Учёт запчастей в сервисном центре

ServiceCenterSoft ведёт запчасти так, чтобы остаток в программе сходился с коробкой: каждое движение детали — отдельная запись, а самое частое движение, установку детали в ремонт, программа записывает сама, когда мастер добавляет деталь в смету квитанции.

Почему остатки в сервисе обычно не сходятся

Склад в мастерской редко ведут плохо нарочно. Он расходится, потому что запись делают отдельно от работы — «потом», а потом не наступает.

• Мастер поставил экран, а в складской программе его не списал — через месяц «на складе» два экрана, в коробке ни одного.
• Деталь приехала под конкретный ремонт, полежала и ушла на другой аппарат. Первый ремонт до сих пор «ждёт деталь».
• Купили пять помп «потому что дёшево». Через год они лежат, а деньги — именно здесь, и никто этого не видит.
• Ремонт стоил 1 800 ₴, а сколько из них — деталь, а сколько — работа, уже никто не скажет. Значит, и заработок на нём неизвестен.

Отсюда главное правило: деталь должна списываться тем же движением, каким её ставят в ремонт. Тогда запись не забывается, потому что отдельной записи нет.

Позиция склада и остаток

Позиция — это деталь в конкретном филиале: название, поставщик, закупочная цена и цена продажи, минимальный остаток. Остаток не правится руками — он складывается из движений: приход, списание в ремонт, возврат с ремонта, списание без ремонта и инвентаризация.

Над списком — плашки с числами: сколько позиций в наличии, сколько заканчиваются, сколько закончились и на какую сумму лежит деталей. Последняя цифра — это ваши деньги, которые сейчас не работают.

Списание в ремонт — строкой сметы

В карточке квитанции мастер добавляет строку сметы «со склада»: выбирает деталь, которая есть в филиале, ставит количество — и всё. Название и цена продажи подставляются, остаток уменьшается, а в строке запоминается себестоимость — закупочная цена на день списания.

Изменили количество — программа вернула или дописала разницу. Убрали строку или удалили квитанцию — деталь вернулась на склад. Отдельного «пойти и списать» нет, поэтому его невозможно забыть.

Журнал позиции: куда ушла каждая деталь

В карточке позиции — журнал всех движений: когда пришла, от какого поставщика и почём, в какую квитанцию ушла, что списали как брак и что показала инвентаризация. Вопрос «куда делась та помпа» закрывается одним взглядом, а из квитанции в журнале можно перейти в сам ремонт.

Брак и возврат поставщику — это «Списать без ремонта» с причиной. Пересчитали коробку — «Инвентаризация»: вписываете, сколько на самом деле, и разница сама становится движением с вашим примечанием.

Минимальный остаток: что пора заказывать

Для ходовых деталей задайте минимальный остаток. Как только остаток дошёл до него, позиция попадает в отбор «заканчиваются» и подсвечивается в списке. Утро закупщика начинается с этого отбора, а не с осмотра полок.

Поставщики и заявки под квитанцию

Поставщики — отдельный справочник: название, контакт, телефон и почта. У бренда можно указать поставщика запчастей — тогда заявка на деталь для аппарата этого бренда уйдёт на его почту прямо из программы. Нового поставщика можно вписать прямо в форме прихода — он заведётся сам.

Заявка живёт в карточке квитанции: что заказано, когда, когда пришло. Поэтому видно не «ждём деталь», а какой именно ремонт стоит и с какого числа. Когда деталь приехала, «Пришло» сразу предлагает оприходовать её на склад — и в смете её можно выбрать «со склада».

Себестоимость и прибыль

Раз в каждой строке есть себестоимость, статистика считает не только выручку, но и сколько из неё ушло на детали и доли сотрудников, и что осталось сервису. А заработок мастера от детали считается только с наценки: деталь за 1 000 ₴, проданная за 1 400 ₴, даёт ему долю от 400 ₴, а не от всей суммы (отчёты).

Несколько филиалов — несколько складов

Склад у каждого филиала свой. Сотрудник видит свой, владелец — любой или все вместе. Права отдельные: «приходовать» и «изменять и списывать» раздаются галочками, так что приёмщик может смотреть склад, не правя цены (филиалы и права).

Чего на складе нет

• Штрихкодов и сканера. Деталь выбирают из списка по названию.
• Перемещения между филиалами. Перевезли деталь — списание в одном филиале и приход в другом, двумя движениями.
• Автоматического заказа. Минимальный остаток показывает, что пора заказывать, но заявку поставщику пишете вы.
• Серийных номеров деталей. Учёт — по количеству, а не по каждому экземпляру.

Если что-то из этого нужно именно вам — напишите нам: это доработка, мы посчитаем её отдельно.

Что вы получите

• Остаток, который сходится с коробкой, потому что деталь списывается тем же движением, каким встаёт в ремонт.
• Историю каждой позиции: откуда пришла, почём, в какой ремонт ушла.
• Сумму денег в деталях — по всему складу или по филиалу.
• Список «что пора заказывать» вместо осмотра полок.
• Себестоимость в каждом ремонте и честную прибыль сервиса.
• Заявки под ремонт, письмо поставщику и оприходование одним шагом.

Сколько это стоит

Склад входит в подписку — отдельно за него платить не нужно, как и за каждого сотрудника или второй филиал.

Посмотреть, как это выглядит, можно в демонстрации. Рядом по смыслу — ведение ремонта и отчёты.

Частые вопросы