Звіти та статистика сервісного центру

Наприкінці місяця сервісу треба відповісти на три питання: скільки заробили, скільки кому платити і що з цього лишилося самому сервісу. ServiceCenterSoft відповідає на всі три — звітами по людях і статистикою по філіях.

Питання, на які зазвичай немає відповіді

Спитайте себе прямо зараз, не заглядаючи нікуди:

• Скільки ремонтів видано цього місяця і на яку суму — і скільки з неї справді отримано?
• Скільки належить кожному майстрові — не «приблизно», а до гривні, і за що саме?
• Скільки вже виплачено і скільки ще винні?
• Скільки з виторгу пішло на деталі, а скільки лишилося сервісу?

Якщо відповідь на будь-яке з них починається зі слів «зараз порахую» — саме тут і губляться гроші. Не на великому, а на тому, що ніхто не звів докупи.

Звіт по майстрах: з розшифровкою до рядка

Вибираєте період — і бачите таблицю: хто, скільки ремонтів, на яку суму, скільки з цього оплачено, який коефіцієнт і скільки належить. Натиснули ім’я майстра — розшифровка: кожна квитанція, кожен рядок кошторису, його сума, собівартість деталі й нараховане. Суперечки «а за що мені стільки» закриваються цією таблицею.

Кнопки періоду — «цей місяць», «минулий місяць», «від початку року», а дати можна поставити будь-які.

Рахуються видані й оплачені ремонти

У звіт потрапляють тільки ремонти, які видано клієнтові в цей період і оплачено повністю. Не прийняті, не «майже готові», не видані в борг. Майстер не отримує частку з грошей, яких сервіс не бачив: клієнт доплатить наступного тижня — ремонт потрапить у звіт тоді.

Так, ремонт, зроблений тридцять першого й виданий першого, піде в наступний місяць. Але альтернатива гірша: інакше місяць виявиться «прибутковим» на гроші, яких у касі немає.

За що саме отримує майстер

Інженер отримує свій коефіцієнт від рядків кошторису, де він виконавець, і від базової вартості ремонту, якщо він інженер квитанції. Робота рахується повністю, а деталь зі складу — тільки націнкою: деталь, куплена за 1 000 ₴ і продана за 1 400 ₴, дає йому частку від 400 ₴, а не від усієї суми. Над одним ремонтом можуть працювати двоє — кожен отримає за свої рядки.

Менеджер отримує коефіцієнт від оплаченої суми своїх квитанцій. У однієї людини можуть бути різні коефіцієнти в різних ролях: майстер, який у суботу стоїть на приймальні, отримає за ремонти по ставці інженера, а за проведених клієнтів — по ставці менеджера. Ставки лежать у довіднику з назвами, тому у звіті видно не голе число, а «Майстер 2 категорії (0,35)».

Виплати: скільки заплачено і скільки ще винні

На вкладці «Виплати» — по кожному: нараховано за період, виплачено за період і скільки до виплати на кінець періоду. Виплату записують тут же — сума, дата, «за вересень» чи «аванс», — і залишок одразу зменшується. Список виплат за період видно під таблицею: хто, скільки, коли й хто записав.

Ремонти: що зроблено — рядками кошторису

Вкладка «Ремонти» — список виданих за період ремонтів: апарат і клієнт, інженер і менеджер, сума й оплата, а головне — що зроблено: базова робота й кожен рядок кошторису («заміна клавіатури × 2»). Можна відібрати ремонти одного інженера чи менеджера — ім’я менеджера у звіті веде саме сюди.

Кожен бачить тільки себе

Зарплата колег — не справа співробітника. Без окремого права людина відкриває ті самі звіти й бачить лише свої рядки, свої ремонти й свої виплати. Повну картину бачить власник і ті, кому він дав це право (права доступу).

Статистика по філіях

Другий розділ відповідає на питання «як іде справа». По кожній філії за період: скільки апаратів прийнято, скільки зроблено, скільки закрито без ремонту, скільки видано, на яку суму і скільки отримано. А прямо зараз, без періоду: скільки в роботі, скільки чекають деталь і скільки готових лежить на зберіганні.

Зіставлення «прийнято — видано — у роботі» показує, чи справляється філія. Приймає більше, ніж віддає, — черга зростає, і це видно числом, а не відчуттям.

Дохід і прибуток сервісу

Під статистикою — таблиця по філіях: виторг за виданими й оплаченими ремонтами, мінус собівартість деталей зі складу, мінус частки інженерів і менеджерів — і що лишилося сервісу, з маржею. Це не бухгалтерія: оренди й податків програма не знає. Але це чесна відповідь на питання «скільки ми заробляємо на ремонтах».

Вивантаження в CSV

У «Статистики» і в кожної вкладки звітів є кнопка «CSV». Файл відкривається в Excel одразу, з кирилицею й числами, які можна складати, — для бухгалтера чи своєї таблиці.

Журнал дій: хто що робив у програмі

Поруч зі звітами живе журнал дій — окремий від історії конкретної квитанції: створив квитанцію, змінив статус, записав оплату, оприбуткував запчастину, надіслав лист клієнту, увійшов у програму. У кожного запису є автор, час і IP-адреса. Звіт відповідає на питання «скільки», журнал — на питання «хто», і читають його зазвичай тоді, коли хтось каже «я цього не робив».

Чого у звітах немає

• Немає графіків і діаграм. Тільки числа в таблиці.
• Немає чистого прибутку з орендою й податками. Прибуток сервісу після деталей і часток співробітників є, решти ваших витрат програма не знає.
• Немає порівняння періодів пліч-о-пліч і звітів за видами ремонту чи брендами.

Якщо чогось із цього не вистачає саме вам — напишіть: звіт під конкретний порядок роботи робиться як доробка.

Що ви отримаєте

• Заробіток кожного майстра за будь-який період — з розшифровкою до рядка кошторису.
• Частку тільки з виданих і оплачених ремонтів, а з деталі — тільки з націнки.
• Виплати й залишок до виплати без окремої таблиці.
• Список ремонтів із тим, що в них зроблено.
• Картину по філіях і прибуток сервісу після деталей і зарплат.
• Усе це в CSV для бухгалтера.

Скільки це коштує

Звіти й статистика входять у підписку — окремо за них платити не треба.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,50 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Подивитися на живих даних можна у демонстрації. Поруч за змістом — ведення ремонту, облік запчастин і філії та права.

Часті запитання