Звіти та статистика сервісного центру

Наприкінці місяця сервісу треба відповісти на два питання: скільки заробили і скільки кому платити. ServiceCenterSoft відповідає на обидва за десять секунд — звітом по майстрах і статистикою по філіях.

Три питання, на які зазвичай немає відповіді

Спитайте себе прямо зараз, не заглядаючи нікуди:

• Скільки ремонтів видано цього місяця і на яку суму?
• Скільки з цієї суми справді отримано, а скільки досі висить?
• Скільки належить кожному майстрові — не «приблизно», а до гривні?

Якщо відповідь на будь-яке з трьох починається зі слів «зараз порахую» — саме тут і губляться гроші. Не на великому, а на тому, що ніхто не звів докупи.

Звіт по майстрах: за будь-який період

Вибираєте період — і бачите таблицю: хто, скільки ремонтів зробив, на яку суму, скільки з цього оплачено, який у нього коефіцієнт і скільки йому належить. Унизу підсумковий рядок по всіх колонках.

За замовчуванням стоїть період із першого числа по сьогодні — тобто відкривши розділ, ви одразу бачите поточний місяць. Дати міняються на будь-які.

Рахується по даті видачі — і це важливо

У звіт потрапляють тільки видані ремонти. Не прийняті, не готові, не «майже закінчені» — саме ті, що пішли до клієнта.

Так зроблено навмисно, і це головна умовність, яку варто зрозуміти. Ремонт, зроблений тридцять першого і виданий першого, потрапить у наступний місяць. Здається несправедливим, але альтернатива гірша: якщо рахувати за датою готовності, у звіт полізуть апарати, які стоять на полиці по два тижні, і місяць виявиться «прибутковим» на гроші, яких у касі немає.

Частка рахується з оплаченого, а не з виставленого

Це друга важлива деталь. Колонка «частка» — це оплачено × коефіцієнт, а не сума × коефіцієнт.

Різниця в тому, що майстер не отримує відсоток із грошей, яких сервіс не бачив. Апарат видали в борг, клієнт заплатить наступного тижня — частка з’явиться, коли з’явиться оплата. Це прибирає найчастішу суперечку в сервісах із відсотковою оплатою.

Інженер і менеджер рахуються окремо

Переключатель угорі звіту міняє, кого рахуємо: тих, хто ремонтував, чи тих, хто вів клієнта. Один і той самий ремонт потрапить в обидва звіти — і це правильно: зробили його двоє, і платять теж двом.

У однієї людини можуть бути різні коефіцієнти в різних ролях. Майстер, який у суботу стоїть на приймальні, отримає за свої ремонти по ставці інженера, а за проведених клієнтів — по ставці менеджера. Самі ставки лежать у довіднику зі своїми назвами, тому в звіті видно не голе число, а «Майстер 2 категорії (0,35)».

Кожен бачить тільки себе

Зарплата колег — не справа співробітника. Без окремого права людина відкриває той самий розділ і бачить у ньому лише свої рядки: скільки зробила вона і скільки їй належить. Повну таблицю бачить власник і ті, кому він дав це право (права доступу).

Це знімає частину конфліктів ще до того, як вони виникнуть.

Статистика по філіях

Другий розділ відповідає не на питання «кому платити», а на питання «як іде справа». По кожній філії за період: скільки апаратів прийнято, скільки видано, скільки зараз у роботі, на яку суму видано і скільки з цього оплачено.

Період перемикається одним кліком: місяць, квартал, з початку року або свій. Колонка «у роботі» — це не за період, а прямо зараз: скільки апаратів лежить у кожній точці незакритими.

Саме зіставлення «прийнято — видано — у роботі» показує, чи справляється філія. Якщо приймає більше, ніж віддає, черга зростає, і це видно числом, а не відчуттям.

Журнал дій: хто що робив у програмі

Поруч зі звітами живе журнал дій — окремий від історії конкретної квитанції. У ньому по порядку записано, що робили співробітники: створив квитанцію, змінив статус, надрукував акт, оприбуткував запчастину, надіслав лист клієнту, увійшов у програму. У кожного запису є автор, час і IP-адреса.

Звіт відповідає на питання «скільки», журнал — на питання «хто». Це різні питання, і плутати їх не варто: у звіті майстер із нульовою сумою може виглядати як ледар, а в журналі буде видно, що він увесь тиждень оформлював чужі видачі.

Читають журнал рідко, зазвичай двічі: коли щось зникло й коли хтось каже «я цього не робив». Обидва рази він виявляється єдиним джерелом, де записано, як усе було насправді.

Чого у звітах немає

Чесно, щоб ви не шукали:

• Немає вивантаження в Excel чи CSV. Таблиця дивиться з екрана й друкується браузером.
• Немає графіків і діаграм. Тільки числа в таблиці.
• Немає розрахунку прибутку. Програма знає, скільки отримано від клієнтів, але не знає вашої оренди, податків і зарплат — тому «чистий прибуток» вона не рахує й не робить вигляду, що рахує.
• Немає порівняння періодів пліч-о-пліч і звітів за видами ремонту чи брендами.

Якщо чогось із цього не вистачає саме вам — напишіть: звіт під конкретний порядок роботи робиться як доробка.

Що ви отримаєте

• Виробіток кожного майстра за будь-який період, готовий до розрахунку зарплати.
• Частку, яка рахується з реально отриманих грошей, а не з виставлених.
• Окремий рахунок для тих, хто ремонтує, і тих, хто веде клієнта.
• Різні ставки для однієї людини в різних ролях.
• Звіт, у якому співробітник бачить лише себе.
• Картину по філіях: прийнято, видано, у роботі, суми.

Скільки це коштує

Звіти й статистика входять у підписку — окремо за них платити не треба.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 $ = 45 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Подивитися на живих даних можна у демонстрації. Поруч за змістом — ведення ремонту і філії та права.

Часті запитання