Облік запчастин у сервісному центрі

ServiceCenterSoft веде запчастини так, щоб залишок у програмі збігався з коробкою: кожен рух деталі — окремий запис, а найчастіший рух, установку деталі в ремонт, програма записує сама, коли майстер додає деталь у кошторис квитанції.

Чому залишки в сервісі зазвичай не сходяться

Склад у майстерні рідко ведуть погано навмисно. Він розходиться, бо запис роблять окремо від роботи — «потім», а потім не настає.

• Майстер поставив екран, а в складській програмі його не списав — через місяць «на складі» два екрани, у коробці жодного.
• Деталь приїхала під конкретний ремонт, полежала й пішла на інший апарат. Перший ремонт досі «чекає деталь».
• Купили п’ять помп «бо дешево». Через рік вони лежать, а гроші — саме тут, і ніхто цього не бачить.
• Ремонт коштував 1 800 ₴, а скільки з них — деталь, а скільки — робота, вже ніхто не скаже. Отже, і заробіток на ньому невідомий.

Звідси головне правило: деталь має списуватися тим самим рухом, яким її ставлять у ремонт. Тоді запис не забувається, бо окремого запису немає.

Позиція складу і залишок

Позиція — це деталь у конкретній філії: назва, постачальник, закупівельна ціна й ціна продажу, мінімальний залишок. Залишок не правиться руками — він складається з рухів: надходження, списання в ремонт, повернення з ремонту, списання без ремонту та інвентаризація.

Над списком — плашки з числами: скільки позицій у наявності, скільки закінчуються, скільки закінчилися і на яку суму лежить деталей. Остання цифра — це ваші гроші, які зараз не працюють.

Списання в ремонт — рядком кошторису

У картці квитанції майстер додає рядок кошторису «зі складу»: вибирає деталь, яка є у філії, ставить кількість — і все. Назва й ціна продажу підставляються, залишок зменшується, а в рядку запам’ятовується собівартість — закупівельна ціна на день списання.

Змінили кількість — програма повернула чи дописала різницю. Прибрали рядок або видалили квитанцію — деталь повернулася на склад. Окремого «піти й списати» немає, тому його неможливо забути.

Журнал позиції: куди пішла кожна деталь

У картці позиції — журнал усіх рухів: коли прийшла, від якого постачальника й почім, у яку квитанцію пішла, що списали як брак і що показала інвентаризація. Питання «куди поділася та помпа» закривається одним поглядом, а з квитанції в журналі можна перейти в сам ремонт.

Брак і повернення постачальникові — це «Списати без ремонту» з причиною. Перерахували коробку — «Інвентаризація»: вписуєте, скільки насправді, і різниця сама стає рухом з вашим примітком.

Мінімальний залишок: що пора замовляти

Для ходових деталей задайте мінімальний залишок. Щойно залишок дійшов до нього, позиція потрапляє у відбір «закінчуються» і підсвічується в списку. Ранок закупівельника починається з цього відбору, а не з огляду полиць.

Постачальники й заявки під квитанцію

Постачальники — окремий довідник: назва, контакт, телефон і пошта. У бренду можна вказати постачальника запчастин — тоді заявка на деталь для апарата цього бренду піде на його пошту прямо з програми. Нового постачальника можна вписати просто у формі надходження — він заведеться сам.

Заявка живе в картці квитанції: що замовлено, коли, коли прийшло. Тому видно не «чекаємо деталь», а який саме ремонт стоїть і з якого числа. Коли деталь приїхала, «Прийшло» одразу пропонує оприбуткувати її на склад — і в кошторисі її можна вибрати «зі складу».

Собівартість і прибуток

Раз у кожному рядку є собівартість, статистика рахує не тільки виторг, а й скільки з нього пішло на деталі та частки співробітників, і що лишилося сервісу. А заробіток майстра від деталі рахується тільки з націнки: деталь за 1 000 ₴, продана за 1 400 ₴, дає йому частку від 400 ₴, а не від усієї суми (звіти).

Кілька філій — кілька складів

Склад у кожної філії свій. Співробітник бачить свій, власник — будь-який або всі разом. Права окремі: «оприбутковувати» і «змінювати та списувати» роздаються галочками, тож приймальник може дивитися склад, не правлячи ціни (філії та права).

Чого на складі немає

• Штрихкодів і сканера. Деталь вибирають зі списку за назвою.
• Переміщення між філіями. Перевезли деталь — списання в одній філії й надходження в іншій, двома рухами.
• Автоматичного замовлення. Мінімальний залишок показує, що пора замовляти, але заявку постачальникові пишете ви.
• Серійних номерів деталей. Облік — по кількості, а не по кожному екземпляру.

Якщо щось із цього потрібно саме вам — напишіть нам: це доробка, ми порахуємо її окремо.

Що ви отримаєте

• Залишок, який збігається з коробкою, бо деталь списується тим самим рухом, яким стає в ремонт.
• Історію кожної позиції: звідки прийшла, почім, у який ремонт пішла.
• Суму грошей у деталях — по всьому складу або по філії.
• Список «що пора замовляти» замість огляду полиць.
• Собівартість у кожному ремонті й чесний прибуток сервісу.
• Заявки під ремонт, лист постачальникові й оприбуткування одним кроком.

Скільки це коштує

Склад входить у підписку — окремо за нього платити не треба, як і за кожного співробітника чи другу філію.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 50,65 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Подивитися, як це виглядає, можна у демонстрації. Поруч за змістом — ведення ремонту і звіти.

Часті запитання