишіть нам: це доробка, і ми порахуємо її окремо.

Що ви отримаєте

• Журнал усіх надходжень: коли, що, скільки, почім і в кого куплено.
• Запис, куди пішла кожна деталь, і пошук по цьому запису.
• Суму грошей, що лежить у деталях, — по всьому складу або по одній філії.
• Заявки, прив’язані до ремонту: видно, який апарат стоїть і з якого числа.
• Лист постачальникові з програми й відмітку про отримання.
• Свій склад у кожної філії та права окремо на перегляд і на правку.

Скільки це коштує

Склад входить у підписку — окремо за нього платити не треба, як і за кожного співробітника чи другу філію.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 $ = 45 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Подивитися, як це виглядає, можна у демонстрації. Поруч за змістом — ведення ремонту і звіти.

Часті запитання