Учёт запчастей в сервисном центре

ServiceCenterSoft ведёт запчасти так, как их ведут в настоящем сервисе: журнал прихода и расхода, сумма денег, лежащих в деталях, и заявки, привязанные к конкретному ремонту. Без инвентаризаций, штрихкодов и складской программы, которую никто не заполняет.

Куда на самом деле исчезают запчасти

Детали в сервисе теряются не потому, что их воруют. Они теряются потому, что их никогда никто не записывает вовремя.

• Мастер взял экран из коробки и поставил. Записать забыл — коробка опустела незаметно.
• Заказали деталь под ремонт, она приехала, полежала две недели и ушла на другой аппарат. Первый ремонт до сих пор «ждёт деталь».
• Купили пять помп «потому что дёшево». Через год они лежат, а денег на счету нет — они как раз здесь.
• Клиент спрашивает, почему ремонт стоит столько. Вы помните, что деталь была дорогая, а почём именно — уже нет.

Общее во всех четырёх случаях одно: запись не сделана в ту минуту, когда что-то произошло. Поэтому учёт должен быть такой, чтобы запись занимала пятнадцать секунд, — иначе его не будет вовсе.

Приход: когда, что, сколько, почём и откуда

Одна запись склада — это одно поступление: дата, название детали, количество, цена за штуку, источник (у кого купили) и филиал. Всё. Форма короткая нарочно: длинную никто не заполняет после третьего дня.

Источник — обычное текстовое поле, а не справочник поставщиков: в сервисе детали покупают и у знакомого мастера, и на маркетплейсе, и у официального дилера, и загонять это в справочник — лишняя работа.

Расход: куда ушла деталь

У каждой записи есть поле «куда израсходована» — туда пишут своими словами: «квитанция 1841», «поставили на Samsung A52 Петренко», «вернули поставщику как брак». В списке этот текст виден прямо под названием детали, а поиск ищет и по нему.

Поэтому вопрос «а куда делась та помпа» решается поиском по слову «помпа»: видны все поступления и что с ними стало.

Брак и возврат поставщику

Деталь, оказавшаяся нерабочей, — обычное дело, и она тоже должна быть записана. В поле расхода пишут «возвращено поставщику как брак» и дату. Через полгода, когда с тем же поставщиком снова проблема, поиск по его названию показывает всю историю: сколько у него купили, на какую сумму и сколько из этого вернули. Это тот редкий случай, когда текстовая запись удобнее цифры: причину брака в число не запишешь.

Сколько денег лежит на складе

Под списком стоит сумма — цена, умноженная на количество, по всему, что сейчас отобрано. Это не абстрактная цифра: именно столько ваших денег сейчас лежит в деталях и не работает. Отберите один филиал — увидите сумму по нему, отберите по слову «экран» — увидите, сколько вложено в экраны.

Заявки на детали привязаны к квитанции

Заявка на деталь — это не запись склада, а отдельная вещь, и живёт она внутри ремонта. В карточке квитанции вы пишете, что нужно заказать; у заявки есть дата заказа и дата получения.

Из-за этого в любой момент видно не «ждём деталь», а какой именно ремонт стоит, с какого числа и что для него заказано. Когда клиент звонит и спрашивает, почему третью неделю ничего не происходит, ответ есть на экране, а не в памяти мастера.

А в общем списке ремонтов те же заявки видны сбоку: один отбор — и перед вами все аппараты, которые сейчас стоят, с датами. Это список, с которого удобно начинать утро: сначала обзвонить поставщиков, потом всё остальное.

Письмо поставщику прямо из программы

Заявку можно отправить поставщику письмом из программы: текст письма виден и его можно поправить перед отправкой, а программа запоминает, когда оно ушло. Когда деталь приехала — отмечаете получение, и ремонт сдвигается дальше.

Несколько филиалов — несколько складов

Склад у каждого филиала свой. Сотрудник филиала видит свои поступления, а владелец переключает филиалы и смотрит любой или все вместе.

Права тоже отдельные: «добавлять» и «править» раздаются галочками. Поэтому приёмщик может смотреть склад, но не переписывать цены, а мастер — записывать расход, не видя, почём деталь куплена. Это не про недоверие, а про то, что закупочная цена — не та вещь, которую стоит обсуждать у стойки (филиалы и права).

Чего склад нарочно не умеет

Честно, чтобы вы не ждали от программы того, чего в ней нет:

• Нет автоматического остатка. Программа не считает «на складе осталось 3 экрана»: расход записывается текстом, а не количеством.
• Нет списания по квитанции. Деталь не списывается сама, когда мастер закрыл ремонт.
• Нет штрихкодов и инвентаризации. Сканера и сверки по остаткам в программе тоже нет.
• Нет учёта по моделям и предупреждений о дефиците. Программа не скажет «экраны на iPhone 12 заканчиваются».

Так сделано сознательно. Полноценный складской учёт с остатками требует, чтобы каждое движение детали было записано в ту же минуту. В мастерской, где за день тридцать аппаратов, этого не происходит никогда — и через полгода «остатки» в программе перестают сходиться с коробкой, а доверять им уже нельзя. Журнал, который заполняют, честнее остатков, которым не верят.

Если вам нужны именно остатки со списанием — напишите нам: это доработка, и мы посчитаем её отдельно.

Что вы получите

• Журнал всех поступлений: когда, что, сколько, почём и у кого куплено.
• Запись, куда ушла каждая деталь, и поиск по этой записи.
• Сумму денег, лежащих в деталях, — по всему складу или по одному филиалу.
• Заявки, привязанные к ремонту: видно, какой аппарат стоит и с какого числа.
• Письмо поставщику из программы и отметку о получении.
• Свой склад у каждого филиала и права отдельно на просмотр и на правку.

Сколько это стоит

Склад входит в подписку — отдельно за него платить не нужно, как и за каждого сотрудника или второй филиал.

Посмотреть, как это выглядит, можно в демонстрации. Рядом по смыслу — ведение ремонта и отчёты.

Частые вопросы