Программа для ремонта кассовых аппаратов и POS-оборудования

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для мастерской по торговому оборудованию. Кассовые аппараты, POS-терминалы и моноблоки, принтеры чеков, сканеры штрихкода, торговые весы проходят через одну форму приёма, один список ремонтов и один склад. Срочное видно сразу, обещанный срок не теряется в переписке, термоголовки заказывают до того, как они кончились. Программа работает в браузере: на компьютере в мастерской и на телефоне, если вы приехали к клиенту в магазин.

Для кого это

Клиенты такой мастерской — почти всегда бизнес, и у всех одно и то же: пока касса в ремонте, торговля стоит или идёт через силу. Кофейня с принтером чеков, который утром начал печатать пустые ленты. Магазин у дома, где сканер не берёт половину ценников. Небольшая сеть, которая по очереди везёт весы, термопринтеры и сенсорные моноблоки. Павильон на рынке с кассовым аппаратом, который не включается после грозы.

Знакомые ситуации:

• пообещали «к обеду» по телефону, в квитанции срока нет — о принтере вспомнили после третьего звонка;
• дали подменный принтер на время ремонта, а через месяц никто не помнит, в какой кофейне он остался;
• термоголовок под ходовую модель нет, и три срочных принтера ждут неделю;
• сеть просит сверку за квартал, и это полдня работы;
• на выдаче: «блок питания был», «кабель мы оставляли», «ключ от денежного ящика у вас»;
• один и тот же сканер приходит в третий раз, а что с ним делали раньше — неизвестно.

Приём: что принесли и в каком виде

Неисправность записывайте словами клиента: «печатает бледно с левого края», «нож не дорезает чек», «сканер не читает код с экрана телефона», «весы уходят на двадцать граммов», «моноблок перезагружается, когда открывается ящик». Мастеру это подсказка, с чего начать, а через год такую запись найдёт расширенный поиск по тексту.

«Комплектность» заполняют при клиенте, и она печатается в квитанции под подпись: «блок питания, USB-кабель, рулон, без ключа от ящика». В «Внешнем виде» — трещины корпуса, стёртые клавиши, кофе и сахар внутри принтера, царапины на стекле сканера. Модель и серийный номер — отдельные поля, оба ищутся прямо в шапке списка; у клиента есть поле «Компания», так что кофейня — один клиент, кто бы ни привёз аппарат.

Фискальной частью кассы программа учёта ремонтов не занимается: регистрацию и всё, что связано с фискальными данными, делает уполномоченный сервис по правилам вашей страны. Платёжные терминалы нередко принадлежат банку и ремонтируются по договору через него — стоит уточнить у клиента, чей это аппарат.

Срочно — значит срочно

Отметка «Срочный ремонт» видна в списке, плашка над списком показывает, сколько срочных сейчас. У каждой квитанции есть обещанная дата: прошла — строка краснеет, отбор «просрочены» собирает такие ремонты в один список. На звонок «где наша касса» отвечает список, а не память.

Статусы — справочник со своими цветами. К стартовым можно добавить свои: «Тестовая печать» для принтера, который перед выдачей прогоняет сотню чеков, или «Ждёт проверки весов».

Подменный аппарат

Отдельного учёта подменного фонда в программе нет — скажем прямо. Записать выдачу можно тем, что есть. В «Примечаниях мастеру» — какой подменный аппарат ушёл клиенту и его серийный номер: клиент этого поля не видит, а расширенный поиск по тексту найдёт квитанцию по номеру подменного. Нужна подпись клиента — допишите строку в «Комплектность»: «выдан подменный принтер чеков, с/н …, вернуть при получении». Она напечатается в квитанции.

Склад: термоголовки, ножи, блоки питания

Детали в кассовой мастерской повторяются: термоголовки, ножи и моторы отрезчика, прижимные валы, блоки питания, датчики бумаги, интерфейсные платы, модули и окна сканеров, тензодатчики весов, клавиатуры кассовых аппаратов. Склад в программе — журнал движения: приход с закупочной ценой и поставщиком, списание в ремонт строкой сметы, возврат, инвентаризация. Деталь, выбранная в смету со склада, сама уменьшает остаток, а себестоимость видна в отчётах.

Минимальный остаток и плашка «заканчиваются» напоминают о заказе раньше, чем срочные принтеры встанут в очередь. Деталь под редкую модель заказываете прямо из квитанции: заявка уходит поставщику письмом, квитанция стоит в «Ожидании деталей». Подробнее — учёт запчастей.

Смета на согласование

Владелец магазина считает деньги: недорогой принтер чеков иногда проще заменить, чем менять в нём термоголовку и нож. Поэтому сначала диагностика и запись в журнал работ, потом смета строками — из справочника работ или со склада. Кнопкой из карточки смета уходит клиенту письмом или в Telegram; по ссылке видны строки и итог, внизу — «Согласен» и «Отказываюсь». Ответ с датой остаётся в истории квитанции.

Отказался — статус «Отказ от ремонта», восстанавливать нечего — «Не подлежит ремонту». Платную диагностику задайте ценой для вида аппарата, и она будет в квитанции с первого дня.

Сети, кофейни, магазины

В карточке клиента — все ремонты компании, сумма и долг, то есть неоплаченный остаток по квитанциям: сверка за квартал занимает минуту. Привезли четыре одинаковых сканера — первую квитанцию заполняете целиком, остальные копируете и вписываете каждому свой серийный номер.

Оплат по квитанции может быть несколько: предоплата за термоголовку при приёме, остаток на выдаче или переводом позже. Программа показывает «к доплате», отбор «без оплаты» собирает выданное, но не оплаченное. Аппарат вернулся после вашего ремонта — вид ремонта «Повторный», по серийному номеру видна прошлая квитанция. В «Рекомендациях клиенту» пишут советы: «не ставить принтер над кофемашиной», «брать бумагу с правильной стороной печати». Они печатаются в акте вместе со сметой, журналом работ и суммой к оплате. Подробнее — акт выполненных работ.

Готово — клиент узнаёт сразу

Аппарат готов — клиент получает письмо или сообщение в Telegram (подписка по QR-коду в квитанции). У каждого готового видно, сколько дней он лежит; когда проходит бесплатный срок хранения из настроек, счётчик краснеет. Подробнее — уведомления клиентов.

Торговые весы во многих странах после ремонта подлежат поверке. Кто вправе её проводить и как, зависит от правил вашей страны — выясните это заранее, чтобы не обещать клиенту лишнего.

Чините ещё и офисную технику — лазерные принтеры, МФУ, заправка картриджей? Для этого есть отдельная страница: ремонт оргтехники.

Сколько обычно стоит ремонт

Только для ориентира — цены зависят от города, модели и деталей: диагностика — 200–500 ₴, чистка и обслуживание принтера чеков — 300–700 ₴, замена термоголовки — 400–900 ₴ за работу плюс деталь, ремонт или замена ножа отрезчика — 500–1 500 ₴, ремонт блока питания — 400–1 200 ₴, ремонт сканера штрихкода — 400–1 500 ₴, ремонт торговых весов с заменой тензодатчика — 800–2 500 ₴, ремонт кассового аппарата (клавиатура, плата, питание) — 600–2 500 ₴, замена сенсорного экрана POS-моноблока — от 1 500 до 5 000 ₴ с деталью. Свои цены вы задаёте сами — в видах аппаратов и строками сметы.

Чего в программе нет

• учёта подменного фонда отдельным разделом — только примечания и комплектность;
• фискальных функций и связи с кассовыми сервисами;
• фото и файлов к квитанции — снимки при приёме храните у себя;
• SMS, мобильного приложения и онлайн-оплаты клиентом;
• интеграций с поставщиками и штрихкодов в самой программе;
• счетов и договоров организациям, общего акта за месяц.

Сколько это стоит

Одна цена за всю мастерскую — без доплаты за сотрудников и филиалы.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Попробовать без регистрации можно в демонстрации: примите принтер чеков с блоком питания, отметьте «срочно», поставьте обещанную дату и отправьте смету на согласование.

Коротко

• Срочные и просроченные видны сразу — касса клиента не стоит из-за забытого ремонта.
• Неисправность словами клиента, комплектность и внешний вид — в квитанции под подпись.
• Подменный аппарат записан в примечаниях и комплектности и находится по серийному номеру.
• Термоголовки, ножи и блоки питания на складе с минимальным остатком.
• Смета на согласование ссылкой — до замены дорогой детали.
• Сети и кофейни: компания, копии квитанций, долг, несколько оплат, акт.
• 20 € в месяц за всю мастерскую.